Leitfaden zum Datenschutz für persönliche Erkenntnisse

Persönliche Erkenntnisse in Microsoft Viva Insights hilft Ihnen, Möglichkeiten zu finden, bessere Gewohnheiten zu entwickeln und wieder die Kontrolle über Ihre Zeit zu erlangen. Dieser Artikel beschreibt, wie Viva Insights persönliche Daten verwendet, wo es diese Daten speichert und auf welche Weise es entwickelt wurde, um diese Daten sicher aufzubewahren. Es beschreibt auch, wie Viva Insights die DSGVO-Bestimmungen erfüllt.

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

  • Persönliche Einblicke in Viva Insights sind nicht darauf ausgelegt, die Auswertung, Nachverfolgung, automatisierte Entscheidungsfindung, Profilerstellung oder Überwachung zu ermöglichen. Viva Insights bietet Ihnen persönliche Erkenntnisse über die Viva Insights in Microsoft Teams-App, das Insights Outlook-Add-In, ein cloudbasiertes Dashboard, Viva Digest-E-Mails, Briefing-E-Mails und Inlinevorschläge in Outlook. Persönliche Einblicke in Viva Insights verfügen über keinen Mechanismus oder eine Option, die es niemandem außer Ihnen ermöglicht, auf die personalisierten Informationen zuzugreifen, die über diese Oberflächen angezeigt werden, es sei denn, Sie teilen diese absichtlich und unabhängig. Von Viva Insights bereitgestellte personenbezogene Insights-Daten können nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilerstellung verwendet werden.
  • persönliche Einblicke in Viva Insights bieten Mitarbeitern keinen Zugriff auf neue personenbezogene Informationen zu anderen Kollegen. Viva Insights konvertiert Daten in persönliche Insights. Dafür werden Berechnungen auf der Grundlage von Informationen durchgeführt, die Sie im Laufe Ihres Arbeitsalltags generieren. Bei den meisten in Viva Insights angezeigten Daten handelt es sich einfach um zusammengeführte Informationen, zu denen Sie bereits Zugang haben, mit denen Sie aber ohne etwas Unterstützung nicht schnell Berechnungen durchführen könnten.
  • Persönliche Einblicke in Viva Insights-Daten werden verarbeitet und im Exchange Online-Postfach des Mitarbeiters gespeichert. Viva Insights verarbeitet Daten aus diesen Quellen für persönliche Erkenntnisse: Exchange Online-E-Mail und Kalenderdaten, Chat- und Anrufsignale von Skype for Business und von Teams, und—wenn Sie und der IT-Administrator Ihrer Organisation sich dazu entscheiden— Anwendungsaktivitätsverlauf von Windows 10. Viva Insights speichert und verarbeitet diese Daten im Exchange Online-Postfach jedes Mitarbeiters.
  • Personal Insights in Viva Insights unterstützt Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Compliance. Microsoft hat persönliche Einblicke in Viva Insights entwickelt, um die Anforderungen Ihrer Organisation an DSGVO-Anforderungen zu unterstützen.

Wichtige Grundsätze

  • Als Viva Insights-Benutzer können nur Sie Ihre eigenen Daten sehen.
  • Ihre Daten werden in Ihrem Exchange Online-Postfach gespeichert berechnet.
  • Ein Opt-in oder Opt-out ist jederzeit möglich.
  • Persönliche Einblicke in Viva Insights zeigen Ihnen keine personenbezogenen Informationen von Kollegen über das hinaus, was Sie bereits in Outlook und Teams sehen können.

Wo persönliche Erkenntnisse angezeigt werden

Persönliche Einblicke in Viva Insights stehen wie folgt zur Verfügung:

Datentypen

Viva Insights bietet Einblicke in die folgenden Datentypen.

  • Postfachdaten: Daten zu E-Mail-, Kalender-, Chat- und Anrufaktivitäten, die durch Ihre Verwendung von Microsoft 365 generiert werden, z. B. wie viel Zeit Sie in Besprechungen verbringen oder E-Mails, die Sie an eine bestimmte Person oder Gruppe senden.
  • Windows 10-Aktivitätsverlaufsdaten: Daten über Ihre Nutzung von Anwendungen und Diensten auf Ihrem Gerät, etwa ob Sie an einem Dokument gearbeitet haben oder im Internet gesurft haben.
  • Inkrementelle Daten: Daten, die Ihnen sonst nicht zur Verfügung stünden, die aber in aggregierter Form präsentiert werden, um die Privatsphäre des Einzelnen zu schützen.

Postfachdaten

Postfachdaten stellen Informationen dar, auf die Sie bereits Zugriff haben, indem Sie einfach ihre Arbeit erledigen, zum Beispiel E-Mails senden, Besprechungen organisieren oder mit Kollegen chatten. Viva Insights verarbeitet und zeigt die Informationen so an, dass sie umsetzbar sind.

Zum Beispiel bietet Viva Insights Ansichten, die es Ihnen ermöglichen, schnell zu verstehen, wie viel Zeit Sie täglich in Besprechungen und in E-Mails verbringen, mit wem Sie am meisten zusammenarbeiten, mit wem Sie den Kontakt verlieren und wem gegenüber Sie Verpflichtungen und Wünsche haben.

Sie können auf der Grundlage dieser Informationen Maßnahmen ergreifen. Sie könnten z. B. feststellen, dass Sie zu viel Zeit in Besprechungen verbringen, und sich das persönliche Ziel setzen, effizientere Besprechungen durchzuführen.

Diese Erkenntnisse werden aus Daten abgeleitet, die den Personen bereits an den folgenden Stellen zur Verfügung stehen:

  • Ihr Exchange Online-Postfach
  • Ihre Aktivitäten in OneDrive- und SharePoint-Dokumente.
  • Ihr Chat- und Anrufverlauf von Teams und von Skype for Business

Viva Insights wendet einfach einige grundlegende Berechnungen und Regeln an, um diese Daten verwertbarer zu machen. Postfachdaten werden direkt in Ihrem Exchange Online-Postfach gespeichert.

Wenn Sie beispielsweise feststellen möchten, welche Kollegen Ihnen in der letzten Woche die meisten E-Mails geschickt haben, könnten Sie dies technisch ohne Viva Insights tun, indem Sie die E-Mails von Kollegen in Ihrem Posteingang manuell zählen. In ähnlicher Weise könnten Sie die durchschnittliche Antwortzeit Ihrer Mitarbeiter auf die von Ihnen gesendeten E-Mails anhand der in Ihrer Mailbox verfügbaren Zeitstempelinformationen ermitteln. Viva Insights erspart Ihnen diese mühsamen Berechnungen.

Windows 10-Aktivitätsverlaufsdaten

Die Windows 10-Aktivitätsverlaufsdaten beziehen sich auf die Aktivitäten, die Sie auf Ihrem Gerät durchführen, wie z. B. die von Ihnen verwendeten Anwendungen und Dienste, ob Sie an einem Dokument gearbeitet haben und ob Sie im Internet surfen. Der Aktivitätsverlauf wird lokal auf dem Gerät gespeichert, und wenn Sie mit einem Microsoft-Konto auf dem Gerät angemeldet sind und Sie die entsprechende Erlaubnis erteilen, sendet Windows den Aktivitätsverlauf an Microsoft.

Viva Insights verwendet Windows 10 Aktivitätsverlaufsdaten, um die persönlichen Erkenntnisse (zum Beispiel in Apps verbrachte Zeit, Multitasking in Besprechungen) über Ihre Arbeitsgewohnheiten zu berechnen. Diese Einblicke sind privat und werden in Ihrem Exchange Online-Postfach gespeichert.

Wenn Sie Windows 10 Aktivitätsverlauf an Viva Insights senden, werden Aktivitätsdaten auch dann gespeichert, wenn Sie ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto (zum Beispiel ein persönliches live.com- oder facebook.com-Konto) verwenden, um eine Verbindung mit der App oder dem Dienst herzustellen. Aktivitätsdaten werden jedoch nicht gespeichert, wenn Sie mit InPrivate-Registerkarten oder -Fenstern im Microsoft Edge Webbrowser navigieren.

Inkrementelle Daten

In einigen Fällen erhalten Sie mit persönlichen Erkenntnissen in Viva Insights nicht identifizierte Informationen zu anderen Personen, die Ihnen andernfalls nicht zur Verfügung stehen würden, zum Beispiel für E-Mail-Leseraten.

Leseraten von E-Mails

Viva Insights verfolgt den Prozentsatz der Empfänger, die eine E-Mail-Nachricht (im Outlook-Add-In) für E-Mails geöffnet haben, die Sie an fünf oder mehr Personen gesendet haben.

Um die Privatsphäre zu wahren, verfolgt Viva Insights keine Leseraten für Nachrichten, die an weniger als fünf Personen gesendet werden. Außerdem zeigt Viva Insights keine Leseraten von 0 Prozent oder 100 Prozent an, da dies eindeutige Schlussfolgerungen im Hinblick auf die Handlungen der einzelnen Mitarbeiter ermöglichen würde. Stattdessen wird die Leserate in solchen Fällen als ein Wert angezeigt, der einen Schwellenwert umfasst, der von der Anzahl der Empfänger der E-Mail abhängt.

Diese Metrik wird auf der Grundlage der "Lesen"-Markierung in Exchange Online berechnet. Bei einigen Personen werden Nachrichten als "gelesen" markiert, wenn Sie eine Nachricht im Outlook-Vorschaufenster öffnen. Bei anderen müssen Sie die Nachricht möglicherweise durch einen Doppelklick öffnen, um sie als "gelesen" zu markieren.

Sie können diese Einstellung in Ihren Outlook-Einstellungen festlegen. Um diese Signale im Postfach des Absenders anzuzeigen, wird die "Gelesen"-Markierung innerhalb der Microsoft 365-Umgebung kopiert und dann an das Postfach des Absenders übermittelt.

Einhaltung der DSGVO

Wie bei der vollständigen Microsoft 365-Suite hilft Viva Insights bei der Einhaltung von DSGVO-Anforderungen. Viva Insights unterstützt zum Beispiel Folgendes:

  • Sichern und Schützen personenbezogener Daten. Da alle persönlichen Insights-Daten in Viva Insights in Ihrem Exchange Online-Postfach gespeichert werden, erfüllt Viva Insights diese Sicherheitsverpflichtung, da Exchange Online diese Verpflichtung auch erfüllt.
  • Anträge auf Exportieren, Löschen oder Einschränken der Verarbeitung personenbezogener Daten. Microsoft unterstützt Benutzeranfragen, wie z. B. Anfragen zum Exportieren oder Löschen von Daten.

Weitere Informationen finden Sie unter Einhaltung der DSGVO.