Desencadenar aprobaciones desde listas de SharePoint

Imagine que tiene una lista de SharePoint en la que los empleados almacenan solicitudes de dispositivos como monitores o auriculares. Necesita crear un proceso de aprobación para que cada vez que un empleado agregue una solicitud a una lista de SharePoint, alguien recibe una solicitud para aprobarla.

Para seguir este recorrido guiado, cree una lista en un sitio de SharePoint al que tiene acceso. Puede usar el ejemplo siguiente de lista:

Lista de SharePoint.

Una vez que tiene una lista de SharePoint para la que desea crear un proceso de aprobación:

  1. Vaya a la plantilla Iniciar aprobación cuando se agrega un nuevo elemento, que proporciona un flujo que está configurado para crear un proceso de aprobación en una lista de SharePoint. Asegúrese de que todas las conexiones enumeradas tengan una marca de verificación verde y continúe.

    Aprobación cuando se agrega un elemento.

  2. Una vez creado el flujo, configure estos tres elementos:

    • Dirección del sitio: Selecciona el sitio de SharePoint donde tiene su lista de la lista desplegable. Si el sitio de SharePoint no aparece en la lista desplegable, simplemente escriba su dirección URL del sitio de SharePoint.

      Dirección del sitio de SharePoint.

    • Lista de nombres: una vez que haya definido la dirección del sitio, seleccione la lista en la que desea que se agregue cada elemento nuevo para desencadenar una aprobación

      Nombre de lista de SharePoint.

    • Asignado a: la persona de su empresa que debe recibir la solicitud de aprobación. Puede empezar poniéndose a usted mismo como aprobador.

      Asignado a.

    ¡Eso es! El flujo de aprobación ahora está totalmente configurado. Si observa el flujo completo, los pasos son:

    • El flujo se desencadena cada vez que se agrega un nuevo elemento a la lista de SharePoint que ha definido en el primer paso.

    • Se envía una solicitud de aprobación a la persona que ha elegido.

    • Si la aprobación se responde como Aprobar, la persona que creó el elemento en la lista de SharePoint recibe un correo electrónico con la confirmación de aprobación. Si la solicitud fue respondida como Rechazar, esa persona recibe un correo electrónico que dice que la solicitud fue rechazada.

      El flujo completo.

    • Si por alguna razón falla la aprobación, usted, como creador de este flujo, recibirá un correo electrónico informándole de que la aprobación falló. En este caso, deberá consultar el historial de ejecución del flujo para ver por qué falló la aprobación.

  3. Probemos ahora este flujo. Primero, seleccione Guardar en la parte superior derecha.

    Botón Guardar.

  4. Una vez que el flujo se haya guardado correctamente, seleccione Probar.

    Probar el flujo.

  5. Seleccione Yo realizaré la acción de desencadenamiento.

  6. Seleccione Guardar y probar.

    Guardar y probar.

  7. Power Automate le advierte cuando el flujo está en modo de prueba. Cuando sea así, cree un nuevo elemento en su lista de SharePoint y luego mire su flujo para verlo.

    Verá que una vez que se inicia su flujo, se ejecuta hasta la acción de aprobación donde muestra un círculo naranja en la parte superior derecha del paso de la acción de aprobación. Esto significa que los aprobadores asignados deben responder a la solicitud de aprobación para que el flujo continúe.

    Círculo naranja esperando aprobadores.

Pasos siguientes