Bewährte Methoden zum Vermeiden von E-Mail-Überlastung

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Wichtig

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Mitarbeiter benötigen Zeit, um sich von der Arbeit zu trennen. Studien zeigen, dass wir alle mentale Erholungszeit benötigen, um Stress zu reduzieren, die Kreativität zu steigern und Burnout zu vermeiden. Wenn Mitarbeiter sich mit E-Mails überfordert fühlen, können sie gestresst werden, den Fokus verlieren und wichtige Aufgaben verpassen.

Warum dies wichtig ist

  • "Der durchschnittliche Profi verbringt laut einer McKinsey-Analyse 28 Prozent des Arbeitstags damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Das sind erstaunliche 2,6 Stunden, die pro Tag verbracht wurden und 120 Nachrichten empfangen werden."

  • "Im Durchschnitt checken Profis ihre E-Mails 15-mal am Tag oder alle 37 Minuten. Aber nur 11 Prozent der Kunden und 8 Prozent der Kollegen erwarten eine Antwort in weniger als einer Stunde. Die Lösung ist einfach: Deaktivieren Sie Benachrichtigungen und planen Sie jede Stunde Zeit (etwa fünf bis acht Minuten), um E-Mails zu überprüfen."

  • "Der Umgang mit E-Mails nach Feierabend erzeugt Angst, die nicht nur dem Arbeitnehmer, sondern auch seiner Familie schadet."

  • "Nicht nur die Zeit, die das Lesen und Beantworten von E-Mails nach der Arbeit in Anspruch nimmt, stresst mitarbeiter (und ihre Partner)."

  • "In der Tat, was für mehr Angst sorgt, ist nur die Erwartung, dass ein Mitarbeiter für die Arbeit außerhalb des Büros zur Verfügung steht."

Bewährte Methoden

  • Teilen Sie E-Mail-Erwartungen und legen Sie Grenzen fest.
  • Legen Sie jederzeit einen Kommunikationskanal fest, der für dringende Nachrichten vorgesehen ist.
  • Ermöglichen Sie Es Mitarbeitern, nach der Arbeit die Verbindung mit E-Mails zu trennen. Wenn etwas Dringendes kommt, können sie über die alternativen Kanäle erreicht werden.
  • Legen Sie klare Erwartungen fest, und fordern Sie das Management auf, um das richtige Beispiel für den Rest der organization zu geben.

Ändern Sie Strategien

Festlegen einer E-Mail-Übung und -Häufigkeit

Erläutern Sie klare Parameter und Erwartungen, wann Sie E-Mails überprüfen und darauf reagieren werden. Wege, um dies anzugehen:

  • Wählen Sie aus, wie oft Sie Ihre E-Mails täglich überprüfen: 3 mal pro Tag

  • Verwenden Sie bestimmte Momente im Laufe des Tages als Erinnerungen: Direkt vor dem Mittagessen

  • Teilen Sie Ihre Absichten mit, und ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, dasselbe zu tun. Beispiel:

    "Manchmal können wir alle von E-Mails überfordert werden, und das Hin- und Herwechseln zwischen E-Mail und anderen Aufgaben kann sich auf unsere persönliche Produktivität auswirken. Aus diesem Grund plane ich, meine E-Mail dreimal täglich zu überprüfen. Wenn Sie eine sofortige Antwort benötigen, können Sie mich über einen Teams-Chat oder -Telefonanruf erreichen. Ich ermutige jeden, dies auszuprobieren und zu sehen, ob es dir auch hilft."

Veranschaulichen bewährter Teams-Methoden

Zeigen Sie Ihrem Team die Leistungsfähigkeit von chatbasierten Produkten wie Microsoft Teams, indem Sie sie selbst verwenden und Ihr Team ermutigen, mit ihnen zusammenzuarbeiten.

Verringern der Anzahl der E-Mail-Empfänger

Wenn Sie auf E-Mails antworten, reduzieren Sie die Verwendung von Antworten für alle, und entfernen Sie Teilnehmer, die nicht an der Unterhaltung teilnehmen müssen.