O que é um Caso de Negócio (Business Case)?

Bem, depois de algum tempo envolvido com uma justificativa de negócio para um grande cliente, me veio a ideia de colocar aqui no blog o que é um Caso de Negócio e o que deveria conter… Isso é importantíssimo para qualquer projeto a ser avaliado pela diretoria ou mesmo na justificativa de um grande movimento na direção de Gerenciamento de Serviços e Governança de TI.

Por Que um Caso de Negócio Deve Ser Escrito?

O motivo mais óbvio de escrever um caso de negócio é para formalizar os recursos, o capital necessário de investimento e o retorno esperado com o projeto. Entretanto, isso implica em que o caso de negócio seja um documento financeiro principalmente. Logicamente todos os casos de negócio precisam ter a justificativa financeira, mas não deve ser o único propósito do documento.

Um caso de negócio deve ser o local a armazenar todas as informações relevantes sobre a “dor de negócio” e o projeto a ser implantado. Deve possuir justificativa de negócio, financeira, de satisfação de cliente e qualquer outra que seja necessário ser documentada. Esse documento deve “contar a história” de porque, o que, como, quando e aonde.

  • Por que o projeto é necessário?
    • Essa parte deve conter todos os problemas atuais, possivelmente justificado nos 3 pilares (pessoas, processos e tecnologia), bem como as opostunidades de melhoria.
  • Como o projeto ajudará a resolver os problemas identificados pela organização?
  • Qual a solução recomendada?
    • Essa parte deve propor uma solução (teoricamente, a melhor solução para os problemas identificados), bem como, se for necessário para avaliação, justificar por que essa solução foi escolhida em detrimento de outras possíveis.
  • Quais os benefícios esperados?
    • Como a solução e a sua operação no dia a dia resolve os problemas identificados
    • Tente avaliar e demonstrar com estudos de simulação o impacto da solução nos 3 pilares: pessoas, processos e tecnologia.
  • O que vai/pode ocorrer ao negócio se a solução não for implantada?
    • Aqui é a avaliação da opção de não se fazer nada…
  • Quando a solução será implantada e os recursos necessários para tal?
    • Aqui deve-se apresentar o cronograma inicial estimado, recursos necessários, etc.
    • Quanto de investimento será necessário? Qual o prazo de investimento?
    • Grupo de pessoas envolvidas, bem como listando as responsabilidades e conhecimentos necessários.
    • Estudo de retorno de investimento e o tempo esperado.

Quais as 3 Funções de um Caso de Negócio?

A escrita de um caso de negócio força a equipe a parar, sentar e refletir sobre todo o trabalho de análise de problemas e estudo de soluções. É muito fácil para todos simplesmente continuar trabalhando, sem documentar o que foi atingido. Eu chamo isso de “Método Nike(*1) – Just Do It”. Smile

O processo de documentação é muito importante e exerce papel essencial no que eu chamo de “Consolidar o Conhecimento”. Muitas pessoas usam um termo amplamente difundido como “Captura do Conhecimento”, mas eu acho o processo de documentar algo de forma estruturada não apenas captura, mas consolida e difunde o conhecimento entre o time e também para as partes interessadas externamente ao time de trabalho.

A segunda função do Caso de Negócio é verificar que a solução proposta endereça as necessidades de negócio e se torna o veículo para receber investimentos internos e aprovação para passar para a próxima fase. Por isso é tão importante para o time de trabalho documentar também o que pode ocorrer se o projeto não for aprovado. Não apenas os problemas de negócio indentificados vão continuar como o cenário pode evoluir e essa evolução deve ser projetada e documentada, a fim de prover essa informação a alta administração para que a decisão seja bem embasada.

Tendo tudo consolidade em um único documento, é fácil ligar os problemas, solução e benefícios esperados. O desenvolvimento do caso de negócio com todos esses itens facilita o desenvolvimento da justificativa financeira e pode comumente também identificar falhas e problemas não endereçados pela solução proposta. Nesse ponto, a solução deve sder revista e verificada que endereça todos os pontos identificados durante a fase de estudo e análise.

Isso possibilita também a alta administração priorizar os projetos, já que os problemas identificados, benefícios esperados, investimento necessário, ROI e custo de não implantar a solução estão identificados e podem ser comparados com outros projetos/casos de negócio.

A outra função importante do caso de negócio é enviar uma mensagem consistente e única para todas as partes interessadas (stakeholders). O caso de negócio é possui uma visão de alto nível sobre o problema, solução proposta e benefícios esperados, também documentando as partes afetadas da organização – clientes, gerência, operação, pesquisa e desenvolvimento, vendas, etc…). Assim todos podem tomar conhecimento sobre o projeto.

Quem deveria escrever o Caso de Negócio?

O Caso de Negócio deve ser visto como uma história. Logo, todos os participantes do time de trabalho devem contribuir com o seu desenvolvimento. Não sdignifica que cada um terá que escrever um parágrafo ou um capítulo. Simplesmente significa que o time de trabalho é responsável pelo documento e deve refletir o pensamento, as soluções propostas e o conhecimento adquirido por todo o time.

Para que o documento tenha um formato e estrutura consistente e coerente, apenas uma ou duas pessoas devem efetivamente escrever o documento, mas, de acordo com a forma de trabalho, todos podem revisá-lo e sugerir alterações no mesmo.

Quando um Caso de Negócio deve ser Escrito?

O ciclo de vida de um projeto, de acordo com a metodologia MSF – Microsoft Solutions Framework possui 5 fases, a saber:

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O MSF atualmente está inserido no MOF – Microsoft Operations Framework, como a Fase Entregar (Deliver Phase). Para mais detalhes e explicações sobre a Fase Entregar do MOF, veja o documento MOF 4.0 Overview.

O Caso de Negócio precisa da Fase de Visão e Escopo concluída para que possa ser feito. Assim, todas as necessidades, problemas e cronograma estimado já estão concluídos e podem ser inseridos no documento de Caso de Negócio. Em alguns casos, dependendo do nível de análise necessário e exigido pela alta administração, um pouco da fase de Especificação pode ser necessário também para que a solução seja mais clara e possa dar uma maior garantia aos aprovadores do projeto.

Visão Geral

Enquanto um dos seus principais objetivos possa ser (e deve ser!) conseguir investimento para o desenvolvimento e implantação do projeto, suas chances de sucesso podem ser maiores se os seguintes objetivos também estiverem em mente:

  • Torne o documento interessante. Lembre-se, alguém irá lê-lo e não pode ser um convite ao sono…
  • Mantenha-o claro e conciso. Vá direto ao ponto, um documento de Caso de Negócio não é um romance nem uma novela…
  • Minimize o uso de jargões e termos muito técnicos e específicos. Quem vai ler (e aprovar!) não necessariamente entende de tecnologia nem de Gestão de Serviços de TI…
  • Documente todos os fatos como parte da história do projeto. Essa é a hora de mostrar que o time de trabalho fez um trabalho completo e consistente…
  • Forneça uma visão completa da situação atual e da situação proposta. Tente colocar mais gráficos e figuras ilustrativas do que textos longos e complexos…
  • Finalmente, demostre o valor do projeto para a operação, para os clientes e para a parte financeira da empresa.

Os benefícios esperados em escrever (documentar) um Caso de Negócio podem ser vários, mas posso citar, no mínimo:

  • Organização do pensamento, atividades e conhecimento.
  • Captura e consolidação do conhecimento adquirido.
  • Habilidade em identificar gaps, inconsistências ou falhas de projeto.
  • Melhoria na habilidade de comunicar os objetivos do projeto e seus benefícios.
  • Justificativa financeira em linha com os beneficios esperados.
  • Senso de união e trabalho em time.

Bem, espero que o texto tenha sido útil.

Abraços e até o próximo post.

Ronaldo Smith Jr.

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(*1) A Nike não tem nenhuma responsabilidade sobre o conteúdo desse post nem apoia esse blog de forma direta ou indireta. Nike é marca registrada da Nike no Brasil e em todos os outros países nos quais ela atua. O termo “Modelo Nike” é apenas uma referência a um comercial de TV no qual o slogan da empresa era “Just Do It” – “Apenas Faça Isso”, alusão a sair fazendo algo, sem necessariamente documentar…