Excel datos no conservan su formato en las operaciones de combinación de correspondencia en Word

Si realiza una combinación de correspondencia en Microsoft Word y usa una hoja de cálculo de Microsoft Excel como origen de datos para la lista de destinatarios, es posible que algunos de los datos numéricos no conserven su formato cuando se combina.

Este comportamiento se aplica a porcentajes con formato, valores de moneda y códigos postales, como se muestra en la tabla siguiente:

Formato En Excel datos En Word MergeField
Porcentaje 50% ,5
Moneda $12,50 12.5
Código postal 07865 7895

Causa

Este comportamiento se produce porque los datos de la lista de destinatarios de Word aparecen en el formato nativo en el que Excel los almacena, sin el formato que se aplica a las celdas de la hoja de cálculo que contiene los datos.

Solución

Para resolver este comportamiento, use uno de los métodos siguientes.

Método 1

Use Dynamic Data Exchange (DDE) para conectarse a la hoja de Excel que contiene los datos que desea usar.

  1. Inicie Word y, a continuación, abra un nuevo documento en blanco.
  2. Seleccione Archivo > Opciones.
  3. En la pestaña Avanzadas, vaya a la sección General .
  4. Active la casilla Confirmar conversión de formato de archivo al abrir y, a continuación, seleccione Aceptar.
  5. En la pestaña Correos , seleccione Iniciar combinación de correspondencia y, a continuación, seleccione Asistente para combinar correspondencia paso a paso.
  6. En el panel de tareas Combinar correspondencia, seleccione el tipo de documento en el que desea trabajar y, a continuación, seleccione Siguiente.
  7. En Seleccionar documento inicial, seleccione el documento inicial que desea usar y, a continuación, seleccione Siguiente.
  8. En Seleccionar destinatarios, seleccione Usar una lista existente y, a continuación, seleccione Examinar.
  9. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, busque la carpeta que contiene el libro de Excel que desea usar como origen de datos, seleccione libro y, a continuación , seleccione Abrir.
  10. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, active la casilla Mostrar todo . seleccione MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) y, a continuación, seleccione Aceptar.
  11. En el Microsoft Excel de diálogo, en Rango de celdas o con nombre, seleccione el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene los datos que desea usar y, a continuación, seleccione Aceptar.

Nota

Los datos ahora aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia con el mismo formato que aparece en la hoja Excel correo.

Método 2

Dar formato Excel campo que contiene el código postal/código postal como texto.

  1. En Excel, seleccione la columna que contiene el campo Código postal/Código postal.
  2. En la pestaña Inicio , vaya al grupo Celdas . A continuación, seleccione Formato y, a continuación, Formato de celdas.
  3. Seleccione la pestaña Número.
  4. En Categoría, seleccione Texto y, a continuación, Seleccione Aceptar.
  5. Guarde el origen de datos. A continuación, continúe con la operación de combinación de correspondencia en Word.

Referencias

Los campos Date, Teléfono Number y Currency se combinan incorrectamente cuando se usa un origen de datos access o Excel en Word