La démocratisation de la performance de l'entreprise avec PerformancePoint Server 2007
Un besoin grandissant / La donnée au centre des entreprises
Le système d'information est devenu depuis quelques années un point central pour la croissance des entreprises. Dans un premier temps ces systèmes ont permis de collecter et de traiter l'information tout en optimisant son stockage. Puis dans un second temps, grâce à l'évolution de la puissance des machines, de la capacité disques grandissante, ces données ont pu être croisées et agrégées à des fins analytiques.
Nous voyons aujourd'hui fleurir de nombreux projets autour des problématiques « VLDB » (Very Large Data Base). Le traitement de données de masse n'est plus une barrière au grand bénéfice des projets axés sur la Business Intelligence.
Essentiellement pour des problématiques de coût, Le décisionnel était initialement réservé à des structures de taille importante. Depuis la sortie de SQL Server 7, il y après de 11 ans, Microsoft est allé à l'encontre de ce courant en enrichissant sans cesse son offre BI en proposant dans « une même boîte » l'ensemble des outils nécessaires dont entre autre « Analysis Services » pour la construction de cubes, « Integration Services (SSIS) » pour la partie chargement (ETL) ou encore « Reporting Services » pour la constitution de rapports.
SQL Server / Office System : un duo gagnant pour les projets décisionnels
Un autre outil a depuis longtemps fait ses preuves auprès des utilisateurs finaux : Excel a su s'imposer pour l'affichage et la manipulation de faibles volumes de données. Ceci est d'autant plus vrai au niveau d'une population d'utilisateurs non initiés à l'informatique qui ont du s'adapter pour faire face à la nécessité de traiter et de synthétiser des données dans leur métier au quotidien.
Parallèlement à la collecte de données structurées pouvant être stocké dans des bases de données, les grandes entreprises se dotent de plus en plus de portails centralisant l'ensemble des « documents » publiés par leurs différentes applications ou par leurs collaborateurs. La demande très forte des clients auprès de la division Services de Microsoft ou de nos partenaires pour des projets Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) en est la preuve.
La gestion de la performance : un devoir de chacun au bénéfice de tous.
La collecte des données et la constitution de cubes multidimensionnels ont permis aujourd'hui de restituer auprès d'une petite population de décideurs des indicateurs permettant d'affiner le pilotage des entreprises. Il est maintenant nécessaire de franchir une nouvelle étape afin de disposer de nouveaux outils offrant la possibilité d'analyser en fonction d'objectifs définis les indicateurs de performances souhaités.
La mondialisation, la complexité des entreprises et le volume croissant de données ne permet plus aujourd'hui aux entreprises de progresser en centralisant toutes les décisions. Chacun doit pouvoir à son niveau disposer des informations permettant de travailler efficacement. La consolidation des données mises à jour par ces différents acteurs doit donner une meilleure visibilité « en haut de la pyramide » sur les indicateurs de performances mais il faut également avoir la capacité d'analyser les données collectées afin de définir des axes d'améliorations efficaces pour faire progresser l'entreprise.
Nous pouvons par exemple identifier dans l'entreprise différent types d'acteurs :
- Les « consommateurs de données » sont les plus nombreux. Ils affichent des rapports issus de données de l'entreprise sans avoir besoin de connaissance techniques particulières.
- Les « requêteurs » sont un peu moins nombreux mais doivent avoir une plus grande maîtrise des sources de données qu'ils utilisent afin de pouvoir adapter leurs rapports à leur besoin.
- Les « analystes » font partie de la population la plus restreinte. Assister de développeurs compétents, ils doivent maîtriser l'ensemble des données de l'entreprise afin d'être à même de fournir des analyses poussées sur les indicateurs de performances de l'entreprise.
Schéma 1 – Exemple de profils
La gestion de la performance dans les entreprises est donc passée d'un cadre réservé aux seuls « initié » à un cadre plus « populaire » ou chacun à son rôle à jouer pour le bénéfice de tous.
Oui mais PerformancePoint Server (PPS) c'est quoi ?
PerformancePoint Server 2007 est la réponse de Microsoft à ces problématiques de démocratisation du décisionnel. La synthèse des fonctionnalités évoluées de ProClarity en matière d'analyse graphique, de Business Scorecard Manager 2005 pour la constitution de tableaux de bords et le développement de nouvelles fonctionnalités complémentaires permet de proposer des solutions aux entreprises pour faire face aux enjeux de demain.
Ce produit est constitué de trois modules comme le montre le schéma suivant (Schéma 2 – Les modules de PerformancePoint Server 2007).
Schéma 2 – Les modules de PerformancePoint Server 2007
Le module « Planning » (Planifier, Budgéter & Prévoir) permet de modéliser les indicateurs de l'entreprise qui seront utiles et de définir des objectifs vis-à-vis de ceux-ci.
L'objectif est de disposer de données cohérentes à tous les niveaux en :
- rationnalisant les données à l'aide de formulaires, workflows, soumissions, approbations, templates…
- définissant des modèles applicables aussi bien unitairement qu'à l'entreprise dans son ensemble,
- facilitant l'intégration de données provenant de sources et versions diverses en une seule vue pour simplifier les processus de planification, budgétisation et prévision.
La souplesse de la solution réside dans la création de plans et de budgets à l'aide d'assistants, sans la moindre ligne de code. Des modèles de conception sont fournis au travers de l'outil et l'intégration avec Excel, Outlook et Sharepoint Server 2007 offre un environnement collaboratif riche et souple à cette solution.
Le module « Analyse » (Analyses et Requêtes) permet d'analyser les résultats en confrontant les valeurs des indicateurs mesurés par rapport à la modélisation effectuée.
Ce module s'appuie principalement sur la richesse et la puissance de la plate-forme décisionnelle Microsoft offrant des possibilités de vues multidimensionnelles, de définition de règles métiers au niveau du serveur, d'analyse de causes sous-jacentes et de prévisibilité.
Tout comme pour le module « planning », l'outil permet de créer, de gérer et de diffuser des analyses sans la moindre ligne de code en profitant de l'intégration avec la suite Office. Le travail collaboratif est mis en avant avec la possibilité d'ajout d'annotations et de discussions aux Scorecards, de partage d'informations au travers de SQL Server Reporting Services, de SharePoint Report Center sous des formats aussi divers que sont HTML, XML, PDF. Ces possibilités sont complétées par les outils collaboratifs traditionnels de Microsoft que sont Office Excel, Outlook, Live Meeting et MSN Messenger.
Le module « Monitoring » (Scorecards, Dashboards & Rapports) offre une palette de possibilités vis-à-vis de l'interface de suivi des performances.
La visualisation des indicateurs (KPIs) peut s'effectuer de différentes manières au travers de Scorecards, de Dashboards, de Strategy maps (intégration avec Visio). La navigation dans les données (drill down/up) est facilitée et permet une utilisation large accessible à tous les collaborateurs.
L'outil s'intègre pleinement dans toutes les activités de l'entreprise en permettant un monitoring au jour le jour des process. Toutes les populations de l'entreprise peuvent ainsi accéder aux informations qui leurs sont destinées.
Et pour la suite…
Parallèlement à l'offre PerformancePoint Server, Microsoft dispose d'outils plus spécifiques dédiés à des populations très ciblés comme par exemple Microsoft® Forecaster qui est une solution à faible coût de budgétisation et de planification ou encore Microsoft®FRx qui est un outil de reporting financier intégré à Microsoft Dynamics GL. Ces deux modules devraient être intégrés dans le module « Sierra » qui dans un premier temps pourra être mis en œuvre en parallèle avec PerformancePoint et dans un second temps sera intégré au produit.
En conclusion
PerformancePoint Server 2007 est un outil complet et intuitif dans son utilisation qui s'inscrit pleinement dans la stratégie de l'offre globale de Microsoft. Son couplage avec de nombreux produits dont entre autre SharePoint est indispensable pour bénéficier d'un fonctionnement agréable. Ce produit devrait très vite être adopté par de nombreuses entreprises désireuses de disposer d'outils leurs offrants un avantage compétitif vis-à-vis d'une concurrence mondiale de plus en plus acharnée.
Pour aller plus loin
Présentation du produit PerformancePoint Server 2007 :
https://office.microsoft.com/fr-fr/performancepoint/FX101680481036.aspx
Les acteurs du décisionnels :