Außerbetriebnahme von Websitepostfächern

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Die Websitepostfächer werden eingestellt und werden außer Betrieb genommen und/oder entfernt. Verwenden Sie die folgenden Anweisungen, um Websitepostfächer zu identifizieren, zu sichern und zu löschen.

So zeigen Sie eine Liste von Websitepostfächern an

Führen Sie den folgenden Befehl in Exchange PowerShell aus:

Get-SiteMailbox -BypassOwnerCheck -ResultSize Unlimited | ft Name, WhenCreated, ClosedTime, SharePointUrl -AutoSize

Das Erstellungsdatum zeigt die zuletzt erstellten Websitepostfächer an. "ClosedTime" in der Ausgabe von "Get-SiteMailbox" verweist auf den Status der zugeordneten SharePoint-Website. Die Unternehmen legen eine SharePoint-Richtlinie fest, um Websites nach einem bestimmten Zeitraum zu schließen oder Benutzern die Berechtigung zum Schließen der Websites zu erteilen. Das Schließen der Website bedeutet im Allgemeinen, dass sie außer Betrieb ist. Geschlossene Websitepostfächer werden aus der Ansicht im Outlook-Desktopclient entfernt, sind aber in Outlook Web Access verfügbar.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Richtlinien zum Schließen und Löschen von Websites.

So identifizieren Sie aktive Websitepostfächer

Führen Sie den folgenden Befehl in Exchange PowerShell aus:

# If you run this more than once, delete/rename the output file first because this command appends to it.
# This is a single, long command line. It could take minutes or hours depending on the number of site mailboxes; thus, the countdown.
$sms = Get-SiteMailbox -BypassOwnerCheck -ResultSize unlimited;$count = $sms.Count; $sms | %{ $count-- ; echo "$count";Get-MailboxFolderStatistics $_.Identity -FolderScope Inbox | sort LastModifiedTime -Descending | ft Identity,LastModifiedTime >> c:\temp\sitemailboxes.txt};Write-Host "Open file c:\temp\sitemailboxes.txt to check the result"

Es gibt keine Befehle, die anzeigen können, ob die Websitepostfächer noch aktiv sind. Im obigen Beispiel wird die Anzahl der Websitepostfächer aufgelistet, die kürzlich aktualisiert wurden. Die Details der Websitepostfächer werden in einer Datei gespeichert.

Hinweis

Die Verarbeitungszeit variiert je nach Anzahl der Websitepostfächer. Sie können die "sitemailboxes.txt" öffnen, um das Ergebnis des Befehls anzuzeigen.

So identifizieren Sie die Besitzer von Websitepostfächern

Führen Sie den folgenden Befehl in Exchange PowerShell aus:

Get-SiteMailbox -BypassOwnerCheck -ResultSize unlimited | ft Name, Owners

Exportieren von Websitepostfächern über PST (manuell)

Sie benötigen Microsoft 365-Administratorberechtigungen, um auf die Microsoft Purview-Complianceportal zugreifen zu können.

Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen und Freigabe.

  1. Wechseln Sie zu https://compliance.microsoft.com/ , und melden Sie sich mit einem Konto an, das über Administratorberechtigungen für Ihre Organisation verfügt.

  2. Navigieren Sie auf der Microsoft Purview-Complianceportal Startseite zu Alle>eDiscovery>Core anzeigen.

    Die Seite eDiscovery (Standard) wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Fall erstellen.

  4. Geben Sie im Bereich Neue Falldetails die folgenden Details ein:

    • Geben Sie den Namen der Groß-/Kleinschreibung ein (obligatorisch).
    • Geben Sie die Fallbeschreibung ein (optional).

  5. Klicken Sie auf Speichern.

  6. Wählen Sie den Fall aus, den Sie in der Listenansicht gespeichert haben, und klicken Sie auf , um den Fall zu öffnen.

    Der Fall wird in einem neuen Fenster geöffnet.

  7. Klicken Sie auf Suchen>+Geführte Suche.

    Der Detailbereich Neue Suche wird angezeigt.

  8. Klicken Sie im Bereich Neue Suchdetails auf den folgenden Registerkarten:

    1. Gehen Sie auf der Registerkarte "Suche benennen " wie folgt vor:

      1. Geben Sie den Namen (obligatorisch) ein.

      2. Geben Sie Beschreibung (optional) ein.

      3. Klicken Sie auf Weiter.

    2. Gehen Sie auf der Registerkarte Speicherorte auswählen wie folgt vor:

      1. Wählen Sie Bestimmte Standorte aus.

      2. Klicken Sie unter Standort auf Benutzer, Gruppen oder Team auswählen.

        Das Fenster Speicherorte bearbeiten wird angezeigt.

      3. Klicken Sie im Fenster Speicherorte bearbeiten unter Exchange-E-Mail auf Benutzer, Gruppen oder Team auswählen.

      4. Geben Sie den Namen des zu exportierenden Websitepostfachs ein.

      5. Aktivieren Sie das Bestätigungsfeld, um sicherzustellen, dass das Websitepostfach hinzugefügt wurde.

      6. Klicken Sie auf Auswählen und dann auf Fertig.

      7. Klicken Sie unter der Option SharePoint-Websites auf Websites auswählen , um die SharePoint-Website hinzuzufügen, die dem Websitepostfach zugeordnet ist.

      8. Führen Sie den folgenden Befehl in PowerShell aus, um die SharePoint-URL für das Websitepostfach zu finden:

        Get-SiteMailbox -BypassOwnerCheck -ResultSize unlimited

      9. Geben Sie die URL ein, und aktivieren Sie das Bestätigungsfeld, um sicherzustellen, dass die URL hinzugefügt wird.

      10. Klicken Sie auf Auswählen und dann auf Fertig.

      11. Klicken Sie auf Weiter.

    3. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrage erstellen auf Fertig stellen.

      Hinweis

      Lassen Sie die Bedingungskarte leer, um sicherzustellen, dass der gesamte Postfachinhalt durchsucht wird. Die Suche dauert je nach Inhaltsmenge eine Weile.

  9. Klicken Sie nach Abschluss der Suche auf Weitere>Ergebnisse exportieren.

    Das Fenster Ergebnisse exportieren wird angezeigt.

  10. Wählen Sie die entsprechenden Optionen aus, und klicken Sie auf Exportieren.

    Hinweis

    Der Export-Assistent benötigt einige Minuten, um das Fenster Exportieren zu starten.

  11. Klicken Sie im Fenster Exportieren im Abschnitt Exportschlüssel auf In Zwischenablage kopieren.

  12. Klicken Sie auf Ergebnisse herunterladen.

  13. Klicken Sie im Dialogfeld auf Öffnen.

    Hinweis

    Dadurch wird das Microsoft Office 365 eDiscovery-Exporttool gestartet, um das Postfach in pst zu exportieren.

  14. Klicken Sie auf Installieren , um das Exporttool zu installieren, um das Postfach in pst zu exportieren.

  15. Fügen Sie den Exportschlüssel ein, geben Sie den Speicherort an, an dem die PST-Datei lokal gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf Start.

    Hinweis

    Der Export dauert je nach Größe der PST-Datei eine Weile.

  16. Klicken Sie auf Schließen.

    Das PST kann jetzt in Outlook angefügt werden.

Hinweis

  • Ordner ohne darin enthaltene E-Mail-Elemente werden nicht exportiert.
  • Die Websitepostfächer enthalten einen speziellen Ordner namens "Documents" vom Typ IPF. ShortcutFolder. Diese enthält "Links" zu Dateien, die sich auf SP-Websites befinden. Die tatsächlichen SP-Dateien müssen mithilfe von eDiscovery für SP-Websites exportiert werden.
  • Outlook zeigt die Elemente im Ordner Dokumente als unsicher an, dies ist ein erwartetes Verhalten.
  • Die Dokumentanlagen in den E-Mails von Dokumentenordnern sind nur Platzhalter, die eigentlichen Dokumente werden in SharePoint gespeichert.

Exportieren von Websitepostfächern in pst (mithilfe eines Skripts)

  1. Kopieren Sie process-site-mailboxes.ps1 in ein Arbeitsverzeichnis.

  2. Starten Sie Windows PowerShell im Administratormodus.

    Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft 365-Administratorberechtigungen.

    Hinweis

    Stellen Sie sicher, dass Sie über Administratorberechtigungen für die folgenden Rollen verfügen:

    • Complianceadministrator
    • eDiscovery-Manager
    • Organisationsverwaltung

  3. Führen Sie das Skript "process-site-mailboxes.ps1" in PowerShell aus.

  4. Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort des Administrators ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

  5. Sie können die Liste der Websitepostfächer überprüfen, indem Sie die Datei "SiteMailboxesList.csv" in einem Arbeitsverzeichnis öffnen, wenn Sie aufgefordert werden, die Datei zu überprüfen.

  6. Entfernen Sie alle Websitepostfächer aus der Liste, die Sie nicht sichern möchten.

  7. Speichern Sie "SiteMailboxesList.csv", nachdem Sie es überprüft haben.

  8. Drücken Sie "y", wenn Sie aufgefordert werden, "Möchten Sie fortfahren? (Y/N)" fortgesetzt werden soll.

  9. Sobald Sie die Meldung "Mailboxes content search are complete" (Postfachinhaltssuche ist abgeschlossen) angezeigt wird, greifen Sie auf die Exportergebnisse zu, die für jedes Postfach erstellt wurden, indem Sie zum Microsoft Purview-Complianceportal wechseln.

    Hinweis

    Verwenden Sie das Compliance Center-Dashboard, um PST-Nachrichten auf Ihren Bildschirm herunterzuladen.

Hinweis

  • Ordner ohne darin enthaltene E-Mail-Elemente werden nicht exportiert.
  • Die Websitepostfächer enthalten einen speziellen Ordner namens "Documents" vom Typ IPF. ShortcutFolder. Diese enthält "Links" zu Dateien, die sich auf SP-Websites befinden. Die tatsächlichen SP-Dateien müssen mithilfe von eDiscovery für SP-Websites exportiert werden.
  • Outlook zeigt die Elemente im Ordner Dokumente als unsicher an, dies ist ein erwartetes Verhalten.
  • Die Dokumentanlagen in den E-Mails von Dokumentenordnern sind nur Platzhalter, die eigentlichen Dokumente werden in SharePoint gespeichert.

Importieren von Websitepostfächern

Damit websitebesitzer wieder auf die Websitepostfächer zugreifen können, importieren Sie die PST-Dateien in ein Postfach. Ausführliche schrittweise Anweisungen zum Massenimport von PST-Dateien Ihrer Organisation in Office 365 finden Sie in den folgenden Artikeln.

Verwenden von EWS-APIs (Exchange Web Services) zum Extrahieren von Postfachinhalten

Sie können Websitepostfächer auch mithilfe von EWS-APIs wie jedes andere Postfach exportieren und importieren. Das Exportieren und Importieren von Terminen, E-Mails, Kontakten, Aufgaben und anderen Postfachelementen kann mithilfe der EWS-Managed-API oder EWS in Exchange erfolgen.

Weitere Informationen finden Sie unter Exportieren und Importieren von Elementen mithilfe von EWS in Exchange.

Informationen zum Exportieren und Importieren von Postfachinhalten finden Sie in den folgenden Themen:

So entfernen Sie die Websitepostfächer

Verwenden Sie eine der folgenden Optionen:

Option 1: Ausblenden des Postfachs auf einer SharePoint-Website.

Sie können das Websitepostfach ausblenden, indem Sie es von der SharePoint-Website entfernen, aber es ist weiterhin in Exchange vorhanden. Sie können über Outlook Web Access auf das Postfach zugreifen, wenn der Browser mit einem Lesezeichen versehen ist.

  1. Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, auf der Sie das Postfach ausblenden möchten.

  2. Klicken Sie auf Einstellungen>Websiteinhalte.

  3. Zeigen Sie unter Listen, Bibliotheken und andere APPs auf Websitepostfach, und klicken Sie dann auf ... , um weitere Informationen zu erhalten.

  4. Klicken Sie auf Entfernen und dann auf OK , um die Websitepostfach-App zu entfernen.

    Hinweis

    Wenn Sie ein Postfach von einer Website entfernen, wird es nicht auf der Website angezeigt, ist aber weiterhin in Outlook sichtbar (wenn Sie Exchange verwenden).

Was muss ich sonst noch wissen?

Beim Entfernen eines Websitepostfachs sind einige Dinge zu beachten:

Option 2: Löschen Sie die SharePoint-Website.

Wenn die SharePoint-Website gelöscht wird, wird Exchange benachrichtigt, auch das Websitepostfach zu löschen.

  1. Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, die Sie löschen möchten.

  2. Wählen Sie oben auf der Website Einstellungen aus, und klicken Sie dann auf Websiteinformationen.

    Hinweis

    Wenn im Bereich Einstellungen keine Websiteinformationen angezeigt werden, arbeiten Sie mit Ihrem SharePoint-Administrator zusammen, um Zugriff zu erhalten.

  3. Wählen Sie unten im Bereich Websiteinformationen die Option Website löschen aus.

  4. Aktivieren Sie das Bestätigungsfeld, und klicken Sie dann auf Löschen.

Option 3: Löschen Sie das Websitepostfach manuell.

Führen Sie beispielsweise den folgenden Befehl in Exchange PowerShell aus:

Get-Mailbox MDEL:* | ?{$_.RecipientTypeDetails -eq "TeamMailbox"} | Remove-Mailbox -Confirm:$false

Verwenden Sie Remove-Mailbox , um ein Websitepostfach zu löschen. Das System entfernt den Websitepostfachlink von der SharePoint-Website, wenn ein Websitepostfach gelöscht wird. Ändern Sie im Beispiel "MDEL" in den Namen des Websitepostfachs, das Sie löschen möchten.