O novo Centro de Administração do SharePoint Online: maior controle do cliente

Artigo original publicado no sábado, 22 de dezembro de 2012

Olá! Sou Kate Everitt, gerente de programas do SharePoint Online. Hoje, compartilharei informações sobre como gerenciar o novo ambiente do SharePoint Online e, ao mesmo tempo, destacarei os principais recursos do novo Centro de Administração do SharePoint Online. Em seguida, Phil Newman, gerente de programas da minha equipe, falará sobre como automatizar as tarefas de gerenciamento do SharePoint Online usando o Windows PowerShell remoto.

O Centro de Administração do SharePoint Online está em desenvolvimento; na próxima versão, acrescentaremos melhorias significativas relacionadas ao gerenciamento, inclusive a configuração da Pesquisa, aplicativos, Project Online (se adquirido), IRM, Compartilhamento Externo, Iniciar um Site e muito mais. Abordaremos alguns dos novos cenários a seguir.

A Administração do SharePoint Online está inserida nos recursos de gerenciamento do Office 365

O Centro de Administração do SharePoint Online, incluído nos planos do Office 365 para médias empresas e corporativo, faz parte da experiência geral de administração do Office 365, juntamente com os Centros de Administração do Exchange Online e do Lync Online. Você também pode realizar certas tarefas, como criar novos usuários e atribuir licenças, a partir do nível global do Centro de Administração do Office 365.

Quais são as novidades?

A primeira coisa que você notará a respeito do Centro de Administração do SharePoint Online é a nova aparência, consistente com todo o Office 365. Também adicionamos uma barra de navegação no topo, facilitando o acesso aos sites e conteúdo do SharePoint e a outros centros de administração para os quais você tem permissão.

Acesse diversas cargas de trabalho e centros de administração

Figura 1. Acesse diversas cargas de trabalho e centros de administração

 

Compartilhamento

Aumentamos o controle sobre o uso e compartilhamento de sites. A configuração de compartilhamento permite que os administradores decidam se os conjuntos de sites podem ser acessados apenas internamente ou habilitados para compartilhamento externo, chamado de acesso externo. Agora é possível compartilhar documentos individuais por meio do novo recurso chamado de links de convidados, que habilita métodos autenticados e anônimos de compartilhamento de documentos do Office. Os novos recursos de compartilhamento facilitam o trabalho das equipes com pessoas e grupos fora da empresa, ao mesmo tempo em que os administradores do site podem garantir o acesso seguro aos dados.

Para ler mais, consulte o post sobre compartilhamento simplificado do nosso colega Gaurav Doshi.

Três níveis de compartilhamento externo

Figura 2. Observe os três níveis de compartilhamento externo: todos os recursos desativados; apenas acesso externo de sites; e links de convidados anônimos habilitados

 

Pesquisa

Há uma série de novas opções de pesquisa no SharePoint Online que, antes, só podiam ser usadas no serviço de pesquisa da Administração Central. Você pode gerenciar o esquema de pesquisa, dicionário e fontes de resultados, além de remover resultados de pesquisa indesejados. Os novos recursos proporcionam controle sobre o comportamento das consultas de pesquisa no ambiente do SharePoint Online e permitem importar configurações de pesquisa.

Para obter mais informações, consulte o artigo Novidades na pesquisa no SharePoint Server 2013.

Aplicativos

Um dos grandes investimentos desta versão é o novo modelo de aplicativos na nuvem. Com ele, é possível configurar um catálogo corporativo com aplicativos internos para a empresa. Além disso, você pode gerenciar e monitorar o consumo dos aplicativos pela empresa e pelos funcionários. Para obter mais informações sobre o novo modelo de aplicativos na nuvem, visite http://dev.office.com.

Gerenciamento do conjunto de sites

O modo mais fácil de gerenciar conjuntos de sites é por meio da lista de conjuntos de sites no Centro de Administração do SharePoint. Ela permite criar, excluir e gerenciar cotas, bem como atualizar conjuntos de sites.

Página principal de gerenciamento do conjunto de sites

Figura 3. Página principal de gerenciamento do conjunto de sites

 

Para atender aos clientes que têm muitos sites e buscam um modo mais avançado de controlá-los, passarei o controle deste artigo para Phil Newman, que falará sobre um modo novo e mais rápido de lidar com locatários do SharePoint Online.

Introdução ao Shell de Gerenciamento do SharePoint Online

O novo SharePoint Online possui um novo módulo do Windows PowerShell para que os administradores gerenciem sites e usuários! O Windows PowerShell libera diversos cenários novos, inclusive a criação e atualização de sites em massa e emissão de relatórios/gerenciamento de cotas mais adequados.

Conceitos básicos

Para começar, baixe o Shell de Gerenciamento do SharePoint Online. Após a instalação, você estará pronto para começar.

Como você está executando o Shell de Gerenciamento do SharePoint Online em um computador que não está no SharePoint Online, você deverá iniciar cada sessão conectando-se ao ambiente do SharePoint Online. Para isso, use o cmdlet Connect-SPOService. Você sempre irá se conectar à URL do Centro de Administração do SharePoint Online.

Para conectar, execute este script no Shell de Gerenciamento do SharePoint Online:

Connect-SPOService –url https://mytenant-admin.sharepoint.com

Caso queira incrementar, adicione credenciais ao script. Certifique-se de proteger arquivos que tenham senhas.

$username = 'admin@contoso.onmicrosoft.com'
$password = 'MyPassword123'
$cred = New-Object -TypeName System.Management.Automation.PSCredential -argumentlist
$userName, $(convertto-securestring $Password -asplaintext -force)
Connect-SPOService –url https://contoso-admin.sharepoint.com –credential $cred

O que é possível fazer no Windows PowerShell?

Descobrimos que a maioria das atividades no Centro de Administração do SharePoint Online girava em torno do gerenciamento de sites. Como resultado, concentramos a funcionalidade do novo Windows PowerShell nesses cenários. Com ele, você pode:

  • Criar sites
  • Gerenciar cotas
  • Atualizar sites
  • Gerenciar proprietários e administradores de sites
  • Gerenciar permissões e grupos

Para obter uma documentação detalhada, consulte o artigo Introdução ao Shell de Gerenciamento do SharePoint Online.

Veja os detalhes de alguns cenários úteis:

Obtendo uma lista de todos os sites

Uma das solicitações comuns que recebemos de clientes de grande porte é um modo de obter uma lista com todos os sites e características deles. Com o Windows PowerShell, isso é fácil:

  1. Verifique se está conectado.
  2. Execute "Get-SPOSite"

O Windows PowerShell pode criar um arquivo CSV, que pode ser aberto no Excel em apenas uma linha. Basta executar:

Get-SPOSite | Export-CSV –path MyReport.csv

Resultados retornados com o Windows PowerShell que mostram todos os conjuntos de sites usando o comando Get - SPOSite

Figura 4. Resultados retornados com o Windows PowerShell que mostram todos os conjuntos de sites usando o comando Get - SPOSite

 

Atualização de sites em massa

Os clientes atuais do Office 365 obtêm controle total sobre quando será realizada a atualização dos sites para a nova experiência. Os proprietários dos sites poderão atualizar conjuntos de sites individuais a partir da interface do usuário do SharePoint Online, mas os administradores do SharePoint Online terão a opção de atualizar os conjuntos de sites por meio do Windows PowerShell, um por vez ou em massa.

Para atualizar a interface do usuário e os recursos de todos os sites do SharePoint 2010 (14) para a interface do usuário do SharePoint 2013 (15), realize a iteração de todos os sites de modo "14" usando um script como este:

$14ModeSites = Get-SPOSite -limit all –detailed | Where-Object {$_.CompatibilityLevel – eq 14}
$14ModeSites | % {Upgrade-SPOSite -identity $_.url -VersionUpgrade}

Relatórios

Quando você implanta centenas de sites, o Windows PowerShell pode ajudá-lo a obter um panorama dos elementos no ambiente do Office 365. É possível realizar uma pequena variação no script usado para obter uma lista de todos os sites para obter dados de uso.

Veja a nova linha que fornecerá mais informações. Ela funciona com centenas ou milhares de sites.

Get-SPOSite –limit all –detailed | Export-CSV –path MyReport.csv

Você notará duas mudanças:

  • O uso de "-limit all". Por padrão, Get-SPOSite retorna no máximo 200 sites. Utilizando "-limit all", é possível obter todos.
  • O uso de "–detailed". Otimizamos a velocidade de Get-SPOSite por meio da recuperação apenas das propriedades que podem ser rapidamente obtidas por padrão. Há algumas propriedades que não serão retornadas, a menos que você realize a execução no modo "-detailed". As propriedades são:
    • CompatabilityLevel
    • ResourceUsageCurrent
    • ResourceUsageAverage
    • StorageUsageCurrent
    • WebCount
    • Title

Agora que você possui um arquivo CSV com todas as propriedades, poderá observar como a cota de uso está sendo consumida no ambiente do Office 365 e realizar os ajustes necessários.

Windows PowerShell for SharePoint Command Builder

Para facilitar a criação de diversos comandos do Windows PowerShell para SharePoint Online, desenvolvemos uma ferramenta Web chamada Windows PowerShell for SharePoint Command Builder (observação: para ver todos os comandos relevantes do SharePoint Online, selecione SharePoint Online na lista suspensa de produtos). Essa ferramenta pode ajudá-lo a visualizar quais ações deseja executar e criar dinamicamente um comando do Windows PowerShell que você pode copiar e colar na sessão de gerenciamento.

Tela principal do Windows PowerShell for SharePoint Command Builder ao selecionar SharePoint Online no menu suspenso de produtos

Figura 5. Tela principal do Windows PowerShell for SharePoint Command Builder ao selecionar SharePoint Online no menu suspenso de produtos

 

Administração do SharePoint Online e modelo de aplicativos na nuvem

Todas as funcionalidades do Windows PowerShell estão disponíveis no modelo de aplicativos na nuvem! Não entrarei em muitos detalhes neste post, mas nós nos certificamos de que você terá todos os elementos necessários para usar as APIs de administração do SharePoint Online quando tiver as ferramentas de desenvolvimento do SharePoint. Em qualquer projeto CSOM (modelo de objeto do cliente) do SharePoint, basta adicionar uma referência a Microsoft.Online.SharePoint.client.dll, e tudo pronto. A única desvantagem é que o aplicativo deve solicitar e receber permissões de locatário.

Resumindo…

Estamos ansiosos para apresentar os novos recursos e melhorias no Centro de Administração do SharePoint Online. Nós nos concentramos muito na consistência em todo o Office 365, investimos nos recursos solicitados e possibilitamos a automação de tarefas comuns com a utilização do Windows PowerShell. Teste todos os recursos e não deixe de enviar comentários!

 

Esta é uma postagem de blog traduzida. Consulte o artigo original em The new SharePoint Online Administration Center—more customer control