Diseño del proceso

Cuando diseña la automatización de procesos, el primer paso es decidir cuándo y qué automatizar. Al observar el proceso de negocio que tiene actualmente, primero debe identificar qué parte del proceso automatizar.

Identificación de las áreas de automatización

Los tipos de ventajas que potencialmente puede obtener mediante la automatización se incluyen en estas categorías:

  • Aplicar consistentemente reglas de negocio estandarizadas

  • Reducir el trabajo manual en procesos repetitivos

  • Reducir los errores humanos

  • Optimizar aprobaciones

  • Obtener eficiencia en transacciones de alto volumen

  • Mover datos de manera eficiente entre sistemas (reducir la entrada manual de datos)

  • Maximizar el uso de los recursos disponibles

  • Incrementar el rendimiento

Aplicar reglas de negocio estandarizadas

Las reglas de negocio son la lógica if/then que aplica sus políticas de negocio. Automatizarlas garantiza que se seguirán de forma constante en todo momento.

En nuestro escenario de ejemplo de informes de gastos, una regla de negocio requiere que si el importe de un informe de gastos excede 10 000 $, también debe ser aprobado por el CFO. Al automatizar el proceso, Abhay se asegura de que ningún informe con gastos elevados pase desapercibido.

Automatizar los procesos repetitivos

La automatización de procesos repetitivos puede ayudar a sus empleados a evitar el agotamiento físico y mental. Los procesos que se realizan siempre de la misma manera deben ocupar un lugar destacado en su lista para considerar la automatización.

Por ejemplo, Abhay, el contable, debe recopilar los formularios de gastos y los recibos de cada persona. Los recibos pueden ser un recibo en papel de un restaurante o facturas en papel de los proveedores. Abhay tiene que escanear manualmente estos documentos en un archivo PDF y almacenarlo. También debe ingresar lo que está escrito en el papel y publicarlo en el sistema financiero para cada informe de gastos presentado.

Reducir los errores humanos

Tareas como copiar y pegar valores de un sistema a otro, o teclear datos de formularios en papel, son procesos en los que se pueden producir errores humanos.

Un caso de ejemplo para el escenario de informes de gastos es que Abhay necesita reembolsar efectivo al empleado buscando los detalles bancarios del empleado y luego accediendo al sistema bancario.

Posibles áreas del proceso de negocio a automatizar para reducir los errores humanos.

Diagrama que muestra un flujo de proceso de negocio para Abhay, el contable. Dos pasos del proceso ("Buscar detalles bancarios de los empleados" y "Reembolsar dinero en efectivo al solicitante") están marcados en rojo para indicar las áreas potenciales donde Power Automate puede reducir los errores humanos automatizando estos pasos.

Optimizar aprobaciones

Un tipo diferente de error ocurre cuando las personas olvidan realizar sus tareas. Puede configurar la automatización para recordarles que trabajen en la tarea o el proceso que se les ha asignado.

Por ejemplo, Lee ha enviado un informe de gastos, pero Nick no ha respondido a la solicitud de aprobación durante algún tiempo. Se puede configurar una automatización para recordar a Nick que tome una decisión, e incluso proporcionar un botón para responder directamente desde el recordatorio.

Posibles áreas del proceso de negocio a automatizar para agilizar los procesos de negocio.

Diagrama que muestra un flujo de proceso de negocio para Abhay, el contable. El proceso de aprobación se modifica para que un recordatorio de aprobación se automatice mediante la configuración de una automatización de desencadenador para verificar el estado. Si la aprobación está completa, el proceso automatizado finaliza; y si la aprobación no está completa, se envía un recordatorio al aprobador y el proceso automatizado del recordatorio se ejecutará nuevamente para verificar hasta que se complete la aprobación.

Obtener eficiencia en procesos de alto volumen

Otra área que puede querer automatizar son los procesos de gran volumen. Los procesos de gran volumen son procesos que se producen con mucha frecuencia a diario. Están estrechamente relacionados con los procesos repetitivos, pero son ligeramente diferentes. Es posible que tenga un proceso que tenga solo uno o dos pasos que se pueden automatizar. Sin embargo, si un proceso debe realizarse muchas veces, incluso las pequeñas mejoras pueden tener grandes impactos.

Por ejemplo, si el escenario de informes de gastos es válido para 1000 vendedores, cada minuto de mejora equivaldría a ahorrar dos días laborables. El análisis del impacto real se puede realizar utilizando el análisis de funciones.

Automatizar la entrada de datos

Es posible que esté ingresando datos manualmente porque tiene dos sistemas que no se comunican entre sí. En nuestro escenario de informes de gastos, es donde Abhay ingresa datos en el sistema de contabilidad volviendo a especificar los valores del informe de gastos enviado.

Escenario de ejemplo para mejorar la eficiencia.

Maximizar el uso de los recursos disponibles

Otros buenos candidatos para la automatización son aquellos procesos que se pueden ejecutar independientemente de la interacción humana. Este tipo de proceso no es tan fácil de identificar, por lo que la mejor manera es imaginar si hay procesos que se pueden completar fuera de su horario laboral normal. Esta automatización actúa como un "multiplicador" del personal y utiliza plenamente sus otros recursos (como los ordenadores).

También puede usar la automatización para procesos que llevan demasiado tiempo en comparación con una interacción humana, pero se puede tolerar si se realizan durante la noche, cuando no hay prisa para que finalice la automatización. Por ejemplo, si una persona comienza su día procesando pedidos que llegaron durante la noche, puede crear un proceso automatizado que procese los pedidos tan pronto como lleguen, para que su equipo pueda comenzar satisfacer pedidos a primera hora de la mañana.

Diagrama que muestra a una persona que realiza un proceso desde las 09:00 horas hasta las 18:00 horas, y el proceso automatizado realiza un proceso relacionado de 18:00 horas a las 09:00 horas.

Incrementar el rendimiento

De manera similar a maximizar el uso de los recursos disponibles, los procesos automatizados también ayudan a aumentar el rendimiento de un proceso en particular. Con este tipo de automatización, su proceso actual puede ser realizado por personas en paralelo con el proceso automatizado.

Por ejemplo, Abhay, el contable, puede ser la única persona que procesa los informes de gastos y su horario de trabajo estándar puede ser entre las 09:00 horas y las 18:00 horas. Al configurar una automatización, también podría tener Power Automate para procesar también los informes de gastos y, por lo tanto, tener a Abhay y el proceso automatizado para completarlos, lo que da como resultado un mayor rendimiento.

Diagrama que muestra a una persona que realiza un proceso de 09:00 horas a 18:00 horas en paralelo con un proceso automatizado que se ejecuta durante 24 horas.

Escenario de ejemplo

Cuando se aplican todas las áreas de automatización, el siguiente ejemplo muestra cómo un proceso de negocio de informes de gastos puede quedar cubierto por Power Automate con mejoras en el rendimiento, maximizando los recursos disponibles, automatizando las entradas de datos y optimizando las aprobaciones.

Diagrama de proceso después de aplicar todos los procesos automatizados.