Paso 4: Dar a otro empleado acceso a OneDrive y Outlook datosStep 4 - Give another employee access to OneDrive and Outlook data

Cuando un empleado abandone la organización, querrá obtener acceso a sus datos de OneDrive y Outlook, hacer una copia de seguridad y elegir si se entrega a otro empleado.When an employee leaves your organization, you'll want to access their OneDrive and Outlook data, back it up, and choose whether to give it to another employee.

Obtener acceso a los documentos OneDrive de un usuario anteriorAccess a former user's OneDrive documents

Si quitas la licencia de un usuario pero no eliminas la cuenta, puedes darte acceso al contenido en la cuenta del usuario OneDrive.If you remove a user's license but don't delete the account, you can give yourself access to the content in the user's OneDrive. Si elimina la cuenta del usuario, tiene 30 días de forma predeterminada para obtener acceso a los datos de OneDrive usuario anterior.If you delete the user's account, you have 30 days by default to access the former user's OneDrive data. Obtenga información sobre cómo establecer la retención OneDrive usuarios eliminados.Learn how to set the OneDrive retention for deleted users. Si no restaura una cuenta de usuario en este tiempo, se eliminará OneDrive contenido.If you don't restore a user account within this time, their OneDrive content is deleted.

Para conservar los archivos OneDrive de un usuario anterior, primero dé acceso a su OneDrive y, a continuación, mueva los archivos que desea conservar.To preserve a former user's OneDrive files, first give yourself access to their OneDrive, and then move the files you want to keep.

  1. En el centro de administración, vaya a la página Usuarios > Usuarios activos.In the admin center, go to the Users > Active users page.

  2. Seleccione un usuario.Select a user.

  3. En el panel derecho, seleccione OneDrive.In the right pane, select OneDrive. En Obtener acceso a archivos, seleccione Crear vínculo a archivos.Under Get access to files, select Create link to files.

  4. Seleccione el vínculo para abrir la ubicación del archivo.Select the link to open the file location. Descargue los archivos en el equipo o seleccione Mover a o Copiar para moverlos o copiarlos en su propio OneDrive o en una biblioteca compartida.Download the files to your computer, or select Move to or Copy to to move or copy them to your own OneDrive or to a shared library.

Nota

Puede mover o copiar hasta 500 MB de archivos y carpetas a la vez.You can move or copy up to 500 MB of files and folders at a time.
Al mover o copiar documentos que tienen historial de versiones, solo se mueve la versión más reciente.When you move or copy documents that have version history, only the latest version is moved.

También puede conceder acceso a otro usuario para obtener acceso a la información de un antiguo empleado OneDrive.You can also grant access to another user to access a former employee's OneDrive.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración como administrador global o administrador SharePoint administrador.Sign in to the admin center as a global admin or SharePoint admin.

    Si recibe un mensaje de que no tiene permiso para acceder al centro de administración, no tiene permisos de administrador en su organización.If you get a message that you don't have permission to access the admin center, then you don't have administrator permissions in your organization.

  2. En el panel izquierdo, seleccione Centros de administración > SharePoint.In the left pane, select Admin centers > SharePoint. (Es posible que deba seleccionar Mostrar todo para ver la lista de centros de administración).(You might need to select Show all to see the list of admin centers.)

  3. Si aparece el SharePoint de administración clásico, seleccione Abrir ahora en la parte superior de la página para abrir el centro SharePoint administración.If the classic SharePoint admin center appears, select Open it now at the top of the page to open the SharePoint admin center.

  4. En el panel izquierdo, seleccione Más características.In the left pane, select More features.

  5. En Perfiles de usuario, seleccione Abrir.Under User profiles, select Open.

  6. En Personas, seleccione Administrar perfiles de usuario.Under People, select Manage User Profiles.

  7. Escriba el nombre del antiguo empleado y seleccione Buscar.Enter the former employee's name and select Find.

  8. Haga clic con el botón secundario en el usuario y, a continuación, elija Administrar propietarios de colecciones de sitios.Right-click the user, and then choose Manage site collection owners.

  9. Agregue el usuario a los administradores de la colección de sitios y seleccione Aceptar.Add the user to Site collection administrators and select Ok.

  10. Ahora, el usuario podrá acceder a la dirección URL del antiguo OneDrive mediante la dirección URL OneDrive anterior.The user will now be able to access the former employee's OneDrive using the OneDrive URL.

Revocar el acceso de administrador a las OneDriveRevoke admin access to a user's OneDrive

Puede darnos acceso al contenido en el OneDrive de un usuario, pero es posible que desee quitar el acceso cuando ya no lo necesite.You can give yourself access to the content in a user's OneDrive, but you may want to remove your access when you no longer need it.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración como administrador global o administrador SharePoint administrador.Sign in to the admin center as a global admin or SharePoint admin.

    Si recibe un mensaje de que no tiene permiso para acceder al centro de administración, no tiene permisos de administrador en su organización.If you get a message that you don't have permission to access the admin center, then you don't have administrator permissions in your organization.

  2. En el panel izquierdo, seleccione Centros de administración > SharePoint.In the left pane, select Admin centers > SharePoint. (Es posible que deba seleccionar Mostrar todo para ver la lista de centros de administración).(You might need to select Show all to see the list of admin centers.)

  3. Si aparece el SharePoint de administración clásico, seleccione Abrir ahora en la parte superior de la página para abrir el centro SharePoint administración.If the classic SharePoint admin center appears, select Open it now at the top of the page to open the SharePoint admin center.

  4. En el panel izquierdo, seleccione Más características.In the left pane, select More features.

  5. En Perfiles de usuario, seleccione Abrir.Under User profiles, select Open.

  6. En Personas, seleccione Administrar perfiles de usuario.Under People, select Manage User Profiles.

  7. Escriba el nombre del usuario y seleccione Buscar.Enter the user's name and select Find.

  8. Haga clic con el botón secundario en el usuario y, a continuación, elija Administrar propietarios de colecciones de sitios.Right-click the user, and then choose Manage site collection owners.

  9. Quite la persona que ya no necesita acceso a los datos del usuario y, a continuación, seleccione Aceptar.Remove the person who no longer needs access to the user's data, and then select OK.

Obtener acceso Outlook datos de un usuario anteriorAccess the Outlook data of a former user

Para guardar los mensajes de correo electrónico, el calendario, las tareas y los contactos del antiguo empleado, exporte la información a un archivo de Outlook datos (.pst).To save the email messages, calendar, tasks, and contacts of the former employee, export the information to an Outlook Data File (.pst).

  1. Agregue el correo electrónico del antiguo empleado a su Outlook (Si restablece la contraseña del usuario, puede establecerlo en algo que solo conoce). Add the former employee's email to your Outlook (If you reset the user's password, you can set it to something only you know.)

  2. En Outlook, seleccione Archivo.In Outlook, select File.

    Este es el aspecto de la cinta de opciones en Outlook 2016.

  3. Seleccione Abrir & exportar > Import/Export.Select Open & Export > Import/Export.

    Import/Export en la vista Backstage

  4. Seleccione Exportar a un archivo y, a continuación, seleccione Siguiente.Select Export to a file, and then select Next.

    Exportar a una opción de archivo en el Asistente para importación y exportación

  5. Seleccione Outlook archivo de datos (.pst) y, a continuación, seleccione Siguiente.Select Outlook Data File (.pst), and then select Next.

  6. Seleccione la cuenta que desea exportar seleccionando el nombre o la dirección de correo electrónico, como Mailbox - Anne Weiler o anne@contoso.com.Select the account you want to export by selecting the name or email address, such as Mailbox - Anne Weiler or anne@contoso.com. Si desea exportar todo lo que hay en su cuenta, incluido el correo, el calendario, los contactos, las tareas y las notas, asegúrese de que la casilla Incluir subcarpetas está activada.If you want to export everything in your account, including mail, calendar, contacts, tasks, and notes, make sure the Include subfolders check box is selected.

    Nota

    Puede exportar una cuenta a la vez.You can export one account at a time. Si desea exportar varias cuentas, después de exportar una cuenta, repita estos pasos.If you want to export multiple accounts, after one account is exported, repeat these steps.

    Exportar Outlook de diálogo Archivo de datos con la carpeta superior seleccionada e Incluir subcarpetas activadas

  7. Seleccione Siguiente.Select Next.

  8. Seleccione Examinar para seleccionar dónde guardar el archivo Outlook datos (.pst).Select Browse to select where to save the Outlook Data File (.pst). Escriba un nombre de archivo y, a continuación, seleccione Aceptar para continuar.Type a file name, and then select OK to continue.

    Nota

    Si ha usado la exportación antes, aparecerán la ubicación de la carpeta anterior y el nombre del archivo.If you've used export before, the previous folder location and file name appear. Escriba un nombre de archivo diferente antes de seleccionar Aceptar.Type a different file name before selecting OK.

  9. Si va a exportar a un Archivo de datos de Outlook (.pst) existente, en Opciones, especifique qué desea hacer cuando exporte elementos que ya existen en el archivo.If you are exporting to an existing Outlook Data File (.pst), under Options, specify what to do when exporting items that already exist in the file.

  10. Seleccione Finalizar.Select Finish.

Outlook la exportación inmediatamente a menos que se cree un nuevo archivo de datos de Outlook (.pst) o se utilice un archivo protegido con contraseña.Outlook begins the export immediately unless a new Outlook Data File (.pst) is created or a password-protected file is used.

  • Si está creando un archivo de Outlook de datos (.pst), una contraseña opcional puede ayudar a proteger el archivo.If you're creating an Outlook Data File (.pst), an optional password can help protect the file. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Crear Outlook archivo de datos, escriba la contraseña en los cuadros Contraseña y Comprobar contraseña y, a continuación, seleccione Aceptar. When the Create Outlook Data File dialog box appears, type the password in the Password and Verify Password boxes, and then select OK. En el Outlook de diálogo Contraseña del archivo de datos, escriba la contraseña y, a continuación, seleccione Aceptar.In the Outlook Data File Password dialog box, type the password, and then select OK.

  • Si está exportando a un archivo de datos de Outlook existente (.pst) protegido con contraseña, en el cuadro de diálogo Contraseña del archivo de datos de Outlook, escriba la contraseña y, a continuación, seleccione Aceptar.If you're exporting to an existing Outlook Data File (.pst) that is password protected, in the Outlook Data File Password dialog box, type the password, and then select OK.

Vea cómo exportar o hacer una copia de seguridad del correo electrónico, los contactos y el calendario en un archivo .pst Outlook en Outlook 2010.See how to Export or backup email, contacts, and calendar to an Outlook .pst file in Outlook 2010.

Nota

De forma predeterminada, el correo electrónico está disponible sin conexión durante un período de 12 meses.By default, your email is available offline for a period of 12 months. Si es necesario, vea cómo aumentar los datos disponibles sin conexión.If required, see how to increase the data available offline.

Dar acceso a otro usuario al correo electrónico de un usuario anteriorGive another user access to a former user's email

Para dar acceso a los mensajes de correo electrónico, el calendario, las tareas y los contactos del antiguo empleado a otro empleado, importe la información a la bandeja de entrada Outlook otro empleado.To give access to the email messages, calendar, tasks, and contacts of the former employee to another employee, import the information to another employee's Outlook inbox.

Nota

También puede convertir el buzón del usuario anterior en un buzón compartido o reenviar el correo electrónico de un antiguo empleado a otro empleado.You can also convert the former user's mailbox to a shared mailbox or forward a former employee's email to another employee.

  1. En Outlook, vaya a Archivo > abrir exportación & Import/Export > .In Outlook, go to File > Open & Export > Import/Export.

    Esto inicia el Asistente para importación y exportación.This starts the Import and Export Wizard.

  2. Seleccione Importar desde otro programa o archivo y, a continuación, seleccione Siguiente.Select Import from another program or file, and then select Next.

    Asistente para importación y exportación

  3. Seleccione Outlook archivo de datos (.pst) y seleccione Siguiente.Select Outlook Data File (.pst), and select Next.

  4. Vaya al archivo .pst que desea importar.Browse to the .pst file you want to import.

  5. En Opciones, elija cómo desea tratar con duplicadosUnder Options, choose how you want to deal with duplicates

  6. Seleccione Siguiente.Select Next.

  7. Si se asignó una contraseña al archivo Outlook datos (.pst), escriba la contraseña y, a continuación, seleccione Aceptar.If a password was assigned to the Outlook Data File (.pst), enter the password, and then select OK.

  8. Establezca las opciones para importar elementos.Set the options for importing items. Normalmente, no es necesario cambiar la configuración predeterminada.The default settings usually don't need to be changed.

  9. Seleccione Finalizar.Select Finish.

Nota

Los pasos siguen siendo los mismos para obtener acceso a los datos de correo electrónico OneDrive un usuario existente.The steps remain the same for accessing an existing user's OneDrive and email data.

Sugerencia

Si desea importar o restaurar solo algunos elementos de un archivo de datos de Outlook (.pst), puede abrir el archivo de Outlook datos.If you want to import or restore only a few items from an Outlook Data File (.pst), you can open the Outlook Data File. A continuación, en el panel de navegación, arrastre los elementos de Outlook carpetas de archivo de datos a las carpetas Outlook existentes.Then, in the navigation pane, drag the items from Outlook Data File folders to your existing Outlook folders.

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