Κορυφαία σενάρια

Ακολουθούν ορισμένα από τα κορυφαία σενάρια στα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Power Automate με φόρμες:

  • Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν υπάρχει μια νέα απόκριση στη φόρμα.
  • Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον αποκριτή φόρμας μετά την υποβολή μιας απόκρισης.
  • Στείλτε μια έγκριση με τα περιεχόμενα της φόρμας.
  • Στείλτε αποκρίσεις Microsoft Forms στο Excel.
  • Λάβετε ένα συνημμένο από μια φόρμα και στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το συνημμένο.

Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν υπάρχει μια νέα απόκριση στη φόρμα

Παρόλο που μπορείτε να ενεργοποιήσετε μια ειδοποίηση «Λήψη ειδοποίησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε απόκριση» στις ρυθμίσεις του Microsoft Forms, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το Power Automate.

Πρώτα, προσθέστε το έναυσμα Όταν μια απόκριση υποβάλλεται.

Εάν η φόρμα σας αφορά μόνο τα άτομα στον οργανισμό σας, αυτό σημαίνει ότι η φόρμα καταγράφει αυτόματα το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποκριθέντα και θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο ελέγχου «εφαρμογή σε καθένα». Αυτή η επίδειξη θα αποδείξει αυτό το σενάριο και θα σας ζητήσει να επιλέξετε «λίστα με το αναγνωριστικό απόκρισης για ειδοποιήσεις απόκρισης». Ωστόσο, εάν η φόρμα σας είναι δημόσια και οποιοσδήποτε με τη σύνδεση μπορεί να ανταποκριθεί, θα πρέπει να ζητήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του ως απόκριση στη φόρμα και δεν θα χρειαστεί να προσθέσετε το στοιχείο ελέγχου «Εφαρμογή σε καθένα».

Οθόνη ρυθμίσεων.

Στη συνέχεια, προσθέστε την ενέργεια Λήψη λεπτομερειών απόκρισης. Επιλέξτε το Αναγνωριστικό απόκρισης για προβολή του δυναμικού περιεχομένου. Επιλέξτε την επιλογή αναγνωριστικού απόκρισης, γεγονός που σημαίνει ότι θα λάβετε τις λεπτομέρειες απόκρισης για τις αποκρίσεις που προκάλεσαν το έναυσμα. Στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2) . Στην κάρτα ενέργειας, κάντε κλικ στο στοιχείο «Προσθήκη δυναμικού περιεχομένου» ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις αποκρίσεις φορμών στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας.

Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον αποκριτή φόρμας μετά την υποβολή μιας απόκρισης

Παρόλο που μπορείτε να ενεργοποιήσετε μια ειδοποίηση για να Στείλετε απόδειξη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους αποκριθέντες στις ρυθμίσεις του Microsoft Forms, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το Power Automate. Αυτό είναι παρόμοιο με το κορυφαίο σενάριο #1, εκτός από την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2) αποστέλλεται πλέον στον αποκριθέντα.

Στείλτε μια έγκριση με τα περιεχόμενα της φόρμας

Δημιουργήστε μια έγκριση με δυναμικό περιεχόμενο από τη φόρμα. Σε αυτό το παράδειγμα, το περιεχόμενο θα είναι τα σχόλια, τα οποία δηλώνονται με την ερώτηση «Τι μπορούμε να βελτιώσουμε σχετικά με το προϊόν μας;»

Μετά την προσθήκη του εναύσματος και της ενέργειας του Microsoft Forms, το τρίτο βήμα είναι να προσθέσετε την ενέργεια Έναρξη και αναμονή για μια έγκριση.

Έναρξη και αναμονή για την οθόνη ροής έγκρισης.

Μπορείτε να προβάλετε περισσότερα παραδείγματα με εγκρίσεις στην τεκμηρίωση.

Στείλτε αποκρίσεις Microsoft Forms στο Excel

Δημιουργήστε ένα νέο φύλλο εργασίας του Excel Online και προσθέστε έναν πίνακα στο φύλλο. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τους πίνακες στην τεκμηρίωση του Excel.

Οθόνη του Excel.

Οθόνη ροής του Excel.

Επίσης, μπορείτε να προσθέσετε μια έγκριση για να εγκρίνετε μια απόκριση προτού εισαχθεί στο φύλλο Excel. Η απόκριση «Έγκριση Microsoft Forms» για την προσθήκη μιας γραμμής σε ένα πρότυπο υπολογιστικού φύλλου του Excel μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε κάτι τέτοιο!

Λάβετε ένα συνημμένο από μια φόρμα και στείλτε το σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Βεβαιωθείτε ότι έχετε προσθέσει μια ενότητα στη φόρμα σας για τον αποκρινόμενο ώστε να αποστείλει το αρχείο.

Ενότητα αποστολής φορμών.

Μετά την προσθήκη του εναύσματος και της ενέργειας Forms, προσθέστε την ενέργεια ανάλυσης JSON. Συνιστούμε να εκτελέσετε τη ροή πριν να προσθέσετε αυτήν την ενέργεια για να δημιουργήσετε το σχήμα JSON από ένα δείγμα.

Ανάλυση ενέργειας JSON.

Μετά την επικόλληση ολόκληρου του δείγματος, μπορείτε να Λάβετε περιεχόμενο αρχείου χρησιμοποιώντας τη διαδρομή από το OneDrive και να βρείτε τη φόρμα της Microsoft. Στη συνέχεια, προσθέστε ένα «/» που ακολουθείται από την ακόλουθη παράσταση: first(body('Parse_JSON'))?['id']. Με αυτήν την ενέργεια θα γίνει εξαγωγή του ενός αρχείου, το οποίο θα μεταφορτώσει ο αποκρινόμενος.

Δημιουργία σύνδεσης κοινής χρήσης.

Τέλος, μπορείτε να στείλετε την εν λόγω αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας την κάρτα ενέργειας Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2) από το Office 365 Outlook. Συμπερίληψη της παράστασης first(body('Parse_JSON'))?['id']

Μπορείτε να συνδυάσετε το σενάριο να αποκτήσετε ένα συνημμένο από μια φόρμα και να δημιουργήσετε μια ροή έγκρισης διερευνώντας μια καταχώρηση ιστολογίου εδώ.