Guía del usuario: Realizar un seguimiento de los documentos y revocarlos con el portal de seguimiento heredado
Después de proteger los documentos con Azure Information Protection, puede realizar un seguimiento de cómo los usuarios usan estos documentos. Si es necesario, también puede revocar el acceso a ellos si los usuarios ya no deberían poder leerlos. Para ello, use el sitio de seguimiento de documentos. Puede acceder a este sitio desde Windows equipos, equipos Mac e incluso desde tabletas y teléfonos.
Cuando acceda a este sitio, inicie sesión para realizar un seguimiento de sus documentos. Cuando su organización tiene una suscripción que admite el seguimiento y revocación de documentos y se le asigna una licencia para esta suscripción, puede ver quién intentó abrir los archivos que protegió y si se realizaron correctamente (se autenticaron correctamente) o no. También puede ver cada vez que intentan acceder al documento y su ubicación en ese momento. Sin embargo, en raras ocasiones, es posible que la ubicación notificada no sea precisa. Por ejemplo, cuando un usuario abre un documento protegido está usando una conexión VPN o su equipo tiene una dirección IPv6.
Acciones que puede realizar en el sitio de seguimiento de documentos:
Si necesita dejar de compartir un documento:
Haga clic en Revocar acceso. Tenga en cuenta el período de tiempo que el documento sigue estando disponible. Decida si desea informar a los usuarios de que revoca el acceso al documento que compartió anteriormente proporcionando un mensaje personalizado. Cuando revoca un documento, no elimina el documento que ha compartido, pero los usuarios autorizados ya no pueden abrirlo:
Si desea exportar a Excel:
Haga clic en Exportar a CSV para poder modificar los datos y crear sus propias vistas y gráficos:
Si desea configurar las notificaciones por correo electrónico:
Haga clic en Configuración y seleccione cómo y si se debe enviar un correo electrónico cuando se tenga acceso al documento:
Si desea realizar un seguimiento de los documentos compartidos y revocarlos para otros usuarios:
Los administradores de Azure Information Protection pueden hacer clic en el icono Administrador para realizar un seguimiento de los documentos protegidos y revocarlos para los usuarios cuando esos usuarios hayan registrado sus documentos en el sitio de seguimiento de documentos. Solo los administradores ven este icono:
Si no ve este icono, a pesar de ser administrador global, es porque aún no ha compartido ningún documento. En este caso, use la siguiente dirección URL para acceder al sitio de seguimiento de documentos: https://portal.azurerms.com/#/admin
A menos que sea administrador, solo puede realizar un seguimiento de los documentos que ha protegido y revocarlos. No puede realizar un seguimiento de los correos electrónicos protegidos mediante el sitio de seguimiento de documentos.
Nota
Si el administrador ha configurado controles de privacidad para el sitio de seguimiento de documentos, es posible que no vea cuándo los usuarios de su organización tienen acceso a un documento del que realiza el seguimiento. Un administrador puede excluir a todos los usuarios o solo a algunos. Sin embargo, siempre puede revocar el acceso a los documentos de los que realiza el seguimiento.
Para realizar un seguimiento de un documento que ha protegido, debe usar el Windows equipo para registrarlo en el sitio de seguimiento de documentos. Para ello, usa Explorador de archivos o tus aplicaciones de Office.
Si tiene la versión actual de disponibilidad general del cliente de Azure Information Protection, también puede registrar el documento protegido con PowerShell al usar el parámetro EnableTracking con el cmdlet Set-AIPFileLabel.
Usar Office para realizar un seguimiento del documento o revocarlo
Para las aplicaciones Office, Word, Excel y PowerPoint:
Abra el documento protegido del que desea realizar un seguimiento o revocar.
En la pestaña Inicio, en el grupo Protección, haga clic en ProtectTrack>y revocar:
Si no ve estas opciones en las aplicaciones de Office, es probable que se deba a uno de estos motivos:
El cliente de Azure Information Protection no está instalado en el equipo.
Las aplicaciones de Office deben reiniciarse.
El equipo debe reiniciarse para completar la instalación.
Para obtener más información sobre cómo instalar el cliente de Azure Information Protection, vea Descargar e instalar el cliente de Azure Information Protection.
Usar Explorador de archivos para realizar un seguimiento del documento o revocarlo
Haga clic con el botón derecho en el archivo protegido y seleccione Clasificar y proteger.
En el cuadro de diálogo Clasificar y proteger: Azure Information Protection, seleccione Seguimiento y revocación.
Usar un explorador web para realizar un seguimiento de los documentos que ha registrado y revocarlos
Después de registrar el documento protegido mediante las aplicaciones de Office o Explorador de archivos, puede realizar un seguimiento de estos documentos y revocarlos mediante un explorador web compatible:
Si usa su Windows PC, mac o dispositivo móvil, visite el sitio de seguimiento de documentos.
Exploradores compatibles: se recomienda usar Internet Explorer, que es al menos la versión 10, pero puede usar cualquiera de los siguientes exploradores para usar el sitio de seguimiento de documentos:
Internet Explorer: al menos, versión 10
Internet Explorer 9 con al menos MS12-037: actualización de seguridad acumulativa de Internet Explorer: 12 de junio de 2012
Mozilla Firefox: Al menos, versión 12
Apple Safari 5: al menos versión 5
Google Chrome: al menos, versión 18
Otras instrucciones
Más instrucciones paso a paso de la Guía del usuario de Azure Information Protection:
Información adicional para administradores
Consulte Configuración y uso del seguimiento de documentos para Azure Information Protection en la guía del administrador.