German audit file (GDPdU/GoBD)

Companies in Germany and some other countries/regions are legally required to provide an export of financial data in a machine-readable form. This article describes how the current version of Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise edition supports the GDPdU/GoBD audit file requirements. It also shows the tables that are set up as examples in the electronic reporting configurations.

Companies in Germany and some other countries/regions are legally required to export data for all transactions and master data from a fiscal year, and to provide this data to auditors within a reasonable time. The data must be collected in a specific file format, so that it can be imported to the auditor’s audit environment. This procedure is controlled by tax authorities. The data that must be exported depends on the requirements for an audit. For example, a typical set of exported data includes the following master data and transaction tables:

  • Main accounts
  • Ledger transactions
  • Tax codes
  • Tax transactions
  • Customer master data
  • Customer transactions
  • Vendor master data
  • Vendor transactions
  • Item master data
  • Item transactions
  • Fixed assets master data
  • Fixed assets transactions

In the current version of Finance and Operations, functionality that lets the user export the required data is implemented as GDPdU-specific electronic reporting configurations. Task guides are also available that show how to import GDPdU-specific configurations, add another table group for export, and perform the export.

Table groups and table definitions

The following sections list the tables that are set up as examples in the GDPdU electronic data model configuration. You can use these tables out of the box to export the data. You can also customize existing table groups and extend the list of supported table groups in the configuration of the GDPdU electronic reporting data model.

General ledger

The following tables show the General leger data structure definitions.

Sachkonten

Feldname Feldtyp Beschreibung Table in Finance and Operations Field or method in Finance and Operations
1 SACHKONTONUMMER Zeichen Nummer des Sachkontos MainAccount MainAccountId
2 SACHKONTONAME Zeichen Bezeichnung des Sachkontos MainAccount Name
3 SACHKONTOTYP Zeichen Typ des Sachkontos MainAccount Type
4 SACHKONTOSPERRE Zeichen Gesperrt für manuelle Buchungen MainAccount isBlockedForManualEntry()
5 SACHKONTOEXCLUSIVBENUTZER Zeichen Exklusiver Benutzer dieses Sachkontos MainAccount UserInfoId
6 SACHKONTOBENUTZUNG Zeichen Einstellung für einzelnen Benutzer des Sachkontos MainAccount ValidateUser
7 KONTENART Zeichen Kontenart MainAccount Type

Sachkontobuchungen

Feldname Feldtyp Beschreibung Table in Finance and Operations Field or method in Finance and Operations
1 SACHKONTONUMMER Zeichen Nummer des Sachkontos DiensionAttributeValueCombination DisplayValue
2 BUCHUNGSDATUM Datum Datum der Wertstellung GeneralJournalEntry AccountingDate
3 BUCHUNGSNUMMER Zeichen Interne Belegnummer der Buchung GeneralJournalEntry SubledgerVoucher
4 BUCHUNGSTEXT Zeichen Text zur Buchung GeneralJournalAccountEntry Text
5 BUCHUNGSBETRAG Num(2Dez) Betrag der Buchung in Buchungswährung GeneralJournalAccountEntry TransactionCurrencyAmount
6 BUCHUNGSWAHRUNG Zeichen Währung der Buchung GeneralJournalAccountEntry TransactionCurrencyCode
7 BUCHUNGSWERT Num(2Dez) Wert der Buchung in Firmenwährung GeneralJournalAccountEntry AccountingCurrencyAmount
8 BELEGDATUM Datum Datum des Belegs GeneralJournalEntry DocumentDate
9 BELEGNUMMER Zeichen Externe Belegnummer der Buchung GeneralJournalEntry DocumentNumber
10 SPEZIALBUCHUNG Zeichen 0-Steuerbil.; andere Buchungsebene: int. Buchung GeneralJournalEntry PostingLayer
11 STEUERBUCHUNGSREFERENZ Numerisch Gibt es hierzu eine Mehrwertsteuerbuchung?-lfd Nr GeneralJournalAccountEntry displaySalesTaxTransId()
12 PERIODENZUGEHORIGKEIT Zeichen Vortrag, Normal oder Abschlussbuchung FiscalCalendarPeriod Type
13 ERFASSUNGSNUMMER Zeichen Nummer der Erfassung LedgerEntryJournalizing Journal
14 JOURNALZEILE Numerisch Zeile des Journals LedgerEntryJournalizing SequenceNumber
15 GEGENKONTO Zeichen Nummer des Gegenkontos GeneralJournalAccountEntry RecId
16 BUCHUNGSTYP Zeichen Buchungstyp GeneralJournalAccountEntry PostingType
17 KORREKTUR Zeichen Korrektur GeneralJournalAccountEntry IsCorrection
18 HABENBUCHUNG Zeichen Habenbuchung GeneralJournalAccountEntry IsCredit
19 PERIODENCODE Zeichen Periodencode FiscalCalendarPeriod Type
20 DOKUMENT Zeichen Dokument GeneralJournalEntry DocumentNumber

Tax ledger

The following tables show the Tax data structure definitions.

Umsatzsteuercodes

Feldname Feldtyp Beschreibung Table in Finance and Operations Field or method in Finance and Operations
1 NAME Zeichen Name TaxTable TaxName
2 BUCHUNGSGRUNDLAGE Zeichen Buchungsgrundlage TaxTable TaxBase
3 PROZENTSATZ Num(2Dez) Prozentsatz TaxData TaxValue
4 GULTIGAB Datum Gültig ab TaxData TaxFromDate
5 GULTIGBIS Datum Gültig bis TaxData TaxToDate

MehrwertsteuerGruppen

Feldname Feldtyp Beschreibung Table in Finance and Operations Field or method in Finance and Operations
1 MEHRWERTSTEUERGRUPPE Zeichen Mehrwertsteuergruppe TaxGroupData TaxGroup
2 BESCHREIBUNG Zeichen Beschreibung TaxGroupHeading TaxGroupName
3 MWST_AUF_SKONTO_STORNIEREN Zeichen MWSt auf Skonto stornieren TaxGroupHeading TaxReverseOnCashDisc
4 MEHRWERTSTEUERCODE Zeichen Mehrwertsteuercode TaxGroupData TaxCode
5 MWST_CODE_NAME Zeichen MWSt Code Name TaxTable TaxName
6 ERWERBSSTEUER Zeichen Erwerbssteuer TaxGroupData UseTax

Umsatzsteuerbuchungen

Feldname Feldtyp Beschreibung Table in Finance and Operations Field or method in Finance and Operations
1 STEUERART Zeichen Beschreibung der Steuerart TaxTrans TaxName()
2 MWST_CODE Zeichen MWST Bezeichung TaxTrans TaxCode
3 WERTSTELLUNG Datum Datum der Wertstellung der Buchung TaxTrans TransDate
4 BELEGNUMMER Zeichen Interne Nummer des Buchungsbelegs TaxTrans Voucher
5 BUCHUNGSWAHRUNG Zeichen Währung der Buchung TaxTrans CurrencyCode
6 BUCHUNGSBETRAG Num(2Dez) Betrag der Buchung TaxTrans TaxAmountCur
7 BUCHUNGSWERT Num(2Dez) Wert der Buchung in Firmenwährung TaxTrans TaxAmount
8 STEUERBUCHUNGSREFERENZ Numerisch Gibt es hierzu eine MWST-Buchung? - lfd Nr. TaxTrans RecId
9 QUELLE Zeichen Quelle TaxTrans Source
10 BUCHUNGSGRUNDLAGE Zeichen Buchungsgrundlage TaxTrans TaxDirection
11 MEHRWERTSTEUERART Zeichen Mehrwertsteuerart Not applicable Not applicable
12 BELEGWAHRUNG Zeichen Belegwährung TaxTrans SourceCurrencyCode
13 GRUNDLAGE Num(2Dez) Grundlage TaxTrans SourceBaseAmountCur
14 PROZENTSATZ Num(2Dez) Prozentsatz TaxTrans TaxValue
15 MWST_GRUPPE Zeichen MwSt Gruppe TaxTrans TaxGroup
16 KONTO_MWST_AUSGABEN Zeichen Konto MwSt Ausgaben TaxTrans mainAccountTaxRef ()
17 SACHKONTO Zeichen Sachkonto TaxTrans mainAccountOperation()
18 ARTIKEL_MWST_GRUPPE Zeichen Artikel-Mehrwertsteuergruppe TaxTrans TaxItemGroup

Accounts receivable

The following tables show the Accounts receivable data structure definitions.

Kunden

Feldname Feldtyp Beschreibung Table in Finance and Operations Field or method in Finance and Operations
1 KUNDENKONTONUMMER Zeichen Nummer des Kundenkontos CustTable AccountNum
2 KUNDENNAME Zeichen Name des Kunden DirPartyTable Name
3 KUNDENSTRASSE Zeichen Straße des Kunden LogisticsPostalAddress Street
4 KUNDENPLZ Zeichen Postleitzahl des Kunden LogisticsPostalAddress ZipCode
5 KUNDENORT Zeichen Ort des Kunden LogisticsPostalAddress City
6 KUNDENSTAAT Zeichen Staat des Kunden LogisticsPostalAddress CountryRegionId
7 KUNDENGRUPPE Zeichen Gruppe, der der Kunde zugeordnet ist CustTable CustGroup
8 KUNDENUSTIDNR Zeichen USt-IdNr des Kunden CustTable VATNum
9 KUNDENEIGENEKONTONR Zeichen Eigene Kontonummer beim Kunden CustTable OurAccountNum
10 KUNDENLIEFERANTENNR Zeichen Lieferantenkonto bei uns CustTable VendAccount
11 KUNDENRECHNUNGSKONTO Zeichen Kundenkonto für Rechnungen CustTable InvoiceAccount
12 MWST_GRUPPE Zeichen MWSt Gruppe - Inland / EU / Drittland CustTable TaxGroup
13 WÄHRUNG Zeichen Währung CustTable Currency

Kundenbuchungen

Feldname Feldtyp Beschreibung Table in Finance and Operation Field or method in Finance and Operation
1 KUNDENKONTONUMMER Zeichen Kontonummer des Kundenkontos CustTrans AccountNum
2 BUCHUNGSNUMMER Zeichen Interne Belegnummer der Buchung CustTrans Voucher
3 BUCHUNGSDATUM Datum Wertstellung der Buchung CustTrans TransDate
4 BELEGNUMMER Zeichen Externe Belegnummer der Buchung CustTrans DocumentNum
5 BELEGDATUM Datum Datum des externen Belegs CustTrans DocumentDate
6 BUCHUNGSTEXT Zeichen Buchungstext der Buchung CustTrans Txt
7 BUCHUNGSBETRAG Num(2Dez) Betrag der Buchung in Buchungswährung CustTrans AmountCur
8 BUCHUNGSWAHRUNG Zeichen Währung der Buchung CustTrans CurrencyCode
9 BUCHUNGSWERT Num(2Dez) Wert der Buchung in Firmenwährung CustTrans AmountMST
10 LETZTER_AUSGLEICHSBELEG Zeichen Letzter Ausgleichsbeleg CustTrans LastSettleVoucher
11 LETZTER_AUSGLEICH Datum Letzter Ausgleich CustTrans LastSettleDate
12 BUCHUNGSART Zeichen Buchungsart CustTrans TransType

Accounts payable

The following tables show the Accounts payable data structure definitions.

Lieferanten

Feldname Feldtyp Beschreibung Table in Finance and Operation Field or method in Finance and Operation
1 LIEFERANTENKONTONUMMER Zeichen Nummer des Lieferantenkontos VendTable AccountNum
2 LIEFERANTENNAME Zeichen Name des Lieferanten DirPartyTable Name
3 LIEFERANTENSTRASSE Zeichen Straße des Lieferanten LogisticsPostalAddress Street
4 LIEFERANTENPLZ Zeichen Postleitzahl des Lieferanten LogisticsPostalAddress ZipCode
5 LIEFERANTENORT Zeichen Ort des Lieferanten LogisticsPostalAddress City
6 LIEFERANTENSTAAT Zeichen Staat des Lieferanten LogisticsPostalAddress CountryRegionId
7 LIEFERANTENGRUPPE Zeichen Gruppe, der der Lieferant zugeordnet ist VendTable VendGroup
8 LIEFERANTENUSTIDNR Zeichen USt-IdNr des Lieferanten VendTable VATNum
9 LIEFERANTENKUNDENKONTO Zeichen Kundenkonto des Lieferanten bei uns Not applicable Not applicable
10 LIEFERANTENRECHNUNGSKONTO Zeichen Lieferantenkonto für Rechnungsstellung VendTable InvoiceAccount
11 MWST_GRUPPE Zeichen MWSt Gruppe - Inland / EU / Drittland VendTable TaxGroup
12 WAHRUNG Zeichen Währung VendTable Currency

Lieferantenbuchungen

Feldname Feldtyp Beschreibung Table in Finance and Operation Field or method in Finance and Operation
1 LIEFERANTENKONTONUMMER Zeichen Nummer des Lieferantenkontos VendTrans AccountNum
2 BUCHUNGSNUMMER Zeichen Interne Belegnummer der Buchung VendTrans Voucher
3 BUCHUNGSDATUM Datum Wertstellung der Buchung VendTrans TransDate
4 BELEGNUMMER Zeichen Externe Belegnummer der Buchung VendTrans DocumentNum
5 BELEGDATUM Datum Datum des externen Belegs VendTrans DocumentDate
6 BUCHUNGSTEXT Zeichen Buchungstext der Buchung VendTrans Txt
7 BUCHUNGSBETRAG Num(2Dez) Betrag der Buchung in Buchungswährung VendTrans AmountCur
8 BUCHUNGSWAHRUNG Zeichen Währung der Buchung VendTrans CurrencyCode
9 BUCHUNGSWERT Num(2Dez) Wert der Buchung in Firmenwährung VendTrans AmountMST
10 LETZTER_AUSGLEICHSBELEG Zeichen Letzter Ausgleichsbeleg VendTrans LastSettleVoucher
11 LETZTER_AUSGLEICH Datum Letzter Ausgleich VendTrans LastSettleDate
12 BUCHUNGSART Zeichen Buchungsart VendTrans TransType
13 STATUS Zeichen Status VendTrans Approved

See also

Electronic Reporting overview