Speichern in SharePoint

Artikel
09/10/2013

Sie können eine Excel-Arbeitsmappe, die PowerPivot-Daten enthält, auf einer SharePoint-Website speichern, die für die Unterstützung des PowerPivot-Datenzugriffs erweitert wurde. Nachdem die Datei veröffentlicht wurde, wird mithilfe von SharePoint-Berechtigungen und -Dokumenteigenschaften bestimmt, wie andere Benutzer die Arbeitsmappe anzeigen und verwenden können.

Dieses Thema enthält folgende Abschnitte:

Vorbereitungen

Überprüfen von Authentifizierungs- und Aktualisierungseinstellungen

Auswählen eines Speicherorts für die Datei

Speichern der Datei in SharePoint

Veröffentlichen mithilfe von Optionen für Excel Services

Hochladen einer PowerPivot-Arbeitsmappe über SharePoint

Vorbereitungen

Um PowerPivot-Arbeitsmappen in SharePoint veröffentlichen zu können, müssen Sie ausreichende Berechtigungen und die erforderliche Software besitzen und wissen, wie Sie die Arbeitsmappenveröffentlichung vorbereiten können.

Serversoftware

Um die Arbeitsmappen in einem Browser anzuzeigen, müssen auf dem verwendeten SharePoint-Server PowerPivot für SharePoint und Excel Services installiert sein. Beide Dienste sind erforderlich, um PowerPivot-Arbeitsmappen in SharePoint zu verarbeiten und zu rendern.

Sie können mitunter feststellen, ob Sie die richtige Software besitzen, indem Sie die Bibliotheken und Kontextmenüs auf der Website überprüfen. Möglicherweise müssen Sie jedoch den SharePoint-Administrator fragen, ob die erforderliche Serversoftware installiert ist. Wenn die Website den PowerPivot-Katalog enthält, ist PowerPivot für SharePoint installiert. Auch wenn Sie in einem Browserfenster eine Excel-Arbeitsmappe öffnen können, ohne die Datei in die Excel-Desktopanwendung herunterladen zu müssen, wird Excel Services auf dem SharePoint-Server ausgeführt.

Wenn Sie vorhaben, für Ihre Arbeitsmappe eine automatische Datenaktualisierung zu planen, halten Sie mit Ihrem Systemadministrator Rücksprache, um sicherzustellen, dass die zum Importieren von Daten verwendeten Datenanbieter auch auf dem Server vorhanden sind.

Berechtigungen

Wenn Sie ein Dokument in SharePoint speichern, wird anhand von SharePoint-Berechtigungen bestimmt, welche Benutzer Ihre Arbeit anzeigen, bearbeiten oder löschen können. In der folgenden Tabelle wird beschrieben, mit welchen SharePoint-Berechtigungen bestimmte Rechte für die von Ihnen veröffentlichten Arbeitsmappen gewährt werden:

Berechtigung	Rechte
Anzeigen	Jeder Benutzer mit einer Anzeigeberechtigung kann die Arbeitsmappe öffnen, indem er die URL-Adresse für die Datei aufruft. Benutzer mit einer Anzeigeberechtigung können die Arbeitsmappe zudem als schreibgeschützte externe Datenquelle für andere Excel-Arbeitsmappen oder -Berichte verwenden.
Teilnehmen	Die Teilnahmeberechtigung schließt auch die Berechtigung zum Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Dokumenten in einer SharePoint-Bibliothek ein und ist somit leistungsstärker. Die Teilnahmeberechtigung ist zum Speichern eines Dokuments in SharePoint erforderlich. Jeder Benutzer mit der Berechtigung "Teilnehmen" kann die Datei zum Ändern in PowerPivot für Excel herunterladen und dann wieder in SharePoint speichern.
Vollzugriff	"Vollzugriff" umfasst neben allen Berechtigungen unter "Teilnehmen" zusätzlich die Fähigkeit zum Erstellen oder Verwalten der Liste bzw. Bibliothek sowie zum Rückgängigmachen eines Auscheckvorgangs.

Anzeigen

Jeder Benutzer mit einer Anzeigeberechtigung kann die Arbeitsmappe öffnen, indem er die URL-Adresse für die Datei aufruft. Benutzer mit einer Anzeigeberechtigung können die Arbeitsmappe zudem als schreibgeschützte externe Datenquelle für andere Excel-Arbeitsmappen oder -Berichte verwenden.

Teilnehmen

Die Teilnahmeberechtigung schließt auch die Berechtigung zum Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Dokumenten in einer SharePoint-Bibliothek ein und ist somit leistungsstärker. Die Teilnahmeberechtigung ist zum Speichern eines Dokuments in SharePoint erforderlich.

Jeder Benutzer mit der Berechtigung "Teilnehmen" kann die Datei zum Ändern in PowerPivot für Excel herunterladen und dann wieder in SharePoint speichern.

Vollzugriff

"Vollzugriff" umfasst neben allen Berechtigungen unter "Teilnehmen" zusätzlich die Fähigkeit zum Erstellen oder Verwalten der Liste bzw. Bibliothek sowie zum Rückgängigmachen eines Auscheckvorgangs.

Der Zugriff auf eine beliebige SharePoint-Website oder -Bibliothek wird durch Berechtigungen gewährt, die ein Websiteadministrator oder Websitebesitzer für Gruppen oder einzelne Benutzer angibt.

Die meisten Personen haben entweder Anzeige- oder Teilnahmeberechtigungen. Sie können feststellen, über welche Berechtigungen Sie verfügen, indem Sie das Menü Websiteaktionen" auf der SharePoint-Website öffnen. Wenn das Menü nur die Option "Alle Websiteinhalte einblenden" enthält, haben Sie eine Anzeigeberechtigung und können auf dieser SharePoint-Website keine Dateien veröffentlichen. Wenn das Menü mehrere Optionen enthält oder Bibliothekstools im Menüband angezeigt wird, haben Sie Teilnahmeberechtigungen.

Arbeitsmappenvorbereitung

Bevor Sie eine Excel-Arbeitsmappe veröffentlichen, die PowerPivot-Daten enthält, sollten Sie das Dokument anhand dieser Prüfliste vorbereiten:

Informieren Sie sich darüber, wie Sie eine PowerPivot-Arbeitsmappe, die Verbindungsinformationen verwendet, erstellen können, die nach dem Veröffentlichen der Datei weiterhin funktioniert. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer PowerPivot-Arbeitsmappe für SharePoint.
Machen Sie sich mit den Sicherheitsüberlegungen für das Veröffentlichen von PowerPivot-Daten in SharePoint vertraut. Weitere Informationen finden Sie unter Sichern einer PowerPivot-Arbeitsmappe in SharePoint.
Anhand der folgenden Vorschläge können Sie die visuelle Darstellung von PowerPivot-Arbeitsmappen in SharePoint verbessern:
1. Geben Sie den Excel-Arbeitsblättern beschreibende Namen. Die Arbeitsblattnamen werden zu Seitenbezeichnungen, wenn das Dokument im PowerPivot-Katalog veröffentlicht wird.
2. Deaktivieren Sie nicht verwendete visuelle Elemente. Deaktivieren Sie im Excel-Fenster im Bereich Anzeigen des Menübands Ansicht die Optionen Gitternetzlinien, Bearbeitungsleiste und Überschriften.
3. Blenden Sie Excel-Arbeitsblätter aus, die leer oder für den Bericht nicht relevant sind. Klicken Sie im Excel-Fenster mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte eines Arbeitsblatts, und wählen Sie Blatt ausblenden aus.
4. Wählen Sie die Zelle A1 aus, bevor Sie die Arbeitsmappe speichern und veröffentlichen. Wenn eine veröffentlichte Datei in einem Browserfenster geöffnet wird, liegt der Fokus auf der letzten aktiven Zelle des Arbeitsblatts. Indem Sie den Mauszeiger über der Zelle A1 platzieren, stellen Sie sicher, dass die obere linke Ecke des Arbeitsblatts an der oberen linken Ecke des Browserfensters ausgerichtet wird.
5. Bei der Veröffentlichung in SharePoint können Sie auswählen, welche Objekte der Arbeitsmappe angezeigt oder ausgeblendet werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Veröffentlichen mithilfe von Optionen für Excel Services in diesem Thema.

Überprüfen von Authentifizierungs- und Aktualisierungseinstellungen

Verwenden Sie die Excel-Standardeinstellungen für die Authentifizierung und Datenaktualisierung, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Überprüfen der Windows-Authentifizierung

In Excel wird standardmäßig die Windows-Authentifizierung angegeben, damit beim Zugriff auf PowerPivot-Daten die Identität der Person verwendet wird, die die Arbeitsmappe anzeigen lässt. Durch die Verwendung der Standardeinstellung kann die PowerPivot-Serversoftware exakt erfassen, welche Personen PowerPivot-Arbeitsmappen verwenden, sodass eine bessere Zusammenarbeit zwischen Ihnen und den Kollegen gewährleistet ist, die Ihre Daten nutzen. Wenn Sie Keine oder eine Secure Store Service (SSS)-ID angeben, werden Daten zur Arbeitsmappenverwendung für das unbeaufsichtigte Benutzerkonto von Excel Services (oder für die SSS-ID) aufgezeichnet, anstatt für eine real existierende Person in Ihrem Unternehmen.

Klicken Sie in Excel im Menüband Daten auf Verbindungen.
Klicken Sie auf Eigenschaften.
Klicken Sie auf Definition.
Klicken Sie auf Authentifizierungseinstellungen.
Stellen Sie sicher, dass Windows-Authentifizierung ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf OK.

Angeben von Einstellungen für die Aktualisierungssteuerung

Einstellungen für die Aktualisierungssteuerung haben u. U. Auswirkungen darauf, wie eine PowerPivot-Arbeitsmappe in der PowerPivot-Katalogbibliothek in der Vorschau angezeigt wird. Wenn für die Arbeitsmappe beispielsweise die Eigenschaft Beim Öffnen aktualisieren verwendet wird und Excel Services für die Ausgabe einer Warnung bei Datenaktualisierungsvorgängen konfiguriert ist, wird anstelle der Dokumentvorschau ein Miniaturbild der Datenaktualisierungswarnung von Excel angezeigt.

Klicken Sie in Excel im Menüband Daten auf Verbindungen.
Klicken Sie auf Eigenschaften.
Aktivieren oder deaktivieren Sie unter Verwendung in Aktualisierungssteuerung das Kontrollkästchen Aktualisieren beim Öffnen der Datei auf Grundlage der folgenden Empfehlungen. Die Empfehlungen variieren abhängig davon, wie auf die PowerPivot-Daten zugegriffen wird:

Datenzugriff	Empfehlung zur Aktualisierungssteuerung
In Arbeitsmappe eingebettet (häufigstes Szenario)	Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisieren beim Öffnen der Datei. Da alle Daten eingebettet sind, ist nicht bei jedem Öffnen der Arbeitsmappe eine Aktualisierung erforderlich.
Als externe Datenquelle gespeichert (z. B., wenn Sie eine externe Datenverbindung mit einer PowerPivot-Arbeitsmappe einrichten, anstatt deren Daten zu importieren).	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisieren beim Öffnen der Datei. Da sich die Daten an einem anderen Speicherort befinden, soll die Aktualisierung ausgeführt werden, damit die letzten Änderungen an den Daten berücksichtigt werden. Um das Generieren von Vorschaubildern zu ermöglichen, bitten Sie Ihren SharePoint-Administrator, die Einstellung Beim Aktualisieren warnen in Excel Services anzupassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines vertrauenswürdigen Speicherorts für PowerPivot-Websites (möglicherweise auf Englisch) im Web.
Serverseitige Datenaktualisierungsvorgänge (bezieht sich auf PowerPivot-Arbeitsmappen, die Sie in SharePoint speichern und für PowerPivot-Datenaktualisierungen vorsehen).	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisieren beim Öffnen der Datei. Da für diese Arbeitsmappe Datenaktualisierungen geplant sind, aktiviert PowerPivot automatisch die Eigenschaft Aktualisieren beim Öffnen der Datei für die Arbeitsmappe, um sicherzustellen, dass der PivotTable-Cache durch neuere Daten ersetzt wird. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird es automatisch aktiviert, sobald Sie die Arbeitsmappe wieder in SharePoint speichern.

In Arbeitsmappe eingebettet

(häufigstes Szenario)

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisieren beim Öffnen der Datei. Da alle Daten eingebettet sind, ist nicht bei jedem Öffnen der Arbeitsmappe eine Aktualisierung erforderlich.

Als externe Datenquelle gespeichert

(z. B., wenn Sie eine externe Datenverbindung mit einer PowerPivot-Arbeitsmappe einrichten, anstatt deren Daten zu importieren).

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisieren beim Öffnen der Datei. Da sich die Daten an einem anderen Speicherort befinden, soll die Aktualisierung ausgeführt werden, damit die letzten Änderungen an den Daten berücksichtigt werden.

Um das Generieren von Vorschaubildern zu ermöglichen, bitten Sie Ihren SharePoint-Administrator, die Einstellung Beim Aktualisieren warnen in Excel Services anzupassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines vertrauenswürdigen Speicherorts für PowerPivot-Websites (möglicherweise auf Englisch) im Web.

Serverseitige Datenaktualisierungsvorgänge

(bezieht sich auf PowerPivot-Arbeitsmappen, die Sie in SharePoint speichern und für PowerPivot-Datenaktualisierungen vorsehen).

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisieren beim Öffnen der Datei. Da für diese Arbeitsmappe Datenaktualisierungen geplant sind, aktiviert PowerPivot automatisch die Eigenschaft Aktualisieren beim Öffnen der Datei für die Arbeitsmappe, um sicherzustellen, dass der PivotTable-Cache durch neuere Daten ersetzt wird. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird es automatisch aktiviert, sobald Sie die Arbeitsmappe wieder in SharePoint speichern.

Auswählen eines Speicherorts für die Datei

Dokumente, die Sie auf einer Website freigeben, werden in der Regel in einer Dokumentbibliothek gespeichert. "Freigegebene Dokumente" ist die am häufigsten verwendete Dokumentbibliothek. Auf einer SharePoint-Website mit PowerPivot für SharePoint für SharePoint steht aber häufig der PowerPivot-Katalog zur Verfügung, die eine Vorschau, benutzerdefinierte Bibliothekssichten und einen einfachen Zugriff auf die Datenaktualisierungs-Konfigurationszeitpläne für die Arbeitsmappe bereitstellt. Weitere Informationen zum PowerPivot-Katalog finden Sie unter Verwenden von PowerPivot-Arbeitsmappen in SharePoint.

Sie müssen einen SharePoint-Server mit PowerPivot für SharePoint auswählen. Wenn Sie auf einem Server veröffentlichen, der nicht über die PowerPivot-Serversoftware verfügt, werden die Daten beim Öffnen des Dokuments aus einer Bibliothek nicht geladen.

Sie können "Freigegebene Dokumente", den PowerPivot-Katalog oder eine beliebige andere Dokumentbibliothek auswählen, um die Arbeitsmappe zu speichern. Um diese Speicherorte zu verwenden, müssen Sie die Web-URL-Adresse der Bibliothek kennen. Auf einer Standard-SharePoint-Website lauten die Web-URL-Adressen für diese Bibliotheken wie folgt:

http://<Servername>/Shared%20Documents
http://<Servername>/PowerPivot%20Gallery

Um die Web-URL-Adresse einer beliebigen Bibliothek zu finden, klicken Sie in der Bibliothek mit der rechten Maustaste auf ein Dokument, und wählen Sie Eigenschaften aus. Die Adresse (URL) zeigt den SharePoint-Pfad zum Dokument an. Stellen Sie sicher, dass Sie die gesamte URL mit der Maus auswählen. Lange URLs werden möglicherweise nicht vollständig angezeigt.

Wahrscheinlich müssen Sie die URL bearbeiten, bevor sie verwendet werden kann. Insbesondere wenn die URL Viewer- und Quelleigenschaften enthält, sollten Sie diese Eigenschaften entfernen, um einen aus Server, Website und Bibliotheksnamen zusammengesetzten Speicherort zu erhalten. Beispielsweise erhalten Sie den tatsächlichen URL-Pfad der folgenden URL, indem Sie alles bis auf den fett formatierten Teil löschen: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Auf Grundlage der URL-Eigenschaft lautet der tatsächliche Pfad für Veröffentlichungszwecke http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx, wenn Sie die Datei ContosoSales.xlsx veröffentlichen, oder einfach http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery, wenn Sie nur die Website und Bibliothek benötigen.

Wenn Sie einen Speicherort auswählen, suchen Sie eine Bibliothek aus, die für die Personen, für die Sie die Arbeitsmappe freigeben möchten, zur Verfügung steht. Möglicherweise müssen Sie Berechtigungen für die Bibliothek oder das Dokument anfordern, um die Verfügbarkeit der Arbeitsmappe sicherzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter Sichern einer PowerPivot-Arbeitsmappe in SharePoint.

Speichern der Datei in SharePoint

Speichern Sie die Datei.
Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern & senden.
Klicken Sie auf Auf SharePoint speichern.
Wählen Sie entweder unter Zuletzt verwendete Speicherorte oder Speicherorte eine Website aus, oder klicken Sie auf Speicherort suchen, um eine Website nach der Bibliothek zu durchsuchen, die Sie verwenden möchten.
Klicken Sie auf Speichern unter.
Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, wenn Sie einen vorhandenen Speicherort verwenden. Wenn Sie Speicherort suchen ausgewählt haben, geben Sie die vollständige URL einer SharePoint-Website oder einen Teil davon ein. Wenn Sie die URL-Adresse teilweise angeben, z. B. http://<Servername>, klicken Sie auf Speichern, um eine Verbindung mit dem angegebenen Server herzustellen und die Website nach der zu verwendenden Bibliothek zu durchsuchen. Beispiele für eine SharePoint-URL finden Sie unter Auswählen eines Speicherorts für die Datei in diesem Thema.
Klicken Sie auf Speichern, um die Arbeitsmappe in der Bibliothek zu veröffentlichen.

Überprüfen Sie in einem Browserfenster, ob das Dokument in der Bibliothek angezeigt wird. Neu veröffentlichte Dokumente werden in der Liste angezeigt. Die Bibliothekseinstellungen bestimmen, wo das Dokument (z. B. in aufsteigender Reihenfolge nach Datum sortiert oder alphabetisch nach Namen) angezeigt wird. Möglicherweise müssen Sie das Browserfenster aktualisieren, um die letzten Hinzufügungen anzuzeigen.

Veröffentlichen mithilfe von Optionen für Excel Services

Excel 2010 bietet Optionen zum Auswählen bestimmter Arbeitsblätter und Objekte, einschließlich PivotTables und Slicern. Die benannten ausgewählten Objekte wirken sich lediglich auf die Datenvisualisierung in der Arbeitsmappe aus. Alle Tabellen, Zeilen und Spalten in der zugrunde liegenden PowerPivot-Datenquelle sind in der Arbeitsmappe enthalten, wenn sie in SharePoint gespeichert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Sichern einer PowerPivot-Arbeitsmappe in SharePoint.

Klicken Sie auf der Registerkarte "Datei" auf Speichern & senden und anschließend auf die Option zum Speichern in SharePoint.
Klicken in der oberen rechten Ecke der Seite auf Veröffentlichungsoptionen.
Wählen Sie unter Veröffentlichungsoptionen auf der Registerkarte Anzeigen einzelne Blätter oder Elemente in der Arbeitsmappe aus.
Wählen Sie auf der Registerkarte Parameter aus, welche Parameter Sie veröffentlichen möchten. Auf der Registerkarte Parameter der Veröffentlichungsoptionen können Sie auswählen, welche Slicer in der veröffentlichten Arbeitsmappe angezeigt werden.
Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf Speichern unter.
Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, wenn Sie einen vorhandenen Speicherort verwenden. Wenn Sie andernfalls Speicherort suchen ausgewählt haben, geben Sie eine vollständige SharePoint-URL-Adresse oder einen Teil davon ein, wie z. B. http://<Servername>, und klicken Sie dann auf Speichern, um eine Verbindung mit dem angegebenen Server herzustellen.
Klicken Sie auf Speichern.

Hochladen einer PowerPivot-Arbeitsmappe über SharePoint

Eine andere Methode zum Hinzufügen einer PowerPivot-Arbeitsmappe besteht darin, die Arbeitsmappe über eine SharePoint-Website hochzuladen. Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie von SharePoint aus beginnen möchten.

Öffnen Sie auf einer SharePoint-Website eine Dokumentbibliothek.
Klicken Sie in Bibliothekstools auf Dokumente.
Klicken Sie auf Datei hochladen.
Wechseln Sie zum Speicherort der XLSX-Datei, und wählen Sie sie aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Die Datei wird auf die SharePoint-Website hochgeladen und im Ordner angezeigt. Sie müssen möglicherweise auf die Aktualisierungsschaltfläche im Browser klicken, bevor Sie sie sehen können. Die Datei kann jetzt in SharePoint geöffnet werden. Sie können anderen Personen die URL-Adresse für die Datei angeben.