Présentation de la gestion des enregistrements dans SharePoint 2010

Présentation de la gestion des enregistrements dans SharePoint 2010

Bonjour à tous. Je m’appelle Adam Harmetz et je travaille au sein de l’équipe d’ingénierie en charge des fonctionnalités et de la vision de la gestion des enregistrements et des documents SharePoint. Beaucoup d’entre vous se souviennent de moi en tant qu’intervenant sur le blog de la gestion des enregistrements SharePoint 2007. Le blog de la gestion des enregistrements a été un moyen formidable pour l’équipe d’entrer en contact avec des gestionnaires d’enregistrements, des informaticiens et des architectes de l’information et nous poursuivrons cette discussion pour les fonctionnalités de conformité SharePoint 2010 via le blog d’équipe de la gestion de contenu d’entreprise.

Je pense qu’il est opportun de combiner la gestion des enregistrements et d’autres facettes de la gestion de contenu d’entreprise dans un même blog central. Après tout, comme Jim l’a expliqué, la gestion des enregistrements est une composante fondamentale de notre stratégie de gestion de contenu d’entreprise. L’idée que tout le monde doive participer aux processus de gestion de contenu d’entreprise a véritablement guidé l’extension de la portée de la gestion des enregistrements dans SharePoint 2010. Et je pense que tous les gestionnaires d’enregistrements que vous êtes allez grandement tirer parti de la découverte des autres facettes de la gestion de contenu d’entreprise en cours de route.

Pour démarrer la discussion, voici trois choses essentielles que vous devez savoir au sujet de la gestion des enregistrements dans SharePoint 2010.

Le Centre d’enregistrements : un emplacement pour la hiérarchie, piloté par les métadonnées 

Le Centre d’enregistrements a été introduit dans 2007 sous la forme d’un site SharePoint faisant office d’archive d’enregistrements conventionnelle. Le contenu de l’ensemble de l’entreprise peut être envoyé à un Centre d’enregistrements, puis routé vers l’emplacement approprié où il récupère les autorisations et les stratégies adéquates, telles que l’expiration et l’audit.
Pour SharePoint 2010, nous savons qu’il est important de continuer à investir dans ce domaine et d’ajouter encore plus de fonctionnalités d’archivage « traditionnelles » . Parmi la large palette de fonctionnalités, nous nous sommes véritablement attachés à mettre à votre disposition celles qui vous permettent de tirer le meilleur parti d’une archive et de rechercher les données dont vous avez besoin. Par exemple, voici certaines nouvelles fonctionnalités dans un Centre d’enregistrements SharePoint 2010 :

  • ID de document : chaque document peut recevoir un identificateur unique, qui l’accompagne même lorsqu’il est archivé. Cela permet aux enregistrements d’être facilement référencés par un ID, indépendamment de l’itinéraire du document.
  • Rétention à plusieurs étapes : les stratégies de rétention peuvent comporter plusieurs étapes, ce qui vous permet de spécifier la totalité du cycle de vie du document sous la forme d’une même stratégie (par exemple, passer en revue les contrats chaque année et les supprimer après 7 ans).
  • Rapports d’audit par élément : vous pouvez générer un rapport d’audit personnalisé sur un enregistrement spécifique.
  • Plans de gestion de fichiers hiérarchiques : vous pouvez créer des structures de dossiers profondes et hiérarchiques, ainsi que gérer la rétention au niveau de chaque dossier au sein de la hiérarchie (ou hériter la rétention des dossiers parents).
  • Rapport du plan de gestion de fichiers : vous pouvez générer des rapports d’état montrant le nombre d’éléments à chaque étape du plan de gestion de fichiers, ainsi qu’un récapitulatif des stratégies de rétention sur chaque nœud du plan.

 Figure 1 : Centre d’enregistrements

Voici la page d’accueil du Centre d’enregistrements dans SharePoint 2010 pour une agence gouvernementale fictive, appelée Joint Task Force. Notez que la page d’accueil est l’endroit auquel les gestionnaires d’enregistrements forment l’entreprise à la stratégie de conformité, ainsi que l’endroit à partir duquel il est possible de rechercher un enregistrement d’après son identificateur de document.

En plus d’ajouter ces fonctionnalités de gestion des enregistrements traditionnelles à notre archive, en tant que concepteurs du produit, nous avons énormément misé sur la puissance des métadonnées en termes de pilotage de la gestion des enregistrements électroniques du 21e siècle. Cela se manifeste de différentes manières dans l’archive SharePoint :

  • Taxonomie et types de contenu centralisé : l’archive sera un consommateur des taxonomies et des types de contenu à l’échelle de l’entreprise, ce qui garantit la cohérence et le transfert de contexte entre les espaces collaboratifs et l’archive. Nous aborderons plus en détail nos investissements dans la taxonomie 2010 dans des billets futurs.
  • Organisateur de contenu : le routeur d’enregistrements peut utiliser des métadonnées pour acheminer les documents entrants vers l’emplacement adéquat dans le plan de gestion de fichiers hiérarchique. Par exemple, il vous permet d’appliquer automatiquement des règles sur le contenu soumis, telles que « si un contrat d’achat est balisé avec le projet Alpha, envoyer au sous-dossier Contrats Alpha et appliquer à l’élément la stratégie de rétention de ce dossier ».
  • Dossiers virtuels : le plan de gestion de fichiers est un formidable dispositif pour gérer un référentiel, mais souvent son utilisation n’est pas adéquate pour la navigation et la recherche d’un contenu spécifique. Le Centre d’enregistrements SharePoint 2010 utilise une nouvelle fonctionnalité appelée navigation par métadonnées, qui vous permet d’exposer des métadonnées clés sous la forme de dossiers virtuels :

Figure 2 : navigation par métadonnées 

Notez que les utilisateurs finaux découvrent le contenu dans ce Centre d’enregistrements en parcourant des dossiers virtuels basés sur les propriétés de métadonnées associées aux enregistrements.

Ce pari sur les métadonnées a pour vocation de renforcer l’utilisateur final, de manière à favoriser l’adoption du système de gestion des enregistrements. Au lieu de choisir un nœud complexe dans un plan de gestion de fichiers, les émetteurs indiquent simplement quelques métadonnées utiles et recourent à ces métadonnées lorsqu’ils ont besoin de rechercher le contenu.

Gestion des enregistrements sur place : intégration de la gestion des enregistrements à l’expérience de la création de contenu

Dans pratiquement chacun des engagements qui lient mon équipe à un client, le même message nous revient de façon récurrente : la gestion des enregistrements ne démarre pas (ou ne s’arrête pas) dans l’archive. Le contenu n’y est pas créé et l’expérience montre qu’il n’y figure pas pendant les phases les plus intéressantes de sa durée de vie.

Nous avons fourni un gros effort dans la version 2010 pour vous permettre de gérer efficacement les enregistrements dans les espaces collaboratifs. L’audit, la rétention, l’expiration, la création de rapports, les flux de travail d’enregistrements, la découverte électronique, le blocage juridique et la déclaration du contenu en tant qu’enregistrement sont autant de fonctionnalités que vous pouvez utiliser dans un espace collaboratif lorsque vous cherchez un équilibre entre ce qu’apporte SharePoint aux utilisateurs finaux et la nécessité d’une gouvernance des informations.

Dans SharePoint 2010, toutes ces fonctions sont réunies dans une nouvelle fonctionnalité appelée « gestion des enregistrements sur place ». Celle-ci vous permet de déclarer en tant qu’enregistrements certains documents SharePoint (ou blogs, Wikis, pages Web et éléments de liste). Le système peut empêcher la suppression ou la modification des enregistrements de ce type, si la définition d’un enregistrement stipulée par votre organisation l’exige :

 Figure 3 : gestion des enregistrements sur place

Notez que certains des documents possèdent des verrous, signe que l’utilisateur a affaire à des enregistrements. Lorsque celui-ci sélectionne un enregistrement, l’interface utilisateur permettant de modifier ou de supprimer l’élément est désactivée.

Ce processus de déclaration du contenu en tant qu'enregistrement peut être réalisé manuellement, dans le cadre d’un processus plus large au sein d’un flux de travail, ou planifié dans le cadre de la rétention d’un document (par exemple après 2 ans). L’essentiel ici est que, lorsque le contenu est déclaré en tant qu’enregistrement, il n’est pas déplacé vers une archive : il demeure où il se trouve, ce qui permet aux utilisateurs finaux de continuer à rechercher le contenu et à interagir avec celui-ci.

Une fois le contenu déclaré, le système connaît l’état d’enregistrement d’un élément, ce qui vous permet d’effectuer des opérations telles que la création de différentes stratégies de rétention pour les enregistrements ou l’utilisation de l’état d’enregistrement lors de la définition de flux de travail dans SharePoint Designer. En outre, nous mettons à votre disposition un modèle de programmabilité afin que vous puissiez appliquer des processus et des stratégies personnalisés lors de la déclaration du contenu en tant qu’enregistrement afin de satisfaire à des exigences de conformité spécifiques.

Les enregistrements sur place se substituent-ils à une archive traditionnelle ? Bien sûr, la réponse est parfois : certains clients souhaiteront utiliser exclusivement une approche de type «sur place», d’autres la hiérarchie et la centralisation traditionnelles offertes par une archive, tandis que de nombreux clients opteront pour les deux procédés. Cet aspect sera largement abordé dans ce blog et notre documentation présente déjà les avantages et les inconvénients des deux approches.

Grande échelle

Du fait du développement des informations électroniques à un rythme effréné et des investissements colossaux des entreprises dans la découverte électronique chaque année, les gestionnaires d’enregistrements ont constamment du pain sur la planche. L’échelle de leur système de gestion du contenu et des enregistrements ne doit pas être un souci supplémentaire.

En tant qu’équipe d’ingénierie en charge de la gestion des enregistrements, nous endossons cette responsabilité très sérieusement, et une grande partie de notre effort dans cette version a consisté à ajouter des fonctionnalités facilitant la prise en charge d’archives massives. Grâce aux fonctionnalités telles que le stockage BLOB distant, les optimisations des requêtes de base de données, les améliorations apportées au traitement des travaux de minuteurs internes, les nouvelles stratégies d’indexation de base de données et d’autres initiatives d’ingénierie, nous faisons un progrès énorme dans cette version et nos clients peuvent disposer de :

  • dizaines de millions d’enregistrements dans un même Centre d’enregistrements ;
  • centaines de millions d’enregistrements dans une archive distribuée : nous aborderons ce point plus en détail dans des billets futurs, mais sachez que de nombreuses fonctionnalités mentionnées ci-dessus vous permettent de réunir de nombreux Centres d’enregistrements en un référentiel logique unique.

Avec nos partenaires du blog SharePoint, nous espérons revenir en détail sur les nouvelles cibles d’échelle et sur les nouveaux profils de performance pour les déploiements à cette échelle au cours des prochains mois.

En résumé

Cela a demandé beaucoup de travail à toute l’équipe de fournir cette vision de la gestion des enregistrements pour le 21e siècle. Combinée aux fonctionnalités intégrées de découverte, de rétention et d’archivage de messagerie d’Exchange 2010, cette version 2010 vous apparaîtra comme une avancée majeure dans la stratégie de gestion des enregistrements de Microsoft.

Toute l’équipe est fière du travail réalisé, au sujet duquel elle est impatiente d’engager un échange et de recueillir les commentaires de chacun : n’hésitez pas, dans vos commentaires, à nous faire part des sujets que vous souhaiteriez voir aborder dans les billets de blog futurs !

Merci de m’avoir lu.
Adam Harmetz
Chef de programme

P.S. Pour plus d’informations sur la gestion des enregistrements SharePoint 2010, consultez un entretien que j’ai accordé sur le blog de Don Lueder.

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. L’article d’origine est disponible à la page Introducing Records Management in SharePoint 2010.