Planen von Inhaltstypen und Workflows in SharePoint 2013

GILT FÜR:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

In diesem Artikel werden Inhaltstypen und Workflows sowie Hinweise beschrieben, wie Sie diese in Ihre SharePoint Server-Dokumentverwaltungslösung integrieren können. Ein Inhaltstyp ist eine wiederverwendbare Sammlung von Metadaten (Spalten), Workflows, Verhaltensweisen und anderen Einstellungen für eine Kategorie von Elementen oder Dokumenten in einer SharePoint Server-Liste oder -Dokumentbibliothek. Mithilfe von Inhaltstypen können Sie die Einstellungen für eine Kategorie von Informationen zentral und so verwalten, dass Sie diese wiederverwenden können. Ein Workflow erlaubt Ihnen, an Elemente in SharePoint Server einen Geschäftsprozess anzuhängen.

Bevor Sie das arbeitsblatt Inhaltstyp und Workflowplanung (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) verwenden, das in diesem Artikel enthalten ist, um Ihre Inhaltstypen und Workflows zu planen, stellen Sie sicher, dass Sie die Artikel Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung in SharePoint Server gelesen und die Arbeitsblätter "Analysieren der Dokumentverwendung" und "Dokumentteilnehmer" abgeschlossen haben, die diesem Artikel zugeordnet sind.

Inhaltstyp – Übersicht

Ein Inhaltstyp definiert die Attribute eines Listenelements, eines Dokuments oder eines Ordners. Jeder Inhaltstyp kann Folgendes angeben:

• Eigenschaften, die mit Elementen des Typs verknüpft werden sollten

• Metadaten, die mit Elementen des Typs verknüpft werden sollten

• Workflows, die von Elementen des Typs aus gestartet werden können

• Informationsverwaltungsrichtlinien, die mit Elementen des Typs verknüpft werden sollten

• Dokumentvorlagen (für Dokumentinhaltstypen)

• Benutzerdefinierte Features

Sie können einen Inhaltstyp mit einer Liste oder Bibliothek verknüpfen. Wenn Sie dies tun, geben Sie an, dass die Liste oder Bibliothek Elemente dieses Inhaltstyps enthalten kann, und dass Benutzer mithilfe des Befehls Neu in dieser Liste oder Bibliothek neue Elemente dieses Typs erstellen können.

Hinweis

[!HINWEIS] Sie können Eigenschaften, Workflows, Richtlinien und Vorlagen auch direkt mit einer Liste oder Bibliothek verknüpfen. Wenn Sie dies tun, sind diese Verknüpfungen jedoch auf die Liste oder Bibliothek beschränkt und sind nicht in der gesamten Lösung wiederverwendbar. In SharePoint Server 2013 können Workflows auf Websiteebene mit mehreren Listen oder Bibliotheken verknüpft werden.

Dokumentbibliotheken und Listen können mehrere Inhaltstypen enthalten. Beispielsweise kann eine Bibliothek sowohl die Dokumente als auch die Grafiken für ein Projekt enthalten. Wenn eine Liste oder Bibliothek mehrere Inhaltstypen enthält, gilt Folgendes:

• Benutzer können in dieser Liste oder Bibliothek standardmäßig mithilfe des Befehls Neu aus allen verfügbaren Inhaltstypen auswählen, wenn sie ein neues Element erstellen. Inhaltstypeigentümer können den Befehl Neu so konfigurieren, dass nur bestimmte Inhaltstypen angezeigt werden.

• Die mit allen verfügbaren Inhaltstypen verknüpften Spalten werden angezeigt.

Sie können benutzerdefinierte Inhaltstypen im Inhaltstypkatalog einer Website definieren. Ein benutzerdefinierter Inhaltstyp muss direkt oder indirekt von einem Kerninhaltstyp wie einem Dokument oder Element abgeleitet werden. Nachdem er in einer Website definiert wurde, ist in dieser Website und in allen Websites unterhalb dieser Website ein benutzerdefinierter Inhaltstyp verfügbar. Um einen Inhaltstyp in einer Websitesammlung überall verfügbar zu machen, definieren Sie ihn im Inhaltstypkatalog der Website der obersten Ebene. In SharePoint Server können Sie auch einen benutzerdefinierten Inhaltstyp innerhalb eines Inhaltstyphubs erstellen, der in einer verwalteten Metadatendienstinstanz definiert ist. Wenn er in einem Inhaltstyphub erstellt wird, ist der Inhaltstyp für andere Websitesammlungen verfügbar, die Teil von Webanwendungen sind, die mit dieser verwalteten Metadatendienstinstanz verknüpft sind.

Hinweis

Der verwaltete Metadatendienst und der Inhaltstyphub sind in SharePoint Foundation 2013 nicht verfügbar.

Wenn Ihre Organisation z. B. eine bestimmte Vertragsvorlage verwendet, können Sie im Inhaltstypkatalog der Website der obersten Ebene in einer Websitesammlung einen Inhaltstyp erstellen, der die Metadaten für diesen Vertrag, die Vorlage des Vertrags und die Workflows definiert, die zum Prüfen und Abschließen des Vertrags erforderlich sind. Dann umfasst jede Dokumentbibliothek in Ihrer Websitesammlung, mit der Sie den Inhaltstyp "Vertrag" verknüpfen, alle diese Features und erlaubt Autoren, auf Basis der Vorlage neue Verträge zu erstellen.

In Websites, die auf SharePoint Server basieren, verfügt jedes Standardlistenelement oder Bibliothekselement wie ein Kontakt, eine Aufgabe oder ein Dokument, im Inhaltstypkatalog der Website über einen entsprechenden Kerninhaltstyp. Wenn Sie Inhaltstypen planen, können Sie diese Kerninhaltstypdefinitionen als Ausgangspunkte verwenden und bei Bedarf neue Inhaltstypen auf vorhandenen Inhaltstypen aufbauen.

Inhaltstypen sind in eine Hierarchie organisiert, die es einem Inhaltstyp erlaubt, seine Merkmale von einem anderen Inhaltstyp zu übernehmen. Diese Übernahme ermöglicht, dass Klassen von Dokumenten Merkmale organisationsweit teilen, und dass Teams diese Merkmale für bestimmte Websites oder Listen anpassen.

Beispiel: Für alle von Benutzern bereitgestellten Dokumente in einem Unternehmen ist ein Satz von Metadaten erforderlich, wie Kontonummer, Projektnummer und Projektmanager. Wenn Sie auf der obersten Ebene einen Inhaltstyp "Kundenlieferung" erstellen, auf dem alle anderen Dokumenttypen zur Kundenlieferung basiert werden, sorgen Sie dafür, dass erforderliche Informationen wie Konto- und Projektnummern mit allen Varianten von Dokumenten zur Kundenlieferung in Ihrer Organisation verknüpft werden. Beachten Sie Folgendes: Wenn der Inhaltstypeigentümer eine weitere erforderliche Spalte zum Inhaltstyp "Kundenlieferung" auf der obersten Ebene hinzufügt, kann der Inhaltstypeigentümer die Änderungen an alle Inhaltstypen weitergeben, die auf diesem basieren, sodass die neue Spalte zu allen Dokumenten hinzugefügt wird, die an Kunden geliefert werden.

Eigenschaftenintegration mit Office

Wenn ein Benutzer in das Microsoft Office System ein Dokument von einem SharePoint Server-Dokumentverwaltungsserver bearbeitet, wird oben im Dokument ein Dokumentinformationsbereich angezeigt. Der Dokumentinformationsbereich zeigt ein bearbeitbares Formular der Eigenschaften des Dokuments auf dem Server an.

SharePoint Server erleichtert das Anpassen des Eigenschaftenformulars für einen Inhaltstyp. Wenn Sie einen Inhaltstyp konfigurieren, können Sie InfoPath starten, das ein Standardeigenschaftenformular generiert, das auf den Eigenschaften des Inhaltstyps basiert. Das Standardformular enthält die gleichen Steuerelemente, layouts und schemata, die InfoPath verwenden würde, wenn kein benutzerdefiniertes Formular definiert wäre. Anschließend können Sie das Formular wie jedes andere InfoPath-Formular anpassen und bereitstellen. Beispielsweise können Sie ihrem Unternehmenslogo, Ihren Schriftarten und ihrem Farbschema ein Formular hinzufügen. verbinden sie mit einer benutzerdefinierten Datenquelle; Bedingte Logik hinzufügen; und entwerfen Formularfeatures, die Benutzern basierend auf ihren Rollen zur Verfügung stehen.

Neben Bearbeitungseigenschaften im Dokumentinformationsbereich können Autoren, die Word verwenden, Eigenschaften in ihre Dokumente einfügen, die auf dem Server definiert sind. Wenn die Dokumenteigenschaften z. B. den Namen eines Projektmanagers umfassen, kann dieser Name in die Titelseite, die Fußzeile oder an anderer Stelle eingefügt werden, an welcher der Name im Dokument verwendet wird. Wenn einem Projekt ein neuer Projektmanager zugewiesen wird, kann die Project Manager-Eigenschaft auf dem Dokumentverwaltungsserver aktualisiert werden. Dieser aktualisierte Projektmanagername wird in jeder Instanz dieser Eigenschaft angegeben, die in ein Dokument eingefügt wurde.

Verwenden von Metadaten mit Inhaltstypen

Metadaten sind Informationen zu einem Dokument, die zum Kategorisieren und Klassifizieren Ihrer Inhalte verwendet werden. Metadaten sind mit einem Inhaltstyp als Spalte verknüpft. Metadaten können Kontextinformationen zu Ihrem Dokument bereitstellen, indem sie es mit einem Autor, einem Thema, einer Zielgruppe, einer Sprache etc. verknüpfen. Anders als Eigenschaften werden Metadaten als Spalten gespeichert und können vom SharePoint-Suchmodul indiziert und durchsucht werden.

Auf der Websitesammlungsebene hinzugefügte Metadaten können mit Inhaltstypen verknüpft werden. Wenn Sie Metadaten mit Inhaltstypen verwenden, können alle späteren Inhaltstypen einige oder alle der Metadaten vom übergeordneten Inhaltstyp auf der Websitesammlungsebene übernehmen. Zusätzliche Metadaten können dann auf einer niedrigeren Ebene wie der Ebene eines einzelnen Dokuments hinzugefügt werden.

Spaltenvorlagen

Jedes Metadatenelement, das einem Inhaltstyp zugeordnet ist, ist eine Spalte, bei der es sich um einen Speicherort in einer Liste zum Speichern von Informationen handelt. Listen oder Bibliotheken werden häufig grafisch als Informationsspalten angezeigt. Abhängig von der der Liste zugeordneten Ansicht können die Spalten jedoch auch in anderer Form dargestellt werden, z. B. als Tage in einer Kalenderansicht. In Formularen, die einer Liste oder Bibliothek zugeordnet sind, werden Spalten als Felder angezeigt.

Sie können Spalten so definieren, dass sie in mehreren Inhaltstypen verwendet werden. Erstellen Sie diese dazu in einem Spaltenvorlagenkatalog. Jede Website in einer Websitesammlung enthält einen Spaltenvorlagenkatalog. Wie bei Inhaltstypen stehen Spalten, die im Spaltenvorlagenkatalog einer Website definiert sind, in dieser Website und in allen darunterliegenden Websites zur Verfügung.

Ordnerinhaltstypen

Ordnerinhaltstypen definieren die Metadaten, die mit einem Ordner in einer Liste oder Bibliothek verknüpft sind. Wenn Sie einen Ordnerinhaltstyp auf eine Liste oder Bibliothek anwenden, enthält der Befehl Neu in dieser Liste oder Bibliothek den Ordnerinhaltstyp, sodass Benutzer Ordner dieses Typs erstellen können.

Sie können Ansichten in einer Liste oder Bibliothek definieren, die nur in Ordnern eines bestimmten Inhaltstyps verfügbar sind. Dies ist hilfreich, wenn ein Ordner eine bestimmte Art von Dokument enthalten soll und Ansichten in diesem Ordner Spalten anzeigen sollen, die für den Dokumenttyp relevant sind, der in diesem Ordner enthalten ist.

Mithilfe des SharePoint Server-Objektmodells können Sie den Befehl Neu für einen Ordnerinhaltstyp anpassen, sodass der Ordner basierend auf Vorlagen, die auf dem Server gespeichert sind, mit mehreren Dateien und Dokumenten aufgefüllt wird, wenn ein Benutzer einen neuen Ordner dieses Typs erstellt. Dies ist z. B. dann hilfreich, wenn Sie einen Verbundinhaltstyp implementieren, bei dem ein einzelnes zu lieferndes Dokument aus mehreren Dateien besteht.

Dokumentenmappen ist ein Feature in SharePoint Server, mit dem Sie mithilfe von Office Projektleistungen verwalten können, die mehrere Dokumente umfassen. Dokumentenmappen sind spezielle Arten von Ordnern, die zum Verwalten einer einzelnen Projektleistung oder eines einzelnen Arbeitsprodukts verwendet werden, das mehrere Dokumente an mehreren Speicherorten umfassen kann. Sie erstellen Dokumentenmappen mithilfe erweiterbarer Vorlagen, die mit SharePoint Server bereitgestellt werden. Sie können Dokumentenmappenvorlagen auch so anpassen, dass sie die Arbeitsprodukte darstellen, die für Ihre Organisation relevant sind. Dokumentenmappen bieten auch eine Versionskontrolle, mit der Sie den Status der vollständigen Dokumentenmappe an verschiedenen Punkten des Lebenszyklus erfassen können. Weitere Informationen zu Dokumentenmappen finden Sie unter Plan document sets in SharePoint Server 2013.

Planen von Dokumentinhaltstypen

Die erste Phase bei der Planung von Dokumentinhaltstypen besteht darin, jeden Dokumenttyp zu überprüfen, der im Arbeitsblatt Dokumentverwendung analysieren (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) aufgeführt ist, um festzustellen, ob ein vorhandener Inhaltstyp für diese Art von Dokument funktioniert. Jeder Dokumentinhaltstyp sollte seine Einstellungen direkt vom Kerndokumentinhaltstyp oder von einem Inhaltstyp übernehmen, der vom Dokumentinhaltstyp abgeleitet ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die grundlegenden Spalten für Ihre Dokumenttypen, wie „Titel" und „Erstellt von", vorhanden sind, und dass Sie mit dem Inhaltstyp eine Vorlage verknüpfen können. Wenn ein Kerninhaltstyp (wie „Dokument") ausreicht, geben Sie den Inhaltstypnamen im Arbeitsblatt zur Analyse der Dokumentnutzung in die Spalte „Inhaltstyp" ein.

Hinweis

PDF-Dateien gehören nicht zu den unterstützten Hauptinhaltstypen.

Weitere Informationen zum Ändern der Kerninhaltstypen finden Sie im Whitepaper "Leitfaden zum Bearbeiten vordefinierter Inhaltstypen und Websitespalten" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Planen von Listeninhaltstypen

Die Elemente eines Listeninhaltstyps umfassen die Metadatenspalten, die mit dem Inhaltstyp verknüpft sind, sowie Workflows, die für Elemente dieses Inhaltstyps ausgeführt werden können. Verwenden Sie einen Listeninhaltstyp, um eine Art von Listenelement zu definieren, die für Ihre Lösung einzigartig ist. So könnte z. B. in einer Callcenterlösung für Kunden, in der Supportmitarbeiter technische Probleme von Kunden untersuchen und beheben, ein Listeninhaltstyp verwendet werden, um die Daten für jeden Supportfall zu standardisieren und den Vorfall mithilfe eines Workflows zu verfolgen.

Planen von Workflows

Workflows implementieren Geschäftsprozesse in Dokumenten, Webseiten, Formularen und Listenelementen in SharePoint Server. Sie können mit Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen verknüpft werden.

Verwenden Sie in der Dokumentverwaltung Workflows, um Dokumente zwischen Personen weiterzuleiten, sodass diese ihre jeweiligen Dokumentverwaltungsaufgaben wie die Prüfung von Dokumenten, die Genehmigung ihrer Veröffentlichung oder die Verwaltung ihrer Disposition durchführen können. Verwenden Sie außerdem benutzerdefinierte Workflows, um Dokumente von einer Website oder Bibliothek zu einer anderen zu verschieben. Sie können z. B. einen Workflow entwerfen, um ein Dokument von einer Website zu einer anderen zu verschieben, sobald die Archivierung des Dokuments ansteht.

SharePoint Server umfasst den Workflow mit drei Status, den Sie zum Verwalten von Geschäftsprozessen verwenden können, die den Status eines Elements durch drei Status oder Phasen hinweg verfolgen. SharePoint Server umfasst auch die folgenden Workflows, die Anforderungen der Dokumentverwaltung erfüllen:

• Feedback sammeln Ein Dokument wird zur Prüfung gesendet.

• Genehmigung Ein Dokument wird - häufig als Voraussetzung für dessen Veröffentlichung - zur Genehmigung gesendet.

• Disposition Ablauf und Disposition von Dokumenten wird verwaltet.

• Signaturen sammeln Ein Dokument wird für Unterschriften weitergeleitet.

Verknüpfen Sie einen Workflow mit einem Inhaltstyp, wenn der Workflow verfügbar sein soll, wenn dieser Inhaltstyp verwendet wird. So könnte z. B. der Inhaltstyp "Bestellung" die Genehmigung eines Managers erfordern, bevor die Transaktion abgeschlossen werden kann. Um sicherzustellen, dass der Genehmigungsworkflow immer verfügbar ist, wenn eine Bestellung initiiert wird, erstellen Sie einen Inhaltstyp "Bestellung", und verknüpfen Sie ihn mit dem Genehmigungsworkflow. Fügen Sie dann den Inhaltstyp "Bestellung" zu jeder Dokumentbibliothek hinzu, in der Bestellungen gespeichert werden.

Um Workflows für Ihre Dokumentverwaltungslösung zu planen, analysieren Sie jeden Dokumentinhaltstyp, den Sie implementieren möchten, und identifizieren Sie die Geschäftsprozesse, die für Inhalte dieses Typs ausgeführt werden müssen. Identifizieren Sie dann die Workflows, die für diese Inhalte verfügbar sein müssen.

Es folgt eine Beispieltabelle, in der Workflows für einen Vertragsinhaltstyp analysiert werden.

Tabelle: Workflows für einen Vertragsinhaltstyp

Vertragsprozess	Vertragsworkflow
Entwürfe prüfen	Feedback sammeln
Genehmigung vom Manager und der Rechtsabteilung einholen	Genehmigung
Offene Probleme beheben	Problemverfolgung
Unterschriften enholen	Sammeln von Signaturen