Έναρξη με εγκρίσεις

Είτε χρειάζεστε έγγραφη επιβεβαίωση από τον διευθυντή σας είτε επίσημη εξουσιοδότηση από μια ομάδα υπευθύνων επιχείρησης, η έγκριση αποτελεί μέρος της καθημερινότητας σχεδόν όλων των οργανισμών.

Με τη δυνατότητα έγκρισης στο Power Automate, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις αιτήσεις έγκρισης και να συνδυάσετε την ανθρώπινη λήψη αποφάσεων για ροές εργασίας. Ορισμένες δημοφιλείς περιπτώσεις στις οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι εγκριθείς είναι οι εξής:

  • Έγκριση αιτημάτων για διακοπές.

  • Έγκριση εγγράφων που χρειάζονται αποδοχή.

  • Έγκριση αναφορών δαπανών.

Όταν υποβάλετε μια έγκριση σε μια ροή, οι υπεύθυνοι έγκρισης ειδοποιούνται και μπορούν να επανεξετάσουν και να αναλάβουν μια ενέργεια όσον αφορά την αίτηση.

Ενέργειες έγκρισης

Οι Ενέργειες ίναι τα συμβάντα που θέλετε να εκτελεί η ροή σας μετά την έναρξη της ροής από το έναυσμα. Για παράδειγμα, όταν ένα νέο στοιχείο προστεθεί σε μια λίστα του SharePoint, ενεργοποιήστε μια έγκριση ούτως ώστε κάποιος να ελέγξει το νέο στοιχείο.

Στην παρακάτω εικόνα εμφανίζεται η πλήρης λίστα των ενεργειών έγκρισης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στις ροές σας.

Στιγμιότυπο οθόνης που δείχνει τις ενέργειες "Δημιουργία έγκρισης", "Έναρξη και αναμονή για έγκριση" και "Αναμονή για έγκριση".

Εάν θέλετε να ξεκινήσετε γρήγορα με τις εγκρίσιςι, χρησιμοποιήστε την ενέργεια Έναρξη και αναμονή για έγκριση. Αυτή η ενέργεια σάς επιτρέπει να παρέχετε τις πληροφορίες που πρέπει να βρίσκονται στην αίτηση έγκρισης και τους υπεύθυνους έγκρισης που θα λάβουν την αίτηση.

Όταν χρησιμοποιείτε την ενέργεια Έναρξη και αναμονή για έγκριση, η ροή ξεκινά και, στη συνέχεια, περιμένει την απόκριση των υπεύθυνων έγκρισης πριν ολοκληρωθεί η εκτέλεση.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τέσσερις τύπους έγκρισης:

Τύπος έγκρισης Συμπεριφορά
Έγκριση/Απόρριψη - Απαιτείται η έγκριση όλων Σε όλους τους υπεύθυνους έγκρισης παρέχονται δύο επιλογές: Έγκριση ή Απόρριψη.
Πριν ολοκληρωθεί η εκτέλεση ροής, απαιτείται απόκριση από κάθε υπεύθυνο έγκρισης. Οι ενέργειες που ακολουθούν την ενέργεια Έναρξη και αναμονή για έγκριση εκτελούνται αφού αποκρίνονται όλοι οι υπεύθυνοι έγκρισης ή όταν προκύπτει μια μεμονωμένη απόρριψη.
Έγκριση/Απόρριψη - Πρώτη απόκριση Στους ανατεθημένους υπεύθυνους έγκρισης παρέχονται δύο επιλογές: Έγκριση ή Απόρριψη.
Η έγκριση ή απόρριψη από οποιονδήποτε υπεύθυνο έγκρισης ολοκληρώνει την αίτηση. Οι ενέργειες που ακολουθούν μετά την ενέργεια Έναρξη και αναμονή για έγκριση που εκτελείται αφού δώσει έγκριση οποιοσδήποτε από τους υπεύθυνους έγκρισης.
Προσαρμοσμένες αποκρίσεις - Αναμονή για όλες τις αποκρίσεις Καθορίζετε τις επιλογές από τις οποίους μπορούν να επιλέξουν οι υπεύθυνοι έγκρισης στους οποίους έχει γίνει ανάθεση.
Όλοι οι υπεύθυνοι έγκρισης πρέπει να αποκριθούν για να ολοκληρωθεί η διαδικασία.
Προσαρμοσμένες αποκρίσεις - Αναμονή για μία απόκριση Καθορίζετε τις επιλογές από τις οποίους μπορούν να επιλέξουν οι υπεύθυνοι έγκρισης στους οποίους έχει γίνει ανάθεση.
Μία απόκριση από οποιονδήποτε υπεύθυνο έγκρισης ολοκληρώνει τη διαδικασία.

Προϋποθέσεις

Εάν είναι η πρώτη φορά που χρησιμοποιείτε έγκριση στον οργανισμό σας, βεβαιωθείτε ότι πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

Δικαιώματα για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων Dataverse

Όταν δημιουργείτε ροές έγκρισης, αποθηκεύονται στο Dataverse. Αρχικά, όταν χρησιμοποιείτε τη σύνδεση εγκρίσεων σε μια ροή cloud που βρίσκεται σε ένα μη προεπιλεγμένο περιβάλλον, το σύστημα αυτόματα παρέχει μια βάση δεδομένων. Για να είναι επιτυχής, ο χρήστης που εκτελεί την πρώτη ροή έγκρισης πρέπει να έχει έναν ρόλο διαχειριστή ρόλο στο περιβάλλον.

Η παροχή της βάσης δεδομένων μπορεί να διαρκέσει μερικά λεπτά και θα παρατηρήσετε αυτήν την καθυστέρηση την πρώτη φορά που εκτελείτε τη ροή. Άλλοι χρήστες που δημιουργούν ροές έγκρισης δεν χρειάζονται αυξημένα δικαιώματα στο περιβάλλον.

Note

Εάν χρησιμοποιείτε το προεπιλεγμένο περιβάλλον, δεν χρειάζεται να παρέχετε τη βάση δεδομένων Dataverse. Εάν δημιουργήσετε ροές έγκρισης, η βάση δεδομένων του Dataverse δημιουργείται αυτόματα στο προεπιλεγμένο περιβάλλον.

Άδεια για τη δημιουργία ροών

Επειδή η σύνδεση έγκρισης είναι μια τυπική σύνδεση, οποιαδήποτε άδεια χρήσης εκχωρεί πρόσβαση στο Power Automate και η δυνατότητα χρήσης τυπικών συνδέσεων αρκούν για τη δημιουργία ροών έγκρισης.

Αυτό μπορεί να είναι μια άδεια χρήσης των Power Automate, Office 365 ή Dynamics 365 με ενσωματωμένες δυνατότητες Power Automate. Μπορείτε να βρείτε μια λίστα με τις άδειες χρήσης του Office 365 και του Dynamics 365 στον οδηγό αδειών των Microsoft Power Apps και Power Automate.

Έναρξη

Χρησιμοποιήστε μία από τις ακόλουθες επιλογές για να ξεκινήσετε τη δημιουργία ροών έγκρισης.

  • Χρησιμοποιήστε ένα υπάρχον πρότυπο—Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στη λίστα προτύπων εγκρίσεων για το σενάριό σας και να ακολουθήσετε βήματα για τη δημιουργία μιας ροής που ταιριάζει με τις ανάγκες σας.

  • Τροποποιήστε ένα υπάρχον πρότυπο—Εάν ένα από τα υπάρχοντα πρότυπα είναι παρόμοιο, αλλά δεν ταιριάζει με ακρίβεια στις ανάγκες σας, δημιουργήστε μια ροή από αυτό το πρότυπο και, στη συνέχεια, προσαρμόστε τη ροή όπως σας αρέσει.

    Αφού δημιουργήσετε μια ροή από ένα πρότυπο, μπορείτε να την τροποποιήσετε ή να την επεκτείνετε. Αυτή η ενέργεια μπορεί να γίνει με προσθήκη, επεξεργασία ή κατάργηση των εναυσμάτων και των ενεργειών.

    Tip

    Μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε ενέργειες στην ίδια ροή ή σε όλες τις ροές, για να επιταχύνετε τη διαδικασία επεξεργασίας.

  • Δημιουργήστε μια ροή έγκρισης από την αρχή—Εάν δεν μπορείτε να βρείτε ένα κατάλληλο πρότυπο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή από την αρχή και μετά να τη συνδέσετε στις υπηρεσίες και τις εγκρίσεις που χρειάζεστε χρησιμοποιώντας τις ενέργειες εγκρίσεων. Μάθετε πώς να δημιουργήσετε μια ροή από την αρχή.

  • Συμβουλευτείτε την κοινότητα για έμπνευση και βοήθεια—Το Power Automate έχει μια αναπτυσσόμενη κοινότητα που μπορεί να σας βοηθήσει εάν έχετε κολλήσει ή αν αναζητάτε έμπνευση. Επισκεφθείτε τα φόρουμ του Power Automate για να κάνετε συγκεκριμένες ερωτήσεις και να λάβετε απαντήσεις.

Ανάθεση εγκρίσεων σε οποιονδήποτε χρήστη του μισθωτή σας

Μπορείτε να αναθέσετε εγκρίσεις σε χρήστες —συμπεριλαμβανομένων χρηστών και ομάδων Microsoft 365— στο τρέχον περιβάλλον σας Dataverse ή στον μισθωτή σας Azure Active Directory (Azure AD).

Όταν αναθέτετε μια έγκριση σε χρήστες που δεν βρίσκονται στο περιβάλλον σας, προστίθενται αυτόματα για να επεξεργαστούμε τις αποκρίσεις τους και να τις διατηρήσουμε για ιστορικό έγκρισης.

Οι παρακάτω ρυθμίσεις παραμέτρων μισθωτή δεν επιτρέπουν κάτι τέτοιο:

  • Όταν η ρύθμιση AllowAdHocSubscriptions στο Azure AD είναι απενεργοποιημένη. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να ζητήσετε τον διαχειριστής μισθωτών να την ενεργοποιήσει. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό στην εγγραφή αυτοεξυπηρέτησης.
  • Εάν μια ομάδα ασφαλείας έχει χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο των χρηστών που έχουν πρόσβαση στο περιβάλλον Dataverse.
  • Power Automate Σχέδια για δημόσιους οργανισμούς στις Η.Π.Α..

Αφού αναθέσετε μια αίτηση έγκρισης σε έναν χρήστη, μπορεί να απαντήσει απευθείας από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, μια προσαρμόσιμη κάρτα Microsoft Teams ή το κέντρο ενεργειών του Power Automate, εάν έχει άδεια χρήσης του Power Automate ή μια άδεια χρήσης του Office 365 ή του Dynamics 365 με ενσωματωμένες δυνατότητες Power Automate. Μπορείτε να βρείτε μια λίστα αυτών των αδειών χρήσης Office 365 και Dynamics 365 στον οδηγό αδειοδότησης Microsoft Power Apps και Power Automate.

Επόμενα βήματα