Lernprogramm: Hinzufügen eines KPIs zu einem Bericht (Berichts-Generator)

Ein Key Performance Indicator (KPI) ist ein messbarer Wert mit einer Aussagekraft für das Geschäft. In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie ein (KPI) in einen Bericht eingeschlossen wird. In diesem Szenario ist die Verkaufszusammenfassung nach Produktunterkategorien der KPI. Der aktuelle Status des KPI wird mit Farben, Messgeräten und Indikatoren angezeigt.

Die folgende Abbildung zeigt den Bericht, den Sie erstellen.

rs_AddKPITutorial

Lernziele

In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie ein KPI hinzugefügt wird, indem Sie die Hintergrundfarbe von Tabellenzellen basierend auf dem Zellenwert festlegen und ein Messgerät und einen Indikator hinzufügen und konfigurieren. Sie erfahren auch, wie der Ausdruck zum Festlegen der Hintergrundfarbe der Tabellenzellen geschrieben wird.

Dieses Lernprogramm enthält die folgenden Verfahren:

  1. Erstellen eines Tabellenberichts und eines Datasets mit dem Tabellen- oder Matrix-Assistenten

  2. Organisieren von Daten, Auswählen des Layouts und Formats mit dem Tabellen- oder Matrix-Assistenten

  3. Anzeigen eines KPI mithilfe von Hintergrundfarben

  4. Anzeigen eines KPI mit einem Messgerät

  5. Anzeigen eines KPI mit einem Indikator

  6. Hinzufügen eines Berichtstitels

  7. Speichern des Berichts

HinweisHinweis

In diesem Lernprogramm werden die Schritte für den Assistenten in zwei Verfahren zusammengefasst: ein Verfahren zum Erstellen des Datasets und ein Verfahren zum Erstellen einer Tabelle. Im ersten Lernprogramm dieser Reihe erhalten Sie detaillierte Anweisungen zum Navigieren zu einem Berichtsserver, Auswählen einer Datenquelle, Erstellen eines Datasets und Ausführen des Assistenten: Lernprogramm: Erstellen eines einfachen Tabellenberichts (Berichts-Generator).

Ungefähre Dauer dieses Lernprogramms: 15 Minuten

Anforderungen

Weitere Informationen zu den Anforderungen finden Sie unter Voraussetzungen für Lernprogramme (Berichts-Generator).

1.Erstellen eines Tabellenberichts und eines Datasets mit dem Tabellen- oder Matrix-Assistenten

Wählen Sie im Dialogfeld Erste Schritte eine freigegebene Datenquelle aus, erstellen Sie ein eingebettetes Dataset, und zeigen Sie die Daten in einer Tabelle an.

HinweisHinweis

In diesem Lernprogramm sind die Datenwerte in der Abfrage enthalten, sodass keine externe Datenquelle benötigt wird. Die Abfrage ist daher relativ lang. In einer Geschäftsumgebung wären die Daten nicht in der Abfrage enthalten. Dieses Szenario dient nur zu Lernzwecken.

So erstellen Sie eine neue Tabelle

  1. Klicken Sie auf Start, zeigen Sie auf Programme, zeigen Sie auf Microsoft SQL Server 2012 Berichts-Generator, und klicken Sie dann auf Berichts-Generator.

    Das Dialogfeld Erste Schritte wird angezeigt.

    HinweisHinweis

    Falls das Dialogfeld Erste Schritte nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Berichts-Generator und anschließend auf Neu.

  2. Vergewissern Sie sich, dass im linken Bereich Neuer Bericht ausgewählt ist.

  3. Klicken Sie im rechten Bereich auf Tabellen- oder Matrix-Assistent.

  4. Klicken Sie auf der Seite Dataset auswählen auf Dataset erstellen.

  5. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Wählen Sie auf der Seite Verbindung mit einer Datenquelle auswählen eine vorhandene Datenquelle aus, oder navigieren Sie zum Berichtsserver, und wählen Sie eine Datenquelle aus. Falls dort keine Datenquelle verfügbar ist oder Sie keinen Zugriff auf einen Berichtsserver haben, können Sie stattdessen eine eingebettete Datenquelle verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Lernprogramm: Erstellen eines einfachen Tabellenberichts (Berichts-Generator).

  7. Klicken Sie auf Weiter.

  8. Klicken Sie auf der Seite Abfrage entwerfen auf Als Text bearbeiten.

  9. Kopieren Sie die folgende Abfrage, und fügen Sie sie in den Abfragebereich ein:

    SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory, 
       'Carrying Case' as Product, CAST(16996.60 AS money) AS Sales, 68 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,
       'Tripod' as Product, CAST(1350.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,
       'Lens Adapter' as Product, CAST(1147.50 AS money) AS Sales, 17 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,
       'Mini Battery Charger' as Product, CAST(1056.00 AS money) AS Sales, 44 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,  'Accessories' as Subcategory,
       'Telephoto Conversion Lens' as Product, CAST(1380.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,'Accessories' as Subcategory,  
       'USB Cable' as Product, CAST(780.00 AS money) AS Sales, 26 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory, 
       'Budget Movie-Maker' as Product, CAST(3798.00 AS money) AS Sales, 9 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory, 
       'Business Videographer' as Product, CAST(10400.00 AS money) AS Sales, 13 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-10' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory, 
       'Social Videographer' as Product, CAST(3000.00 AS money) AS Sales, 60 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory, 
       'Advanced Digital' as Product, CAST(7234.50 AS money) AS Sales, 39 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory, 
       'Compact Digital' as Product, CAST(10836.00 AS money) AS Sales, 84 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory, 
       'Consumer Digital' as Product, CAST(2550.00 AS money) AS Sales, 17 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Digital' as Subcategory, 
       'Slim Digital' as Product, CAST(8357.80 AS money) AS Sales, 44 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory, 
       'SLR Camera 35mm' as Product, CAST(18530.00 AS money) AS Sales, 34 as Quantity
    UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory, 
       'SLR Camera' as Product, CAST(26576.00 AS money) AS Sales, 88 as Quantity
    
  10. Klicken Sie auf Weiter.

2.Organisieren von Daten, Auswählen des Layouts und Formats mit dem Tabellen- oder Matrix-Assistenten

Stellen Sie mithilfe des Assistenten einen Startentwurf für die Anzeige von Daten bereit. Im Vorschaufenster des Assistenten können Sie das Ergebnis der Datengruppierung visualisieren, bevor Sie den Tabellen- oder Matrixentwurf abschließen.

So organisieren Sie Daten in Gruppen und wählen ein Layout und ein Format aus

  1. Ziehen Sie auf der Seite Felder anordnen das Feld Product in Werte.

  2. Ziehen Sie Quantity in Werte, und platzieren Sie es unter Product.

    Quantity wird mit der Sum-Funktion zusammengefasst, der Standardfunktion zum Summieren numerischer Felder.

  3. Ziehen Sie Sales in Werte, und platzieren Sie es unter Quantity.

    In Schritt 1, 2 und 3 werden die Daten angegeben, die in der Tabelle angezeigt werden sollen.

  4. Ziehen Sie SalesDate in Zeilengruppen.

  5. Ziehen Sie Subcategory in Zeilengruppen, und fügen Sie das Feld unter SalesDate ein.

    Durch die Schritte 4 und 5 werden die Werte für die Felder zuerst nach Datum und dann nach allen Umsätzen für dieses Datum angeordnet.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

    Bei der Ausführung des Berichts werden in der Tabelle jedes Datum, alle Aufträge für jedes Datum sowie alle Produkte, Mengen und Umsatzsummen für jeden Auftrag angezeigt.

  7. Vergewissern Sie sich auf der Seite "Layout auswählen", dass unter Optionen die Option Teil- und Gesamtergebnisse anzeigen ausgewählt ist.

  8. Stellen Sie sicher, dass Als Block, Teilergebnis unterhalb ausgewählt ist.

  9. Deaktivieren Sie die Option Gruppen erweitern/reduzieren.

    In diesem Lernprogramm enthält der erstellte Bericht keine Drilldownfunktion, mit der ein Benutzer eine übergeordnete Gruppenhierarchie einblenden kann, um untergeordnete Gruppenzeilen und Detailzeilen anzuzeigen.

  10. Klicken Sie auf Weiter.

  11. Wählen Sie auf der Seite "Format auswählen" im Bereich "Formate" ein Format aus.

    Die Abbildung des fertig gestellten Berichts zeigt den Bericht im Format "Ozean".

  12. Klicken Sie auf Fertig stellen.

    Die Tabelle wird der Entwurfsoberfläche hinzugefügt. Die Tabelle enthält fünf Spalten und fünf Zeilen. Der Bereich Zeilengruppen beinhaltet drei Zeilengruppen: SalesDate, Subcategory und Details. Detaildaten sind alle Daten, die von der Datasetabfrage abgerufen werden.

  13. Klicken Sie auf Ausführen, um eine Vorschau des Berichts anzuzeigen.

Für jedes an einem bestimmten Datum verkaufte Produkt werden in der Tabelle der Produktname, die verkaufte Menge und der Gesamtumsatz angezeigt. Die Daten sind zuerst nach Verkaufsdatum und dann nach Unterkategorie organisiert.

3.Anzeigen eines KPI mithilfe von Hintergrundfarben

Hintergrundfarben können für einen Ausdruck festgelegt werden, der beim Ausführen des Berichts ausgewertet wird.

So zeigen Sie den aktuellen Status eines KPI mit Hintergrundfarben an

  1. Klicken Sie in der Tabelle mit der rechten Maustaste zwei Zellen unter der Zelle [Sum(Sales)] (in der Teilergebniszeile mit dem Umsatz für eine Unterkategorie), und klicken Sie dann auf Textfeldeigenschaften.

  2. Klicken Sie unter Ausfüllen auf die Schaltfläche fx neben der Option Füllfarbe, und geben Sie den folgenden Ausdruck in das Feld Ausdruck festlegen für: BackgroundColor ein:

=IIF(Sum(Fields!Sales.Value) >= 5000 ,"Lime", IIF(Sum(Fields!Sales.Value) < 2500, "Red","Yellow"))

Dadurch wird die Hintergrundfarbe für jede Zelle, die eine kombinierte Summe für [Sum(Sales)] enthält, die größer oder gleich 5.000 ist, mithilfe des Grüntons "Limonengrün" in Grün geändert. Werte von [Sum(Sales)] zwischen 2.500 und 5.000 werden gelb eingefärbt. Werte kleiner als 2.500 werden rot eingefärbt.

  1. Klicken Sie auf OK.

  2. Klicken Sie auf Ausführen, um eine Vorschau des Berichts anzuzeigen.

In der Teilergebniszeile, die den Umsatz für eine Unterkategorie anzeigt, ist die Hintergrundfarbe der Zelle abhängig vom Wert der Umsatzsumme rot, gelb oder grün.

4.Anzeigen eines KPI mit einem Messgerät

Ein Messgerät stellt einen einzelnen Wert in einem Dataset dar. In diesem Lernprogramm wird ein horizontales lineares Messgerät verwendet, da es aufgrund seiner Form und Einfachheit auch dann leicht zu lesen ist, wenn es klein ist und innerhalb einer Tabellenzelle verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Messgeräte (Berichts-Generator und SSRS).

So zeigen Sie den aktuellen Status eines KPI mit einem Messgerät an

  1. Wechseln Sie in die Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie in der Tabelle mit der rechten Maustaste auf den Spaltenziehpunkt, den Sie im vorherigen Schritt geändert haben, zeigen Sie auf Spalte einfügen, und klicken Sie dann auf Rechts. Eine neue Spalte wird der Tabelle hinzugefügt.

  3. Geben Sie in der Spaltenüberschrift KPI ein.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Datenbereiche auf Messgerät, und klicken Sie dann außerhalb der Tabelle auf die Entwurfsoberfläche. Das Dialogfeld Messgerättyp auswählen wird angezeigt.

  5. Klicken Sie auf Linear. Der erste lineare Messgerättyp, Horizontal, ist ausgewählt.

  6. Klicken Sie auf OK.

    Der Entwurfsoberfläche wird ein Messgerät hinzugefügt.

  7. Ziehen Sie Sales aus dem Berichtsdatenbereich in das Messgerät. Wenn Sie Sales über das Messgerät ziehen, wird der Bereich "Messgerätdaten" geöffnet.

  8. Legen Sie Sales in der Liste Werte ab.

    Wenn Sie das Feld auf dem Messgerät ablegen, wird das Feld anhand der integrierten Sum-Funktion aggregiert.

  9. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zeiger im Messgerät, und klicken Sie auf Zeigereigenschaften.

  10. Wählen Sie unter Zeigertyp die Option Balken aus. Dadurch ändert sich der Zeiger von einem Marker in einen Balken, der besser zu sehen ist, wenn das Messgerät der Tabelle hinzugefügt wird.

  11. Klicken Sie auf Zeigerfüllfarbe. Wählen Sie in Sekundärfarbe die Option Gelb aus. Das Farbverlaufsmuster verwandelt sich von Weiß in Gelb.

  12. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Skala im Messgerät, und klicken Sie auf Skalierungseigenschaften.

  13. Legen Sie die Option Maximum auf 25000 fest.

    HinweisHinweis

    Anstatt eine Konstante wie 25000 anzugeben, können Sie den Wert der Option Maximum auch mithilfe eines Ausdrucks dynamisch berechnen. Der Ausdruck ist das Aggregat der Aggregatfunktion und ähnelt dem Ausdruck =Max(Sum(Fields!Sales.value), "Tablix1").

  14. Ziehen Sie das Messgerät in der Tabelle in die dritte Zelle in der Teilergebniszeile, in der die Umsätze für eine Unterkategorie der von Ihnen eingefügten Spalte angezeigt werden.

    HinweisHinweis

    Möglicherweise müssen Sie die Größe der Spalte ändern, damit das horizontale lineare Messgerät in die Zelle passt. Klicken Sie dazu auf eine Spaltenkopfzeile, und passen Sie Höhe und Breite der Zellen mithilfe der entsprechenden Ziehpunkte an.

  15. Klicken Sie auf Ausführen, um eine Vorschau des Berichts anzuzeigen.

    Die horizontale Länge der Leiste im Messgerät ändert sich je nach Wert des KPIs.

  16. (Optional) Fügen Sie einen maximalen Stift zur Behandlung des Überlaufs hinzu, damit Werte, die das Skalenmaximum überschreiten, stets auf den maximalen Stift verweisen:

    1. Öffnen Sie den Bereich "Eigenschaften".

    2. Klicken Sie auf die Skala. Die Eigenschaften für die lineare Skala werden im Bereich "Eigenschaften" angezeigt.

    3. Erweitern Sie in der Kategorie Scale Pins den Knoten MaximumPin.

    4. Legen Sie die Enable-Eigenschaft auf True fest. Ein Stift wird nach dem maximalen Wert auf der Skala angezeigt.

    5. Legen Sie BorderColor auf Lime fest.

  17. Klicken Sie auf Ausführen, um eine Vorschau des Berichts anzuzeigen.

5.Anzeigen eines KPI mit einem Indikator

Indikatoren sind kleine einfache Messgeräte, die Datenwerte auf einen Blick darstellen. Aufgrund ihrer Größe und Einfachheit werden Indikatoren oft in Tabellen und Matrizen verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Indikatoren (Berichts-Generator und SSRS).

So zeigen Sie den aktuellen Status eines KPI mit einem Indikator an

  1. Wechseln Sie in die Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie in der Tabelle mit der rechten Maustaste auf den Spaltenziehpunkt, den Sie im vorherigen Schritt geändert haben, zeigen Sie auf Spalte einfügen, und klicken Sie dann auf Rechts. Eine neue Spalte wird der Tabelle hinzugefügt.

  3. Geben Sie in der Spaltenüberschrift KPI ein.

  4. Klicken Sie auf die Zelle für das Teilergebnis der Unterkategorie.

  5. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Datenbereiche auf Indikator.

    Das Dialogfeld Indikatortyp auswählen wird geöffnet.

  6. Klicken Sie auf Formen. Der erste Formtyp, 3 Ampeln (ohne Rand), ist ausgewählt.

    In diesem Lernprogramm verwenden Sie diesen Indikator.

  7. Klicken Sie auf OK.

    Der Indikator wird der Entwurfsoberfläche hinzugefügt.

  8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Indikator, und klicken Sie auf Indikatoreigenschaften.

  9. Klicken Sie auf Werte und Status.

  10. Wählen Sie in der Dropdownliste "Wert" die Option [Sum(Sales)] aus, ändern Sie aber keine anderen Optionen.

    Standardmäßig findet eine Datensynchronisierung im Datenbereich statt, und der Wert Tablix1, der Name des Tabellendatenbereichs im Bericht, wird im Feld Synchronisierungsbereich angezeigt.

    In diesem Bericht können Sie auch den Bereich eines Indikators ändern, der in der Zelle für das Teilergebnis der Unterkategorie eingefügt wurde, um das Feld SalesDate zu synchronisieren.

  11. Klicken Sie auf Ausführen, um eine Vorschau des Berichts anzuzeigen.

6.Hinzufügen eines Berichtstitels

Ein Berichtstitel wird oben im Bericht angezeigt. Sie können den Berichtstitel in einem Berichtskopf einfügen oder, wenn der Bericht keinen Berichtskopf enthält, in einem Textfeld am oberen Rand des Berichtshauptteils. Sie verwenden das Textfeld, das automatisch am oberen Rand des Berichtshauptteils platziert wird.

Die Darstellung des Texts kann weiter verbessert werden, indem andere Schriftschnitte, Größen und Farben für Ausdrücke und einzelne Zeichen des Texts angewendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Formatieren von Text in einem Textfeld (Berichts-Generator und SSRS).

So fügen Sie einen Berichtstitel hinzu

  1. Klicken Sie auf der Entwurfsoberfläche auf Zum Hinzufügen eines Titels klicken.

  2. Geben Sie Product Sales KPI ein, und klicken Sie dann außerhalb des Textfelds.

  3. Klicken Sie optional mit der rechten Maustaste auf das Textfeld mit dem Eintrag Product Sales KPI, klicken Sie auf Textfeldeigenschaften, und wählen Sie dann auf der Registerkarte Schriftart andere Schriftschnitte, Größen und Farben aus.

  4. Klicken Sie auf Ausführen, um eine Vorschau des Berichts anzuzeigen.

7.Speichern des Berichts

Speichern Sie den Bericht auf einem Berichtsserver oder auf Ihrem Computer. Wenn Sie den Bericht nicht auf dem Berichtsserver speichern, ist eine Reihe von Reporting Services-Funktionen nicht verfügbar, z. B. Berichtsteile und Unterberichte.

So speichern Sie den Bericht auf einem Berichtsserver

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Berichts-Generator und anschließend auf Speichern unter.

  2. Klicken Sie auf Letzte Sites und Server.

  3. Wählen Sie den Namen des Berichtsservers aus, auf dem Sie zum Speichern von Berichten berechtigt sind, oder geben Sie ihn ein.

    Die Meldung "Verbindung mit Berichtsserver wird hergestellt" wird angezeigt. Nachdem die Verbindung hergestellt wurde, sehen Sie den Inhalt des Berichtsordners, den der Berichtsserveradministrator als Standardspeicherort für Berichte angegeben hat.

  4. Ersetzen Sie im Feld Name den Standardnamen durch Product Sales KPI.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Der Bericht wird auf dem Berichtsserver gespeichert. Der Name des Berichtsservers, mit dem Sie verbunden sind, wird in der Statusleiste unten im Fenster angezeigt.

So speichern Sie den Bericht auf dem Computer

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Berichts-Generator und anschließend auf Speichern unter.

  2. Klicken Sie auf Desktop, Meine Dokumente oder Arbeitsplatz, und navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie den Bericht speichern möchten.

HinweisHinweis

Wenn Sie keinen Zugriff auf einen Berichtsserver haben, klicken Sie auf Desktop, Meine Dokumente oder Arbeitsplatz, und speichern Sie den Bericht auf dem Computer.

  1. Ersetzen Sie im Feld Name den Standardnamen durch Product Sales KPI.

  2. Klicken Sie auf Speichern.

Nächste Schritte

Sie haben das Lernprogramm "Hinzufügen eines KPI zu einem Bericht" erfolgreich abgeschlossen. Weitere Informationen finden Sie unter "Messgeräte (Berichts-Generator)" Indikatoren (Berichts-Generator und SSRS).

Siehe auch

Konzepte

Erste Schritte mit dem Berichts-Generator

Andere Ressourcen

Lernprogramme (Berichts-Generator)