Kommunikation und Zusammenarbeit

Planen Ihrer Migration zu Unified Messaging

Jeff Goodwin

Auf einen Blick:

• Ein kurzer Überblick über die Geschichte von Voicemail
• Dinge, die es beim Planen Ihrer Migration zu beachten gilt
• Migrationsstrategien
• Herausforderungen bei mehreren Standorten

Inhalt

Ein kurzer Überblick über die Geschichte von Voicemail
Planen Ihrer Migration
Praktische Migrationsstrategien
Exemplarische Vorgehensweise für eine Migration
Die Bedeutung der Einhaltung eines Plans

Die Migration von einem Legacyvoicemailsystem zu einer Unified Messaging-Plattform kann ein herausforderndes Projekt sein. Doch bei richtiger Planung kann diese Migration ziemlich problemlos ablaufen, wobei Störungen für die Endbenutzer gleichzeitig minimiert werden können. Tatsächlich sollte das Minimieren der

Dienstunterbrechung beim Ausführen eines Migrationsprojekts dieser Art Ihr Hauptziel sein.

Um zu wissen, was während der Migration eingeplant werden sollte, müssen Sie zuerst verstehen, warum Voicemail in Unternehmen als erfolgsentscheidende Anwendung gilt. Mithilfe dieser grundlegenden Informationen werden Sie verstehen, welche Features beim Migrieren zu Unified Messaging implementiert werden müssen und warum diese Features für Administratoren wichtig sind.

Ein kurzer Überblick über die Geschichte von Voicemail

Da Sie Ihren Reiseverlauf nicht richtig planen können, wenn Sie nicht wissen, welches Ihr Ausgangsort ist, erhalten Sie hier einen kurzen Überblick über Voicemailsysteme, über ihren Ursprung und ihre Architektur. Es ist strittig, wer das erste Voicemailsystem erfunden hat. Das erste kommerziell erhältliche Voicemailsystem hieß VMX, und die Abkürzung stand für Voice Message Exchange.

VMX sollte ursprünglich eine Möglichkeit für die Sprachkommunikation mit anderen Mitarbeitern innerhalb eines Unternehmens bieten, so wie heute E-Mail-Nachrichten verwendet werden. Das System verfügte über Befehle zum Senden einer Nachricht, Weiterleiten einer Nachricht und Antworten auf eine Nachricht. Wenn eine Nachricht hinterlassen wurde, erhielt der Benutzer eine Benachrichtigung. Es gab verschiedene Benachrichtigungsmethoden einschließlich Anrufen nach außerhalb (Anrufen der betreffenden Person über eine bestimmte Telefonnummer) und einem Licht zur Nachrichtenanzeige (eine Blinkanzeige auf dem Telefon des Betreffenden).

Als VMX an Popularität gewann, vernetzten Organisationen ihre Voicemailsysteme miteinander. Dies sorgte für eine unternehmensweite Voicemaillösung, mit der Mitarbeiter Broadcastnachrichten an unternehmensweite Verteilerlisten senden konnten.

Um mit dem Voicemailsystem interagieren zu können, musste eine Tonwahlbenutzeroberfläche (TUI) erstellt werden. Diese TUIs haben sich im Verlauf der Jahre verändert, und leider gibt es keine Standardbenutzeroberfläche für Voicemail. Wenn Ihr Handy mit Voicemail ausgestattet ist, sind Sie wahrscheinlich daran gewöhnt, etwas Ähnliches wie folgende Nachricht zu hören: „Für Voicemail drücken Sie die 1“. Doch da sich sprachgesteuerte Voicemailsysteme mit Sprachbenutzeroberflächen (VUIs) immer mehr durchsetzen, ist die TUI nicht mehr so wichtig wie früher. Doch die Vorliebe von Benutzern für eine bestimmte Benutzeroberfläche sollte nicht unterschätzt werden.

Voicemailsysteme in Unternehmen beruhen heute auf zwei unterschiedlichen Architekturen: verteilt und zentralisiert. In Abbildung 1 haben die Büros in Seattle, New York und Austin eine verteilte Voicemailarchitektur, bei der sich die Voicemailsysteme für die einzelnen Orte jeweils am betreffenden Standort befinden. Im Gegensatz dazu haben die Büros in London, Paris und Glasgow ein zentralisiertes Modell, wobei die PBX-Infrastruktur vernetzt ist und alle Anrufe an den zentralen Standort in London zurückgeleitet werden. Beide Modelle haben Vor- und Nachteile. Doch selbst in einem verteilten Modell können die Voicemailsysteme zur Nachrichtenübermittlung zwischen den Standorten vernetzt werden.

Abbildung 1 Die beiden gebräuchlichen Voicemailarchitekturmodelle (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern)

Es gibt drei Hauptgründe, warum sich eine Organisation für ein verteiltes Modell entscheidet: Bedarf an lokaler Verfügbarkeit, die Verwendung verschiedenartiger PBX-Systeme, die nicht vernetzt werden können, sowie Einschränkungen in Bezug auf einheitliche Wählpläne.

Einige Organisationen benötigen dieses Voicemailsystem, damit das lokale PBX- und Voicemailsystem im Fall eines Netzwerkausfalls noch normal funktioniert und der Standort über vollständige Systemfunktionalität verfügt. Interaktive Sprachantwortsysteme (IVR) funktionieren noch, und Anrufer von außerhalb können Nachrichten hinterlassen. Für die Endbenutzer gibt es praktisch keine Auswirkungen, und die Arbeit kann normal fortgesetzt werden. Vielleicht kommt Ihnen das bekannt vor. Es ist derselbe Grund, warum sich viele Organisationen dafür entscheiden, ihre Server, auf denen Microsoft® Exchange Server ausgeführt wird, zu lokalisieren. Ihre Organisation könnte eine Risikoanalyse durchführen, um festzustellen, ob diese lokale Überlebensfähigkeit notwendig ist.

Wenn eine Organisation durch Akquisitionen wächst, verfügen die Remotestandorte oft über PBX-Plattformen, die nicht mit der übrigen Infrastruktur vernetzt werden können. In diesem Fall können Organisationen die PBX entweder austauschen, was teuer sein kann, oder den Standort so belassen und die Voicemailplattform vernetzen, um einen nahtlosen Voicemessagingaustausch bereitzustellen. Drittanbieterserver sind ebenfalls zum Vernetzen Ihrer verschiedenartigen Voicemailsysteme verfügbar.

Zum Vernetzen von PBXs ist ein einheitlicher Wählplan (oder UDP) erforderlich. Ein UDP besagt, dass sich Telefon- und Voicemailnebenanschlüsse nicht überlappen können. In Abbildung 1 sehen Sie, dass Seattle, New York und Austin sich überlappende Nebenanschlussbereiche haben. Dies ist darauf zurückzuführen, dass es keinen UDP für die Standorte in den USA gibt. Ein UDP könnte durch Erweitern der Nebenanschlussbereiche auf 7 oder 10 Ziffern erstellt werden, doch das führt zu anderen Problemen.

Möglicherweise müssten die Wahlvorlagen bei jedem Telefon, alle Benutzernebenstellen in der PBX und alle in das System integrierte Anwendungen geändert werden. Dies kann bei Mitarbeitern, die sich 7- oder 10-stellige Zahlen merken und diese wählen müssen, um einen Kollegen in einem benachbarten Büro anzurufen, zu Frustration führen

Obwohl diese grundlegenden Features und architektonischen Herausforderungen im Laufe der Jahre verbessert wurden, sind die Grundlagen von Voicemail unverändert geblieben. Nachrichtenaustausch, Vernetzen, Benachrichtigungsmethoden, Benutzeroberfläche und Architektur sind wichtige Faktoren, die es beim Planen einer Migration zu bedenken gilt.

Planen Ihrer Migration

Unified Messaging bringt Änderungen für alle Bereiche der Organisation mit sich, angefangen bei der Interaktion der Benutzer mit Voicemail über den Entwurf der Architektur bis hin zur Handhabung der Verwaltung durch die Administratoren. Alle diese Unterschiede müssen beim Migrieren zu einem Unified Messaging-System angesprochen werden. Hier finden Sie eine Prüfliste der Dinge, die beim Planen Ihrer Migration berücksichtigt werden müssen.

Nachrichtenvernetzung In jeder Organisation, die von einer Legacyvoicemailplattform zum Exchange Unified Messaging übergeht, müssen beide Systeme für eine gewisse Zeit nebeneinander bestehen. Wenn Ihre Organisation die Nachrichtenvernetzung, also ein System, bei dem verschiedene Voicemailsysteme eingesetzt werden, bereits bereitgestellt hat, fügen Sie das Unified Messaging-System einfach zur Liste vorhandener Systeme hinzu. Ich empfehle die Nachrichtenvernetzung für alle Organisationen, die über mehrere Standorte mit separaten Voicemail- oder PBX-Systemen verfügen.

Infrastruktur Beim Entwerfen der Infrastruktur für Unified Messaging sind Entscheidungen zu Vernetzungsanforderungen, Telefonieintegration, Serververteilung und Ähnlichem erforderlich. Wenn Sie mit grundlegenden Bereitstellungsstrategien nicht schon vertraut sind, sollten Sie meinen vorherigen Artikel „Bereitstellen von Unified Messaging mit Exchange Server 2007" lesen (siehe technet.microsoft.com/magazine/cc137737).

Automatisierte Telefonzentralen Viele Systeme enthalten mehrere automatisierte Telefonzentralen, beispielsweise für tagsüber, nachts und verschiedene Abteilungen. Sie müssen mit dem Telekomteam Ihrer Organisation zusammenarbeiten, um die automatisierten Telefonzentralen auf den Legacyvoicemailsystemen zu spiegeln.

Nachrichtenanzeige Sie würden es vielleicht bevorzugen, wenn Ihre Lösung auf Nachrichtenanzeigen verzichten könnte, doch Ihre Benutzer wünschen sich dieses Feature möglicherweise. Unterschätzen Sie daher nicht, wie sehr die Benutzer an die Benachrichtigung per roter Leuchte gewöhnt sein können. Glücklicherweise gibt es mehrere Unternehmen, die Anwendungen für die Nachrichtenanzeige für Exchange Server entwickelt haben.

Faxunterstützung Viele Legacyvoicemailplattformen unterstützen eingehende Faxnachrichten. Exchange Unified Messaging unterstützt eingehende Faxfunktionen ebenfalls, sodass Sie die Unterstützung dieser Funktionen in Ihrer neuen Bereitstellung möglicherweise einplanen möchten.

Interaktive Sprachantwort Einige Legacyvoicemailplattformen unterstützen interaktive Sprachantwortanwendungen (IVR), die von Exchange Unified Messaging nicht dupliziert werden können. Sie können diese Systeme so belassen, bis es eine passende Alternative gibt.

Verwaltung Exchange Unified Messaging stützt sich auf Active Directory® und die Exchange-Postfachserverrolle. Sie müssen einplanen, wie sich eine Unified Messaging-Bereitstellung auf die Verwaltung, Systemanforderungen und Ähnliches auswirkt.

Benutzeroberfläche Beim Einführen einer neuen Benutzeroberfläche müssen Schulungen für Ihre Benutzer bereitgestellt werden. Exchange Unified Messaging setzt eine Benutzeroberfläche ein, die der der meisten Handyanbieter ähnelt, sodass sie für die meisten Benutzer intuitiv sein sollte. Zudem wird die Spracherkennung verwendet, sodass die Benutzer keine Tonwahl verwenden müssen. In Exchange Server wird dies als Outlook® Voice Access bezeichnet.

Schulung Unified Messaging sorgt für einen Paradigmenwechsel bei der Art und Weise, wie Benutzer kommunizieren und Voicemail verwenden. Über die Benutzeroberfläche hinausgehend müssen Sie Ihren Benutzern Schulungsmöglichkeiten anbieten, damit diese bewährte Methoden erlernen und die neuen, effizienteren Möglichkeiten zur Kommunikation vorgestellt werden. Die Benutzer wissen möglicherweise nicht, wie sie mit Voicemail in ihrem E-Mail-Posteingang interagieren sollen oder wie einige erweiterte Unified Messaging-Einstellungen konfiguriert werden.

Praktische Migrationsstrategien

Beim Migrieren einer großen Organisation zu einer Unified Messaging-Lösung gibt es zweifellos Herausforderungen. Ich bin jedoch bereits seit 10 Jahren in der einheitlichen Kommunikation tätig und weiß, dass selbst sehr komplexe Organisationen mit sehr spezifischen Anforderungen die Migration erfolgreich durchgeführt haben.

Egal, ob Sie es mit einer Organisation mit nur einem oder mehreren Standorten zu tun haben, ist es hilfreich, Ihre Migrationsstrategie um diese fünf grundlegenden Schritte herum aufzubauen:

1. Planen und Entwerfen Ihrer Lösung.
2. Installieren und Konfigurieren der Unified Messaging-Serverrolle.
3. Migrieren einer Pilotgruppe.
4. Überarbeiten Ihres Entwurfs auf der Grundlage von Feedback aus der Pilotgruppe.
5. Migrieren Ihrer Benutzer.

Selbstverständlich stehen Organisationen mit mehreren Standorten bestimmten Herausforderungen gegenüber, die in Szenarios mit nur einem Standort gewöhnlich nicht gelten. Diese Herausforderungen werden in der Randleiste „Herausforderungen bei mehreren Standorten“ gesondert erörtert.

Das Planen und Entwerfen Ihrer Lösung ist der wichtigste Schritt im Migrationsprozess. Ich empfehle, dem Projekt ein Unified Messaging-Team zuzuordnen. Dieses Team sollte Vertreter aus verschiedenen Bereichen Ihrer Organisation mit Fachkenntnissen in der Telekommunikation, Active Directory, Exchange, Vernetzung, Sicherheit, Schulung und Projektmanagement umfassen. Und besorgen Sie sich eine ausführliche architektonische Zeichnung der vorhandenen PBX-, Voicemail- und E-Mail-Infrastrukturen Ihres Unternehmens.

Wenn der Entwurf vorliegt, kann die Unified Messaging-Serverrolle installiert und konfiguriert werden. Sie können problemlos einen Unified Messaging-Server parallel zu Ihrem vorhandenen Legacyvoicemailsystem installieren. Dabei sollten jedoch die dokumentierten, bewährten Methoden befolgt werden.

Jetzt können Sie Ihren Unified Messaging-Server ausprobieren. Legen Sie eine kleine Pilotgruppe von Benutzern fest, und migrieren Sie diese zu dem neuen System. Eine Gruppe von 25 bis 50 Benutzern reicht aus. Wählen Sie diese Benutzer sorgfältig aus, und erstellen Sie eine Pilotgruppe, die aus einer Gruppe unterschiedlicher Benutzer besteht, angefangen bei IT-und Telekommunikationsmitarbeitern bis hin zu Abteilungsleitern und Vertriebspersonal. Durch das Einbeziehen einer großen Auswahl an Personen können Sie besser feststellen, ob Ihr Entwurf zielgerecht ist, welche spezifischen Anforderungen berücksichtigt werden müssen, welche Schulung für die Benutzer notwendig sein könnte und so weiter.

Nachdem Sie Feedback von der Pilotgruppe erhalten haben, müssen Sie Ihren Entwurf überarbeiten, um die in den Tests aufgedeckten Probleme zu behandeln. Insbesondere sollten die Elemente erneut unter die Lupe genommen werden, die in dem Abschnitt „Dinge, die es zu beachten gilt“ erörtert wurden. Stellen Sie sicher, dass diese Punkte für Ihre Organisation entsprechend behandelt wurden. Beachten Sie, dass die häufigsten Änderungen hier die Schulung betreffen.

Der letzte Schritt ist das Migrieren Ihrer Benutzer. Es gibt viele Meinungen und Strategien darüber, wie das System in die gesamte Produktion zu migrieren ist. Die zwei primären Methoden sind die schrittweise Migration und die einmalige Übertragung.

Wenn Sie sich für die schrittweise Migration Ihrer Benutzercommunity über einen Zeitraum von Wochen oder Monaten entscheiden, erstellen Sie Voicemailinseln zwischen Ihren Legacy- und Unified Messaging-Benutzern. Dies verhindert, dass Benutzer Nachrichten gegenseitig über Voicemail weiterleiten. Wenn Ihr Entwurf außerdem keine Nachrichtenvernetzungslösung umfasst, wird ein Teil Ihrer Geschäftskommunikation unterbrochen. Wenn Sie sich für diese Methode entscheiden, ist es empfehlenswert, eine Nachrichtenvernetzungslösung in Ihren ursprünglichen Entwurf aufzunehmen.

Bei der einmaligen Übertragung werden alle Benutzer in einer einzelnen Phase migriert. Organisationen führen diese Art der Migration in der Regel an einem Wochenende durch, sodass Zeit zum Testen des Systems vorhanden ist, Konfigurationsänderungen durchgeführt werden können und die Migration zurückgezogen werden kann, falls eine ernste Blockierung vorhanden ist.

Egal, für welche Methode Sie sich entscheiden, das Helpdeskpersonal sollte unbedingt bezüglich allgemeiner Fragen und Antworten geschult werden, die aus der Pilotgruppe hervorgegangen sind. Es sollte auch sichergestellt werden, dass die Helpdeskmitarbeiter das Durchführen von Hauptaufgaben, einschließlich Aktivieren eines Benutzers, Überprüfen der Aktivierung eines Benutzers und Ändern eines Kennworts, beherrschen.

Exemplarische Vorgehensweise für eine Migration

Beim Durchführen meiner Beispielmigration sollten Sie bedenken, dass das Hauptziel für eine erfolgreiche Migration zu Unified Messaging darin besteht, das Voicemailfach des Benutzers von einer Legacyvoicemailplattform zu Unified Messaging mit möglichst geringen Unterbrechungen für die (internen und externen) Benutzer zu migrieren.

Abbildung 2 stellt die Architektur einer Organisation dar. Es bestehen keine Pläne, diese gemischte Exchange-Architektur zu ändern. Die Büros in den USA haben ein primäres Datencenter, das sich in Seattle befindet. Alle IT-Anwendungen für Austin werden von Seattle aus bedient, und das New Yorker Büro benötigt lokalisierte Exchange-Dienste. Voicemail für die USA-Standorte wird aufgrund der verschiedenartigen PBX-Infrastruktur verteilt. Aus technischer Sicht kann die PBX-Infrastruktur zum Bereitstellen von zentralisierter Voicemail nicht vernetzt werden. Im Gegensatz dazu haben die europäischen Büros ein zentralisiertes Datencenter, das sich in London befindet. Alle IT- und die Telekommunikationsanwendungen in Europa werden von diesem zentralen Datencenter aus bedient.

Abbildung 2 Beispielarchitektur vor der Migration (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern)

Die gesamte Voicemailinfrastruktur basiert auf der Octel-Plattform (diese ist auch unter dem Namen „Avaya“ bekannt). Alle Voicemailsysteme wurden mithilfe von Octel Analog Networking (OAN) vernetzt, wobei es sich um ein proprietäres Netzwerkprotokoll handelt, bei dem Analogtelefonleitungen und Ferngespräche zum Senden von vernetzten Voicemailnachrichten verwendet werden. Diese Architektur ermöglicht unternehmensweites Voicemessaging zwischen den Standorten.

Herausforderungen bei mehreren Standorten

Organisationen mit mehrere Standorten stehen beim Bereitstellen von Unified Messaging vor einer ganzen Reihe von Herausforderungen. Glücklicherweise können Sie aus einigen Herausforderungen lernen, mit denen sich andere Organisationen auseinandersetzen mussten. Dieser Artikel kann nicht auf alle Herausforderung eingehen, aber ich kann die häufigsten Herausforderungen beschreiben, denen ich bei der Arbeit mit verschiedenen Organisationen begegnet bin.

„Ich habe eine zentralisierte Exchange Server-Architektur und eine gemischte Telefonieumgebung.“

Das Entwerfen einer verteilten Umgebung ist einfach. Sie platzieren einen Unified Messaging-Server und integrieren ihn an jedem Standort in die lokale PBX. Doch was tun Sie bei einer zentralisierten oder sogar gemischten Umgebung? Die Frage, die Sie sich stellen müssen, lautet, ob das Vermeiden lokaler Unified Messaging-Störungen am Standort erforderlich ist. In diesem Fall kann die Verbindung dieses Standorts zum zentralisierten Exchange-Server unterbrochen werden, wobei die Funktion der automatisierten Telefonzentrale dennoch bereitgestellt wird und Anrufer von außerhalb (bei denen es sich um Kunden handeln könnte) Nachrichten hinterlassen können. Die Antwort hängt wahrscheinlich davon ab, wie erfolgsentscheidend dieser Standort ist und wie überschaubar die Lösung sein wird.

Wenn das Vermeiden lokaler Störungen für Ihren Standort erforderlich ist, könnte ein Unified Messaging-Remoteserver an diesem Standort eine gute Option sein. Wenn dies nicht erforderlich ist, können Sie einen SIP-Gateway an dem lokalen Standort installieren. Exchange Unified Messaging bietet die Flexibilität, dass die PBX-Infrastruktur nicht vernetzt werden muss und kein einheitlicher Wählplan erforderlich ist.

„Ich bin dabei, meine Exchange-Architektur zu aktualisieren.“

Viele Kunden zögern, mit einer Unified Messaging-Migration zu beginnen, wenn sie dabei sind, ihre Exchange-Infrastruktur zu aktualisieren. Wenn Sie bereits entschieden haben, zu Unified Messaging zu migrieren, rate ich dazu, dies zu tun, während der Exchange-Server aktualisiert wird. Richten Sie sich einfach nach Ihren Aktualisierungsplänen, wodurch das Projekt nicht wesentlich komplexer gestaltet wird.

„Ich habe viele kleine Standorte mit weniger als 10 Mitarbeitern, und einige dieser Standorte verfügen nicht über eine PBX.“

Bei kleineren Standorten, die vor Ort mit einer PBX ausgestattet sind, muss einfach nur ein SIP-Gateway am lokalen Standort installiert werden. Für Standorte ohne PBX vor Ort gibt es Telefonieverfahren, die verwendet werden können, um die Telefone an die zentrale PBX zum Anrufrouting an das Unified Messaging-System weiterzuleiten. Sie können also Unified Messaging-Dienste für die kleineren Remotestandorte Ihrer Organisation recht preiswert bereitstellen.

Es sollte beachtet werden, dass diese kleineren Standorte einen hervorragenden Prüfstand für Ihre Migration bieten. Eine allgemeine Migrationsstrategie besteht darin, am Rand des Netzwerks zu beginnen und dann zum Kern vorzudringen. Die kleineren Standorte werden zuerst migriert, bevor Sie eine Nachbesprechung mit dem Unified Messaging-Team durchführen, um zu erfahren, was reibungslos verlaufen ist und welche Herausforderungen vorhanden waren. Diese gewonnenen Erfahrungen können dann beim Migrieren des nächsten Standorts implementiert werden.

Das Unified Messaging-Team hat beschlossen, die Migration vom Rand des Netzwerks zum Kern durchzuführen. Bei allen Standorten erfolgt die Platzierung des Unified Messaging-Servers durch Befolgen der Exchange-Serverarchitektur, wobei es sich um eine bewährte Methode handelt. Das Team erstellt seine eigene Planungsdokumentation für jeden Standort, wobei die im Abschnitt „Dinge, die es zu beachten gilt“ erörterten Elemente berücksichtigt werden. Die Dokumentation wird während der Installation und Konfiguration der Server, während der Benutzerschulung und beim Planen der Migrationsstrategien verwendet.

Bei jedem Standort plant das Team eine einmalige Übertragung der Benutzer zum Unified Messaging-System und Belassen der Legacyplattform, um IVR-Anwendungen zu unterstützen, die weiterhin verwendet werden, bis eine alternative Lösung gefunden werden kann. Das Team beschloss, nach der Migration 30 Tage lang zu warten, bis der nächste Standort an der Reihe war. Die Wartezeit soll sicherstellen, dass sich jeder Standort an die neue Plattform angepasst hat, bevor weitere Benutzer migriert und dem Helpdesk weitere Supportanrufe hinzugefügt werden.

Die Organisation entscheidet, den Standort Austin zuerst zu migrieren. Da der E-Mail-Dienst in Austin von Seattle aus bedient wird, installiert das Team die Unified Messaging-Serverrolle in Seattle und stellt PBX-Integration durch Installieren eines SIP-Gateways in Austin bereit. Und da die Legacyvoicemailplattform vernetzt ist, muss das Team die Notwendigkeit zum Vernetzen der Unified Messaging-Plattform durch Installieren eines Nachrichtenvernetzungsservers erfüllen. Die Benutzer werden auf dem neuen System geschult, und die Migration verläuft reibungslos, sodass das Team entscheidet, New York als nächsten Standort zu migrieren.

Der Standort New York verfügt über eigene Postfach- und Hubtransportserver. Den bewährten Methoden zufolge sollte deshalb ein Unified Messaging-Server in New York installiert werden. Das Team installiert den Server, wobei den Vorgaben der Migrationsplanungsdokumente gefolgt wird. Der Server wird der Liste der Knoten im Nachrichtvernetzungsserver hinzugefügt, um in das Voicemailnetzwerk integriert zu werden. Die Benutzer werden geschult, und die Migration zu Unified Messaging verläuft reibungslos.

Am Standort Seattle wurde bereits ein Unified Messaging-Server aus der Migrationsphase in Austin bereitgestellt. Das Team entscheidet, dass der Server über genug Voicemailports verfügt, um sowohl den Standort Seattle als auch Austin zu unterstützen. Die Benutzer in Seattle werden geschult, und die Migration zu Unified Messaging verläuft reibungslos.

Das Entwerfen der Architektur in Europa ist viel einfacher. Die PBX-Infrastruktur wird vernetzt, und Exchange wird zentralisiert. Ein Unified Messaging-Server wird in London bereitgestellt, und jeder Standort wird migriert, wobei mit dem kleinsten begonnen wird. Abbildung 3 stellt die endgültige Architektur dar.

Abbildung 3 Beispielarchitektur nach der Migration (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern)

Die Bedeutung der Einhaltung eines Plans

Ich werde oft gebeten, Probleme bei fehlgeschlagenen Unified Messaging-Migrationen zu beseitigen. Viele dieser Organisationen haben sich nicht an eine oder mehrere wichtige Regeln gehalten.

Zuerst gilt es zu bedenken, dass es sich nicht nur um ein Voicemailsystem handelt. Es ist eine erfolgsentscheidende Anwendung und sollte als solche behandelt werden. Die Benutzer nutzen Voicemailtechnologien zum Austausch von Informationen. Bedenken Sie, dass es sich um eine Geschäftsanwendung handelt, und planen Sie Ihre Migration so, dass alle in diesem Artikel erörterten Überlegungen berücksichtigt werden.

Das Telekommunikationsteam muss bei jeder Migration zu Unified Messaging unbedingt einbezogen werden. Das Telekomteam kennt die in die Unternehmensinfrastruktur integrierten Telefonieanwendungen am besten.

Beim Migrieren zu Unified Messaging sollte die Unternehmenslösung geplant werden. Obwohl Sie zu Anfang möglicherweise nur einen einzelnen Standort implementieren, sollten Sie immer das große Ganze vor Augen haben. So wirkt sich das Implementieren eines einzelnen Standorts ohne Bereitstellen von Nachrichtenvernetzung für die anderen Standorte auf die Kommunikation der Benutzer untereinander aus. Dies kann eine große Aufgabe sein, und Sie sollten sich nicht fürchten, einen Spezialisten zum Entwerfen einer Architektur hinzuzuziehen, die Ihre gesamten IT-Anwendungen berücksichtigt.

Und schließlich sollten Sie die Bedeutung der Schulung nicht unterschätzen. Unified Messaging sorgt für einen Paradigmenwechsel bei der Art und Weise, wie Benutzer kommunizieren und Voicemail verwenden. Was Ihnen intuitiv scheint, mag für andere nicht so intuitiv sein. Gute Schulung ist für einen reibungslosen Übergang wesentlich.

Jeff Goodwin ist Senior Technologist bei der VIA Group und spezialisiert sich auf Entwurf und Bereitstellung von Exchange und Unified Messaging. Er ist unter goodwin@theviagroup.com zu erreichen.

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