Umstellen auf das “neue” Office Format Open XML und anfangen, Geld zu sparen

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Das neue Office Format ist schon lange nicht mehr neu, kam es doch mit Office 2007 auf den Markt. Open XML, wie der Name schon sagt ein offenes XML Format und von der ISO standardisiert, ist aber auch für andere Anwendungen als nur Microsoft Office 2007 verfügbar. Im Rahmen der Document Interoperability Initiative arbeiten weltweit unterschiedliche Hersteller und Experten daran, den Austausch zwischen Dokumentenformaten zu vereinfachen. So gibt es Add-ons für ältere Microsoft Office Versionen und Browser Plugins z.B. für Firefox aber auch Tools zum Übersetzen von Open XML und ODF. AUch “Offline” Konverter, um größere Datenablagen vom alten binären Officeformat auf das Open XML Format umzuwandeln gibt es.

Aber warum ist das Open XML Format für IT Manager bzw. IT Architekten wichtig?

Das neue Open XML Format bietet eine Menge Vorteile, die Ihren Endanwendern zu Gute kommen: Microsoft Office ab der Version Office XP (2002) können es direkt lesen und verwenden, auch Mobile Office auf Ihrem Windows Mobile Gerät oder Telefonen von anderen Anbietern. Man kann es mit gutem Gewissen archivieren (da die Spezifikation offen liegt und so auch noch in Jahrzehnten lesbar gemacht werden kann). Ihre existierenden Office Dokumente sehen weiterhin so aus wie Sie es gewohnt sind (und nicht wie “Kraut und Rüben”, wie es bei anderen Formaten oft der Fall ist). Und man kann Open XML Dokumente leicht aus eigenem Code erstellen, um z.B. Serverseitig große Serienbriefe bzw. Massendrucksachen zu erstellen.

Der aus meiner Sicht jedoch beste Grund, sich für das neue Format zu entscheiden, ist der in der Regel deutlich kleinere Speicherplatzbedarf beim Speichern gegenüber dem alten Binärformat. Sie benötigen also weniger Speicherplatz auf Ihren Fileservern oder im SAN, sowie auch weniger Platz in Ihrem Backup- oder Archivsystem. Und das spart direkt Kosten.