Facilitar la adopción de Project Online con una Oficina de administración de proyectos

¿Qué es un PMO?

Por lo tanto, está planeando adoptar Project Online en su negocio. ¿Cómo está planeando usarlo, o una mejor manera de ponerlo, cuál es el problema empresarial que está intentando resolver? Algunos de los ejemplos pueden ser:

  • Mis ejecutivos quieren una mejor visibilidad del estado del proyecto.

  • Necesito una mejor forma de administrar mis recursos y asignarlos a proyectos.

  • Quiero realizar un seguimiento fácil del tiempo que las personas están pasando en sus tareas.

  • Deseo una forma más sólida de realizar un seguimiento de los datos del proyecto que usar Excel hojas de cálculo.

Las organizaciones que han tenido más éxito con el uso de Project Online en la solución de problemas empresariales como estos son las que crean un conjunto de estándares, procesos y procedimientos recomendados para la forma en que los proyectos se administran en su organización. La persona o grupo que crea y administra estas reglas de administración de proyectos a veces se conoce como el Project management Office (PMO).

¿Qué hace un PMO?

En empresas más grandes, un PMO puede consistir en un departamento que se ocupa de los problemas de administración de proyectos en toda la organización, como el gobierno de administración de proyectos, la implementación, la formación, la investigación de las necesidades de administración de proyectos o la determinación de la mejor manera de crear informes útiles. En las pequeñas o medianas empresas, un PMO puede variar de una sola persona a un pequeño grupo de personas, pero también puede escalar para tratar de solucionar los mismos problemas que en las grandes empresas. Sin embargo, los objetivos comunes de todos los PMO incluirían:

  • Impulsar y evangelizar la adopción del sistema de administración de proyectos.

  • Simplificación de la administración de proyectos para los usuarios de la organización mediante la automatización de procesos en la herramienta.

  • Crear directivas, procedimientos y procedimientos recomendados en torno a las funciones de administración de proyectos.

  • Ser expertos en la materia de administración de proyectos al servir como un "Centro de excelencia" para todo lo que es la administración de proyectos y proporcionar formación sobre las mejores prácticas y herramientas de administración de proyectos.

  • Tener la capacidad de los patrocinadores ejecutivos para realizar y aplicar cambios a través de sus recomendaciones.

¿Todavía está confundido? Vamos a dar un paso atrás y usar un ejemplo con el que las personas pueden relacionarse: cómo un jefe de hogar puede ocuparse de su propia familia:

Necesidad PMO Familia
PMO: información. La PMO ayuda a establecer una forma eficaz de entregar información a las partes interesadas del proyecto a través de informes de estado e estado del proyecto. Esto puede implicar investigar las necesidades de informes, mover los datos necesarios al sistema y establecer flujos de trabajo para garantizar que los datos necesarios para informes periódicos lo hacen en el sistema a tiempo.
Los jefes de familia necesitarán información sobre cómo van las cosas:
-Informes trimestrales sobre los estudios de los niños.
-Extractos bancarios mensuales para mostrar el estado de las finanzas.
-Visitas al médico anuales para determinar el estado del miembro de la familia.
PMO-Information acerca de quién está haciendo qué. La PMO crea procesos para obtener los datos correctos en el sistema de administración de proyectos para proporcionar estado en un nivel de proyecto a los jefes de proyecto. También proporciona instrucciones y procedimientos recomendados para la administración de recursos.
Las personas de la familia tendrán que saber quién está haciendo qué. Esto puede incluir:
-Quién recogerá a los niños de la escuela hoy, caminará al perro por las tardes, cocinará la cena, etc.
-Si alguien no puede realizar su tarea habitual, debe saber quién está disponible para tomar su lugar.
Ayuda a mostrar el horario laboral y educativo de todos, y la disponibilidad, en un calendario familiar central. De esta forma es fácil saber quién se puede programar para qué.
PMO: foros de colaboración. La PMO ayuda a crear sitios de colaboración de proyectos y personalizarlos para que se adapten mejor a las necesidades de los usuarios del sitio.
Los miembros de la familia necesitarán un foro en el que puedan colaborar, como:
-Publicar eventos importantes en un calendario de pared en la cocina
-Hablar entre sí todos los días en la mesa de la cena.
PMO-Assess y mitigar el riesgo. La PMO es responsable de configurar un sistema para administrar la administración de riesgos.
Es posible que los jefes de familia necesiten planear reducir el riesgo:
-Determine las necesidades de seguro para el estado.
Comprar una suscripción a un club de salud.
- Aumentar la cantidad que están ahorrando para la jubilación.
PMO: establecer reglas y procesos. La PMO examina los procesos y flujos de trabajo actuales y encuentra un método para automatizarlos a través de la herramienta de administración de proyectos que se está implementando. Una de ellas puede implicar la determinación de los impulsores para seleccionar los proyectos a seguir teniendo en cuenta un presupuesto establecido (análisis de cartera).
Los jefes de familia establecerán reglas y procesos para la familia, como:
-Establecer el toque de queda o las horas de sueño de los niños
-Mira los factores para determinar qué compras realizar (por ejemplo, "¿Debemos comprar un coche, arreglar el techo o ir de vacaciones este año?").
-Configure los aspersores de césped en un temporizador automático.
-Elige una hora de la semana para las compras de comestibles y los recados.

Una PMO lleva a una empresa a una administración de proyectos más eficiente haciendo cosas como:

  • Recopilación de información para ayudar a definir cuáles son los requisitos de administración de proyectos para la organización. Por ejemplo, analizar las necesidades empresariales de las organizaciones, diseñar procesos para satisfacer esas necesidades y, a continuación, asignar esos procesos a la configuración o flujos de trabajo de Project Online.

  • Determinar qué datos es importante revisar de forma continua y trabajar con el administrador de Project para compartir los datos con las partes interesadas. Por ejemplo, determinar los datos necesarios y el proceso para obtener los datos en el sistema para crear un informe semanal de estado del proyecto para proporcionar a las partes interesadas un resumen del estado de los proyectos en curso.

  • Crear reglas para procesos y flujos de trabajo. Por ejemplo, establecer un flujo de trabajo donde las ideas de proyecto pasan por un proceso de aprobación para convertirse en proyectos en Project Online.

  • Migrar datos existentes desde el sistema de administración de proyectos actual a uno nuevo. Por ejemplo, encontrar la forma más sencilla de migrar datos de recursos y proyectos de hojas de cálculo de Microsoft Excel Project Online o de Project Profesional en el equipo de cada persona a un entorno Project Online centralizado.

  • Proporcionar soporte de administración de cartera de proyectos para ayudar con la priorización y la previsión del proyecto. Al igual que la mayoría de las empresas, hay muchos proyectos que te gustaría hacer, pero tienes presupuesto y recursos limitados para hacerlos todos. Necesita una forma de determinar qué proyectos debe seguir. Los PMO pueden impulsar el proceso de selección de proyectos y programas para garantizar que las inversiones futuras estén alineadas con los objetivos estratégicos y la visión de crecimiento de la organización.

  • La administración de los cambios emocionales a los que los usuarios podrían enfrentarse al pasar de su sistema de administración de proyectos actual al que están conectados. Por ejemplo, influir con tacto en los jefes de proyecto para que pasen de su antiguo proceso de guardar sus archivos de proyecto a sus unidades de disco duro y compartirlos mostrándoles las ventajas de publicarlos en Project Online. La PMO podría hacerlo al dedicar más tiempo a convencer primero a los jefes de proyecto más altos y esperar que su influencia en los otros jefes de proyecto ayude a impulsar el cambio.

  • Administrar los desafíos técnicos del cambio ofreciendo excelentes opciones de aprendizaje.

¿Por qué necesito un PMO?

En el ejemplo de familia, las consecuencias de no abordar algunas de las necesidades pueden ser graves. Por ejemplo, no revisar la tarjeta de informe de un niño cuando llega por primera vez puede dar lugar a la suposición de que las cosas están bien, cuando en realidad se necesita más tiempo de estudio o un tutor. Del mismo modo, la implementación de Project Online sin crear una entidad que ayude con la normalización y la adopción también puede tener circunstancias difíciles. El establecimiento de una PMO ayudará a aumentar las posibilidades de éxito para la Project Online implementación. Según sus objetivos, esto puede traducirse en una mejor eficiencia en la administración de proyectos (por ejemplo, más proyectos completados a tiempo), que suele asociarse con costos más bajos para administrar proyectos (por ejemplo, más proyectos completados con o con presupuesto).

¿Cuáles son los primeros pasos para crear una PMO?

Los primeros pasos para crear una PMO probablemente ya han ocurrido si ha hecho un esfuerzo para encontrar este artículo. Si está interesado en pasar a Project Online, es más probable que ya tenga una idea de cómo podría mejorar la eficiencia o resolver un problema en su empresa. Al crear una ruta de acceso para formalizar su PMO, debe tener en cuenta lo siguiente:

Definir qué desea que haga su PMO

¿El objetivo principal de su PMO va a ser solucionar un problema empresarial específico? Por ejemplo, es posible que desee implementar un sistema de partes de horas para obtener un control más estricto del análisis de costos. O puede que los datos del proyecto se extienda a través de dos o incluso tres aplicaciones diferentes y desee consolidar los datos en un único sistema, lo que le ayudará a proporcionar una mejor información sobre la ejecución de proyectos. O bien, proporcionar instrucciones de administración de proyectos en curso y satisfacer las necesidades de formación del jefe de proyecto. Una vez que comprenda por qué se necesita su PMO, será mucho más fácil determinar cuáles son los requisitos para establecerlo y mantenerlo.

Obtener el patrocinador ejecutivo

Asegúrate de que alguien de arriba arriba te admita. Es importante que su PMO tenga el patrocinador ejecutivo, ya que la falta de soporte ejecutivo es una de las principales razones por las que los PPO fallan. Si ya tiene un ejecutivo que conoce los beneficios y la importancia de lo que está intentando hacer, ¡excelente! Si no es así, una de las mejores maneras de obtenerlos de su lado es mostrarles las ventajas de pasar a un sistema de administración de proyectos como Project Online. Puede hacerlo mostrándoles el problema empresarial que se resolverá. Es posible que ya lo haya hecho en cierta medida cuando estaba evaluando por primera vez Project Online, pero realmente puede encontrar aliados en las filas ejecutivas si es capaz de mostrarles cómo funciona con sus propios datos en un entorno piloto. La captura de beneficios es esencial para obtener el patrocinador ejecutivo.

El fuerte patrocinador ejecutivo puede ser útil para abordar la resistencia que pueden tener los usuarios al pasar de lo que están familiarizados a un nuevo sistema de administración de proyectos, como Project Online. Evangelizar y promover los beneficios para otras partes interesadas influyentes, como jefes de proyecto sénior, también puede ayudar a romper los datos adjuntos emocionales que otros usuarios puedan tener en el sistema desde el que se está moviendo.

Crear su equipo

Tanto si está intentando establecer un PMO en una empresa grande o pequeña, las siguientes son responsabilidades que deben ser atendidas por los roles en su PMO:

Rol Descripción
Impulsar el plan Project Online adopción
Si está en el proceso de implementar Project Online, el plan general necesita que alguien lo impulse. Al igual que cualquier proyecto, el plan de adopción necesita un propietario para asegurarse de que las tareas necesarias se han completado y con personal.
Necesidades de administración de proyectos de investigación
Esta persona evaluará los requisitos de administración de proyectos de su organización. Esta persona tendrá que hablar con usuarios de toda la compañía y de todos los departamentos para averiguar cómo administran proyectos actualmente, cuáles serán sus requisitos y cómo podrían mejorarse mediante la implementación de Project Online. Estos requisitos tendrán que expresarse al administrador Project para que se puedan implementar correctamente en Project Online. Esta persona debe tener buenas habilidades de administración de proyectos, pero también debe ser alguien que sea un buen comunicador. Es muy posible que los usuarios de la compañía se apeen emocionalmente al proceso desde el que está intentando moverlos, por lo que esta persona tendrá que ser capaz de lidiar con esto mostrando cómo el nuevo sistema les facilitará la vida.
Formación, documentación y soporte técnico
Esta persona tendrá que evaluar el nivel de habilidad de los usuarios y será responsable de proporcionar los recursos de formación necesarios para usar el producto correctamente. Esto puede incluir la creación de formación basada en roles para Project administradores de proyectos, jefes de proyecto, jefes de equipo y miembros del equipo. Aunque la mayor parte de su esfuerzo podría estar en la preparación de jefes de proyecto o administradores, los jefes de equipo y los miembros del equipo podrían encontrar tarjetas de referencia rápidas, hojas de trucos, listas de comprobación o tutoriales breves para ser los más eficaces. También tendrá que encontrar una forma de proporcionar compatibilidad interna para los usuarios y un método para escalar problemas más complicados a través de las rutas adecuadas.
Enlace con el departamento de TI
La colaboración con su departamento de TI es esencial para ayudarles en el registro, la configuración y la configuración de Project Online. Si solo está en el proceso de evaluación de Project Online, normalmente puede hacerlo alguien de su departamento de TI sin demasiados problemas al ver la documentación Introducción Project Online datos.
La PMO tendrá que trabajar con su departamento de TI para abordar estas dos áreas:
-Office 365: la PMO tendrá que trabajar con el administrador de Office 365 para asignar usuarios y licencias.
-Project Online administración: la PMO también tendrá que trabajar con un administrador de Project Online en aspectos como campos personalizados, recursos y configuración del parte de horas. Es posible que también necesiten trabajar con la PMO para implementar procesos en Project Online a través de flujos de trabajo.

Algunos PMO en empresas más grandes también tienen jefes de proyecto que se pueden asignar para ayudar a proporcionar dirección a proyectos específicos que requieren asistencia. Esto puede variar desde aconsejar al propietario del proyecto hasta asumir realmente la propiedad, dado el ámbito del proyecto.

Crear una instrucción de misión para su PMO

Todos los PMO deben tener una instrucción mission. Si ya ha evaluado la necesidad de su PMO, será mucho más fácil de crear. Vea la declaración de misión existente de su empresa e intente crear una que también se alinee con ella. No es necesario que sea demasiado compleja, sino lo suficiente como para proporcionar una comprensión básica de por qué existe la PMO y cuál es su rol en su empresa.

Crear un plan para crear su PMO

Después de establecer un ámbito de las tareas que necesita para crear su PMO, es posible que desee crear un plan de proyecto de alto nivel para él. Considere la creación de su PMO como un proyecto grande, con tareas, duraciones y asignaciones asociadas. El plan de proyecto se definirá más a medida que pase por algunas de las tareas iniciales, como evaluar el entorno. El plan de proyecto ayuda a proporcionar a su PMO una programación de compilación para realizar un seguimiento de lo que ha hecho, de lo que está trabajando y de lo que aún tiene que hacer en la creación de su PMO. Por ejemplo, este es el aspecto de varias tareas de compilación de PMO en un plan Project Online proyecto:

Plan de proyecto de PMO en Project Online.

Más información sobre los PMO

Si aún no tiene un PMO, puede que se le intimidó un poco al pensar en iniciar uno. Aunque las necesidades y los requisitos de su empresa impulsarán su PMO, debe aprender a crear el marco para establecer y desarrollar su PMO. Según sus objetivos, es posible que desee investigar los distintos procesos de PMO y metodologías del sector, o ver con qué modelo de PMO podría alinearse estrechamente. Hay muchos libros, cursos y recursos en línea disponibles sobre la creación y administración de PPO que pueden ayudarle en sus esfuerzos.

Si está intentando configurar un PMO y necesita asistencia, puede ponerse en contacto con un partner certificado de Microsoft o servicios de consultoría de Microsoft. También tenemos consultores locales en Microsoft con una excelente experiencia en la configuración de PMO para pequeñas, medianas y grandes empresas.

¿Qué pasa ahora?

Por lo tanto, ¿está listo para iniciar su PMO? Esperemos que después de leer este artículo se haya dado cuenta de que iniciar un PMO es una inversión que merecerá la pena el tiempo y el esfuerzo. Requerirá mucha colaboración con las personas de su empresa y es esencial tener un "campeón" ejecutivo. También requerirá una inversión en la búsqueda de más información sobre la configuración de una PMO a través de los muchos recursos disponibles. Y si necesita ayuda, puede recurrir a Microsoft Certified Partners, así como a Microsoft Consulting Services.

Si está en una compañía más pequeña, el ámbito de todo esto puede parecer abrumador. Es posible que no tenga los recursos necesarios para contratar personas para cada rol de PMO que se indica en la tabla "Crear su equipo" y no es necesario. Solo ten en cuenta que estas son responsabilidades que probablemente tendrán que abordarse en algún momento y en un grado que se adapte a tus requisitos. Tenga en cuenta también que el esfuerzo necesario puede escalar al tamaño y los objetivos de la empresa. Es posible que un PMO de una compañía más pequeña solo necesite reunirse con algunos jefes de proyecto sénior de su empresa para evaluar sus necesidades, frente a varios departamentos con requisitos variados en una compañía más grande.

Establecer una PMO puede ayudar a impulsar el Project Online éxito y el Project Online puede impulsar el éxito de PMO. Buena suerte en la implementación.