Planen Ihrer SharePoint-Hubwebsites

Hubwebsites helfen Ihnen beim Organisieren Ihres Intranets. Um den größtmöglichen Nutzen aus den Hubwebsites zu ziehen, ist eine gewisse Vorausplanung erforderlich. Lesen Sie weiter, um mehr über Hubwebsites zu erfahren und wie Sie diese planen können.

Festlegen der Stufe

SharePoint-Hubwebsites stellen einen wichtigen Baustein für Ihr Intranet dar. Sie sind das "Bindemittel", das Sie verwenden, wenn Sie Familien von Teamwebsites und Kommunikationswebsites zusammen organisieren.

Eines der wichtigsten Prinzipien moderner Intranets, die auf Microsoft SharePoint basieren, ist, dass jede Arbeitseinheit eine separate Websitesammlung erhält. Dies hilft Ihnen, Governance und Wachstum im Laufe der Zeit zu verwalten. Jede Kommunikationswebsite und Microsoft 365 mit einer Gruppe verbundene Teamwebsite wird als Websitesammlung erstellt, die über eigene Berechtigungen verfügen kann. Eine Hubwebsite (die am häufigsten von einer Kommunikationswebsite erstellt wird) sollte auch als eigene Arbeitseinheit betrachtet werden, die viele andere Websites zusammenführt.

In der Vergangenheit haben viele Organisationen Unterwebsites verwendet, um Bindewebe für ihre Intranets zu erstellen. Sie verwendeten die freigegebene Navigation der Websitesammlung, um Websites und die hierarchische Struktur von Unterwebsitebeziehungen mit Schachtelung von Websites innerhalb von Websites zu verbinden. Subwebsites geben allerdings keinen Raum für Flexibilität und Änderungen. Da Unterwebsites ein physisches Konstrukt sind, das in der URL für Inhalte widergespiegelt wird, unterbrechen Sie alle Intranetbeziehungen in Ihren Inhalten, wenn Sie Ihre Geschäftsbeziehungen neu organisieren. Subwebsites können auch Herausforderungen in Bezug auf die Governance mit sich bringen, da viele Funktionen (einschließlich Richtlinienfunktionen wie Aufbewahrung und Klassifizierung) in SharePoint für alle Websites innerhalb der Websitesammlung gelten, unabhängig davon, ob Sie dies wünschen oder nicht. Das bedeutet, dass Sie häufig eine Funktion für die gesamte Websitesammlung aktivieren müssen, auch wenn sie nur für eine Subwebsite gilt.

Worauf können wir garantieren, dass es in jedem Geschäft passieren wird? Änderung! Während sich Ihre Organisation weiterentwickelt, benötigen Sie Intranets, die es ihnen erleichtern, Die Benutzererfahrung an die Art und Weise anzupassen, wie Sie arbeiten, und die sich an die unvermeidbaren Änderungen ihrer Arbeitsweise anpassen können. Dies ist ein wesentlicher Vorteil der SharePoint-Hubwebsites; sie modellieren Beziehungen als Links und nicht als Hierarchie oder Eigentum, so dass Sie sich an die Veränderungen in der Art und Weise anpassen können, wie Sie in einer dynamischen, sich verändernden Welt arbeiten.

Websites wechseln zwischen Hubwebsites mit organisatorischen Veränderungen

Erste Schritte

Bevor Sie anfangen, Hubwebsites zu erstellen, lassen Sie uns die drei Dinge zusammenfassen, die Hubwebsites Ihnen bieten:

  • Gemeinsame Navigation und Marke

  • Roll-up von Inhalten und Suche

  • Ein Startziel für den Hub

Denken wir nun an die Informationen, die Sie im gesamten Intranet zu teilen versuchen, und betrachten wir die Geschäftsergebnisse, die Sie zu ermöglichen versuchen.

Ein Intranet kann viele Rollen in einer Organisation spielen. Es ist eine intern ausgerichtete Website, ein Ort, an dem wichtige Nachrichten kommuniziert werden können, und eine Plattform für die Zusammenarbeit. Es ist auch eine Möglichkeit, Ihre Unternehmenskultur zu präsentieren. Es kann die Grundlage für Ihren digitalen Arbeitsplatz sein. In einem Intranet können Sie Geschichten erzählen und Informationen austauschen. Die Befähigung der Mitarbeiter, in Ihrem Intranet mit einer Stimme zu sprechen, kann einen Weg zum Übergang zu einer Kultur der Zusammenarbeit bieten, die es Ihrer Organisation ermöglicht, sich zu verändern und an Veränderungen anzupassen.

Viele erfolgreiche Intranets umfassen die folgenden Elemente:

  • Kommunikation: Zum Beispiel eine Homepage, die Nachrichten aus der gesamten Organisation enthält, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, eine allgemeine Navigation, Links zu wichtigen Tools und Informationen, interne Marketingaktionen und einen Ort, an dem die Mitarbeiter zu wichtigen Themen angesprochen werden können.

  • Inhalt: Ein Ort für die funktionalen Teile der Organisation, z. B. Personalwesen (HR), Rechts- und Informationstechnologie (IT), um ihre Dienste für den Rest der Organisation anzubieten. So könnte beispielsweise der Hr-Teil des Intranets sein, in dem Mitarbeiter herausfinden können, wie viele Urlaubstage sie verlassen haben, ob ihr Leistungsprogramm eine Vision oder Abdeckung von Kliniken bietet oder welche Schulungen für einzelne Rollen verfügbar sind. Im Rechtsbereich können Mitarbeiter einen Muster-Offenlegungsvertrag finden, den sie durchführen können, bevor sie ein Gespräch mit einem potenziellen Verkäufer führen.

  • Aktionen und Aktivitäten: Links zum Zeiterfassungssystem oder zum Spesenabrechnungsformular und zu einem Ort, an dem Manager Spesen oder Zeitnachweise genehmigen können.

  • Zusammenarbeit: Orte, an denen Teams ihre Arbeit erledigen können und an denen rollen- oder themenbasierte Gemeinschaften ihr Wissen austauschen und ihr Fachwissen innerhalb der Organisation und mit externen Partnern im erweiterten Unternehmen nutzen können.

  • Kultur: Geschichten und Orte, die es den Mitarbeitern ermöglichen, sich zu engagieren oder zu lernen, einschließlich Profile, Gemeinschaften und Clubs, und sogar Bilder und Marken, welche die Organisationsstruktur widerspiegeln. Manchmal verkörpert sogar der Intranetname die Kultur. Zum Beispiel hat ein Energieversorger ein Intranet namens "The Grid" mit Nachrichten und Werbeaktionen, um sicherzustellen, dass "niemand außerhalb des Netzes arbeitet".

  • Mobilität: Die Möglichkeit für Mitarbeiter, die Arbeit von jedem Gerät aus zu erledigen, während sie unterwegs sind.

  • Suche: Die Möglichkeit für Mitarbeiter, Inhalte zu finden, auch wenn sie nicht wissen, wo sie sich befinden.

Die Betonung für jedes dieser Elemente kann je nach organisatorischen Prioritäten und bis zu einem gewissen Grad auch der digitalen Reife der Organisation variieren. Microsoft 365 bietet drei Hauptbausteine, die Ihnen helfen, Ihr Intranet so zu erstellen, dass Sie Erfahrungen konfigurieren können, die mit Ihrer Organisation, Ihren Mitarbeitern und Ihrer Bereitschaft übereinstimmen. Verschiedene Organisationen werden die Bausteine auf unterschiedliche Weise verwenden, aber die Bausteine selbst spiegeln gemeinsame Muster wider, mit denen Organisationen ihre Arbeit erledigen:

  • Teamwebsites (Zusammenarbeit)

  • Kommunikationswebsites (Zusammenarbeit)

  • Hubwebsites (Verbindung)

Hub-Bausteine

Im Mittelpunkt stehen die drei Arten von Bausteinen, die eine gemeinsame Struktur haben. Beispielsweise teilen sie sich den gleichen Satz interner Webparts. Es gibt jedoch einige grundlegende Unterschiede in Bezug auf Absicht, Nutzungserwartungen, Governance (einschließlich der Art und Weise, wie sie erstellt werden) und wie und welche Webparts Sie auf jeder Art von Website verwenden könnten.

Teamwebsite
Kommunikationswebsite
Hubwebsite
Primäres Geschäftsziel
Zusammenarbeit
Wenn Sie einen Ort schaffen möchten, an dem die Mitglieder einer Arbeitsgruppe oder eines Projektteams gemeinsam an Projektergebnissen arbeiten, eine Veranstaltung planen, den Status verfolgen oder Ideen austauschen können, benötigen Sie eine Teamwebsite. Teamwebsites sind standardmäßig mit einer Microsoft 365 Gruppe verbunden, um eine vollständige Palette von Kommunikations- und Zusammenarbeitstools bereitzustellen, einschließlich Microsoft Teams und Planner.
Kommunikation
Wenn Sie eine Nachricht senden, eine Geschichte erzählen, Inhalte zur Ansicht freigeben (aber nicht bearbeiten) oder Dienste oder Personen präsentieren möchten, benötigen Sie eine Kommunikationswebsite. Besitzer von Kommunikationswebsites möchten oft eine Engagement-Komponente einbinden - zum Beispiel einen "Ask Business Development"-Bereich auf einer Website, der Informationen über die Geschäftsentwicklung vermittelt. Dies ist ein großartiger Ort, um eine Yammer-Gruppe zu verbinden.
Connect
Wenn Sie ein gemeinsames Erlebnis für eine Familie von verwandten Websites erstellen möchten, um verwandte Inhalte durch das Zusammenrollen von Websiteaktivitäten und Nachrichten zu entdecken, organisieren Sie verwandte Websites so, dass sie eine gemeinsame Navigation haben, und wenden Sie ein gemeinsames Erscheinungsbild an.
Inhaltsautoren
Alle Mitglieder sind Inhaltsautoren, die Inhalte gemeinsam erstellen und bearbeiten.
Geringe Anzahl von Inhaltsautoren und eine viel größere Anzahl von Inhaltslesern oder Konsumenten.
Der Hubwebsitebesitzer definiert die gemeinsam genutzten Erfahrungen für die Hub-Navigation und das Design. Die Hubwebsite-Mitglieder erstellen Inhalte auf der Hubwebsite wie jede andere SharePoint-Website. Besitzer und Mitglieder der mit dem übergeordneten Hub verbundenen Websites erstellen Inhalte auf einzelnen Websites.
Governance
(wie für Ihr Unternehmen zulässig, basierend auf den Einstellungen im Security &Compliance Center)
Normalerweise vom Team bestimmt. Die Praktiken sind so aufeinander abgestimmt, dass sie die Arbeit am besten erledigen.
Richtlinien, die oft von der Organisation festgelegt werden, um die Konsistenz der Erfahrungen und ein effektives Management von Unternehmensinformationen zu gewährleisten.
Governance wird von jedem Besitzer der zugehörigen Website festgelegt, basierend auf der Art der Website und den Unternehmensrichtlinien. Das beste Erlebnis für Besucher wird erreicht, wenn jeder mindestens Leserechte für zugehörige Websites hat (dies ist jedoch nicht erforderlich).
Berechtigungen
Microsoft 365 Gruppe sowie SharePoint Gruppen und Berechtigungsstufen
SharePoint-Gruppe
Identisch mit dem ursprünglichen Websitetyp. Hubwebsites ändern nicht die Berechtigungen einer zugehörigen Website.
Erstellt von
Websitebesitzer (es sei denn, dies wurde in Ihrer Organisation deaktiviert) oder Administrator.
Websitebesitzer (es sei denn, dies wurde in Ihrer Organisation deaktiviert)
Globaler Administrator oder SharePoint-Administrator in Microsoft 365
Beispiele
Projektteam, das zusammenarbeitet, um Aufgaben zu erledigen und Aufgaben zu verwalten.
Planungskomitee für die Feiertagsparty, welches das jährliche Treffen plant
HR-Leistungsverwaltungsteam
Geschäftsführungskommitee - verschiedene Führungsgruppen innerhalb der Organisation
Extranet-Website für die Zusammenarbeit mit Partner A
Richtlinien für die Veröffentlichung von Richtlinien für Geschäftsreisen durch das Reiseteam
Richtlinien und Verfahren
Microsite für eine neue Unternehmensinitiative
Ressourcen für das Vertriebsteam für ein Produkt oder eine Dienstleistung
HR-Hub, der eine Verbindung und einen Roll-up für alle HR-Funktionen bereitstellt, z. B. Vorteile, Zahlungen, Leistungsmanagement, Talenterwerb und ein Managerportal
Vertriebszentrale, die Unternehmensressourcen für die Vertriebsorganisation bereitstellt und regionale Vertriebsteams und Kommunikationswebsites miteinander verbindet
Standortspezifischer Hub, der die Kommunikations- und Teamwebsites für einen bestimmten Standort (das Büro in New York) bündelt

Was sollte eine Hubwebsite sein?

Hubwebsites ergänzen die Sucherfahrung, indem sie Ihnen helfen, Informationen im Kontext zu entdecken.

Eine der größten Herausforderungen bei der Entwicklung von Intranet ist es, herauszufinden, wie die Intranet-Navigation organisiert sein sollte. In der neuen Welt, in der alle Team- und Kommunikationswebsites Peer-Site-Sammlungen sind, müssen Informationsarchitekten darüber nachdenken, Erfahrungen zu schaffen, die es Intranet-Nutzern ermöglichen, in mehreren "Finden"-Szenarien das zu finden, was sie brauchen:

  • Ich weiß, dass es vorhanden ist, und ich weiß, wo es ist

  • Ich weiß, dass es vorhanden ist, aber ich weiß nicht, wo es ist

  • Ich weiß nicht, ob es vorhanden ist

Diese Szenarien werden durch eine Kombination aus Navigation, Suche und Entdeckung (oder Glücklicher Zufall) ermöglicht und sollten ein Faktor dafür sein, wie Sie Ihre Hubwebsites gestalten und organisieren. Eine der wichtigen Funktionen, die Hubwebsites ermöglichen, ist die zufällige Entdeckung von Informationen, da sie kontextrelevante Inhalte von Websites auftauchen können, denen Sie möglicherweise nicht folgen, die aber mit dem Hub verbunden sind. Die SharePoint-Startseite wurde entwickelt, um das Auffinden und die Suche über den gesamten Inhalt der Organisation zu unterstützen, aber wenn Sie bereits einen bestimmten Kontext im Sinn haben, können Hubwebsites sehr hilfreich sein, um diese Erfahrungen auf eine Handvoll verwandter Websites zu beschränken.

Denken Sie als Ausgangspunkt in Ihrer Hub-Planung an Hubwebsites für Schlüsselfunktionen, die Ihre Benutzer benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen - zum Beispiel: Personalwesen, Finanzen, Kommunikation oder Öffentlichkeitsarbeit, Recht und IT. Diese Funktionen können in verschiedenen Organisationsabteilungen oder Geschäftseinheiten großer Organisationen vertreten sein oder in der Rolle einiger weniger Personen in kleineren Organisationen zusammengefasst sein.

Nehmen wir das Personalwesen als Beispiel. Das Personalwesen umfasst oft die folgenden Unterfunktionen:

  • Vorzüge

  • Vergütung und Entschädigung

  • Talentakquise oder Rekrutierung von Talenten

  • Leistungsverwaltung

  • Berufliche Entwicklung oder Schulung

  • Manager-Portal

Unter Verwendung des Leitprinzips der Erstellung einer Website für jede Arbeitseinheit können Sie sich eine HR-Websitefamilie vorstellen, die sechs funktionale Websites für jede dieser Funktionen sowie eine HR-Startseite umfasst, die die verwandten Websites verbindet, um eine allgemeine HR-Erfahrung zu bieten. Dies ist eine weitere Möglichkeit, über den Wert von Hubwebsites nachzudenken: Sie ermöglichen es Ihnen, eine Erfahrung zu schaffen, welche die Informationserfassung für einen bestimmten Kontext verbessert (in unserem Beispiel für Mitarbeiter, die nach Personalinformationen suchen).

HR-Hub

Im klassischen Intranet-Modell haben Sie möglicherweise eine HR-Website angelegt und Subwebsites zur Unterstützung jeder HR-Funktion verwendet. In der neuen flachen Welt der modernen SharePoint-Websites ist die HR-Familie über den HR-Hub verbunden, um dieses Bindegewebe für die Navigation innerhalb der Familie bereitzustellen und die Möglichkeit zu bieten, zufällig Inhalte auf einem verwandten Familienmitglied zu entdecken, wenn Benutzer zur HR-Startseite navigieren. Wenn Sie beispielsweise auf dem HR-Hub eine Nachrichtenmeldung über die offene Stellenausschreibung lesen, weil Sie gerade dabei sind, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, könnten Sie sich freuen zu erfahren, dass eine neue Version des Onboarding-Toolkits " Willkommen im Unternehmen " gerade auf der Website der Talent-Akquisition veröffentlicht wurde. Wenn Sie versuchen, die Office-Freigaberichtlinie des HR-Teams zu finden, werden Sie es ebenfalls zu schätzen wissen, dass Sie Ihre Suche nur auf die Hr-verbundenen Websites und nicht auf die gesamte Organisation beschränken können.

Sie müssen nicht über eine Hubwebsite für jede Funktion verfügen. Wenn eine Funktion jedoch mehrere logisch unterschiedliche Dienste bereitstellt (wie im HR-Beispiel), ist es eine gute Vorgehensweise, eine Hubwebsite zu erstellen, um Ihren Benutzern einen einzigen Ausgangspunkt zu bieten. Intranet-Benutzer beginnen häufig mit dem Durchsuchen. Hubwebsites kombinieren die Vorteile des Browsens ("Ich weiß, dass dies ein HR-Thema ist") mit den Vorteilen einer detaillierteren Suche ("Ich möchte Informationen über die Augenversicherung finden, nicht über die strategische Vision des Unternehmens"). Selbst wenn die Benutzer nicht wissen, welche Unterfunktion einen Dienst anbietet, können sie zum HR-Hub navigieren und dann mit dem vom Hub bereitgestellten Suchbereich innerhalb des HR-Hubs suchen (oder navigieren), um schnell zu finden, was sie benötigen.

Einige organisatorische Funktionen haben einen unternehmensweiten Bereich, aber eine regionale oder produktbezogene Ausführung. Denken Sie beispielsweise an eine Verkaufsabteilung, die Websites für Verkaufsregionen und Websites für standortbezogene Büros haben kann. Diese Art von Funktion stellt seit jeher eine Herausforderung für die hierarchische Organisation von Intranet-Inhalten über Subwebsites dar. Machen wir die Website des Vertriebs im Südosten zu einer Subwebsite der Website der Region Südosten oder der Vertriebswebsite? Und was passiert, wenn sich ein Staat innerhalb der Region Südost bewegt, z. B. von der Region Südost in die Region Nordost? Diese Art der dynamischen Organisationsbewegung schafft einen Alptraum für die Intranet-Organisation, wenn Sie Subwebsites verwenden, jedoch nicht mit Hubwebsites. Wenn Sie einen Hub auswählen, kann dies zu einer Gewissensüberschrift führen, da eine einzelne Website nur einem Hub zugeordnet werden kann. Beachten Sie jedoch, dass Inhalte von einer Website auf mehreren Hubs angezeigt werden können. Sie können Quellen für die folgenden Webparts auf einem Hub anpassen:

Hinweis

Eine Organisation kann bis zu 2.000 Hubwebsites haben. Möglicherweise benötigen Sie nicht für jede Funktion eine Hubwebsite, und es ist wichtig, einige Planungen durchzuführen, bevor Sie Hubs erstellen.

Es gibt keine Methode "eine Größe passt alle", um zu bestimmen, wie Websites in diesem Szenario an einen Hub ausgerichtet werden. Beginnen Sie immer mit der Beantwortung dieser Fragen:

  • Wer ist Ihre Zielgruppe und was muss sie erreichen?

  • Wie können die Personen, die diese Informationen benötigen, ihre Arbeit erledigen?

Richten Sie Ihren Hub aus, um Erfahrungen zu schaffen, die den Benutzer zuerst befähigen. Vielleicht möchten Sie überlegen, wie die Personen in jeder Arbeitsgruppe über die Arbeit denken, die sie ausführen, indem Sie regionale Websites mit der Funktion abstimmen, da Verkaufsinhalte für den Nordosten eher ähnlich organisiert sind wie Verkaufsinhalte für den Südosten als für das Regionalbüro Südosten. Aber das ist sehr wohl eine "es kommt darauf an"-Situation. In einigen Organisationen wird es viel sinnvoller sein, alle Funktionen um einen regionalen Hub herum zu organisieren als um einen funktionalen Hub. Mit den Multi-Geo-Funktionen von Hubwebsites können Sie eine bessere Benutzererfahrung schaffen, indem Sie den Österreich-Vertrieb mit dem Österreich-Hub und nicht mit dem globalen Vertriebspartner verbinden. In diesem Szenario können Sie über einen Link auf der Österreich-Vertriebswebsite diese mit dem globalen Vertriebszentrum verbinden und jede regionale Vertriebswebsite in die Hub-Navigation für den globalen Vertrieb aufnehmen.

Hinweis

Eine Website kann nur einer Hub-Familie zugeordnet werden. Hub-Familien können jedoch mithilfe von Links auf der Seite oder in der Hub-Navigation miteinander verbunden werden.

Eine bewährte Methode ist, mit einem konsistenten Ansatz für alle Funktionen zu beginnen, die ein Muster aufweisen, z. B. "Umsatz". Wenn Sie regionsspezifische Funktionen auf den regionalen Hub ausrichten, tun Sie dies für alle Funktionen. Beide Ansätze sind gültig, aber aus Sicht der Benutzerfreundlichkeit hilft es, konsistent zu sein.

Wie sollte ich meine Hubwebsite organisieren?

Hubwebsites bieten zwei primäre organisatorische Erfahrungen, die Sie im Rahmen des Hub-Planungsprozesses berücksichtigen sollten. Obwohl das Erstellen einer Hubwebsite durch den globalen oder SharePoint-Administrator in Microsoft 365 erfolgen muss, liegt die Planung, Verwaltung und Organisation der Hubwebsite in der Verantwortung des Hubwebsitebesitzers. Die Organisationskonzepte für Hubs sind:

  • Zuweisung

  • Navigation

Zuweisung

Eine Website wird Teil einer Hub-Familie, indem eine SharePoint-Website einer Hubwebsite zugeordnet wird. Beim Erstellen einer Hubwebsite sollten SharePoint-Administratoren nur bestimmten Websitebesitzern das Zuordnen von Websites zum Hub erlauben.

Nachdem ein SharePoint-Administrator der Websitebesitzer die Berechtigung zum Zuordnen Ihrer Websites zu einer Hubwebsite erteilt hat, kann der Websitebesitzer die Websites dem Hub zuordnen. Wenn dies der Fall ist, erbt die Website das Thema der Hubwebsite und die freigegebene Navigation. Die Inhalte von ihrer Website werden auf die Hubwebsite hochgeladen, und die Website wird in den Suchbereich der Hubwebsite aufgenommen.

Wenn Sie dem Hub zuordnen, wird die Website nicht automatisch zur Hub-Navigation hinzugefügt. Hubwebsitebesitzer legen fest, welche Websites in die Navigation einbezogen werden. Sie können auch die Nachrichten, Websites und hervorgehobenen Inhalte konfigurieren, um die Aktivitäten von allen zugehörigen Websites oder nur ausgewählten Websites zu aktivieren.

Hinweis

Bei einer Zuordnung zu einem Hub werden die Berechtigungen für eine Website nicht geändert. Wenn Sie eine Website zuordnen, die eingeschränkten Zugriff auf einen Hub hat, können nur Benutzer, die Zugriff auf die eingeschränkte Website haben, Inhalte im Hub bereitstellen. Informationen, die auf der Hubwebsite angezeigt werden, werden als Sicherheit gekürzt: Wenn Sie keinen Zugriff auf die Inhalte haben, wird Sie nicht angezeigt. Etwas, das Sie vielleicht in Betracht ziehen sollten, ist das Anpassen der Berechtigungen für die zugehörigen Websites, nachdem Sie Ihre Hub-Familie zusammengestellt haben.

Der Hubwebsitebesitzer bestimmt, welche Websites in der freigegebenen Navigation widergespiegelt werden, und kann auch Links zu anderen Ressourcen enthalten. Diese Navigation wird oben unterhalb der Suiteleiste angezeigt. Meistens möchten Sie Ihrer Hub-Navigation zugeordnete Websites hinzufügen. Dies ist einer der Vorteile der Erfahrungen, die Sie mit einem Hub aktivieren können. Ihre Hubnavigation kann bis zu drei Ebenen aufweisen, was Ihnen ermöglicht, Ihre Hubfamilie so zu organisieren, dass Sie Benutzern dabei hilft, relevante Inhalte zu entdecken und zu finden.

Möglicherweise möchten Sie jedoch nicht jede zugeordnete Website zu Ihrer Navigation hinzufügen, und Sie können auch Websites hinzufügen, die der Navigation nicht zugeordnet sind. Betrachten Sie beim Planen Ihrer Hub-Navigation Folgendes.

  • Möchten Sie der Navigation private oder eingeschränkte Access-Sites hinzufügen? Vielleicht. Beispielsweise kann das Personalwesen seine private Teamwebsite mit dem HR-Hub verknüpfen, um es den Mitgliedern des HR-Teams leichter zu machen. Aber der Besitzer des HR-Hubs möchte die private HR-Teamwebsite möglicherweise nicht zur gemeinsamen Navigation für den HR-Hub hinzufügen, da dies die private HR-Website für alle in der Organisation auffindbarer machen würde, die eine Zugangsaufforderung erhalten, wenn sie auf den Link zur HR-Teamwebsite klicken. Wenn der Besitzer der HR-Teamwebsite nicht viel Zeit damit verbringen möchte, Zugangsanfragen zu verweigern, ist es vielleicht eine gute Idee, die private Teamwebsite von der Navigation für den HR-Hub auszuschließen. Auf der anderen Seite kann es eine Website geben, die "halbprivat" ist und von der Sie möchten, dass interessierte Personen sie entdecken. Beispielsweise können Sie eine Gemeinschaft haben, welche die Mitgliedschaft auf Personen mit einem bestimmten Fachwissen beschränken möchte, aber auch Experten in der gesamten Organisation entdecken möchte. In diesem Szenario erhalten Benutzer möglicherweise eine Zugangsverweigerung/Anforderung, aber der Website-Besitzer ist vorbereitet und möchte interessierten Personen Zugang gewähren.

    Tipp

    Wenn Sie in Ihrer Hub-Navigation Links zu privaten Websites hinzufügen, fügen Sie dem Linknamen (eingeschränkt) oder (privat) oder (extern) hinzu, um den Benutzern zu verstehen, dass sie möglicherweise keinen Zugriff auf den Navigationslink haben.

  • Möchten Sie Websites hinzufügen, die dem Hub nicht der Navigation zugeordnet sind? Vielleicht. Da eine einzelne Website nur einem Hub zugeordnet werden kann, bietet das Hinzufügen von Websites, die nicht Ihrem Hub zugeordnet sind, eine Möglichkeit, Ihren Hub mit verwandten Websites zu verbinden. Wenn Sie beispielsweise Funktionen innerhalb einer Region anstelle des globalen Funktionshubs einem regionalen Hub zuordnen möchten, können Sie Navigationslinks vom Funktionshub zu jeder der regionalen Websites hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise einen Funktionshub für das HR haben, können Sie die regionalen HR-Websites (Nordost-HR, Südost-HR usw.) in die Navigation des HR-Hubs aufnehmen, um eine umfassende HR-Erfahrung zu schaffen. Wenn Sie dies tun, werden die Nachrichten und Aktivitäten auf den regionalen HR-Websites nicht im HR-Hub angezeigt (Sie werden aber im regionalen Hub angezeigt). Und wenn Sie vom HR-Hub zur regionalen HR-Website navigieren, befinden Sie sich auf einer Website, welche die regionale Hub-Navigation und das Thema hat, nicht die HR-Navigation und das Thema. Es gibt nichts Falsches oder Schlechtes an diesem Szenario, aber Sie sollten sich der Auswirkungen bewusst sein, wenn Sie Ihre Hub-Navigationserfahrungen planen

    Tipp

    Ordnen Sie dem Hub keine Extranet-Websites zu, wenn Sie nicht möchten, dass Extranet-Benutzer die freigegebene Navigation sehen. Berücksichtigen Sie einfach das Hinzufügen der externen Websites zur Hub-Navigation, so dass interne Benutzer schnellen Zugriff auf relevante Extranet-Websites haben.

Kann ich nur eine Hubwebsite für die gesamte Organisation erstellen?

Es ist nicht erforderlich, dass Sie über mehr als einen Hub für Ihre Organisation verfügen, aber Sie sollten sich überlegen, was dies sowohl für die Organisation als auch für die Informationssuche bedeutet. Es könnte eine Möglichkeit sein, um zu beginnen, aber es ist wahrscheinlich nicht der Ort, an dem Sie enden.

Wenn Sie nur über einen Hub verfügen, verpassen Sie die Möglichkeit, verwandte Informationen einfach im Kontext anzuzeigen. Wenn Sie beispielsweise über einen zentralen Hub für Unternehmen verfügen, wird es schwieriger, die HR-bezogenen Nachrichten auf der HR-Website zu belassen. Auch kleine Organisationen stellen möglicherweise fest, dass das Einschränken des Kontexts, in dem die Benutzerinformationen finden, beim Verwalten der Informationsüberlastung hilfreich ist.

Wenn Sie die ersten Schritte mit einem einzigen organisatorischen Hub durchführen möchten und auch in der Lage sein sollen, die Informationen, die Benutzern angezeigt werden, im Kontext bereitzustellen, können Sie dies tun, aber es ist ein Veröffentlichungsvertrag mit Inhaltsautoren erforderlich. Hier sind ein paar Möglichkeiten, dieses Ergebnis mit einem einzigen Hub zu erreichen:

  • Namenkonventionen: Fügen Sie Nachrichtenartikeln ein Präfix hinzu und verwenden Sie einen Hervorgehobenen Inhalts-Webpart, um Nachrichten zu rollen, die z. B. mit "HR" auf der HR-Website und "Vertrieb" auf der Vertriebs-Website beginnen, oder um Nachrichten auf der Hub-Website zu bündeln.

  • Seiten-Metadaten: Ordnen Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft einer verwalteten Eigenschaft zu und wenden Sie diese auf Seiten an. Verwenden Sie die benutzerdefinierten Seiten-Metadaten in einem hervorgehobenen Inhalts-Webpart auf einer Seite einer beliebigen Website. Diese Vorgehensweise bietet mehr Flexibilität bei der Informationspräsentation.

Sie können wahrscheinlich sehen, dass diese Ansätze mit einer kleinen Veröffentlichungsgruppe einfacher zu implementieren sind und viel schwieriger, wenn die Veröffentlichung von Inhalten über die gesamte Organisation verteilt ist. Wenn Ihre Organisation, wie viele andere, ein verteiltes Veröffentlichungsmodell hat oder anstrebt, werden Sie über die Auswirkungen, Schulungen und die Veröffentlichungsverträgen nachdenken wollen, die Sie implementieren müssen, wenn Sie mit einem einzigen organisatorischen Hub beginnen.

Wissen, wie Ihre Zielgruppe SharePoint-Hubwebsites verwendet

Ihre Zielgruppe kann SharePoint Hubwebsites über die SharePoint Startseite in Microsoft 365 nutzen – sowohl die Websites selbst als auch die Art und Weise, wie Nachrichten vom Hub zur Startseite fließen. Denken Sie auch an mobile SharePoint-Apps, mit denen Sie auf die Hub-Startseite, Nachrichten und die Navigation zu zugehörigen Websites zugreifen können. Berücksichtigen Sie den Wert von Benachrichtigungen für mobile Apps. Fordern Sie die Benutzer auf, mit der mobilen SharePoint-App unterwegs auf dem Laufenden zu bleiben. Stellen Sie sicher, dass Sie Betriebssysteme, Bildschirmgrößen, die Auflösung und die Formfaktoren in Betracht ziehen. Alle modernen Websites, Seiten, Nachrichten und Listen sollten auf allen diesen Seiten gut funktionieren, und einige werden wieder verwendet, wenn Benutzer Inhalte auf kleinen Geräten belegen.

Weitere wichtige Überlegungen

  • Suchen nach Hubs, wenn Sie über mehrere verfügen. SharePoint-Hubwebsites sind ein wichtiger Baustein für Ihr Intranet. In den meisten Unternehmen wird der Typ der globalen Navigation, die von den Intranet-Designern gewünscht wird, nicht von Hub-Websites bereitgestellt. Nachfolgend finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Hubwebsites entdecken können:

    • Auf der SharePoint-Startseite. Binden Sie Ihre Hubwebsites in den Bereich Empfohlene Links auf der SharePoint-Startseite ein. Empfehlen Sie allen Benutzern, Hubwebsites zu folgen.

    • In der mobilen SharePoint-App. Hubwebsites finden Sie auch in der mobilen SharePoint-App und sind noch auffälliger, wenn Benutzer Hubwebsites folgen.

    • Aus dem Organisationsportal. Wenn Sie ein bestehendes organisatorisches Intranet oder Portal haben, können Sie in Ihrer bestehenden Navigation auf Ihre Hubwebsites verweisen.

    • Auf jeder Hubwebsite. Berücksichtigen Sie, auf jeder Hubwebsite einen Link zu Ihrer Startseite des Organisationsportals hinzuzufügen. Fügen Sie den Link zum Organisationsportal ("Startseite") ganz rechts in Ihrer Hub-Navigation hinzu, um den primären Fokus Ihrer Hubwebsite auf den Kontext der Hubwebsite zu legen.

  • Erreichen der richtigen Zielgruppe für Nachrichten. Mit Hubwebsites können Sie Nachrichten an die richtigen Personen zur richtigen Zeit und in den richtigen Kontext bringen. Nachrichten fließen nicht nach unten zu zugeordneten Websites, nur von der zugeordneten Website zum Hub. Wenn Sie die größtmögliche Reichweite für Ihre Nachrichten wünschen, veröffentlichen Sie diese auf der Hubwebsite. Um Hubnachrichten sichtbarer zu machen, sollten Sie zwei News-Webparts auf Ihrer Startseite haben: eines für Nachrichten, die auf der Hub-Startseite veröffentlicht wurden, und ein weiteres, das Nachrichten enthält, die von zugeordneten Websites (alle oder nur ausgewählte Websites) bereitgestellt wurden.

  • Hub-Namenskonventionen. Denken Sie darüber nach, Namenskonventionen für Hubwebsites festzulegen, um sie leichter zu entdecken. Einige Optionen umfassen Namen wie "HR Central", "HR Hub", "HR Portal". Versuchen Sie, eine einheitliche Namenskonvention für alle Hubwebsites auszuwählen.

  • Vorbereitungen für Hub. Nachdem Sie Ihre Hubs geplant haben, können Sie eine vorhandene Website (vorzugsweise eine Kommunikationswebsite) in eine Hubwebsite umwandeln oder eine neue Kommunikationswebsite erstellen und zu einer Hubwebsite machen. Anschließend können Sie die Webparts und die Navigation auf der Hubwebsite hinzufügen und konfigurieren, um die Hub-Funktionen hervorzuheben.

  • Subwebsites. Hubwebsites lösen viele oder einen Großteil der Anwendungsfälle, für die Sie zuvor Subwebsites verwendet haben. Wir empfehlen die Verwendung von Hubwebsites zur Organisation der Websites in Ihrem Intranet. Subwebsites werden jedoch weiterhin als klassische Features unterstützt, und die neue Teamwebsite-Vorlage wird als Option für Subwebsites hinzugefügt.

Verwenden Sie Hubwebsites, wenn sie mit Ihren Geschäftsergebnissen übereinstimmen und einen Bedarf für Ihre Benutzer decken. Die Fähigkeiten von Hubwebsites entwickeln sich weiter, und wir arbeiten daran, so schnell wie möglich einige der am häufigsten nachgefragten Funktionen zu implementieren, wie beispielsweise die Möglichkeit, die Navigationslinks in Hubwebsites auf bestimmte Personengruppen auszurichten.

Benötigen Sie weitere Hilfe?

Frage stellen Wenn Sie technische Fragen zu diesem Thema haben, ist es vielleicht hilfreich, diese im SharePoint-Diskussionsforum zu stellen. Dies ist eine großartige Ressource, um andere Benutzer zu finden, die mit ähnlichen Problemen zu tun oder sich in der gleichen Situation befunden haben.

Hauptautor: Susan Hanley, MVP
LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/susanhanley
Website: www.susanhanley.com
Blog: http://www.computerworld.com/blog/essential-sharepoint