Leitfaden zur Migration von Box zu OneDrive

Mithilfe dieses Leitfadens können Sie sich auf die Migration von Box zu OneDrive in Microsoft 365 vorbereiten.

Die meisten Migrationen werden in normale Phasen unterteilt. Bewährte Erfolgsfaktoren für die Migration sind Planung, Bewertung und Korrektur, Vorbereiten der Zielumgebung, Migration und Onboarding Ihrer Benutzer.

Migrationsvorgang

Migrationsplanung Bewertung und Korrektur Vorbereiten der OneDrive-Umgebung Migration Benutzer-Onboarding
Welche Inhalte werden wo platziert

Grundlegendes zu Berechtigungen im Vergleich zur Freigabe

Erwartungen vorher und nachher

Leistungsaspekte für Migration und Netzwerk

Änderungsverwaltung und Kommunikation
Analysieren von Box-Administratorberichten

Bewerten der wesentlichen Bereiche

Beheben von Problemen
Vorabbereitstellung von Microsoft 365 und Benutzern Überprüfen von Migrationsangeboten

Microsoft FastTrack Services

Dienstanbieter für Migration
Normale E-Mails an Benutzer senden

Bereitstellen von Schulungen

Benutzer über die Auswirkungen benachrichtigen

Dokumentation für den Umstieg bereitstellen

Migrationsplanung

Bevor Sie mit der Migration beginnen, das Ergebnis zu planen. Dies tun Sie, indem Sie eine Bewertung Ihrer aktuellen Quellumgebung durchführen. Was Sie vorfinden, hat einen unmittelbaren Einfluss auf die gesamte Strategie und Zeitplanung. Dazu gehören:

  • Der Entwurf der Zielumgebung und die Zuordnung zwischen Quell- und Zielsystemen.
  • Die Menge der Inhalte, die Sie migrieren. Ermitteln Sie, ob der Inhalt redundant, veraltet oder noch relevant ist.
  • Integrieren Sie das Onboarding der Benutzer in Ihre Vorabplanung. Kommunizieren Sie frühzeitig und häufig mit Ihren Benutzern im Zusammenhang mit der Migration und deren Auswirkungen. Warten Sie nicht bis zum Schluss, um die Benutzer auf die Änderung vorzubereiten.

Welche Inhalte werden wo platziert

Überlegen Sie, wie Sie die Inhalte in Ihren Box-Konten heute verwenden, und planen Sie den Umstieg auf Microsoft 365 für eine bessere Zusammenarbeit.

Gehört die Datei mir allein, auch wenn ich sie vielleicht für andere freigebe? Wenn dies der Fall ist, speichern Sie sie in Ihrer persönlichen OneDrive-Bibliothek. Ihre persönliche Bibliothek ist standardmäßig privat, Sie können aber Dateien für andere freigeben, was besonders hilfreich ist, wenn Sie noch nicht als Team arbeiten.

Wenn Sie an einer Datei arbeiten, die für die Nutzung und Zusammenarbeit im Team bestimmt ist, verwenden Sie OneDrive, um diese in einer freigegebenen Bibliothek zu speichern, auf die Teammitglieder standardmäßig Zugriff haben. OneDrive gibt Ihnen Zugriff auf alle freigegebenen Bibliotheken in Microsoft Teams, SharePoint oder Outlook. Wenn Sie eine neue freigegebene Bibliothek für Teamdateien benötigen, können Sie direkt in OneDrive eine erstellen, Mitglieder hinzufügen und mit der Zusammenarbeit beginnen.

Freigabe

Grundlegendes zu Berechtigungen im Vergleich zur Freigabe

Durch die Art und Weise, wie Sie Ihre Dateien freigeben, wird bestimmt, wie diese in der Ansicht Für mich freigegeben in OneDrive angezeigt werden. Für mich freigegeben umfasst Folgendes:

  • Dateien und Ordner, die jemand über OneDrive für Sie freigegeben hat (durch Auswählen von Freigeben und Eingeben Ihres Namens oder Ihrer E-Mail-Adresse).
  • Dateien und Ordner, die Sie von einem freigegebenen Speicherort aus geöffnet haben.

In der folgenden Tabelle wird Ihre aktuelle Box-Freigabeoberfläche OneDrive zugeordnet.

Box OneDrive
Ordner oder Datei mit nur einem Besitzer, aber mehreren Mitwirkenden Als Besitzer sollten Inhalte in die persönliche OneDrive-Bibliothek des Benutzers migriert werden.

Für jeden Benutzer, der Zugriff auf den Ordner eines Benutzers hat, wird dieser Ordner automatisch in der Liste Für mich freigegeben angezeigt.
Nur ein Besitzer, aber für eine Box-Gruppe freigegeben Als Besitzer werden Inhalte in die persönliche OneDrive-Bibliothek des Benutzers migriert.

Die Box-Gruppe sollte in eine Sicherheitsgruppe konvertiert werden.

E-Mails sollten dann an die neue Sicherheitsgruppe gesendet werden, in der jeder Benutzer den Einladungslink akzeptieren kann. Inhalte werden dann in der Liste Für mich freigegeben dieser Benutzer angezeigt.
Ordner oder Datei mit mehreren Besitzern (Co-Administrator in Box) Inhalte sollten zu der entsprechenden freigegebenen Bibliothek migriert werden.

Für jeden Benutzer, der Zugriff auf die freigegebene Bibliothek hat und der zugehörigen SharePoint-Teamwebsite folgt, wird die SharePoint-Teamwebsite in der linken Navigation von OneDrive im Web angezeigt.
Box-Ordner mit Mitwirkenden außerhalb der Organisation Eine schrittweise Anleitung finden Sie im Abschnitt mit bewährten Methoden für externe Berechtigungen in diesem Dokument.

Hinweis: Alle Inhalte, die für einen Benutzer aus einer Box-Instanz eines anderen Unternehmens freigegeben wurden, werden nicht migriert. Wenn der Benutzer diese Inhalte beibehalten möchte, muss sein Box-Konto aktiv bleiben.
Benutzererfahrung von Freigegeben für in Box Nur Inhalte, die explizit für einen Benutzer freigegeben wurden, werden in dessen Ansicht Für mich freigegeben in OneDrive angezeigt.

Für Inhalte, die in freigegebenen Bibliotheken gespeichert sind, wird die Teamwebsite auf der linken Seite der OneDrive-Ansicht für Benutzer angezeigt, die Zugriff auf die Teamwebsite haben.

Bewertung und Korrektur Ihrer Inhalte

Bevor Sie Ihre Migration starten, ist es wichtig, eine Analyse Ihrer aktuellen Umgebung durchzuführen. Nur Sie kennen Ihre Daten und wissen, wie und von wem sie verwendet werden. Überlegen Sie, welche Box-Features Sie in der Produktion wie verwenden.

Alle folgenden empfohlenen Bewertungen können mithilfe des Ordner- und Datei-Administratorberichts von Box durchgeführt werden. Führen Sie diesen Bericht aus, und verwenden Sie dessen Ergebnisse für diese Bewertungen. Korrigieren Sie Ihre Inhalte in der Quelle, bevor Sie die Migration beginnen, um sich später Zeit und Aufwand zu sparen.

Bewerten Korrigieren
Dateierweiterungen Suchen Sie alle Dateien im Ordner- und Dateibericht, deren Pfad auf eine der hier definierten Erweiterungen endet: Dateitypen, die einer Liste oder Bibliothek nicht hinzugefügt werden können Wenn es sich bei den gesperrten Dateitypen um Skriptdateien handelt, werden diese gesperrt, da Skriptfunktionen in OneDrive standardmäßig gesperrt sind.

Wenn Sie diese Dateitypen zulassen möchten, aktivieren Sie die Skriptfunktionen wie hier beschrieben: Zulassen oder Verhindern von benutzerdefinierten Skripts.

Es ist wichtig, dass Sie verstehen, warum diese Dateien standardmäßig gesperrt werden, wie hier beschrieben: Sicherheitsaspekte beim Zulassen von benutzerdefinierten Skripts.
Zeichen für Datei- und Ordnernamen Suchen Sie alle Elemente im Bericht für Ordner und Dateien, deren Name eines der hier aufgeführten Zeichen enthält: Ungültige Dateinamen und Dateitypen in OneDrive und SharePoint Arbeiten Sie mit Ihrem Migrationsanbieter, um diese Zeichen in allen Datei- und Ordnernamen zu ersetzen.

Hinweis: Die Zeichen # und % werden unterstützt, sind aber nicht standardmäßig aktiviert. Gehen Sie folgendermaßen vor, um sie zu aktivieren: Neue Unterstützung für # und % in SharePoint und OneDrive
Pfadlänge von Datei- und Ordnernamen Suchen Sie alle Elemente im Bericht „Ordner und Dateien“, deren Pfad die hier beschriebene Dateipfadlänge überschreitet: SharePoint-Grenzwerte Arbeiten Sie mit Ihrem Migrationsanbieter, um Ihre Datei- und Ordnerstruktur so neu zu organisieren, dass sie diesen Grenzwert nicht überschreitet. Das Aufteilen großer Laufwerke, die mehrere Szenarien bedienen, in kleinere, stärker fokussierte Laufwerke könnte hier hilfreich sein.
Große Laufwerke und komplexe Freigabe Suchen Sie nach Laufwerken mit einer sehr großen Inhaltsmenge oder vielen eindeutigen Freigabeberechtigungen – dies ist in der Regel ein Anzeichen dafür, dass das Laufwerk in kleinere, stärker fokussierte Websites unterteilt werden sollte.

Insbesondere müssen alle Laufwerke mit mehr als 50.000 Dokumenten, die für unterschiedliche Benutzer freigegeben wurden, aufgeteilt werden. Verwenden Sie den Ordner- und Dateibericht von Box sowie den Bericht für freigegebene Links, um derartige Laufwerke zu identifizieren.
Ermitteln Sie Inhaltsblöcke innerhalb dieser Laufwerke, die vom Konzept her ähnlich sind (z. B. gleiches Projektgebiet oder alle für die gleichen Benutzer freigegeben). Verschieben Sie diese Inhaltsblöcke auf neue Laufwerke, bevor Sie die Migration starten.

Vorbereiten Ihrer OneDrive-Umgebung

Bevor Sie Ihre Box-Inhalte migrieren, müssen Sie Ihre Benutzer in OneDrive vorab bereitstellen. Anleitungen zur Vorabbereitstellung finden Sie unter:

Migration

Migrationsvorgang

In den folgenden Aktionen ist ein typischer Migrationsvorgang dargestellt, der dem Leitfaden für bewährte Methoden von Microsoft folgt:

  1. Wählen Sie eine kleine Gruppe von Benutzern für eine Testmigration aus. Ziel des Pilotprojekts ist es, den Prozess, einschließlich Leistung und Benutzerkommunikation, zu überprüfen und Benutzerfeedback zu erhalten.

  2. Führen Sie die Pilotmigration durch. Dabei sollte eine inkrementelle Migrationsmethode verwendet werden, bei der die Migration im Hintergrund ohne Auswirkungen für die Benutzer erfolgt, gefolgt von einer Umstellung, bei der die Box-Konten der Benutzer deaktiviert, und die Benutzer angewiesen werden, die OneDrive-Zielumgebung zu verwenden. Diese Methode wird bevorzugt, weil die Auswirkungen auf die Benutzer minimiert werden.

  3. Sie müssen die Daten aus der Pilotmigration verstehen, um den restlichen Migrationszeitplan zu ermitteln und Änderungen vorzunehmen. Sie können beispielsweise die Vorlage für Ihre Benutzerkommunikation so aktualisieren, dass eine Frage beantwortet wird, die Sie von einem Benutzer des Pilotprojekts erhalten haben.

  4. Führen Sie die restliche Migration durch. Auch hier sollte eine inkrementelle Migrationsmethode verwendet werden, genau wie bei der Pilotmigration. Microsoft empfiehlt eine einzige Umstellung für alle Benutzer, bei welcher der Wechsel auf OneDrive erfolgt und ihre Box-Konten deaktiviert werden. Mit diesem Ansatzes können Unsicherheiten beseitigt werden, die dadurch entstehen, dass Benutzer gleichzeitig auf Box und OneDrive zusammenarbeiten.

    Hinweis

    Bei Box ist die Ratenbegrenzung aktiv, welche Auswirkungen auf den Zeitplan Ihrer Migration haben könnte. Arbeiten Sie mit Ihrem Migrationsanbieter, um zu verstehen, wie sich diese Begrenzungen auf Ihre Migration auswirken können.

Migrationsangebote

Derzeit steht Ihnen eine Vielzahl von Migrationsangeboten zur Verfügung. Dazu gehören:

Microsoft FastTrack

FastTrack ist ein Microsoft-Dienst, der in Ihren Abonnementkosten enthalten ist. Er stellt eine Reihe von bewährten Methoden, Tools, Ressourcen und Experten bereit, die sich dafür einsetzen, Ihre Erfahrungen mit der Microsoft Cloud zu optimieren.. Das Angebot umfasst einen Leitfaden zum OneDrive-Onboarding, Migrationsvorteile sowie Anleitung zur Einführung.

Mit der Onboarding-Anleitung können Sie:

  • Entdecken, was möglich ist.
  • Einen Erfolgsplan erstellen.
  • Neue Benutzer und Funktionen flexibel onboarden.

Der Datenmigrations-Vorteil umfasst Hilfestellung zum Migrieren von Inhalten aus der Dateifreigabe, aus Box oder aus Google Drive-Quellumgebungen.

Diese Anleitung umfasst sowohl die Aktivierung von OneDrive als auch der Quellumgebung. FastTrack führt auch bestimmte Datenmigrationsaktivitäten für Kunden mit 500 oder mehr Lizenzen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über das FastTrack Center-Leistungsangebot. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Besuchen Sie FastTrack.microsoft.com, gehen Sie die Ressourcen durch, und übermitteln Sie einen Antrag auf Unterstützung.

Dienstanbieter für Migration

Vielleicht stellen Sie fest, dass Ihre Organisation bestimmte Geschäftsanforderungen hat, für die Sie Drittanbieterdienste oder -anwendungen nutzen möchten, die Sie bei der Ausführung der Migration unterstützen. Sehen Sie sich die professionellen Dienste und Anwendungen an, die von Partnern im Microsoft Partner Center angeboten werden. Dort finden Sie Experten, die Ihnen bei der Migration der Inhalte Ihres Unternehmens nach Microsoft 365 behilflich sind. Weitere Informationen finden Sie unter: Microsoft Partner Center.

Benutzer-Onboarding

Entwickeln Sie einen Plan, um Ihre Benutzer auf die bevorstehenden Änderungen vorbereiten. Die folgenden Faktoren sollten Sie in Ihrem Plan berücksichtigen:

  • Betonen Sie die Vorteile des Umstiegs. Unterstreichen Sie die Vorzüge, die Funktionen für die Zusammenarbeit und die Gründe für den Umstieg.
  • Schulungen für Endbenutzer. Bieten Sie Ihren Benutzern Schulungen zu den Features in OneDrive an.
  • Schulungen für Ihr Helpdesk. Schulen Sie vor der Umstellung Ihr Helpdesk im Zusammenhang mit wichtigen Features und häufigen Fragen von Benutzern.
  • Bereiten Sie sich auf eine mögliche Downtime vor. Stellen Sie sicher, dass ein Plan für eine mögliche Downtime vorliegt, die während der Migration auftreten kann.

Entwickeln Sie einen Plan für die Kommunikation mit Ihrer Benutzerbasis. Geben Sie klare Zeitangaben, Erwartungen und Auswirkungen auf Einzelpersonen bekannt. Folgende Faktoren sollten berücksichtigt werden:

  • Die Zeitachse für die Migration und deren Auswirkungen auf Benutzer (ggf. mit Handlungsaufforderungen für die Benutzer).
  • Versichern Sie Ihren Benutzern, dass Inhalte, die bereits in OneDrive enthalten sind, sicher sind und nicht überschrieben werden.
  • Geben Sie bekannt, ob es möglich ist, sich nicht am Migrationsvorgang zu beteiligen.

Wagen Sie den Umstieg!

Die folgenden Artikel helfen Ihren Benutzern beim Umstieg von Box auf OneDrive. In den Themen wird gezeigt, wie häufige Aufgaben in Box ausgeführt wurden und wie dieselben Aufgaben nun in OneDrive ausgeführt werden.

Fortgeschritten

Berechtigungen und Rollen

Zwischen Berechtigungen und Freigabe gibt es einen wichtigen Unterschied.

Berechtigungen bestimmen die Zugriffsebene eines Benutzers für Inhalte – ob diese die Inhalte anzeigen oder bearbeiten können oder gar keinen Zugriff haben. Benutzer haben im Allgemeinen Berechtigungen für viele Inhalte (z. B. für Ihre Unternehmensportale), für sie wurden aber viel weniger Inhalte explizit freigegeben. Berechtigungen für beide Dienste werden von zugeordneten Rollen definiert. In der folgenden Tabelle werden Ihre aktuellen Box-Rollen OneDrive zugeordnet:

Box-Rollen OneDrive-Rollen
Co-owner Contributor
Editor Contributor
Viewer Uploader Viewer
Previewer Uploader Keine
Viewer Viewer
Previewer Keine
Uploader Keine

Bewährte Methoden für externe Berechtigungen

Wir empfehlen, die externe Freigabe während der Migration nicht zu bearbeiten. Stattdessen sollten vorhandene Inhalte mit externer Freigabe beurteilt und nach der Migration gemäß den folgenden Richtlinien erneut freigegeben werden:

  • Überwachen von externen Berechtigungen für die Box-Inhaltsquelle mithilfe des Zusammenarbeitsberichts (generiert über die Box-Administratorkonsole).

  • Bestimmen Sie, ob es angemessen ist, dass diese Inhalte weiterhin extern freigegeben werden.

  • Wenn Sie beschließen, dass die Inhalte weiterhin extern freigegeben werden sollen, müssen Sie anhand des vorstehenden Leitfadens unter "Welche Inhalte werden wo platziert" ermitteln, ob dieser Inhalt für persönliche OneDrive-Bibliotheken oder freigegebene Bibliotheken geeignet ist.

  • Für persönliche OneDrive-Bibliotheken: Erneutes externes Freigeben von Dateien für die entsprechenden externen Benutzer nach der Migration.

  • Für freigegebene Bibliotheken:

    • Nutzen Sie, wann immer möglich, die Vorteile im Hinblick auf Zusammenarbeit und Sicherheit des Gruppierens von Inhalten, die spezifisch sind für externe Partner, auf einer speziellen SharePoint-Teamwebsite. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von SharePoint als Business-to-Business(B2B)-Extranetlösung.

    • Wenn Inhalte nicht als solche gruppiert werden können, sollte die erneute externe Freigabe auf Datei- oder Ordnerebene in der Zielteambibliothek erfolgen.