MyAnalytics – Leitfaden zum DatenschutzMyAnalytics privacy guide

MyAnalytics hilft Ihnen, Möglichkeiten zu finden, bessere Gewohnheiten zu entwickeln und wieder die Kontrolle über Ihre Zeit zu erlangen.MyAnalytics helps you find opportunities to build better habits and get back in control of your time. Dieser Artikel beschreibt, wie MyAnalytics arbeitet, welche Daten es verwendet, wo es diese Daten speichert und auf welche Weise es entwickelt wurde, um diese Daten sicher aufzubewahren.This article describes how MyAnalytics works, what data it uses, where it stores that data, and the ways in which it was designed to keep that data safe. Es beschreibt auch, wie MyAnalytics die DSGVO-Bestimmungen erfüllt.It also describes how MyAnalytics complies with GDPR regulations.

Zusammenfassung der wichtigsten PunkteSummary of key points

  • MyAnalytics ist nicht dazu gedacht, eine Bewertung, Verfolgung, automatisierte Entscheidungsfindung, Profilerstellung oder Überwachung zu ermöglichen.MyAnalytics is not designed to enable evaluation, tracking, automated decision making, profiling, or monitoring. MyAnalytics bietet Ihnen Einblicke durch ein personalisiertes Dashboard, eine wöchentliche Zusammenfassung, das Insights Outlook Add-In und Inline-Vorschläge in Outlook.MyAnalytics provides you with insights through a personalized dashboard, a weekly digest, the Insights Outlook add-in, and inline suggestions in Outlook. MyAnalytics verfügt über keinen Mechanismus oder eine Option, die es irgendjemandem außer Ihnen erlaubt, auf die personalisierten Informationen zuzugreifen, die über diese Oberflächen angezeigt werden, es sei denn, Sie geben sie absichtlich und unabhängig voneinander weiter.MyAnalytics has no mechanism or option that allows anyone but you to access the personalized information that is displayed through these surfaces, unless you purposefully and independently share it. Die von MyAnalytics zur Verfügung gestellten Einblicke können nicht zur automatisierten Entscheidungsfindung oder zur Profilerstellung verwendet werden.Insights provided by MyAnalytics cannot be used for automated decision making or for profiling.

  • MyAnalytics bietet Mitarbeitern keinen Zugriff auf neue personenbezogene Informationen anderer Kollegen.MyAnalytics does not give employees access to new personally identifiable information on other coworkers. MyAnalytics wandelt Daten in Einblicke um, indem Sie Berechnungen für Informationen durchführen, die Sie nur durch den Arbeitstag generieren.MyAnalytics converts data into insights by doing calculations on information that you generate just by going about your work day. Die meisten daten, die Sie in MyAnalytics sehen, sind einfach eine Aggregation von Informationen, auf die Sie bereits Zugriff haben, aber die Sie ohne unterstützung nicht schnell Berechnungen ausführen können.Most of the data that you see in MyAnalytics is simply an aggregation of information to which you already have access, but that you wouldn’t be able to quickly perform calculations on without some support.

  • MyAnalytics-Daten werden verarbeitet und im Exchange-Online-Postfach des Mitarbeiters gespeichert.MyAnalytics data is processed and stored in the employee’s Exchange Online mailbox. MyAnalytics verarbeitet Daten aus diesen Quellen: Austausch von Online-E-Mail- und Kalenderdaten, Chat- und Anrufsignale von Skype für Unternehmen und von Teams und – falls Sie und der IT-Administrator Ihres Unternehmens sich dafür entscheiden – der Aktivitätsverlauf von Windows 10-Anwendungen.MyAnalytics processes data from these sources: Exchange Online email and calendar data, chat and call signals from Skype for Business and from Teams, and—if both you and your organization's IT administrator opt you in—Windows 10 application activity history. MyAnalytics speichert und verarbeitet diese Daten im Exchange Online-Postfach jedes Mitarbeiters.MyAnalytics stores and processes this data inside each employee’s Exchange Online mailbox.

  • MyAnalytics unterstützt die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).MyAnalytics supports General Data Protection Regulation (GDPR) compliance. Microsoft hat MyAnalytics so entwickelt, dass es die Anforderungen Ihrer Organisation zur Anwendung der DSGVO erfüllt.Microsoft has designed MyAnalytics to support your organization’s needs to follow GDPR requirements.

MyAnalytics-ArchitekturMyAnalytics architecture

Beachten Sie in der folgenden Architekturillustration die Beziehung von MyAnalytics zu Exchange Online.In the following architecture illustration, note the relationship of MyAnalytics to Exchange Online. Diese Platzierung unterstreicht die Tatsache, dass alle Daten, die Sie in MyAnalytics anzeigen können, dieselben Daten sind, die in Ihrem Exchange-Postfach angezeigt werden, wie in den folgenden Grundsätzen zum Datenschutz beschrieben.This placement underscores the fact that any data that you can view in MyAnalytics is the same data that's visible in your Exchange mailbox, as described in the following principles about data privacy.

Wichtige PrinzipienKey principles

  • Als MyAnalytics-Benutzer können nur Ihre eigenen Daten angezeigt werden.As a MyAnalytics user, only you can see your own data.
  • Ihre Daten werden in Ihrem Exchange Online-Postfach gespeichert und berechnet.Your data is stored and computed in your Exchange Online mailbox.
  • Sie können sich jederzeit abmelden und abmelden.You can opt in and opt out at any time.
  • MyAnalytics zeigt Ihnen keine personenbezogenen Informationen von Kollegen, die über das hinausgehen, was Sie bereits in Outlook und Teams sehen können.MyAnalytics shows you no personally identifiable info of co-workers beyond what you can already see in Outlook and Teams.

Outlook-Posteingang

Funktionsweise von MyAnalyticsHow MyAnalytics works

MyAnalytics bietet Einblicke in folgender Weise:MyAnalytics presents insights in the following ways:

  1. Persönliches DashboardPersonal dashboard

  2. Insights-Outlook-Add-InInsights Outlook add-in

  3. Wöchentlicher DigestWeekly digest

  4. Inline-Vorschläge in OutlookInline suggestions in Outlook

DatentypenData types

MyAnalytics bietet Einblicke in die folgenden Datentypen.MyAnalytics provides insights with the following types of data.

  1. Postfachdaten – E-Mail-, Kalender-, Chat- und Anrufaktivitäten, die Sie mithilfe von Microsoft 365 generieren, z. B. Zeit, die Sie in Besprechungen oder E-Mails verbringen, die Sie an eine bestimmte Person oder Gruppe senden.Mailbox data – Email, calendar, chat, and call activity that you generate by using Microsoft 365, such as time that you spend in meetings or emails that you send to a specific person or group.

  2. Daten des Windows 10-Aktivitätsverlaufs – Daten zur Nutzung von Apps und Diensten auf Ihrem Gerät: ob Sie an einem Dokument gearbeitet haben und ob Sie im Web geblättert haben.Windows 10 activity history data – Data on your usage of apps and services on your device: whether you worked on a document and whether you browsed the web.

  3. Inkrementelle Daten – Daten, die ihnen andernfalls nicht zur Verfügung stehen, aber in einem aggregierten Formular zum Schutz der privatsphäre angezeigt werden.Incremental data – Data that would otherwise be unavailable to you but is presented in an aggregated form designed to protect individual privacy.

PostfachdatenMailbox data

Postfachdaten stellen Informationen dar, zu denen Sie bereits Zugang haben, indem Sie einfach Ihre Arbeit erledigen, z. B. E-Mails versenden, Besprechungen arrangieren oder mit Kollegen chatten.Mailbox data represents information that you already have access to simply by going about your job, such as sending emails, arranging meetings, or chatting with coworkers. MyAnalytics verarbeitet und zeigt diese Informationen auf eine Weise an, die sie verwertbar macht.MyAnalytics processes and displays this information in ways that make it actionable.

Zum Beispiel bietet MyAnalytics Ansichten, die es Ihnen ermöglichen, schnell zu verstehen, wie viel Zeit Sie täglich in Besprechungen und in E-Mails verbringen, mit wem Sie am meisten zusammenarbeiten, mit wem Sie den Kontakt verlieren und wem gegenüber Sie Verpflichtungen und Wünsche haben.For example, MyAnalytics provides views that allow you to quickly understand how much time you spend in meetings and in email every day, who you collaborate with the most, who you are losing touch with, and to whom you have made commitments and requests.

Sie können aufgrund dieser Informationen Maßnahmen ergreifen.You can take action on this information. Sie könnten z. B. beschließen, dass Sie zu viel Zeit in Besprechungen verbringen, und sich ein persönliches Ziel setzen, nämlich effizientere Besprechungen durchzuführen.You might decide that you spend too much time in meetings, for example, and adopt a personal goal of running more efficient meetings.

Diese Einblicke werden aus Daten abgeleitet, die Ihnen bereits an den folgenden Stellen zur Verfügung stehen:These insights are derived from data that is already available to you in the following places:

  • Ihr Exchange Online-PostfachYour Exchange Online mailbox
  • Ihre Aktivitäten in OneDrive- und SharePoint-Dokumente.Your activity in OneDrive and SharePoint documents
  • Ihr Chat- und Anrufverlauf von Teams und von Skype for BusinessYour chat and call history from Teams and from Skype for Business

MyAnalytics wendet einfach einige grundlegende Berechnungen und Regeln an, um diese Daten verwertbarer zu machen.MyAnalytics simply applies some basic calculations and rules to make this data more actionable. Postfachdaten werden direkt in Ihrem Exchange Online-Postfach gespeichert.Mailbox data is stored directly in your Exchange Online mailbox.

Wenn Sie beispielsweise feststellen möchten, welche Kollegen Ihnen in der letzten Woche die meisten E-Mails geschickt haben, könnten Sie dies technisch ohne MyAnalytics tun, indem Sie die E-Mails von Kollegen in Ihrem Posteingang manuell zählen.For example, if you want to determine which colleagues sent you the most email over the past week, you could technically do so without MyAnalytics by manually counting emails from coworkers in your inbox. In ähnlicher Weise könnten Sie die durchschnittliche Antwortzeit Ihrer Mitarbeiter auf die von Ihnen gesendeten E-Mails anhand der in Ihrer Mailbox verfügbaren Zeitstempelinformationen ermitteln.Similarly, you could determine your coworkers’ average response time to the emails that you sent them by using the timestamp information readily available in your mailbox. MyAnalytics erspart Ihnen diese mühsamen Berechnungen.MyAnalytics saves you the trouble of having to perform these tedious calculations.

Windows 10-AktivitätsverlaufsdatenWindows 10 Activity History data

Die Windows 10-Aktivitätsverlaufsdaten beziehen sich auf die Aktivitäten, die Sie auf Ihrem Gerät durchführen, wie z. B. die von Ihnen verwendeten Anwendungen und Dienste, ob Sie an einem Dokument gearbeitet haben und ob Sie im Internet surfen.Windows 10 activity history data refers to the things you do on your device, such as the apps and services you used, whether you worked on a document, and whether you browsed the web. Der Aktivitätsverlauf wird lokal auf dem Gerät gespeichert, und wenn Sie mit einem Microsoft-Konto beim Gerät angemeldet sind und Die Berechtigung erteilen, sendet Windows den Aktivitätsverlauf an Microsoft.The activity history is stored locally on the device, and if you're signed in to the device with a Microsoft account and you give permission, Windows sends the activity history to Microsoft.

MyAnalytics verwendet Windows 10-Aktivitätsverlaufsdaten, um Einblicke (z. B. die in Anwendungen verbrachte Zeit, Multitasking in Besprechungen) über Ihre Arbeitsgewohnheiten zu berechnen.MyAnalytics uses Windows 10 activity history data to compute insights (for example, time spent in apps, multi-tasking in meetings) about your work habits. Diese Einblicke sind privat und werden in Ihrem Exchange Online-Postfach gespeichert.These insights are private and stored in your Exchange Online mailbox.

Beachten Sie auch, dass, wenn Sie sich dafür entscheiden, den Windows 10-Aktivitätsverlauf an MyAnalytics zu senden, die Aktivitätsdaten auch dann gespeichert werden, wenn Sie ein arbeitsfremdes oder nicht schulisches Konto (z. B. ein persönliches live.com- oder facebook.com-Konto) für die Verbindung mit der Anwendung oder dem Dienst verwenden.Also note that, if you choose to send Windows 10 activity history to MyAnalytics,  activity data is saved even if you use a non-work or non-school account (for example, a personal live.com or facebook.com account) to connect to the app or service. Aktivitätsdaten werden jedoch nicht gespeichert, wenn Sie mit InPrivate-Registerkarten oder -Fenstern im Microsoft Edge-Webbrowser browsen.However, activity data is not saved when you browse with InPrivate tabs or windows in the Microsoft Edge web browser.

Inkrementelle DatenIncremental data

In einigen wenigen Fällen liefert Ihnen MyAnalytics anonymisierte Informationen über andere Personen, die ihnen sonst nicht zur Verfügung gestanden hätten, wie z. B. die Leseraten von E-Mails.In a few cases, MyAnalytics provides you with de-identified information on other people that would not have otherwise been available to them, such as for Email read rates.

Leseraten von E-MailsEmail read rates

MyAnalytics verfolgt den Prozentsatz der Empfänger, die eine E-Mail-Nachricht (im Outlook-Add-In) für E-Mails geöffnet haben, die Sie an fünf oder mehr Personen gesendet haben.MyAnalytics tracks the percentage of recipients who opened an email message (in the Outlook add-in) for email that you’ve sent to five or more people.

Um den Datenschutz zu erhalten, verfolgt MyAnalytics die Leseraten für Nachrichten, die an weniger als fünf Personen gesendet werden, nicht nach.To preserve privacy, MyAnalytics does not track read rates for messages sent to fewer than five people. MyAnalytics zeigt auch keine Leseraten von "0%" oder "100%" an, da dies es Personen ermöglichen würde, endgültige Schlussfolgerungen zu einzelnen Kollegenaktionen zu treffen.MyAnalytics also doesn't show read rates of "0%" or "100%," as that would allow people to make definitive conclusions about individual coworker actions. Stattdessen wird die Leserate in diesen Fällen als Bereich angezeigt, der einen Schwellenwert umfasst, der von der Anzahl der Empfänger der E-Mail abhängt.Instead, the read rate in these cases is displayed as a range that encompasses a threshold value that depends on the number of recipients of the email.

Diese Metrik wird auf der Grundlage der "Lesen"-Markierung in Exchange Online berechnet.This metric is calculated based on the "read" flag in Exchange Online. Bei einigen Personen werden Nachrichten als "gelesen" markiert, wenn Sie eine Nachricht im Outlook-Vorschaufenster öffnen.For some people, messages are flagged as "read" when you open a message in the Outlook preview pane. Bei anderen müssen Sie die Nachricht möglicherweise durch einen Doppelklick öffnen, um sie als "gelesen" zu markieren.For others, you might need to double-click to open the message to mark it as "read."

Sie können diese Einstellung in Ihren Outlook-Einstellungen steuern.You can control this setting in your Outlook settings. Zum Anzeigen dieser Signale im Postfach des Absenders wird das Flag "Lesen" in die Microsoft 365-Umgebung kopiert und dann an das Postfach des Absenders zugestellt.To show these signals in the sender’s mailbox, the “read” flag is copied within the Microsoft 365 environment, and then delivered to the sender’s mailbox.

So können Sie sich an- und abmeldenHow you can opt-in and opt-out

Sie können sich über Einstellungen in MyAnalytics an- oder abmelden.You can opt-in or opt-out of MyAnalytics through Settings. Ausführliche Informationen finden Sie unter Abmelden von MyAnalytics.For details, see Opt out of MyAnalytics.

Einhaltung der DSGVOGDPR Compliance

Wie bei der vollständigen Microsoft 365-Suite unterstützt MyAnalytics die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen.As is the case with the full Microsoft 365 suite, MyAnalytics helps support compliance with GDPR requirements. MyAnalytics unterstützt zum Beispiel Folgendes:For example, MyAnalytics supports the following:

  • Sichern und schützen personenbezogener Daten.Secure and protect personal data. Da alle MyAnalytics-Daten in Ihrem Exchange Online-Postfach gespeichert werden, erfüllt MyAnalytics diese Sicherheitsverpflichtung, da auch Exchange Online dieser Verpflichtung nachkommt.Because all MyAnalytics data is stored in your Exchange Online mailbox, MyAnalytics meets this security obligation by virtue of Exchange Online also meeting the obligation.

  • Anträge auf Exportieren, Löschen oder Einschränken der Verarbeitung personenbezogener Daten.Requests to export, delete, or restrict processing personal data. Microsoft unterstützt Benutzeranfragen, wie z. B. Anfragen zum Exportieren oder Löschen von Daten.Microsoft supports user requests, such as requests for export of or deletion of data.

Weitere Informationen finden Sie unter Einhaltung der DSGVO.For more information, see GDPR compliance.