Crear etiquetas de retención y aplicarlas en aplicaciones

Instrucciones de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.

Nota

Este escenario es compatible con todas las configuraciones de la etiqueta de retención, incluyendo los registros normativos.

Utilice la siguiente información para ayudarle a crear y publicar etiquetas de retención para, a continuación, aplicarlas a documentos y mensajes de correo electrónico.

Las etiquetas de retención le ayudan a conservar lo que necesita y a eliminar lo que no en el nivel de elemento (ya sea documento o correo electrónico). También se utilizan para declarar un elemento como registro como parte de una solución deadministración de registros para sus datos de Microsoft 365.

Poner etiquetas de retención a disposición de las personas de su organización para que puedan clasificar el contenido es un proceso de dos pasos:

  1. Crear las etiquetas de retención

  2. Publicar las etiquetas de retención utilizando una directiva de etiquetas de retención

Diagrama de roles y tareas para etiquetas.

Utilice las siguientes instrucciones para los dos pasos de administrador.

Antes de empezar

El administrador global de su organización tiene permisos totales para crear y modificar etiquetas de retención y las directivas de las mismas. Si no va a iniciar sesión como administrador global, consulte Permisos necesarios para crear y administrar directivas de retención y etiquetas de retención.

Antes de crear la directiva de etiqueta de retención, decida si será adaptable o estática. Para obtener más información, vea Ámbitos de directivas adaptables o estáticas para retención. Si decide usar una directiva adaptable, debe crear uno o más ámbitos adaptables antes de crear la directiva de etiqueta de retención. Luego deberá seleccionarlos durante el proceso de creación de directivas de etiqueta de retención. Para obtener instrucciones, vea Información de configuración para ámbitos adaptables.

Cómo crear y publicar etiquetas de retención

Primero, cree sus etiquetas de retención. A continuación, cree una directiva de etiqueta para que las etiquetas estén disponibles para aplicarlas en las aplicaciones.

El lugar donde se crean y configuran las etiquetas de retención depende de si se utiliza la administración de registros o no. Se proporcionan instrucciones para ambos escenarios.

Paso 1: Cree etiquetas de retención

  1. En el Centro de cumplimiento de Microsoft 365, vaya a una de las siguientes ubicaciones:

    • Si utiliza la administración de registros:

      • Soluciones > Administración de registros > pestaña Plan de archivos tab > + Crear una etiqueta > Etiqueta de retención
    • Si no está utilizando la administración de registros:

      • Soluciones > Gobierno de información > pestaña Etiquetas > + Crear una etiqueta

    ¿No encuentra inmediatamente la solución en el panel de navegación? Primero seleccione Mostrar todo.

  2. Siga las instrucciones del asistente.

    Para obtener más información sobre la configuración de retención, consulte Configuración para conservar y eliminar contenido.

    Si utiliza la administración de registros:

  3. Después de crear la etiqueta y ver las opciones para publicar la etiqueta, aplicar la etiqueta automáticamente o simplemente guardar la etiqueta: seleccione Solo guardar la etiqueta por ahora y después seleccione Hecho.

  4. Repita estos pasos para crear más etiquetas.

Para editar una etiqueta existente, selecciónela y después seleccione la opción Editar etiqueta para iniciar el asistente Editar retención que le permite cambiar las descripciones de las etiquetas y cualquier configuración elegible del paso 2.

Paso 2: Publique etiquetas de retención

Publique etiquetas de retención para que los usuarios puedan usarlas en aplicaciones como SharePoint y Outlook.

  1. En el Centro de cumplimiento de Microsoft 365, vaya a una de las siguientes ubicaciones:

    • Si utiliza la administración de registros:

      • Soluciones > Administración de registros > > pestaña Directivas de etiquetas > Etiquetas publicadas
    • Si no está utilizando la administración de registros:

      • Soluciones > Gobierno de información > pestaña Directivas de etiquetas > Publicar etiquetas

    ¿No encuentra inmediatamente la solución en el panel de navegación? Primero seleccione Mostrar todo.

  2. Use el vínculo para seleccionar las etiquetas de retención que desea publicar y, a continuación, seleccione Siguiente.

  3. En la página Elegir el tipo de directiva de retención que desea crear, seleccione Adaptable o Estática, en función de lo que haya elegido en las instrucciones de Antes de empezar. Si aún no ha creado ámbitos adaptables, podrá seleccionar Adaptable, pero no habrá ámbitos adaptables que seleccionar, por lo tanto no podrá finalizar el asistente con esta opción.

  4. Según el ámbito seleccionado:

    • Si ha elegido Adaptable: en la página Elegir ámbitos y ubicaciones de directivas adaptables, seleccione Agregar ámbitos y seleccione uno o varios ámbitos adaptables que se hayan creado. A continuación, seleccione una o más ubicaciones. Las ubicaciones que podrá seleccionar dependen de los tipos de ámbito que se hayan agregado. Por ejemplo, si solo ha agregado un tipo de ámbito de Usuario, podrá seleccionar correo de Exchange pero no sitios de SharePoint.

    • Si ha elegido Estático: en la página Elegir ubicaciones, active o desactive cualquiera de las ubicaciones. Para cada ubicación, puede dejar de forma predeterminada aplicar la directiva a toda la ubicación, o especificar lo que se incluye y excluye

    Para obtener información sobre las opciones de ubicación, vea Ubicaciones.

  5. Siga las indicaciones del asistente para asignar un nombre a la directiva, revisar y enviar las opciones de configuración.

    Para obtener información sobre las opciones de ubicación, vea Ubicaciones.

Para editar una directiva de la etiqueta de retención existente (el tipo de directiva es Publicar), selecciónela y, a continuación, seleccione la opción Editar para iniciar la directiva Editar retención. Este asistente le permite cambiar las descripciones de las directivas y los parámetros de configuración adecuados.

Cuando las etiquetas de retención estén disponibles para aplicarlas

Para las ubicaciones de OneDrive y SharePoint, las etiquetas publicadas suelen aparecer en uno o dos días para que los usuarios puedan seleccionarlas. Aún así, deje un margen de hasta ocho días.

Para las ubicaciones de Exchange y Grupos de Microsoft 365, las etiquetas de retención publicadas pueden tardar hasta ocho días en aparecer para los usuarios de Outlook y el buzón debe contener al menos 10 MB de datos.

Diagrama de cuándo las etiquetas publicadas surten efecto.

Si las etiquetas no aparecen después de ocho días, compruebe el Estado de la directiva de etiquetas seleccionándola en la página Directivas de etiquetas del centro de cumplimiento. Si ve el estado como Desactivado (error) y, en los detalles de las ubicaciones, un mensaje indica que se está tardando más de lo esperado en implementar la directiva (para SharePoint) o en probar la implementación de la directiva (para OneDrive), pruebe a ejecutar el comando de PowerShell Set-RetentionCompliancePolicy para volver a intentar la distribución de la directiva:

  1. Conectarse al PowerShell del Centro de seguridad y cumplimiento

  2. Ejecute el siguiente comando:

    Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
    

Cómo comprobar el estado de las etiquetas de retención publicadas en Exchange

En Exchange Online, las etiquetas de retención se publican para los usuarios finales mediante un proceso que se ejecuta cada siete días. Con PowerShell, puede ver cuándo se ha ejecutado este proceso por última vez y, por tanto, identificar cuándo volverá a ejecutarse.

  1. Conéctese al PowerShell de Exchange Online.

  2. Ejecute estos comandos.

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
    
    

In the results, the ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) property shows when the system last processed your mailbox. If it has not happened since the time you created the policy, the labels are not going to appear. To force processing, run Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

If labels aren't appearing in Outlook on the web and you think they should be, make sure to clear the cache in your browser (CTRL+F5).

How to apply published retention labels

Use the following sections to learn how published retention labels can be applied in apps:

In addition, when you use SharePoint Syntex and publish retention labels to SharePoint locations, you can apply a retention label to a document understanding model so that identified documents are automatically labeled.

After content is labeled, see the following information to understand when the applied label can be removed or changed: Only one retention label at a time.

Manually apply retention labels

End users, as well as administrators, can manually apply retention labels from the following locations:

  • Outlook and Outlook on the web

  • OneDrive

  • SharePoint

  • Microsoft 365 groups (both the group site and group mailbox in Outlook on the web)

Use the following sections to understand how to apply retention labels.

Applying retention labels in Outlook

To label an item in the Outlook desktop client, select the item. On the Home tab on the ribbon, click Assign Policy, and then choose the retention label.

Assign Policy button.

You can also right-click an item, click Assign Policy in the context menu, and then choose the retention label. When you select multiple items, you can use this method to assign the same retention label to multiple items at once.

After the retention label is applied, you can view that retention label and what action it takes at the top of the item. If an email has a retention label applied that has an associated retention period, you can see at a glance when the email expires.

Applying a default retention label to an Outlook folder

You can apply retention labels to Outlook folders as a default label that can be inherited by messages in that folder. Right-click the folder, select Properties, the Policy tab, and select the retention label you want to use as that folder's default retention label.

When you use a standard retention label as your default label for an Outlook folder:

  • All unlabeled items in the folder have this retention label applied.

  • The inheritance flows to any child folders and items inherit the label from their nearest folder.

  • Items that are already labeled retain their retention label, unless it was applied by a different default label.

  • If you change or remove the default retention label for the folder: Existing retention labels applied to items in that folder are also changed or removed only if those labels were applied by a default label.

  • If you move an item with a default retention label from one folder to another folder with a different default retention label: The item gets the new default retention label.

  • If you move an item with a default retention label from one folder to another folder with no default retention label: The old default retention label is removed.

When labels are applied that aren't standard retention labels but mark items as records (or regulatory records), these labels can only be manually changed or removed.

Applying retention labels in Outlook on the web

To label an item in Outlook on the web, right-click the item > Assign policy > choose the retention label. Unlike Outlook desktop, you can't use this method if you multi-select items.

Assign policy menu in Outlook on the web.

After the retention label is applied, you can view that retention label and what action it takes at the top of the item. If an email is classified and has an associated retention period, you can know at a glance when the email will expire.

Label assigned to email in Outlook on the web.

As with the desktop version of Outlook on the web, you can also apply retention labels to folders. Right-click the folder, select Assign policy, and change Use parent folder policy to the retention label you want to use as that folder's default retention label.

Applying retention labels in OneDrive and SharePoint

To label a document (including OneNote files) in OneDrive or SharePoint, select the item > in the upper-right corner, choose Open the details paneInformation pane icon. > Apply retention label > choose the retention label.

You can also apply a retention label to a folder or document set, and you can set a default retention label for a document library.

Apply label list for an item in SharePoint.

After a retention label is applied to an item, you can view it in the details pane when that item's selected.

Applied label shown in Details pane.

For SharePoint, but not OneDrive, you can create a view of the library that contains the Labels column or Item is a Record column. This view lets you see at a glance the retention labels assigned to all items and which items are records. Note, however, that you can't filter the view by the Item is a Record column. For instructions how to add columns, see Show or hide columns in a list or library.

Applying retention labels using Microsoft 365 groups

When you publish retention labels to the Microsoft 365 Groups location, the retention labels appear in the SharePoint teams site but aren't supported by any email client for group mailboxes. The experience of applying a retention label in the site is identical to that for documents in SharePoint.

Applying a default retention label to all content in a SharePoint library, folder, or document set

This method requires retention labels to be published to a retention label policy.

In addition to letting people apply a retention label to individual documents, you can also apply a default retention label to a SharePoint library, folder, or document set. In this scenario, documents in that location can inherit your selected default retention label. Although the same label is applied, each document will be retained and deleted separately, according to the start of the retention period setting in the label.

For a document library, the default label configuration is done on the Library settings page for a document library. When you choose the default retention label, you can also choose to apply it to existing items in the library.

For example, if you have a retention label for marketing materials, and you know a specific document library contains only that type of content, you can make the Marketing Materials retention label the default label for all documents in that library.

Apply label option on library Settings page.

Label behavior when you use a default label for SharePoint

For standard retention labels that you apply as a default retention label to a library, folder, or document set:

  • All new, unlabeled items in the container will have this retention label applied.

  • For folders, the inheritance flows to any child folders and items inherit the label from their nearest folder.

  • If you selected the option to apply the default label to existing items: Items that are already labeled retain their retention label, unless it was applied by a different default label.

  • If you change the default retention label for the container: Existing retention labels applied to items in that container are changed only if you selected the option to apply the default label to existing items and those labels were applied by a default label.

  • If you remove the default retention label for the container: Items retain their labels.

  • If you move an item with a default retention label applied from one container to another container: The item keeps its existing default retention label, even if the new location has a different default retention label. Only if you then change the default label for this new location can the moved item inherit the default label from its current location.

When labels are applied that aren't standard retention labels but mark items as records (or regulatory records), these labels can only be manually changed or removed.

Automatically applying a retention label to email by using rules

In Outlook, you can create rules to apply a retention label.

For example, you can create a rule that applies a specific retention label to all messages sent to or from a specific distribution group.

To create a rule, right-click an item > Rules > Create Rule > Advanced Options > Rules Wizard > apply retention policy.

Rules wizard with option to apply retention policies.

Although the UI refers to retention policies, it's your retention labels that display here and can be selected, not your retention policies.

Updating retention labels and their policies

When you edit a retention label or retention label policy, and the retention label or policy is already applied to content, your updated settings will automatically be applied to this content in addition to content that's newly identified.

Some settings can't be changed after the label or policy is created and saved, which include:

  • The retention label and policy name, and the retention settings except the retention period. However, you can't change the retention period when the retention period is based on when items were labeled.
  • The option to mark items as a record.

Deleting retention labels

You can delete retention labels that aren't currently included in any retention label policies, that aren't configured for event-based retention, or mark items as regulatory records.

For retention labels that you can delete, if they have been applied to items, the deletion fails and you see a link to content explorer to identify the labeled items.

However, it can take up to two days for content explorer to show the items that are labeled. In this scenario, the retention label might be deleted without showing you the link to content explorer.

Locking the policy to prevent changes

If you need to ensure that no one can turn off the policy, delete the policy, or make it less restrictive, see Use Preservation Lock to restrict changes to retention policies and retention label policies.

Next steps

Event-based retention is another supported scenario for retention labels. For more information, see the following articles: