Procedimientos de cierre de año para el cálculo de nómina de Microsoft Dynamics GP

En este artículo se proporcionan los pasos para realizar el procedimiento de cierre de año y la información de solución de problemas relacionada con la nómina de Microsoft Dynamics GP.

Se aplica a:   Microsoft Dynamics GP
Número de KB original:   850663

Resumen

En este documento se describen los procedimientos recomendados de cierre de año para la nómina de Microsoft Dynamics GP. La sección Más información contiene lo siguiente:

  • Una lista de comprobación detallada de los pasos que debe seguir para completar los procedimientos de cierre de año.
  • Una lista de comprobación alternativa para usar en lugar de la lista de comprobación estándar si debe procesar las ejecuciones de pago de 2022 antes de completar los procedimientos de cierre de año para 2021.

Nota

Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que puede restaurar si se produce un problema.

Introducción

Lea este artículo completo antes de realizar cualquiera de los pasos. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con soporte técnico para Microsoft Dynamics y productos relacionados. Use este vínculo para abrir un incidente de soporte técnico si necesita asistencia técnica:

Soporte técnico de Microsoft para empresas

La información detallada sobre cada paso de la rutina de cierre de año de nómina se incluye en los servicios web de nómina. Antes de seguir los pasos de este artículo, busque información actualizada de fin de año en los siguientes sitios web de Microsoft:

Más información

Lista de comprobación de fin de año de nómina

Para realizar los procedimientos de cierre de año, siga estos pasos:

  1. Compruebe que ha instalado la última actualización de impuestos de nómina de 2021.
  2. Completar todas las ejecuciones de pago del año actual
  3. Completar todos los procedimientos de fin de mes, de fin de período o de trimestre para el año actual
  4. Realizar una copia de seguridad del archivo original
  5. Instalación de la actualización de Year-End de 2021
  6. Creación del archivo Year-End
  7. Realizar una copia de seguridad del nuevo archivo
  8. Comprobación de la información de la instrucción W-2 y 1099-R
  9. Imprimir las instrucciones W-2 y el formulario de transmisión W-3
  10. Imprimir los formularios 1099-R y los formularios de transmisión 1096 y formularios ACA
  11. (Opcional:) Creación de un archivo electrónico W-2
  12. (Opcional:) Archivar información de recursos humanos de empleados inactivos
  13. Configuración de períodos fiscales para 2022
  14. (Opcional:) Cierre de los períodos fiscales de la serie de nóminas para 2021
  15. Instalación de la actualización de impuestos de nómina para 2022

Lista de comprobación alternativa de fin de año de nómina

Si debe procesar ejecuciones de pago de 2022 antes de completar los procedimientos de cierre de año de 2021, siga los pasos de esta lista de comprobación alternativa:

  1. Compruebe que ha instalado la última actualización de impuestos de nómina de 2021.
  2. Completar todas las ejecuciones de pago del año actual
  3. (Opcional:) Completar todos los procedimientos de fin de mes, de fin de período o de trimestre para el año actual
  4. Realizar una copia de seguridad del archivo original
  5. Instalación de la actualización de Year-End de 2021
  6. Creación del archivo de fin de año
  7. Realizar una copia de seguridad del nuevo archivo
  8. Comprobación de la información de la instrucción W-2 y 1099-R
  9. (Opcional:) Archivar información de recursos humanos de empleados inactivos
  10. Configuración de períodos fiscales para 2022
  11. (Opcional:) Cierre de los períodos fiscales de la serie de nóminas para 2021
  12. Instalación de la actualización de impuestos de nómina para 2022
  13. Procesar las ejecuciones de pago de 2022. La fecha de usuario debe producirse en 2022
  14. Imprimir las instrucciones W-2 y el formulario de transmisión W-3
  15. Imprimir los formularios 1099-R y los formularios de transmisión 1096 y formularios ACA
  16. (Opcional:) Creación de un archivo electrónico W-2

Detalles de fin de año del módulo de nómina

Paso 1: Compruebe que ha instalado la última actualización de impuestos de nómina de 2021

Descargue las últimas instrucciones de instalación y actualización de la tabla de impuestos para 2021 para asegurarse de que el límite de salarios de FICA es correcto. Para acceder a las páginas de actualización de impuestos de nómina de EE. UU. , seleccione el vínculo Impuestos de EE. UU . de su versión en la página Directorio de recursos de Microsoft Dynamics GP o seleccione el vínculo siguiente:

Actualización de impuestos de nómina de Estados Unidos para Microsoft Dynamics GP

Nota

Para comprobar la fecha de actualización de la tabla fiscal, seleccione Microsoft Dynamics GP Tools > Setup System Payroll Tax (Impuesto sobre nóminas del sistema de configuración del > sistema > de configuración de Microsoft Dynamics GP > ). La última actualización fiscal debe ser 12/18/2020 (ronda 1 para 2021) o posterior (si posteriormente se instalaron actualizaciones fiscales durante el año).

Paso 2: Completar todas las ejecuciones de pago del año actual

Paso 3: (Opcional:) Completar todos los procedimientos mensuales y trimestrales de fin de mes, fin de período o trimestre para el año actual

Para obtener más información sobre los procedimientos de fin de período para el cálculo de nómina de Microsoft Dynamics GP, use las guías imprimibles para obtener el manual imprimible para la nómina de Estados Unidos.

Paso 4: Hacer una copia de seguridad del archivo original

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque esta copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Al crear una copia de seguridad, se asegura de que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Puede restaurar la copia de seguridad para recuperar rápidamente los datos si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Copia de seguridad de mantenimiento de > Microsoft Dynamics GP > .

    Nota

    Se abre la ventana Copia de seguridad de la empresa .

  2. En la lista Nombre de la empresa, seleccione el nombre de la empresa.

  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota

    Se recomienda asignar a esta copia de seguridad el nombre 2021 Pre Year-End Update para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Paso 5: Instalar la actualización de fin de año de 2021

Para instalar la actualización de fin de año de nómina, debe seguir los pasos del documento de fin de año de Microsoft Dynamics GP U.S. 2021. La instalación debe realizarse en cada equipo que tenga instalado Microsoft Dynamics GP. Cuando se publique la actualización, instale la actualización y descargue el documento de fin de año de 2021 desde la siguiente ubicación:

Actualización de Year-End de Ee. UU. para Microsoft Dynamics GP

Nota

Revise los documentos US21YE y W-2 DataSource para obtener detalles de lo que se incluye en la actualización de fin de año, las listas de comprobación a seguir, las preguntas más frecuentes, los procedimientos de fin de año, los W2 electrónicos, los informes y mucho más.

No habrá una actualización de fin de año disponible para Microsoft Dynamics GP 2016 y versiones anteriores.

Paso 6: Crear el archivo de fin de año

Para crear el archivo de fin de año, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamic GP Tools Routines > Payroll Payroll****Year-End Closing (Cierre de año de la nómina > de Microsoft Dynamic GP > Tools >> ).
  2. En el campo Año , escriba 2021 y, a continuación, seleccione Proceso.

Nota

Al procesar el archivo de salario final del año 2021, asegúrese de que tiene una actualización de impuestos de 2021, por lo que se usa el límite FICA correcto. Puede instalar la actualización de impuestos de nómina para 2022 en cualquier momento después de que se haya creado el archivo de salario de fin de año para 2021 y antes de procesar una nueva ejecución de pago para 2022.

Paso 7: Hacer una copia de seguridad del nuevo archivo

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque esta copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Al crear una copia de seguridad, se asegura de que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Puede restaurar la copia de seguridad para recuperar rápidamente los datos si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Copia de seguridad de mantenimiento de > Microsoft Dynamics GP > .
  2. En la lista Nombre de la empresa, seleccione el nombre de la empresa.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

Nota

Le recomendamos que asigne a esta copia de seguridad el nombre 2021 Post Year-End File para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Paso 8: Comprobar la información de la instrucción W-2 y 1099-R

Para ver la información de W-2 en Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP****Tools Routines > Payroll Edit W-2s (Edición de nómina > de rutinas > de Microsoft Dynamics GP > ).

Para ver la información de 1099-R en Microsoft Dynamics GP, seleccione Edición de nómina > 1099-Rs > de las herramientas de Microsoft Dynamics GP > .

Nota

Si cambia la información de W-2 o 1099-R, se recomienda realizar otra copia de seguridad.

Paso 9: Imprimir las instrucciones W-2 y el formulario de transmisión W-3

Para imprimir las instrucciones W-2, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP****Tools > Routines Payroll****Print W-2s (Impresión de nómina > de rutinas > de Microsoft Dynamics GP > W-2s).
  2. En la ventana Imprimir formularios W-2 , especifique la siguiente configuración:
    • Imprimir W-2s para: normal Year-End
    • Imprimir: Formularios W-2
  3. Seleccione Imprimir.

Nota

Puede imprimir las instrucciones W-2 de los empleados tantas veces como sea necesario.

Para imprimir el formulario de transmisión W-3, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP****Tools > Routines Payroll****Print W-2s (Impresión de nómina > de rutinas > de Microsoft Dynamics GP > W-2s).
  2. En la ventana Imprimir formularios W-2 , especifique la siguiente configuración:
    • Imprimir W-2s para: normal Year-End
    • Imprimir: Formulario de transmisión W-3
  3. Seleccione Imprimir.

Nota

Puede imprimir el formulario de transmisión W-3 tantas veces como sea necesario.

Paso 10: Imprimir los formularios 1099-R y el formulario de transmisión 1096 y los formularios ACA

Para imprimir los formularios 1099, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP****Tools > Routines Payroll****Print 1099-Rs (Impresión de nómina > de rutinas > de Microsoft Dynamics GP > 1099-Rs).
  2. En la ventana Imprimir formularios 1099-R , seleccione Formularios 1099-R y luego Imprimir.

Nota

Puede imprimir formularios employee1099-R tantas veces como sea necesario.

Para imprimir el formulario de transmisión 1096, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP****Tools > Routines Payroll****Print 1099-Rs (Impresión de nómina > de rutinas > de Microsoft Dynamics GP > 1099-Rs).
  2. En la ventana Imprimir formularios 1099-R , seleccione 1096 Transmital Form y, a continuación, seleccione Imprimir.

Nota

Puede imprimir el formulario de transmisión 1096 tantas veces como sea necesario.

Para imprimir los formularios 1095-C (ACA), siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP****Tools > Routines Payroll****Print W-2s (Impresión de nómina > de rutinas > de Microsoft Dynamics GP > W-2s).
  2. En la ventana Imprimir formularios W-2 , seleccione 1095-C y, a continuación, seleccione Imprimir.

Para imprimir el formulario de transmisión 1094-C, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP****Tools > Routines Payroll****Print W-2s (Impresión de nómina > de rutinas > de Microsoft Dynamics GP > W-2s).
  2. En la ventana Imprimir formularios W-2 , seleccione 1094-C Transmital y, a continuación, seleccione Imprimir.

Paso 11: (Opcional:) Creación de un archivo electrónico W-2

Para crear un archivo electrónico W-2, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP Tools Routines Payroll > W-2 Electronic File (Archivo electrónico W-2 de rutinas > de las herramientas > de Microsoft Dynamics GP > ).
  2. En la ventana W-2 Electronic File (Archivo electrónico W-2 ), active la casilla que está junto a cada empresa que quiera incluir en su archivo electrónico W-2.
  3. En el campo Número de id. de usuario, escriba el número de id. de usuario (anteriormente denominado PIN).
  4. Seleccione Remitente. Se abre la ventana Electronic Filer Submitter Information (Información del remitente del archivador electrónico ). Escriba la información de envío.
  5. Cambie la información de destino del archivo en el campo Nombre de archivo si es necesario.
  6. Seleccione Crear archivo o Guardar para almacenar la información para crear el archivo más adelante.

Paso 12: (Opcional:) Archivar información de recursos humanos de empleados inactivos

Para archivar información de recursos humanos de empleados inactivos, seleccione Herramientas de Microsoft Dynamics GP > > Utilidades > Recursos > humanos****Archivar empleado.

Paso 13: Configurar períodos fiscales para 2022

Para configurar períodos fiscales para el año siguiente, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP Tools > Setup > Company Fiscal Periods (Períodos fiscales de la empresa > de herramientas de Microsoft Dynamics GP > ).

  2. En el campo Año , escriba 2022 y, a continuación, seleccione Calcular.

    Nota

    Es posible que quiera cerrar todos los períodos excepto el período 1 para evitar que los usuarios se publiquen en períodos futuros. Se trata de un "cierre temporal" y simplemente impide que los usuarios publiquen transacciones en estas fechas o períodos.

  3. Seleccione Aceptar.

Paso 14: (Opcional:) Cierre de los períodos fiscales de la serie de nóminas para 2021

Puede usar la ventana Configuración de períodos fiscales para bloquear todos los períodos fiscales que todavía están abiertos para el año. Al cerrar o bloquear los períodos fiscales, evita que los usuarios publiquen accidentalmente transacciones en un período incorrecto o en un año incorrecto.

Antes de cerrar un período fiscal, compruebe que ha registrado todas las transacciones del período y del año para todos los módulos. Para registrar posteriormente una transacción en un período fiscal que haya cerrado, primero debe volver a abrir el período en la ventana Configuración de períodos fiscales .

Para bloquear la contabilización en un período fiscal, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP Tools > Setup > Company Fiscal Periods (Períodos fiscales de la empresa > de herramientas de Microsoft Dynamics GP > ).

  2. Active la casilla Nómina para cada período que cierre.

Paso 15: Instalar la actualización de impuestos de nómina para 2022

Nota

No instale la actualización de impuestos de nómina para 2022 hasta que se haya creado el archivo de fin de año para 2021.

Para instalar la actualización de impuestos de nómina para el nuevo año, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento > de Microsoft Dynamics GP > U.S. Payroll Novedades > Check for Tax Novedades.
  2. En la ventana Método de actualización fiscal , seleccione Automático y, a continuación, seleccione Siguiente.
  3. En el campo Número de autorización , escriba el número de autorización y, a continuación, seleccione Iniciar sesión.
  4. Seleccione Finalizar.

Preguntas más frecuentes

P1: ¿Puedo instalar la actualización de Year-End de nómina de EE. UU. antes de finalizar todas las ejecuciones de pago del año actual?

Sí, es posible. La actualización de Year-End se publica con antelación para que tengas mucho tiempo para instalarla. Lo importante que hay que recordar es que ejecuta el archivo Year-End Salario y finaliza todas las ejecuciones de pago de 2021 para el año actual ANTES de instalar cualquier Novedades de impuestos para el año siguiente. Al procesar su primera ejecución de pago para el nuevo año, desea asegurarse de que tiene las tablas fiscales más recientes y los límites de FICA para el 1 de enero de 2022 para que obtenga los impuestos correctos calculados para el nuevo año.

La clave para recordar es que tiene los impuestos de ESE AÑO en vigor al realizar cualquier acción para ese año. (Tenga los impuestos de 2021 en su lugar cuando cree el archivo de salario de fin de año y realice todas las ejecuciones de pago de 2021, y tenga los impuestos de 2022 en vigor cuando procese la primera ejecución de pago del año siguiente).

P2: ¿Dónde puedo obtener más información sobre la funcionalidad de la Ley de asistencia asequible (ACA) en Microsoft Dynamics GP?

  1. Consulte nuestro artículo de blog más reciente sobre ACA: (El vínculo se actualizará más adelante)

    Microsoft Dynamics GP Year-End Update 2016: Affordable Care Act (ACA)

  2. Visite la página de recursos de Microsoft Dynamics GP . Desplácese hasta la sección On This Page (En esta página ) y abra el vínculo Module Information (Información del módulo ). Seleccione ACA/Year End para abrir un documento que incluye información sobre el cumplimiento de ACA y otra información sobre otros cambios de fin de año.

  3. Hay varios artículos de blog escritos para cubrir los cambios y la funcionalidad de ACA. Todos los vínculos de blog aparecen en los vínculos de blog de ACA para Microsoft Dynamics GP.

P3: ¿Hay una actualización de fin de año para GP 2016 para este año?

La compatibilidad estándar con Dynamics GP 2016 finalizó el 13 de julio de 2021, lo que significa que ya no recibirá ninguna actualización fiscal o de fin de año para Dynamics GP 2016 o versiones anteriores. seleccione esta opción para revisar las directrices de ciclo de vida de todos los productos de Dynamics GP.

P4: ¿Hay una actualización de fin de año para GP 2018 para este año?

Los usuarios de Dynamics GP 2018 instalarán la actualización de fin de año para Dynamics GP y se subirán a la serie 18. Visite los vínculos del directorio de recursos de Dynamics GP para obtener información de actualización e instrucciones generales.