Despliegue de listas seguras en Outlook
Hoy vamos a hablar del despliegue de listas seguras para correo electrónico. En entornos corporativos, alguna vez es posible que correos legítimos sean marcados como spam. Esto puede deberse a diversas causas, aunque desde Microsoft no se puede proporcionar información sobre el motivo por el que un mensaje ha sido marcado como spam, precisamente para proteger el algoritmo. Desde soporte técnico nos ocupamos de solucionar este problema más que de encontrar un motivo por el que ha sucedido. Para ello generalmente recomendamos añadir como remitente seguro al emisor de dicho correo (en caso de que por ejemplo sea una aplicación que se encargue de enviar una newsletter, o un determinado usuario..)
Si se desea saber si el correo ha sido marcado por Outlook o por Exchange, en la versión de Office 2007 SP2, los correos en la carpeta de spam contienen una referencia donde indica quien lo ha marcado como spam. Otra manera de saberlo es reproducir el comportamiento intentando recibir un correo en OWA con Outlook cerrado. Si llega a la carpeta de SPAM en OWA entonces está siendo redirigido a nivel de servidor, y si está en bandeja de entrada y al abrir Outlook aparece en SPAM, entonces es el filtro de Outlook.
Para añadir un usuario como seguro hay que ir a herramientas/opciones/correo no deseado, y en la pestaña de remitentes seguros se puede añadir manualmente una dirección de correo o para más confianza, un dominio entero.
Se puede hacer manualmente pulsando el botón añadir y escribir la dirección o el dominio. Por ejemplo esoffice@microsoft.com o por ejemplo @microsoft.com
Es necesario seguir los estándares de direcciones de correo, por lo que no se puede poner por ejemplo @microsoft
Si se tiene una gran cantidad de direcciones que quieres añadir como seguras y dispones de una lista en formato txt también puedes importarla manualmente. Para ello le das a importar desde fichero y seleccionas la lista.
Esto es común para Outlook 2003 y 2007.
Si se quiere hacer con muchos usuarios se puede hacer un despliegue de la lista de remitentes seguros utilizando políticas.
A continuación te adjunto información relativa a las listas, en este caso para Outlook 2007:
Como desplegar Listas de Junk Email en la organización:
1-Crear una carpeta pública con permisos de lectura para todos los usuarios en un servidor.
2-Crear un fichero de texto, por ejemplo “safesender.txt” con el contenido de las direcciones seguras (una en cada línea).
3-En el servidor, añadir las políticas de Outlook (Outlk12.ADM) y situarse en la opción:
Administrative Templates / Microsoft Office Outlook 2007 / Herramientas-Opciones / Preferencias / Correo electrónico no deseado
Adjunto la ruta de descarga de las políticas de Office:
https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=92D8519A-E143-4AEE-8F7A-E4BBAEBA13E7&displaylang=en
4-Seleccionar “Especificar la ruta a la lista de remitentes seguros”.
5-Habilitar esa opción, y escribir la ruta del archivo con los remitentes seguros
(Ej: <\\Server\JunkE-mail\SafeSenders.txt>).
6-Seleccionar “Sobrescribir o anexar lista de importación de correo no deseado” si se desea que el usuario mantenga su lista existente
7-Pulsar aplicar y aceptar las opciones.
8-Hay que desplegar la siguiente clave en las máquinas clientes para que lean la lista:
HKey_Current_User\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Options\Mail
DWORD = JunkMailImportLists
Value = 1
NOTA: Esta clave se pondrá a 0 automáticamente una vez aplicada, y tendrá que ser desplegada de nuevo a 1 si se desea añadir una nueva lista o añadir a la existente.
Estas listas pueden ser también para remitentes bloqueados o receptores seguros.
Para Outlook 2003, los pasos son los mismos excepto las políticas.
En el paso 3, seleccionar Outlook 2003. La ruta de descarga de las políticas es:
En el paso 8, la ruta debería ser:
HKey_Current_User\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Options\Mail
DWORD = JunkMailImportLists
Value = 1
De esta manera ya tendremos la lista en los clientes Outlook.
Un saludo!
Eduardo.