FokusplanFocus plan

Besprechungen, E-Mails und Chats sind notwendig, um die Arbeit zu erledigen, aber sie lassen uns während des Arbeitstages oft wenig Zeit für ungestörte Einzelarbeit.Meetings, emails, and chats are necessary to get work done, but they often leave us with little time during the work day for uninterrupted individual work. Manche Menschen berichten, dass sie mehr als 80 % ihres Tages damit verbringen, mit Kollegen zusammenzuarbeiten, und Untersuchungen haben gezeigt, dass es mehr als 20 Minuten dauern kann, sich wieder zu konzentrieren, nachdem man nur eine einzige E-Mail abgerufen hat.Some people report spending over 80% of their day collaborating with coworkers, and research has shown that it can take over 20 minutes to refocus after checking just one email.

Der Fokusplan in MyAnalytics hilft Ihnen, regelmäßig Zeit für Ihre Arbeit mit höchster Priorität zu blocken, indem Sie täglich bis zu vier Stunden für fokussiertes Arbeiten einplanen.The focus plan in MyAnalytics helps you block regular time for your top-priority work by scheduling up to four hours every day to focus. Die Einstellungen für den Fokusplan können Sie individuell nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren:The plan also lets you configure your focus-plan settings to match your needs:

  • Sie können Chats in Teams und in Skype for Business stumm schalten oder zulassen.You can silence or allow chats in Teams and in Skype for Business.
  • Sie können Teams-Benachrichtigungen stumm schalten oder die Stummschaltung aufheben.You can mute or unmute team notifications.

Sie können Ihren Fokusplan nach Belieben erstellen, konfigurieren oder beenden.You can create, configure, or end your focus plan at will. Weitere Informationen finden Sie unter So erstellen Sie Ihren Fokusplan und So verlassen oder ändern Sie Ihren Fokusplan.For more information, see To create your focus plan and To leave or change your focus plan.

So erstellen Sie Ihren FokusplanTo create your focus plan

Sie können Ihren Fokusplan im MyAnalytics-Dashboard oder im Insights Outlook-Add-In erstellen:You can create your focus plan in the MyAnalytics dashboard or in the Insights Outlook add-in:

Erstellen eines Fokusplans im MyAnalytics-DashboardCreate focus plan in the MyAnalytics dashboard

Wenn Sie sich für den Fokusplan registrieren, konfigurieren Sie, wie die Fokuszeit in Ihrem Kalender reserviert werden soll.When you enroll in the focus plan, you configure how focus time will be booked on your calendar. MyAnalytics reserviert diese Zeit basierend auf den von Ihnen festgelegten Einstellungen:MyAnalytics books this time based on the preferences that you set:

  • Anzahl der Fokusstunden pro Tag — eine, zwei oder vier Stunden.The number of focus hours per day — one, two, or four hours.
  • Ihre bevorzugte Tageszeit — vormittags oder nachmittags.Your preferred time of day — morning or afternoon.
  • Angabe, ob Chatbenachrichtigungen in Teams stumm geschaltet oder zugelassen werden sollen.Whether to mute or to allow chat notifications in Teams. Wenn Sie Chatbenachrichtigungen stumm schalten, ändert sich Ihr Teams-Status in „Fokuszeit“.Muting chat notifications changes your Teams status to "Focusing."
  1. Wählen Sie in der Kopfzeile der Seite Fokus Ihres persönlichen Dashboards die Option Starten aus.In the header of the Focus page of your personal dashboard, select Get started.

    Fokusplan – Starten

  2. Geben Sie an, wie viele Stunden Fokuszeit MyAnalytics täglich für Sie reservieren soll, und wählen Sie dann Weiter aus.Select the number of hours of focus time you would like MyAnalytics to book for you every day, and then select Next.

    Fokusplan – Stunden auswählen

  3. Wählen Sie die Tageszeit für Ihre Fokuszeit und dann Weiter aus.Select the time of day for your focus time, and then select Next.

    Fokusplan – Vormittags oder nachmittags auswählen

  4. Wählen Sie aus, ob die Chatbenachrichtigungen von Teams während der Fokuszeit stumm geschaltet werden sollen, und wählen Sie dann Sieht gut aus! aus.Select whether to have Teams chat notifications muted during focus time, and select Looks good!

    Fokusplan – Auswählen, ob Chatbenachrichtigungen stumm geschaltet werden sollen

    MyAnalytics sucht jetzt, basierend auf Ihren Einstellungen, nach Zeit in Ihrem Outlook-Kalender, die als Fokuszeit festgelegt werden kann.MyAnalytics now seeks time on your Outlook calendar to set aside as focus time, based on your preferences. Menge und Platzierung der Fokuszeit hängt von der in Ihrem Kalender verfügbaren Zeit ab.The amount and placement of focus time depends on the time your calendar has open.

    Weitere Informationen finden Sie unter Automatisches Reservieren von Fokuszeit.For more information, see Automatic booking of focus time.

Ändern der Einstellungen für Ihren FokusplanChange your focus-plan preferences

Sie können Ihre Einstellungen für den Fokusplan jederzeit ändern, indem Sie Konfiguration des Plans auswählen.You can always modify your focus-plan preferences by selecting Plan Configuration.

Fokusplan – Einstellungen

Dadurch wird der Bereich Konfiguration des Plans geöffnet, in dem Sie die Anzahl der Fokusstunden pro Tag und Ihre bevorzugte Tageszeit (vormittags oder nachmittags) festlegen und angeben können, ob Teams-Benachrichtigungen stumm geschaltet werden sollen.This opens the Plan configuration pane, on which you can change the number of focus hours per day, your preference of morning or afternoon, and whether to mute Teams notifications. Siehe So verlassen oder ändern Sie Ihren Fokusplan.See To leave or change your focus plan.

Erstellen eines Fokusplans im Outlook-Add-In von InsightsCreate focus plan in the Insights Outlook add-in

Sie können das Outlook-Add-In auch verwenden, um sich für den Fokusplan zu registrieren.You can also use the Outlook add-in to enroll in the focus plan. Führen Sie hierzu die folgenden Schritte aus.To do so, follow these steps.

  1. Wählen Sie die Erkenntnis Möchten Sie jeden Tag Zeit für konzentriertes Arbeiten haben?Select the insight Want focus time every day?

    Fokusplan im Outlook-Add-In erstellen

  2. Wählen Sie Jetzt Zeit reservieren aus.Select Book time now.

    Jetzt Zeit reservieren

    Der Insights-Bereich benachrichtigt Sie nun, dass Ihr Fokusplan begonnen hat, und Ihr Kalender enthält nun Fokuszeitblöcke:The Insights pane now notifies you that your focus plan has begun, and your calendar now contains focus-time blocks:

    Plan hat begonnen

Nachdem Sie nun Ihren Fokusplan erstellt haben, können Sie Folgendes tun:Now that your focus plan is underway, you can do the following:

So überprüfen Sie den Fortschritt Ihres FokusplansTo check the progress of your focus plan

Nachdem Sie Ihren Plan gestartet haben, können Sie Ihren Fortschritt überprüfen und sicherstellen, dass für die kommenden zwei Wochen täglich Fokuszeit reserviert wurde.After your plan has started, you can check your progress and make sure that you have focus time booked every day over the upcoming two weeks. Wenn der Plan mindestens ein paar Tage gelaufen ist, sind erste Zahlen verfügbar.If the plan has run for at least few days, it will have numbers to report.

  • Wählen Sie im MyAnalytics-Dashboard im linken Navigationsbereich Fokus aus.In the MyAnalytics dashboard, select Focus in the left navigation pane. Ein Fenster mit Statistiken über Ihre Fokuszeit wird geöffnet:A panel opens and shows statistics about your focus time:

    Dashboardbericht

Eine wichtige Kennzahl auf dieser Seite finden Sie unter Letzte Woche.An important metric on this page appears under Last week. Hier wird angezeigt, an wie vielen Tagen Sie sich in der letzten Woche Fokuszeit genommen haben.It shows how many days you had focus time last week.

Der Bereich Vorausplanen hilft Ihnen, die Fokuszeit für die kommenden Tage zu planen.The Plan ahead area helps you to plan focus time for the upcoming days. Dieser Bereich enthält die folgenden Abschnitte:This area has the following sections:

Reservierte FokuszeitFocus time booked

In diesem Bereich wird für die aktuelle und die folgende Woche angezeigt, für wie viele und welche Tage die Fokuszeit reserviert wurde.For the current week and the following week, this area shows how many days and which days have had focus time booked. Im vorangehenden Beispielscreenshot werden die drei Tage mit reservierter Fokuszeit grün dargestellt.In the preceding example screenshot, the three days with focus time booked are shown in green.

Fokuszeit erforderlichNeeds focus time

In diesem Bereich werden kommende Tage angezeigt, für die keine Fokuszeit reserviert wurde, aber noch freie Zeit verfügbar ist.This section shows upcoming days that have no focus time booked but still have open time available. Wählen Sie Jetzt reservieren aus, damit MyAnalytics diese Zeit auswählt und reserviert.Select Book now to have MyAnalytics select and book this time.

Überprüfung erforderlichNeeds review

Während der angezeigten Anzahl von Tagen (im Screenshot drei Tage) hat MyAnalytics entweder keine Zeit zum Reservieren gefunden, oder es wurde eine reservierte Fokuszeit gefunden, die im Konflikt zu einer Besprechung steht.During the number of days shown (in the screenshot, three days) MyAnalytics has either found no time to book or it has found booked focus time that has a meeting conflict. Wählen Sie Überprüfen aus, um Ihren Kalender in Outlook im Web zu öffnen und das Problem zu beheben.Select Review to open your calendar in Outlook on the web to resolve the issue.

Note

Wenn Sie Änderungen an Ihrem Outlook-Kalender vornehmen, werden diese innerhalb von fünf Minuten auf Ihrem Dashboard angezeigt.If you make changes to your Outlook calendar, they will be reflected on your dashboard within five minutes.

So verlassen oder ändern Sie Ihren FokusplanTo leave or change your focus plan

Gilt für: Die neue Seite „Fokusplaneinstellungen“ (die in diesem Abschnitt beschrieben wird) befindet sich derzeit im Vorschaustatus. Sie wird in Kürze für alle MyAnalytics-Benutzer verfügbar gemacht.Applies to: The new Focus Plan Settings page (which is described in this section) is currently in preview status. It is in the process of rolling out to all MyAnalytics users.

Sie können sich beliebig oft für den Fokusplan an- und abmelden.You can opt in and opt out of the focus plan as many times as you want.

  • Wählen Sie Konfiguration des Plans aus:Select Plan configuration:

    Konfiguration des Plans

    Dadurch wird die Seite Konfigurationen geöffnet, und es wird der Bereich Konfiguration des Plans angezeigt, in dem Sie den Plan verlassen oder Ihre Einstellungen ändern können.This opens the Configurations page and displays the Plan configuration pane, on which you can leave the plan or change your preferences.

    Karte „Konfiguration des Plans“

    Nachdem Sie Ihre Einstellungen festgelegt haben, wählen Sie Änderungen speichern aus.After you indicate your preferences, select Save changes.

    Wenn MyAnalytics Sie beim Reservieren von Fokuszeit nicht mehr unterstützen soll, wählen Sie Plan verlassen aus.To have MyAnalytics stop helping you book focus time, select Leave plan.

KonzepteConcepts

Die folgenden Abschnitte enthalten Informationen, die Ihnen bei der Erstellung oder Überwachung von Fokusplänen helfen können.The following sections provide information that can help you as you create or monitor focus plans.

Automatisches Reservieren von FokuszeitAutomatic booking of focus time

Nachdem Sie als Einstellung das automatische Reservieren festgelegt haben, beginnt MyAnalytics mit der Suche nach Zeit in Ihrem Outlook-Kalender, die als Fokuszeit geblockt werden kann.After you set automatic booking as your preference, MyAnalytics starts looking for time on your Outlook calendar to set aside as focus time. Die in Ihrem Kalender reservierte Zeit wird in einer anderen Farbe angezeigt und ist mit „Fokuszeit“ beschriftet:The time that it books on your calendar appears in a different color and is labeled "Focus time":

Fokus-Eingabeaufforderung im Digest

Die Fokuszeit erzeugt nie einen Kalenderkonflikt, d. h., die Fokuszeit wird nicht so reserviert, dass sie sich mit bestehenden Kalenderereignissen wie ganztägigen Besprechungen, reservierter persönlicher Zeit oder Terminen überschneidet.Focus time never creates a calendar conflict; that is, focus time will not be booked over any existing calendar event, such as all-day meetings, booked personal time, or appointments.

Zwei Stunden ist zwar die maximale Länge eines Fokuszeitblocks, der automatisch geplant werden kann, können Sie Ihre Fokuszeit in Ihrem Outlook-Kalender aber manuell verlängern.Although two hours is the maximum length of a focus-time block that can be scheduled automatically, you can extend your focus time, by hand, in your Outlook calendar.

Reservieren des ZeitplansBooking schedule

MyAnalytics reserviert die Fokuszeit zwei Wochen im Voraus.MyAnalytics books focus time two weeks in advance. Ein Beispiel: Wenn Sie Ihren Kalender an einem Montag öffnen, sollte die an jedem Tag der aktuellen Woche und bis zum Freitag der folgenden Woche reservierte Fokuszeit angezeigt werden.For example: when you open your calendar on a Monday, you should see focus time booked every day of the current week and all the way through the Friday of the following week. Jedes Wochenende sucht MyAnalytics nach Zeitblöcken in der nächsten Woche und reserviert die Zeit entsprechend.Each weekend it looks for time blocks in the next week out and books time accordingly.

Auswahl der ZeitfensterHow time slots are selected

Die Zeit, die für Sie reserviert wird, hängt von der Zeit ab, die am jeweiligen Tag verfügbar ist.The time it reserves for you depends on the time you have open during the day. MyAnalytics startet seine Suche zu Beginn Ihres Arbeitstags, wie in Ihren Outlook-Einstellungen definiert.MyAnalytics starts its search at the beginning of your workday, as it is defined in your Outlook settings.

MyAnalytics beachtet auch die Einstellung Fokuszeit nicht früher planen als im Dialogfeld Konfiguration des Plans.MyAnalytics also respects the Do not schedule focus time earlier than setting in the Plan configuration dialog box. Wenn diese Einstellung beispielsweise auf „9:00 Uhr“ festgelegt ist, wählt MyAnalytics keine Fokuszeitfenster aus, die früher als 9:00 Uhr beginnen.For example, if you set this to 9:00 AM, MyAnalytics will select no focus-time slots that begin earlier than 9:00 AM.

MyAnalytics priorisiert zudem Ihre Einstellungen für die Länge der Fokuszeitfenster und die Tageszeit (vormittags oder nachmittags).MyAnalytics also prioritizes your preferences for length of focus time slots and part of day (morning or afternoon). Wenn Sie z. B. vier Stunden Fokuszeit auswählen und sich für den Nachmittag entscheiden, durchsucht MyAnalytics Ihren Kalender zunächst nach freien Zeitfenstern von vier Stunden am Nachmittag.For example, if you choose four hours of focus time and choose afternoon, MyAnalytics first scans your calendar to find four-hour open slots in the afternoon. Wird kein freies Zeitfenster von vier Stunden am Nachmittag gefunden, wird der Kalender weiter nach vierstündigen freien Terminen am Vormittag durchsucht.If it finds no four-hour open slots in the afternoon, it continues to scan your calendar to find four-hour open slots in the morning. Wenn nur kleinere Zeitspannen zur Verfügung stehen, können Fokusblöcke von mindestens 30 Minuten reserviert werden.If only smaller amounts of time are available, it can book focus blocks as short as 30 minutes.

Nachdem ein Block an einem Tag reserviert wurde, geht MyAnalytics zum nächsten Tag über, um den nächsten passenden Block basierend auf Ihren Einstellungen zu finden.After it books a block on one day, it then moves on to the next day to find the next suitable block, based on your preferences. (In den meisten Fällen wird nur ein Fokuszeitblock pro Tag erstellt.)(In most cases, it creates only one block of focus time per day.)

MittagszeitLunchtime

MyAnalytics betrachtet die Zeit von 12:00 Uhr bis 13:00 Uhr als Zeit für die Mittagsmahlzeit.MyAnalytics considers the time from 12:00 PM (noon) to 1:00 PM as time for the midday meal. Wenn Sie die automatische Reservierung aktiviert haben, versucht MyAnalytics zunächst, andere Tageszeiten zu reservieren.If you have automatic booking turned on, MyAnalytics tries to book any other time of day first. Werden keine anderen verfügbaren Zeitblöcke gefunden, reserviert MyAnalytics die Fokuszeit während der Mittagszeit.If it finds no other blocks of time available, it will then book focus time during the lunchtime period.

Chats werden während der Fokuszeit stumm geschaltetChats are muted during focus time

Während der Fokuszeit ändert sich Ihr Status in Teams und Skype for Business automatisch in „Fokuszeit“, um Chatbenachrichtigungen stumm zu schalten und Ihnen zu helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.During focus time, your status in Teams and Skype for Business will automatically change to "Focusing" to silence chat notifications and help you stay focused. Wenn der Fokuszeit-Termin endet, wird Ihr Status automatisch wieder in den Status geändert, in dem Sie sich zuvor befanden.When the focus time appointment ends, your status will automatically revert back to the status you were previously in. Beachten Sie, dass Sie in Teams Prioritätskontakte festlegen können, um sicherzustellen, dass Sie während der Fokuszeit keine wichtigen Nachrichten verpassen.Note that you can set priority contacts in Teams to ensure you don’t miss important messages during focus time.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Benachrichtigungen in Teams.For more information, see Manage notifications in Teams.

Wöchentlicher Digest und Insights Add-InWeekly digest and insights add-in

Wöchentlicher Digest des FokusplansFocus plan weekly digest

Nachdem Sie sich für einen Fokusplan registriert haben, wird der Inhalt des wöchentlichen Digests auf Ihre Teilnahme an dem Plan zugeschnitten.After you enroll in a focus plan, the content of the weekly digest becomes tailored to your participation in the plan. Er könnte Sie z. B. daran erinnern, Fokuszeit für Tage zu reservieren, an denen noch keine Fokuszeit reserviert ist.It might, for example, remind you to book focus time for days on which none is set aside.

Insights-Add-inInsights add-in

Im Outlook-Add-In können Sie überprüfen, ob an den kommenden Tagen Fokuszeit fehlt.You can open the Outlook add-in to check whether any upcoming days are missing focus time. Dazu verwenden Sie diese Karte:To do so, use this card:

Add-In-Feed-Karte

Wenn Sie diese Karte auswählen, werden die folgenden Optionen angezeigt, mit denen Sie Fokuszeit an einzelnen Tagen oder für mehrere Tage auf einmal reservieren können:Selecting this card shows the following options, with which you can book focus time on individual days or for several days at once:

Fokuszeit inline reservieren