Berichte zur Datei- und Ordnerfreigabe auf einer SharePoint-Website

Sie können eine CSV-Datei mit jeder eindeutigen Datei, jedem Benutzer, jeder Berechtigung und jedem Link auf einer bestimmten SharePoint oder OneDrive. Auf diese Weise können Sie besser verstehen, wie die Freigabe verwendet wird und ob Dateien oder Ordner für Gäste freigegeben wurden. Sie müssen ein Websiteadministrator sein, um den Bericht ausführen zu können.

Wenn Sie den Bericht ausführen, wird die CSV-Datei an einem Speicherort Ihrer Wahl auf der Website gespeichert.

Wenn Sie möchten, dass Websitemitglieder den Bericht nicht sehen, sollten Sie in Microsoft SharePoint einen Ordner mit unterschiedlichen Berechtigungen erstellen, in dem nur Websitebesitzer auf den Bericht zugreifen können.

So führen Sie den Bericht aus (SharePoint)

  1. Öffnen Sie die Website, auf der Sie den Bericht ausführen möchten
  2. Klicken Sie Einstellungen menü auf Websitenutzung.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Freigegeben für externe Benutzer auf Bericht ausführen.
  4. Wählen Sie einen Speicherort aus, um den Bericht zu speichern, und klicken Sie dann auf Speichern.

So führen Sie den Bericht aus (OneDrive)

  1. Wählen Sie im Microsoft 365-App-Startfeld die kachel OneDrive aus.
  2. Klicken Sie Einstellungen Menü auf OneDrive Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen, und klicken Sie dann auf Freigabebericht ausführen.
  4. Wählen Sie einen Speicherort aus, um den Bericht zu speichern, und klicken Sie dann auf Speichern.

Je nach Größe der Website kann die Ausführung des Berichts einige Zeit dauern.

Nach Abschluss der Ausführung des Berichts erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zum Bericht.

CSV-Format

Für Elemente, die für den direkten Zugriff freigegeben sind, enthält der Bericht eine Zeile für jede Benutzer-/Elementkombination. SharePoint werden im Bericht angezeigt, aber nicht einzelne Benutzer darin.

Für Elemente, die mit einem Link geteilt werden, enthält der Bericht eine Zeile für jeden angemeldeten Benutzer, der den Link verwendet oder über das Freigabedialogfeld gesendet wurde. Links, die direkt per E-Mail gesendet wurden, auf die nicht geklickt wurde, und Jeder-Links sind nicht im Bericht enthalten.

Der Bericht enthält die folgenden Spalten:

Spalte Beschreibung
Ressourcenpfad Die relative URL des Elements
Elementtyp Der Typ des Elements (Web, Ordner, Datei usw.)
Berechtigung Die Berechtigungsstufe, die der Benutzer für dieses Element hat
Benutzername Anzeigename des Benutzers oder der Gruppe, der Zugriff auf dieses Element hat. Wenn es sich um einen Freigabelink handelt, ist der Benutzername SharingLink.
Benutzer-E-Mail Die E-Mail-Adresse des Benutzers, der Zugriff auf dieses Element hat. Dies ist für SharePoint leer.
Benutzer- oder Gruppentyp Der Typ des Benutzers oder der Gruppe: Mitglied (intern), Gast (extern), SharePoint Gruppe, Sicherheitsgruppe oder Microsoft 365 Gruppe. (Beachten Sie, dass Member sich auf ein Mitglied im Verzeichnis bezieht, nicht auf ein Mitglied der Website.)
Link-ID Die GUID des Freigabelinks, wenn Benutzername Freigabelink ist
Linktyp Der Typ des Links (Anonym, Unternehmen, bestimmte Personen), wenn Benutzername Freigabelink ist
AccessViaLinkID Die Link-ID, die für den Zugriff auf das Element verwendet wird, wenn die Berechtigung eines Benutzers für ein Element über einen Link erfolgt.