Online statt USB - Datenaustausch im Wandel

Kaum zu glauben: Die allgegenwärtigen USB-Speichersticks sind erst seit dem Jahre 2000 auf dem Markt (damals mit einer Kapazität von acht Megabyte und 49 US-Dollar teuer) und wurden zwischendurch zum beliebtesten Geschenk der Marketingabteilungen von IT-Firmen. Und dennoch scheint es, als würde ihre Ära zu Ende gehen. Der Grund: Online-Speicherdienste. Fast ein Drittel aller Internetnutzer sichert Daten in Cloud-Diensten, in erster Linie geht es dabei um private Informationen. Die Nutzung in Unternehmen ist deutlich geringer, wächst aber ebenfalls.

Kein Wunder, schließlich ist es deutlich einfacher, die Daten einmal online zu hinterlegen und den Link an die Empfänger zu schicken als einen USB-Stick herumzureichen und ständig dafür zu sorgen, dass die aktuellen Dateiversionen auf dem Stick hinterlegt sind. Dazu kommt, dass die Preise für Online-Dienste enorm gefallen, sind während die Speicherkapazität zeitgleich explosionsartig angestiegen ist (allein die Nutzer von Office 365 haben Zugriff auf ein Terabyte Online-Speicher, andere Dienste wie Backblaze bieten sogar unbegrenzten Speicherplatz).

Das bestätigt Dr. Mathias Weber, Bereichsleiter IT-Services beim Bitkom. Zudem sieht er weitere Vorteile bei der Nutzung von Online-Speichersystemen: „Die Daten stehen jederzeit und an jedem Ort mit Internetzugang zur Verfügung und können mit unterschiedlichen Geräten abgerufen werden.“

Aber sind wir ehrlich, es gibt einige Szenarien in denen USB-Speicher noch immer die Nase vorn haben. Etwa beim Übertragen großer Dateien oder wenn die Speichersticks genutzt werden, um Systeme zu booten, neue Betriebssysteme zu installieren oder darauf laufen zu lassen. Die Übertragungsgeschwindigkeit ist allerdings etwas, das mit schnelleren und besseren Internetzugängen mittelfristig kein Problem mehr wird. Initiativen wie der deutschen Bundesregierung sind ein guter Ausgangspunkt, vor allem wenn damit endlich die weißen Flächen auf der Landkarte abgedeckt und endlich wirklich jedermann eine vernünftige Internetverbindung erhalten kann.

Online-Speicher und Firmennutzung

Der Einsatz von Online-Speicherdiensten ist einigen Unternehmen ein Dorn im Auge – oftmals fürchten Administratoren und IT-Verantwortliche den Verlust von Daten. Das lässt sich allerdings vermeiden, indem man die richtige Strategie und einen passenden Onlinedienst verwendet. Beispielsweise gibt es einige Dienste, die direkt für den Unternehmenseinsatz gedacht sind und entsprechende Funktionen zur Administration oder gegen Datenabfluss mitbringen.

Ein guter Start ist dieses Dokument des BSI, das einige interessante Punkte anspricht und die Thematik selbst für Nicht-IT-Profis verständlich abbildet. Auch das Thema „Verschlüsselung“ lässt dich über Dienste wie Boxcryptor rasch und nutzerfreundlich abhandeln: Alle Dateien werden vor dem Upload verschlüsselt, ohne dass sich der Anwender mit Krypto-Keys oder Passwörtern herumschlagen muss. OneDrive for Business kümmert sich ebenfalls ums Verschlüsseln. Technische Details samt Video in unserer Knowledgebase.

Zukunft für beides

Es ist viel zu früh, um USB-Speicher für tot zu erklären. Aber es liegt nahe, dass die Sticks in Zukunft andere Aufgaben übernehmen als das schnelle Austauschen von (relativ kleinen) Daten zwischen zwei oder mehreren Personen. Dafür sind die Online-Dienste einfach zu bequem – und sie lassen sich dank passender Schnittstellen direkt in Programme integrieren. Für Word, Excel oder PowerPoint macht es schon heute keinen Unterschied, ob Dateien lokal, auf einem Netzlaufwerk oder einem Online-Speicherdienst abgelegt oder von dort bearbeitet werden können. Und statt Dokumente mit „Dokument_v13_draft2“ oder ähnlich komplexen Namen zu versehen, lohnt es sich in Funktionen wie Kollaboration an Dokumenten oder Versionierung zu investieren – dann hat man auch nie mehr „die alte Version“ in der wichtigen Präsentation dabei.