Bewährte Methoden für BesprechungenBest practices for meetings

Um ein Problem zu lösen oder eine Entscheidung zu treffen, hilft es, die Besprechungspublikum klein und die Dauer kurz zu halten.To solve a problem or make a decision, it helps to keep the meeting audience small and the duration short. Untersuchungen zeigen, dass die Teilnehmer bei kleineren und kürzeren Besprechungen schneller kommunizieren, schneller zu Entscheidungen kommen und sich auf die Arbeit konzentrieren können.Research shows that smaller and shorter meetings enable attendees to communicate faster, come to decisions more quickly, and focus on getting the work done.

Warum dies wichtig istWhy it matters

Im verkürzten Leitfaden zum Ausführen von Besprechungen werden einige neue Ideen erläutert, mit deren Hilfe Sie Ihre Besprechungen effektiver gestalten können:The condensed guide to running meetings explains a few new ideas that can help make your meetings more effective:

  • "Wenn Sie möchten, dass die Personen die Möglichkeit haben, sich zu beteiligen, müssen Sie die Teilnahme einschränken.""If you want people to have the opportunity to contribute, you need to limit attendance."
  • "Die Untersuchung der sozialen Psychologie hat gezeigt, dass personen, wenn sie Gruppenaufgaben ausführen (z. B. Brainstorming oder Diskutieren von Informationen in einer Besprechung), einen deutlich geringeren individuellen Aufwand als allein ausführen.""Social psychology research has shown that when people perform group tasks (such as brainstorming or discussing information in a meeting), they show a sizable decrease in individual effort than when they perform alone.”
  • "Untersuchungen zeigen, dass es Vorteile bietet, [Besprechungen] kürzer zu halten.""Research shows that there are advantages to keeping [meetings] shorter."
  • "Jeder mitwirken zu lassen, ist nicht nur gut für die Erstellung effektiverer Besprechungen, sondern auch für die Teilnehmer selbst.""Having everyone contribute isn’t just good for creating more effective meetings but for the participants themselves as well."

Im Artikel Zum Beenden des Besprechungswahnsinns wird erläutert, was 182 leitende Manager in einer Reihe von Branchen zu Besprechungen bei einer Umfrage gesagt haben:The Stop the meeting madness article explains what 182 senior managers in a range of industries said about meetings when surveyed:

  • "65 Prozent sagen, besprechungen halten sie davon ab, ihre eigene Arbeit zu beenden.""65 percent said meetings keep them from completing their own work."
  • "71 Prozent sagen, Besprechungen sind unproduktiv und ineffizient.""71 percent said meetings are unproductive and inefficient."
  • "64 Prozent geben an, dass Besprechungen auf Kosten tiefer Überlegungen gehen.""64 percent said meetings come at the expense of deep thinking."
  • "62 Prozent haben gesagt, dass Besprechungen die Möglichkeiten verpassen, das Team näher zusammenzubringen.""62 percent said meetings miss opportunities to bring the team closer together."

Bewährte MethodenBest practices

  • Nein sagen zu Besprechungen.Say no to meetings. Unter Höfliche Methoden zum Ablehnen einer Besprechungseinladung und Festlegen von Teambetreffregeln und -richtlinien finden Sie Möglichkeiten, nein zu sagen und Eine Besprechungsrichtlinie festlegen.See Polite ways to decline a meeting invitation and Set team meeting rules and policy for ways to say no and set meeting policy.
  • Unterstützen Sie das Kürzen von Besprechungen und das Einladen weniger Personen.Support shortening meetings and inviting fewer people.
  • Ermutigen Sie Mitarbeiter, MyAnalytics-Besprechungseinblicke zu verwenden, um zu verstehen, wie sie ihre Besprechungsgewohnheiten verbessern können.Encourage employees to use MyAnalytics meeting insights to understand how they can improve their meeting habits.
  • Verwenden Sie Teams und OneNote, um Besprechungsnotizen zu teilen.Use Teams and OneNote to share meeting notes. Mitarbeiter können Besprechungsnotizen mit Entscheidungen und Aktionselementen mit Managern teilen, um sie auf dem Laufenden zu halten.Employees can share meeting notes with decisions and action items with managers as an alternative way to keep them informed.
  • Ermöglichen Sie Manager-Einblicken in Workplace Analytics, um Managern zu helfen, Möglichkeiten zur Verbesserung des Teamverhaltens zu ermitteln.Enable Manager insights in Workplace Analytics to help managers identify ways to improve team behavior.
  • Regelmäßig und offen mit Mitarbeitern einchecken.Regularly and openly check in with employees. Frustration, Unmut und sogar Hoffnungsschimmer sind Signale, dass die Menschen wieder in weniger produktive Muster fallen.Frustration, resentment, and even hopelessness are signals that people are falling back into less productive patterns. Das Ändern von Protokollen und Verhaltensweisen benötigt Zeit, und eine dauerhafte Dynamik erfordert konsistente Aufmerksamkeit.Changing protocols and behaviors takes time, and sustaining momentum requires consistent attention.
  • Bewerten und besprechen Sie den Fortschritt im Bereich der Besprechungsgewohnheiten und deren Auswirkungen auf den Fokus.Assess and discuss progress around meeting habits and its impact on focus. Kleine, greifbare Gewinne bieten den Menschen etwas, das sie zelebrieren können, und kleine Verluste bieten Möglichkeiten zum Lernen und Korrigieren.Small, tangible wins provide something for people to celebrate, and small losses provide opportunities for learning and correction.
  • Teilen Sie 6 Tipps für die Behandlung von Planungskonflikten.Share 6 tips for handling scheduling conflicts.
  • Fordern Sie Besprechungsagenden mit klaren Besprechungszielen an.Require meeting agendas, with clear meeting objectives.
  • Halten Sie Besprechungen kurz, aber führen Sie auch keine wichtigen Unterhaltungen durch.Keep meetings short, but don’t rush through important conversations either.
  • Von der Verwendung von Geräten in Besprechungen abraten.Discourage the use of devices in meetings. Dies lenkt diejenigen ab, die die Geräte verwenden, und diejenigen, die an den Besprechungen teilnehmen.It's distracting for those who use the devices and those who participate in the meetings.
  • Versuchen Sie, Stand-up-Besprechungen zu halten.Try holding stand-up meetings. Studien zeigen, dass sie um ca. 34 Prozent kürzer sind als Besprechungen, aber die gleichen Lösungen liefern.Studies show they are about 34 percent shorter than sit-down meetings, yet produce the same solutions.
  • Ermutigen Sie die Teilnahme an Besprechungen.Encourage participation in meetings. Es ist hilfreich, effektivere Besprechungen zu erstellen und Teilnehmern eine Möglichkeit zu geben, gehört und berücksichtigt zu werden.It's beneficial for creating more effective meetings and giving participants a way to be heard and considered.
  • Vermeiden Sie, eine Besprechung nur zum Aktualisieren von Personen zu halten.Avoid holding a meeting just to update people. Entscheiden Sie, ob eine E-Mail-Ankündigung ausreicht.Decide if an email announcement is enough.

Ändern Sie StrategienChange strategies

Festlegen von Teamsitzungsregeln und -richtlinienSet team meeting rules and policy

  • Nehmen Sie eine Mitarbeiterumfrage vor, um Daten und Impressionen zur Besprechungshäufigkeit der Organisation und deren Auswirkungen auf die tagsüber erledigte Arbeit zu sammeln.Take an employee survey to gather data and impressions about the organization's meeting frequency and its impact on how much work is or isn't getting done during the day.
  • Kommen Sie als Team zusammen, um das Feedback aller zu teilen.Come together as a team to share everyone's feedback. Es ist wichtig, alle Beiträge und Analysen aller Teammitglieder zu verarbeiten, um mit dem Änderungsprozess zu beginnen.It's important to process all contributions and analysis from all team members to begin the process of change.
  • Vereinbaren Sie ein gemeinsames, persönliches Ziel, das auf dem Feedback der Umfrage basiert.Agree on a collective, personal goal based on the survey feedback. Deklarieren Sie beispielsweise "besprechungsfreie" Zeiträume, um Zeit im Kalender für alle Freiräume frei zu machen.For example, declare "meeting free" periods to free up time on everyone's calendar. Dies erhöht die individuelle Fokuszeit und Produktivität und reduziert den Zeitüberlauf in die persönliche Zeit.This increases individual focus time and productivity and reduces the spillover into personal time.
  • Legen Sie Standards dafür, wann ein Mitarbeiter eine Besprechung ablehnen kann.Set standards for when an employee can decline a meeting. Stellen Sie eine Vorlage zum Ablehnen von Besprechungen mit Richtlinien erläuterungen zur Verfügung, mit deren Hilfe Mitarbeiter Besprechungen basierend auf den Besprechungsregeln Ihres Teams ablehnen können.Provide a meeting decline template with policy explanations that employees can use to decline meetings based on your team’s meeting rules. Beispiel: "Die Besprechung hat keine Tagesordnung" oder "jemand aus meinem Team nimmt bereits an der Besprechung teil".For example, "the meeting has no agenda" or "someone from my team is already attending the meeting."
  • Erstellen und teilen Sie die Liste der Besprechungsregeln Ihres Teams zusammen mit einer befähigenden Nachricht, mit der Mitarbeiter Ja oder Nein zu Besprechungseinladungen sagen können, die sie als wertvoll oder nicht für die Teilnahme halten.Create and share your team’s list of meeting rules along with an empowering message that allows employees to say yes or no to meeting invitations they deem valuable or not to attend.

Stärken Sie Ihre Mitarbeiter, und sagen Sie NeinEmpower your employees and say no

Wenn Sie in einer Besprechung nicht erforderlich sind, lehnt Sie ab, und geben Sie Ihren Mitarbeitern eine kurze Erläuterung, warum.If you aren't necessary in a meeting, decline and provide your employee a brief explanation why. Dies ermöglicht Es Ihren Teammitgliedern, Entscheidungsträger zu werden.This empowers your team members to become decision makers.

Erstellen von Prüflisten für BesprechungsbesucheCreate meeting attendance checklists

Verringern Sie die Anzahl der Teilnehmer in Besprechungen, indem Sie eindeutig bestimmen, wer erforderlich und wer optional ist.Reduce the number of attendees in meetings by clearly identifying who is required and who is optional. Erstellen und freigeben Sie eine Prüfliste, mit der Mitarbeiter entscheiden können, wen sie einladen sollen.Create and share a checklist to help employees decide who they should invite. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Prüfliste und mögliche Rollen, die für die Besprechung erforderlich sind.The following is an example of a checklist and possible roles required for the meeting.

Prüfliste für die Einladung von Besprechungsteilnehmern:Checklist for inviting meeting attendees:

  • Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?What decisions need to be made?
  • Kann ich jedem Teilnehmer eine klare Rolle in der Besprechung zuweisen?Can I assign each attendee a clear role in the meeting?
  • Kann ich das gewünschte Ergebnis erzielen, wenn ich einen Teilnehmer entferne?Can I reach the desired outcome if I remove an attendee?
  • Kann ich Teilnehmer reduzieren, indem ich eine E-Mail-Zusammenfassung angne?Can I reduce attendees by providing an email summary?

Mögliche Rollen für Besprechungen:Possible roles for meeting:

  • Wichtige Entscheidungsträger: Maria und JuanKey decision makers: Maria and Juan
  • Erforderlich für den Geschäftlichen Kontext: Taylor und OmarRequired for business context: Taylor and Omar
  • Erforderlich für die Budget-Abmelde:Required for budget sign-off: Kerry