Bericht über die Datei-und Ordnerfreigabe auf einer SharePoint-WebsiteReport on file and folder sharing in a SharePoint site

Sie können eine CSV-Datei jeder eindeutigen Datei, eines Benutzers, einer Berechtigung und eines Links auf einer bestimmten SharePoint-Website oder OneDrive-Bibliothek erstellen.You can create a CSV file of every unique file, user, permission and link on a given SharePoint site or OneDrive library. Dies kann Ihnen helfen zu verstehen, wie die Freigabe verwendet wird und ob Dateien oder Ordner für Gäste freigegeben werden.This can help you understand how sharing is being used and if any files or folders are being shared with guests. Sie müssen ein Websitesammlungsadministrator oder ein Gruppenbesitzer sein (wenn die Website mit einer Office 365 Gruppe verbunden ist), um den Bericht auszuführen.You must be a site collection administrator or a group owner (if the site is connected to an Office 365 group) in order to run the report.

Wenn Sie den Bericht ausführen, wird die CSV-Datei an einem Speicherort Ihrer Wahl auf der Website gespeichert.When you run the report, the CSV file is saved to a location of your choosing on the site.

Wenn Sie nicht möchten, dass Websitemitglieder den Bericht anzeigen, sollten Sie in SharePoint einen Ordner mit unterschiedlichen Berechtigungen erstellen, bei dem nur Websitebesitzer auf den Bericht zugreifen können.In SharePoint, if you don't want site members to see the report, consider creating a folder with different permissions where only site owners can access the report.

So führen Sie den Bericht aus (SharePoint)To run the report (SharePoint)

  1. Öffnen Sie die Website, auf der Sie den Bericht ausführen möchten.Open the site where you want to run the report
  2. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Websiteverwendung.On the Settings menu, click Site usage.
  3. Klicken Sie im Abschnitt für externe Benutzer freigegeben auf Bericht ausführen.In the Shared with external users section, click Run report.
  4. Wählen Sie einen Speicherort aus, um den Bericht zu speichern, und klicken Sie dann auf Bericht ausführen.Choose a location to save the report, and then click Run report.

So führen Sie den Bericht aus (OneDrive)To run the report (OneDrive)

  1. Öffnen Sie OneDrive.Open OneDrive.
  2. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf OneDrive Einstellungen.On the Settings menu, click OneDrive settings.
  3. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen, und klicken Sie dann auf Bericht ausführen.Click More settings, and then click Run report.
  4. Wählen Sie einen Speicherort aus, um den Bericht zu speichern, und klicken Sie dann auf Bericht ausführen.Choose a location to save the report, and then click Run report.

Je nach Größe der Website kann es einige Zeit dauern, bis der Bericht ausgeführt wird.The report may take some time to run depending on the size of the site.

Wenn der Bericht fertig ausgeführt wird, erhalten Sie eine e-Mail mit einem Link zum Bericht.When the report is finished running you will receive an email with a link to the report.

CSV-FormatCSV format

Für Elemente, die für den direkten Zugriff freigegeben sind, enthält der Bericht eine Zeile für jede Kombination aus Benutzer/Element.For items shared with direct access, the report contains one row for each user / item combination. SharePoint-Gruppen werden im Bericht angezeigt, aber nicht einzelne Benutzer darin.SharePoint groups are shown in the report, but not individual users inside them.

Für Elemente, die für einen Link freigegeben sind, enthält der Bericht eine Zeile für jeden angemeldeten Benutzer, der den Link über das freigabedialogfeld verwendet hat oder den Link über das Dialogfeld Freigabe gesendet hat.For items shared with a link, the report contains a row for each signed-in user who has used the link or has been sent the link through the sharing dialog box. Direkt per e-Mail gesendete Links, auf die nicht geklickt wurde, und alle Links werden nicht in den Bericht aufgenommen.Links emailed directly that haven't been clicked, and Anyone links are not included in the report.

Der Bericht enthält die folgenden Spalten:The report contains the following columns:

SpalteColumn BeschreibungDescription
RessourcenpfadResource Path Die relative URL des ElementsThe relative URL of the item
ElementtypItem Type Der Typ des Elements ("Internet", "Folder", "file" usw.)The type of item (web, folder, file, etc.)
BerechtigungPermission Die Berechtigungsstufe, die der Benutzer für dieses Element hatThe permission level the user has on this item
BenutzernameUser Name Anzeigename des Benutzers oder der Gruppe, der Zugriff auf dieses Element hat.Friendly name of the user or group that has access to this item. Wenn es sich um einen Freigabe Link handelt, lautet der Benutzername SharingLinkIf this is a sharing link, the user name is SharingLink
Benutzer-e-MailUser E-mail Die e-Mail-Adresse des Benutzers, der Zugriff auf dieses Element hat.The email address of the user who has access to this item. Dies ist für SharePoint-Gruppen leer.This is blank for SharePoint groups.
Benutzer-oder GruppentypUser or Group Type Der Typ des Benutzers oder der Gruppe: Mitglied (intern), Gast (extern), SharePoint-Gruppe, Sicherheitsgruppe oder Office 365 Gruppe.The type of user or group: Member (internal), Guest (external), SharePoint group, Security group or Office 365 group. (Beachten Sie, dass Mitglied auf ein Mitglied im Verzeichnis verweist, kein Mitglied der Website.)(Note that Member refers to a member in the directory, not a member of the site.)
Link-IDLink ID Die GUID des Freigabelinks, wenn der Benutzername mit der Freigabe verknüpft istThe GUID of the sharing link if user name is Sharing Link
VerknüpfungstypLink Type Der Typ der Verknüpfung (anonym, Unternehmen, bestimmte Personen), wenn der Benutzername mit der Freigabe verknüpft ist.The type of link (Anonymous, Company, Specific People) if user name is Sharing Link
AccessViaLinkIDAccessViaLinkID Die Link-ID , die für den Zugriff auf das Element verwendet wird, wenn die Berechtigung eines Benutzers für ein Element über einen Link erfolgt.The Link ID used to access the item if a user's permission to an item is via a link.