German audit file (GDPdU/GoBD)

Companies in Germany and some other countries/regions are legally required to provide an export of financial data in a machine-readable form. This article describes how the current version of Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise edition supports the GDPdU/GoBD audit file requirements. It also shows the tables that are set up as examples in the electronic reporting configurations.

Companies in Germany and some other countries/regions are legally required to export data for all transactions and master data from a fiscal year, and to provide this data to auditors within a reasonable time. The data must be collected in a specific file format, so that it can be imported to the auditor’s audit environment. This procedure is controlled by tax authorities. The data that must be exported depends on the requirements for an audit. For example, a typical set of exported data includes the following master data and transaction tables:

  • Main accounts
  • Ledger transactions
  • Tax codes
  • Tax transactions
  • Customer master data
  • Customer transactions
  • Vendor master data
  • Vendor transactions
  • Item master data
  • Item transactions
  • Fixed assets master data
  • Fixed assets transactions

In the current version of Finance and Operations, functionality that lets the user export the required data is implemented as GDPdU-specific electronic reporting configurations. Task guides are also available that show how to import GDPdU-specific configurations, add another table group for export, and perform the export.

Table groups and table definitions

The following sections list the tables that are set up as examples in the German audit file electronic reporting data model configuration. You can use these tables out of the box to export the data. You can also customize existing table groups and extend the list of supported table groups in the configuration of the German audit file electronic reporting data model.

General ledger

The following tables show the General leger data structure definitions.

Sachkonten

Feldname Feldtyp Beschreibung Electronic Reporting Data Source Path
1 SACHKONTONUMMER Zeichen Nummer des Sachkontos MainAccount/MainAccountId
2 SACHKONTONAME Zeichen Bezeichnung des Sachkontos MainAccount/Name
3 SACHKONTOTYP Zeichen Typ des Sachkontos MainAccount/Type
4 SACHKONTOSPERRE Zeichen Gesperrt für manuelle Buchungen MainAccount/isBlockedForManualEntry()
5 SACHKONTOEXCLUSIVBENUTZER Zeichen Exklusiver Benutzer dieses Sachkontos MainAccount/UserInfoId
6 SACHKONTOBENUTZUNG Zeichen Einstellung für einzelnen Benutzer des Sachkontos MainAccount/ValidateUser
7 KONTENART Zeichen Kontenart MainAccount/Type

Sachkontobuchungen

Feldname Feldtyp Beschreibung Electronic Reporting Data Source Path
1 SACHKONTONUMMER Zeichen Nummer des Sachkontos $GeneralJournalEntry/$GeneralJournalAccountEntry/$LedgerDimension/DisplayValue
2 STEUERBUCHUNGSREFERENZ Numerisch Gibt es hierzu eine Mehrwertsteuerbuchung?-lfd Nr $GeneralJournalEntry/$GeneralJournalAccountEntry/RecId
3 PERIODENCODE Zeichen Periodencode $GeneralJournalEntry/$FiscalCalendarPeriod/Type
4 PERIODENZUGEHORIGKEIT Zeichen Vortrag, Normal oder Abschlussbuchung $GeneralJournalEntry/$FiscalCalendarPeriod/Type
5 BUCHUNGSTYP Zeichen Buchungstyp $GeneralJournalEntry/$GeneralJournalAccountEntry/PostingType
6 KORREKTUR Zeichen Korrektur $GeneralJournalEntry/$GeneralJournalAccountEntry/IsCorrection
7 HABENBUCHUNG Zeichen Habenbuchung $GeneralJournalEntry/$GeneralJournalAccountEntry/IsCredit
8 BUCHUNGSBETRAG Num(2Dez) Betrag der Buchung in Buchungswährung $GeneralJournalEntry/$GeneralJournalAccountEntry/TransactionCurrencyAmount
9 BUCHUNGSWAHRUNG Zeichen Währung der Buchung $GeneralJournalEntry/$GeneralJournalAccountEntry/TransactionCurrencyCode
10 BUCHUNGSWERT Num(2Dez) Wert der Buchung in Firmenwährung $GeneralJournalEntry/$GeneralJournalAccountEntry/AccountingCurrencyAmount
11 BUCHUNGSTEXT Zeichen Text zur Buchung $GeneralJournalEntry/$GeneralJournalAccountEntry/Text
12 BUCHUNGSDATUM Datum Datum der Wertstellung $GeneralJournalEntry/AccountingDate
13 BUCHUNGSNUMMER Zeichen Interne Belegnummer der Buchung $GeneralJournalEntry/SubledgerVoucher
14 BELEGDATUM Datum Datum des Belegs $GeneralJournalEntry/DocumentDate
15 BELEGNUMMER Zeichen Externe Belegnummer der Buchung $GeneralJournalEntry/DocumentNumber
16 SPEZIALBUCHUNG Zeichen 0-Steuerbil.; andere Buchungsebene: int. Buchung $GeneralJournalEntry/PostingLayer
17 ERFASSUNGSNUMMER Zeichen Nummer der Erfassung $GeneralJournalEntry/$JournalizingJournal
18 JOURNALZEILE Numerisch Zeile des Journals $GeneralJournalEntry/$JournalizingSeqNumber
19 GEGENKONTO Zeichen Nummer des Gegenkontos $GeneralJournalEntry/RecId
20 DOKUMENT Zeichen Dokument $GeneralJournalEntry/DocumentNumber

Tax ledger

The following tables show the Tax data structure definitions.

Umsatzsteuercodes

Feldname Feldtyp Beschreibung Electronic Reporting Data Source Path
1 BUCHUNGSGRUNDLAGE Zeichen Buchungsgrundlage TaxData/$TaxTable/TaxBase
2 NAME Zeichen Name TaxData/$TaxTable/TaxName
3 PROZENTSATZ Num(2Dez) Prozentsatz TaxData/TaxValue
4 GULTIGAB Datum Gültig ab TaxData/TaxFromDate
5 GULTIGBIS Datum Gültig bis TaxData/TaxToDate

MehrwertsteuerGruppen

Feldname Feldtyp Beschreibung Electronic Reporting Data Source Path
1 BESCHREIBUNG Zeichen Beschreibung TaxGroupData/$TaxGroupHeading/TaxGroupName
2 MEHRWERTSTEUERGRUPPE Zeichen Mehrwertsteuergruppe TaxGroupData/TaxGroup
3 MWST_AUF_SKONTO_STORNIEREN Zeichen MWSt auf Skonto stornieren TaxGroupData/$TaxGroupHeading/TaxReverseOnCashDisc
4 MWST_CODE_NAME Zeichen MWSt Code Name TaxGroupData/$TaxTable/TaxName
5 MEHRWERTSTEUERCODE Zeichen Mehrwertsteuercode TaxGroupData/TaxCode
6 ERWERBSSTEUER Zeichen Erwerbssteuer TaxGroupData/UseTax

Umsatzsteuerbuchungen

Feldname Feldtyp Beschreibung Electronic Reporting Data Source Path
1 STEUERART Zeichen Beschreibung der Steuerart $TaxTrans/taxName()
2 STEUERBUCHUNGSREFERENZ Numerisch Gibt es hierzu eine MWST-Buchung? - lfd Nr. $TaxTrans/$TaxTransGeneralJournalAccountEntry/$GeneralJournalAccountEntryRecId
3 MWST_CODE Zeichen MWST Bezeichung $TaxTrans/TaxCode
4 WERTSTELLUNG Datum Datum der Wertstellung der Buchung $TaxTrans/TransDate
5 BELEGNUMMER Zeichen Interne Nummer des Buchungsbelegs $TaxTrans/Voucher
6 BUCHUNGSWAHRUNG Zeichen Währung der Buchung $TaxTrans/CurrencyCode
7 BUCHUNGSBETRAG Num(2Dez) Betrag der Buchung $TaxTrans/TaxAmountCur
8 BUCHUNGSWERT Num(2Dez) Wert der Buchung in Firmenwährung $TaxTrans/TaxAmount
9 QUELLE Zeichen Quelle $TaxTrans/Source
10 BUCHUNGSGRUNDLAGE Zeichen Buchungsgrundlage $TaxTrans/TaxDirection
11 BELEGWAHRUNG Zeichen Belegwährung $TaxTrans/SourceCurrencyCode
12 GRUNDLAGE Num(2Dez) Grundlage $TaxTrans/SourceBaseAmountCur
13 PROZENTSATZ Num(2Dez) Prozentsatz $TaxTrans/TaxValue
14 MWST_GRUPPE Zeichen MwSt Gruppe $TaxTrans/TaxGroup
15 KONTO_MWST_AUSGABEN Zeichen Konto MwSt Ausgaben $TaxTrans/accountName()
16 SACHKONTO Zeichen Sachkonto $TaxTrans/accountNameOperational()
17 ARTIKEL_MWST_GRUPPE Zeichen Artikel-Mehrwertsteuergruppe $TaxTrans/TaxItemGroup

Accounts receivable

The following tables show the Accounts receivable data structure definitions.

Kunden

Feldname Feldtyp Beschreibung Electronic Reporting Data Source Path
1 KUNDENKONTONUMMER Zeichen Nummer des Kundenkontos CustTable/AccountNum
2 KUNDENUSTIDNR Zeichen USt-IdNr des Kunden CustTable/getVatNumPrimaryRegistrationNumber()
3 KUNDENSTRASSE Zeichen Straße des Kunden CustTable/$Party/$LogisticsPostalAddress/Street
4 KUNDENPLZ Zeichen Postleitzahl des Kunden CustTable/$Party/$LogisticsPostalAddress/ZipCode
5 KUNDENORT Zeichen Ort des Kunden CustTable/$Party/$LogisticsPostalAddress/City
6 KUNDENSTAAT Zeichen Staat des Kunden CustTable/$Party/$LogisticsPostalAddress/CountryRegionId
7 KUNDENNAME Zeichen Name des Kunden CustTable/$Party/Name
8 KUNDENGRUPPE Zeichen Gruppe, der der Kunde zugeordnet ist CustTable/CustGroup
9 KUNDENEIGENEKONTONR Zeichen Eigene Kontonummer beim Kunden CustTable/OurAccountNum
10 KUNDENLIEFERANTENNR Zeichen Lieferantenkonto bei uns CustTable/VendAccount
11 KUNDENRECHNUNGSKONTO Zeichen Kundenkonto für Rechnungen CustTable/InvoiceAccount
12 MWST_GRUPPE Zeichen MWSt Gruppe - Inland / EU / Drittland CustTable/TaxGroup
13 WÄHRUNG Zeichen Währung CustTable/Currency

Kundenbuchungen

Feldname Feldtyp Beschreibung Electronic Reporting Data Source Path
1 KUNDENKONTONUMMER Zeichen Kontonummer des Kundenkontos $CustTrans/AccountNum
2 BUCHUNGSNUMMER Zeichen Interne Belegnummer der Buchung $CustTrans/Voucher
3 BUCHUNGSDATUM Datum Wertstellung der Buchung $CustTrans/TransDate
4 BELEGNUMMER Zeichen Externe Belegnummer der Buchung $CustTrans/DocumentNum
5 BELEGDATUM Datum Datum des externen Belegs $CustTrans/DocumentDate
6 BUCHUNGSTEXT Zeichen Buchungstext der Buchung $CustTrans/Txt
7 BUCHUNGSBETRAG Num(2Dez) Betrag der Buchung in Buchungswährung $CustTrans/AmountCur
8 BUCHUNGSWAHRUNG Zeichen Währung der Buchung $CustTrans/CurrencyCode
9 BUCHUNGSWERT Num(2Dez) Wert der Buchung in Firmenwährung $CustTrans/AmountMST
10 LETZTER_AUSGLEICHSBELEG Zeichen Letzter Ausgleichsbeleg $CustTrans/LastSettleVoucher
11 LETZTER_AUSGLEICH Datum Letzter Ausgleich $CustTrans/LastSettleDate
12 BUCHUNGSART Zeichen Buchungsart $CustTrans/TransType

Accounts payable

The following tables show the Accounts payable data structure definitions.

Lieferanten

Feldname Feldtyp Beschreibung Electronic Reporting Data Source Path
1 LIEFERANTENKONTONUMMER Zeichen Nummer des Lieferantenkontos VendTable/AccountNum
2 LIEFERANTENUSTIDNR Zeichen USt-IdNr des Lieferanten VendTableVendTable/getVatNumPrimaryRegistrationNumber()
3 LIEFERANTENSTRASSE Zeichen Straße des Lieferanten VendTable/$Party/$LogisticsPostalAddress/Street
4 LIEFERANTENPLZ Zeichen Postleitzahl des Lieferanten VendTable/$Party/$LogisticsPostalAddress/ZipCode
5 LIEFERANTENORT Zeichen Ort des Lieferanten VendTable/$Party/$LogisticsPostalAddress/City
6 LIEFERANTENSTAAT Zeichen Staat des Lieferanten VendTable/$Party/$LogisticsPostalAddress/CountryRegionId
7 LIEFERANTENNAME Zeichen Name des Lieferanten VendTable/$Party/Name
8 LIEFERANTENGRUPPE Zeichen Gruppe, der der Lieferant zugeordnet ist VendTable/VendGroup
9 LIEFERANTENRECHNUNGSKONTO Zeichen Lieferantenkonto für Rechnungsstellung VendTable/InvoiceAccount
10 MWST_GRUPPE Zeichen MWSt Gruppe - Inland / EU / Drittland VendTable/TaxGroup
11 WAHRUNG Zeichen Währung VendTable/Currency

Lieferantenbuchungen

Feldname Feldtyp Beschreibung Electronic Reporting Data Source Path
1 LIEFERANTENKONTONUMMER Zeichen Nummer des Lieferantenkontos $VendTrans/AccountNum
2 BUCHUNGSNUMMER Zeichen Interne Belegnummer der Buchung $VendTrans/Voucher
3 BUCHUNGSDATUM Datum Wertstellung der Buchung $VendTrans/TransDate
4 BELEGNUMMER Zeichen Externe Belegnummer der Buchung $VendTrans/DocumentNum
5 BELEGDATUM Datum Datum des externen Belegs $VendTrans/DocumentDate
6 BUCHUNGSTEXT Zeichen Buchungstext der Buchung $VendTrans/Txt
7 BUCHUNGSBETRAG Num(2Dez) Betrag der Buchung in Buchungswährung $VendTrans/AmountCur
8 BUCHUNGSWAHRUNG Zeichen Währung der Buchung $VendTrans/CurrencyCode
9 BUCHUNGSWERT Num(2Dez) Wert der Buchung in Firmenwährung $VendTrans/AmountMST
10 LETZTER_AUSGLEICHSBELEG Zeichen Letzter Ausgleichsbeleg $VendTrans/LastSettleVoucher
11 LETZTER_AUSGLEICH Datum Letzter Ausgleich $VendTrans/LastSettleDate
12 BUCHUNGSART Zeichen Buchungsart $VendTrans/TransType
13 STATUS Zeichen Status $VendTrans/Approved

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