Detaillierte Analyse der SharePoint-Aktionen " Elemente abrufen " und "Dateien abrufen " für Flüsse in Power Automate

Mit den SharePoint-Aktionen " Elemente abrufen " und " Dateien abrufen " für Flüsse in Power Automate können Sie Elemente aus einer Liste bzw. einer Bibliothek abrufen. Obwohl es sich um unterschiedliche Aktionen handelt, sind die Funktionen für beide Aktionen identisch. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mit diesen Aktionen arbeiten.

Entscheiden, ob Sie mit Listen oder Bibliotheken arbeiten

Zunächst und in erster Linie funktioniert die Aktion " Elemente abrufen " nur mit Listen, während die Aktion "Dateien abrufen " nur mit Bibliotheken funktioniert.

Limite der Elemente

Der Standardgrenzwert für Elemente beträgt 100, und Elemente werden standardmäßig ebenfalls paginiert.

Wenn Sie die Standardoptionen verwenden und einfach die Websiteadresse und den Listen- oder Bibliotheksnamen angeben, gibt Power Automate 100 Elemente aus der Liste oder Bibliothek zurück.

Wenn Sie mit umfangreichen Listen arbeiten, können Sie diesen Grenzwert bis zum Schwellenwert für die Listenansicht von 5.000 erhöhen.

Um die Anzahl der zurückzugebenden Elemente anzugeben, erweitern Sie die Erweiterten Optionen, und geben Sie die Zahl in der Aktionseigenschaft " Obere Anzahl " an.

Ändern der Anzahl der in der Aktion "Elemente abrufen" zurückgegebenen Elemente

Wenn Sie den Grenzwert von 5.000 Elementen überschreiten, schlägt Power Automate fehl und generiert ein Fehlerdialogfeld.

Einschränken von Elementen auf einen bestimmten Ordner

Standardmäßig gibt diese Aktion alle Elemente oder Dateien in der Liste oder Bibliothek rekursiv aus allen Ordnern zurück, sofern verfügbar. Sie können dieses Verhalten wie folgt ändern:

  • Verwenden Sie zum Auswählen eines bestimmten Ordners in der Liste oder Bibliothek die Eigenschaft "Einträge auf Ordner beschränken".
  • Um Einträge auf diesen bestimmten Ordner oder innerhalb aller Unterordner zu beschränken, verwenden Sie die Eigenschaft " Geschachtelte Elemente einschließen ".

Einschränken von Einträgen auf Ordner in der Aktion "Elemente abrufen"

Spalten einschränken, die von der Ansicht zurückgegeben werden

Listenansichten sind eine nützliche Konfiguration, bei der Sie anpassen können, welche Spalten zusammen mit anderen Bedingungen oder Gruppierungen von Listenelementen angezeigt werden sollen. Dies ist nicht nur für Benutzer nützlich, sondern auch für alle anderen Berechnungen, die Sie mit diesen Ansichtsdaten durchführen möchten.

Um die Listenelemente zusammen mit ihren Spalten abzurufen, wählen Sie die Aktionen "Elemente abrufen" und " Dateien abrufen " aus. Beim Abrufen der Spalten werden jedoch alle Spalten abgerufen. Dies ist zwar nützlich, kann jedoch exzessiv sein, wenn Sie nur mit einer bestimmten Gruppe von Spalten arbeiten müssen, die in einer bestimmten Ansicht konfiguriert sind.

Zum Einschränken des Spaltenabrufs erweitern Sie in den Aktionen " Elemente abrufen " und " Dateien abrufen " die Erweiterten Optionen, und wählen Sie die Option " Spalten nach Ansicht einschränken" aus . Beim Abrufen von Listenelementen können Sie jetzt die Spalten nach Ansicht einschränken.

Beschränkt Spalten, die von der Ansicht in der Aktion "Elemente abrufen" zurückgegeben werden.

Diese Option ist in Fällen nützlich, in denen Sie eine Reihe von Vorgängen für bestimmte Daten ausführen möchten, wie im vorherigen Beispiel, in dem Sie eine Ansicht für verschiedene Ereignisse wünschen. In diesem Fall wäre es beim Arbeiten mit Lebensmittelereignissen optimal, die Spalten durch die Lebensmittelereignisse einzuschränken.

Filterabfragen

Diese Aktion unterstützt auch das Angeben von Filterabfragen, damit Sie Elemente auf dem Server filtern können. Die Verwendung von Filterabfragen funktioniert genauso wie das Filtern der zurückgegebenen Ergebnisse in Ihrem Fluss in Power Automate.

Wir unterstützen die folgenden OData-Filterabfragen in SharePoint, die Sie verwenden können:

  • Filtern nach Spaltenname:
Location eq 'Midwest'

"Position " ist der Spaltenname, der mit dem Operator "equals" (eq) verwendet wird, und "Midwest " ist der Wert der Spalte.

Weitere Beispiele:

  • Location eq 'Midwest' and Status eq 'Approved'
  • startswith(Title, 'A')
  • startswith(Title, 'A') and Start_x0020_Date gt 'formatDateTime(utcNow();'yyyy-MM-dd')'
    • formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd') ist ein Ausdruck.
  • Land/Titel eq "Neuseeland"
    • "Land" ist eine Nachschlagespalte in der Liste und "Titel" eine Spalte in der Referenzliste.

ODATA-Filterabfragen in Aktion "Elemente abrufen"

Wir unterstützen die folgenden Abfragemethoden und Operatoren.

Numerische Vergleiche

  • lt
    • kleiner als
  • le
    • kleiner als oder gleich
  • gt
    • größer als
  • ge
    • größer als oder gleich
  • eq
    • gleich
  • ne
    • ungleich

Zeichenfolgenvergleiche

  • startsWith
  • substringOf
  • eq
  • ne

Reihenfolge nach Abfrage

Um Elemente basierend auf einer Spalte entweder in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge zu sortieren, können Sie auch eine Reihenfolge nach Abfrage angeben. Beispiel:

  • Start_x0020_Date desc
  • Titel asc

Leerzeichen im Spaltennamen werden durch (0 ist Zahl null) ersetzt _x0020_ .

ODATA-Reihenfolge nach in Aktion "Elemente abrufen"

Das Format ist der Spaltenname gefolgt von asc oder desc, je nach aufsteigender oder absteigender Reihenfolge.

Bekannte Einschränkung

Während Sie Elemente in Listen mit mehr als 5000 Elementen mit einer Filterabfrage abrufen, können Sie feststellen, dass keine Datensätze zurückgegeben werden, wenn in den ersten 5000 Elementen keine Elemente vorhanden sind, die mit der Filterabfrage übereinstimmen. Um dieses Problem zu beheben, aktivieren Sie die Paginierung beim Abrufen von Elementen aus dem Menü "Aktionseinstellungen", wenn Sie mit Listen mit mehr als 5000 Elementen arbeiten.