Bewährte Methoden zum Vermeiden von E-Mail-ÜberladungenBest practices for avoiding email overload

Mitarbeiter benötigen Zeit, um sich von der Arbeit zu trennen.Employees need time to disconnect from work. Untersuchungen zeigen, dass wir alle geistige Wiederherstellungszeit benötigen, um Stress zu reduzieren, die Kreativität zu steigern und Burnout zu vermeiden.Studies show that we all need mental recovery time to reduce stress, increase creativity, and avoid burnout. Wenn Mitarbeiter sich mit E-Mails überfordert fühlen, können sie stressig werden, den Fokus verlieren und wichtige Aufgaben verpassen.When employees feel overwhelmed with email, they can become stressed, lose focus, and miss important tasks.

Warum dies wichtig istWhy it matters

Basierend auf der In How to spend way less time on email every day vorgestellten Forschung:Based on research presented in How to spend way less time on email every day:

  • "Der durchschnittliche Profi verbringt 28 Prozent des Arbeitstags damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten, wie eine McKinsey-Analyse zeigt."The average professional spends 28 percent of the work day reading and answering email, according to a McKinsey analysis. Dies entspricht einer gestaffelten Zeit von 2,6 Stunden und 120 empfangenen Nachrichten pro Tag."That amounts to a staggering 2.6 hours spent and 120 messages received per day."
  • "Im Durchschnitt überprüfen Experten ihre E-Mails 15 Mal pro Tag oder alle 37 Minuten."On average, professionals check their email 15 times per day, or every 37 minutes. Aber nur 11 Prozent der Kunden/Kunden und 8 Prozent der Kollegen erwarten eine Antwort in weniger als einer Stunde.But only 11 percent of customers/clients and 8 percent of coworkers expect a response in less than an hour. Die Lösung ist einfach: Deaktivieren Sie Benachrichtigungen und planen Sie die Zeit (ca. fünf bis acht Minuten) pro Stunde, um E-Mails zu überprüfen."The solution is simple: turn off notifications and schedule time (about five to eight minutes) every hour to check email."

Basierend auf der in Protecting company culture vorgestellten Forschung bedeutet, regeln für E-Mails zu haben:Based on research presented in Protecting company culture means having rules for email:

  • "Der Umgang mit E-Mails nach der Arbeitszeit erzeugt Angst, die nicht nur für den Mitarbeiter, sondern auch für seine Familie schädlich ist."“Dealing with after-hours emails produces anxiety that is damaging not only to the worker, but to their family."
  • "Nicht nur die Zeit, die das Lesen und Beantworten von E-Mails nach der Arbeit auf sich genommen hat, stresst mitarbeiter (und deren Partner).""It’s not just the amount of time taken up by reading and answering emails after work that’s stressing out employees (and their partners)."
  • "Was tatsächlich mehr Sorgen macht, ist nur die Erwartung, dass ein Mitarbeiter für die Arbeit außerhalb des Büros zur Verfügung steht.""In fact, what’s creating more anxiety is just the expectation that an employee will be available for work outside the office.”

Bewährte MethodenBest practices

  • Teilen Sie E-Mail-Erwartungen, und legen Sie Grenzen fest.Share email expectations and set boundaries.
  • Legen Sie einen Kommunikationskanal fest, der jederzeit für dringende Nachrichten vorgesehen ist.Designate a communication channel that is intended for urgent messages at any time.
  • Ermöglichen Sie Mitarbeitern, nach der Arbeit die Verbindung zu E-Mails zu trennen.Enable employees to disconnect from email after work. Wenn etwas Dringendes aufkommt, können sie über die alternativen Kanäle erreicht werden.If something urgent comes up, they can be reached by the alternative channels.
  • Legen Sie klare Erwartungen fest und fordern Sie die Verwaltung auf, das richtige Beispiel für den Rest der Organisation zu setzen.Set clear expectations and urge management to set the right example for the rest of the organization.

Ändern Sie StrategienChange strategies

Festlegen einer E-Mail-Vorgehensweise und -SchrittfrequenzSet an email practice and cadence

Skizzieren Sie klare Parameter und Erwartungen, wann Sie E-Mails überprüfen und beantworten.Outline clear parameters and expectations on when you will check and respond to emails. Wege, um dies anzugehen:Ways to do this:

  • Wählen Sie aus, wie oft Sie Ihre E-Mails täglich überprüfen: 3 Mal pro TagChoose how often you will check your email each day: 3 times per day

  • Verwenden Sie bestimmte Momenten im Laufe des Tages als Erinnerungen: Direkt vor dem MittagessenUse specific moments throughout the day as reminders: Right before lunch

  • Teilen Sie Ihre Absichten mit und ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, dies auch zu tun.Share your intentions and encourage your team members to do the same. Zum Beispiel:For example:

    "Manchmal können wir alle von E-Mails überlastet werden, und das Hin- und Herwechseln zwischen E-Mails und anderen Arbeiten kann sich auf unsere persönliche Produktivität auswirken."Sometimes we can all get overwhelmed by email, and switching back and forth between email and other work can impact our personal productivity. Aus diesem Grund plane ich, meine E-Mails dreimal am Tag zu überprüfen.For this reason, I plan to check my email three times a day. Wenn Sie eine sofortige Antwort benötigen, können Sie mich mit einem Teams-Chat oder einem Telefonanruf erreichen.If you require an immediate response, you can reach me with a Teams chat or phone call. Ich ermuntere alle, dies auszuprobieren und zu sehen, ob es Ihnen auch hilft."I encourage everyone to try this out and see if it helps you as well."

Demonstrieren bewährter Teams-MethodenDemonstrate good Teams practices

Zeigen Sie Ihrem Team die Leistung von chatbasierten Produkten wie Microsoft Teams, indem Sie sie selbst verwenden und Ihr Team ermutigen, mit ihnen zusammenzuarbeiten.Show your team the power of chat-based products, like Microsoft Teams, by using them yourself and by encouraging your team to collaborate with them.

Verringern der E-Mail-EmpfängernummerReduce the email recipient number

Reduzieren Sie bei der E-Mail-Antwort die Verwendung aller Antworten, und entfernen Sie Teilnehmer, die nicht an der Unterhaltung teilnehmen müssen.When replying to email, reduce the use of reply all and remove participants who do not need to participate in the conversation.