Creación de un aviso de suspensión legal

Con las comunicaciones de custodios de eDiscovery (Premium), las organizaciones pueden administrar su flujo de trabajo en torno a la comunicación con los custodios. A través de la herramienta de comunicaciones, los equipos legales pueden enviar, recopilar y realizar un seguimiento sistemático de las notificaciones de suspensión legal. El proceso de creación flexible también permite a los equipos personalizar el flujo de trabajo de notificación de suspensión y el contenido de los avisos enviados a los custodios.

En el artículo se describen los pasos del flujo de trabajo de notificación de suspensión.

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Paso 1: Especificar detalles de comunicación

El primer paso es especificar los detalles adecuados para los avisos de suspensión legal u otras comunicaciones de custodio.

1. En el portal de cumplimiento Microsoft Purview, vaya a eDiscovery > Premium para mostrar la lista de casos de su organización.

2. Seleccione un caso, seleccione la pestaña Comunicaciones y, a continuación, seleccione Nueva comunicación.

3. En la página Comunicación de nombre , especifique la siguiente configuración de comunicación.

   • Nombre: este es el nombre de la comunicación.
   • Oficial emisor: en la lista desplegable se muestran los usuarios de la organización que se pueden seleccionar como responsable de emisión de la comunicación. Cada comunicación enviada a los custodios se enviará en nombre del oficial emisor seleccionado. La lista de usuarios de la lista desplegable está formada por los miembros del caso y los oficiales emisores de toda la organización. Estos oficiales emisores los agrega un administrador de exhibición de documentos electrónicos y están disponibles en todos los casos de exhibición de documentos electrónicos (Premium) de su organización. Para obtener más información, consulte Administración de oficiales emisores.
   • Seleccionar plantilla de comunicación: la lista desplegable muestra las plantillas de la biblioteca de comunicaciones en la página de configuración de eDiscovery (Premium). Si selecciona una plantilla, se mostrará en Definir contenido del portal como punto de partida para el texto de la notificación que va a crear. Si no selecciona una plantilla, tendrá que crear el aviso usted mismo desde cero. Para obtener más información sobre las plantillas de comunicación, vea Administrar plantillas de comunicaciones de custodio.

4. Seleccione Siguiente.

Paso 2: Definir el contenido del portal

A continuación, puede crear y agregar el contenido del aviso de suspensión. En la página Definir contenido del portal del Asistente para crear comunicaciones , especifique el contenido del aviso de suspensión. Este contenido se anexará automáticamente a los avisos de emisión, reedición, recordatorio y escalación. Además, este contenido aparecerá en el Portal de cumplimiento del custodio. Si seleccionó una plantilla de la biblioteca de comunicaciones, se mostrará y proporcionará un punto de partida para el aviso que va a crear.

Para crear el contenido del portal:

1. Escriba (o corte y pegue desde otro documento) el aviso de suspensión en el cuadro de texto del contenido del portal. Si seleccionó una plantilla de comunicaciones en la página del asistente anterior, se muestra la plantilla. Puede editar el contenido de la plantilla según sea necesario.
2. Inserte variables de combinación en el aviso para personalizar el aviso y compartir el Portal de cumplimiento de custodios.
3. Seleccione Siguiente.

Sugerencia

Para más información sobre cómo personalizar el contenido y el formato del contenido del portal, consulte Uso de la Editor de comunicaciones.

Paso 3: Establecer las notificaciones necesarias

Después de definir el contenido del aviso de suspensión, puede configurar los flujos de trabajo en torno al envío y la administración del proceso de notificación. Las notificaciones son mensajes de correo electrónico que se envían para notificar y realizar un seguimiento con los custodios. Cada custodio agregado a la comunicación recibirá la misma notificación.

Para configurar y enviar un aviso de suspensión, debe incluir las notificaciones de emisión, reejeje y versión.

Notificación de emisión

Una vez creada la comunicación, el responsable de emisión especificado inicia la notificación de emisión . La notificación de emisión es la primera comunicación enviada al custodio para informarle sobre sus obligaciones de conservación.

Para crear una notificación de emisión:

1. En el icono Emisión , seleccione Editar.
2. Si es necesario, agregue más miembros del caso o personal a los campos Cc y CCO . Para agregar varios usuarios a estos campos, separe las direcciones de correo electrónico con un punto y coma y sin espacios entre las direcciones. Por ejemplo, user1@contoso.com;user2@contoso.com;user3@contoso.com.
3. Especifique el asunto para el aviso (obligatorio).
4. Especifique el contenido o las instrucciones adicionales que desea proporcionar al custodio (obligatorio). El contenido del portal que definió en el paso 2 se agrega al final del aviso de emisión.
5. Seleccione Guardar.

Re-Issuance notificación

A medida que avanza el caso, es posible que los custodios deban conservar datos adicionales o menos de los indicados anteriormente. Después de actualizar el contenido del portal, se envía la notificación de reemitimiento y alerta a los custodios sobre los cambios en sus obligaciones de conservación.

Para crear una notificación de reemitimiento:

1. En el icono Reedición , seleccione Editar.
2. Si es necesario, agregue más miembros del caso o personal a los campos Cc y CCO . Para agregar varios usuarios a estos campos, separe las direcciones de correo electrónico con un punto y coma y sin espacios entre las direcciones. Por ejemplo, user1@contoso.com;user2@contoso.com;user3@contoso.com.
3. Especifique el asunto para el aviso (obligatorio).
4. Especifique el contenido o las instrucciones adicionales que desea proporcionar al custodio (obligatorio). El contenido del portal que definió en el paso 2 se agrega al final del aviso de reemitimiento.
5. Haga clic en Guardar.

Nota:

Si se modifica el contenido del portal (en la página Definir contenido del portal del Asistente para editar comunicaciones ), la notificación de nueva emisión se enviará automáticamente a todos los custodios asignados al aviso. Una vez enviada la notificación, se pedirá a los custodios que vuelvan a confirmar su notificación de suspensión. Si ha configurado flujos de trabajo de recordatorio o escalación, también se volverán a iniciar. Para obtener más información sobre qué otros eventos de administración de casos desencadenan comunicaciones, vea Eventos que desencadenan notificaciones.

Notificación de versión

Una vez resuelto un asunto o si un custodio ya no está sujeto a conservación del contenido, puede liberar al custodio de un caso. Si el custodio recibió previamente un aviso de suspensión, la notificación de liberación se puede usar para alertar a los custodios de que han sido liberados de su obligación.

Para crear una notificación de versión:

1. En el icono Release (Versión), seleccione Edit (Editar).
2. Si es necesario, agregue más miembros del caso o personal a los campos Cc y CCO . Para agregar varios usuarios a estos campos, separe las direcciones de correo electrónico con un punto y coma y sin espacios entre las direcciones. Por ejemplo, user1@contoso.com;user2@contoso.com;user3@contoso.com.
3. Especifique el asunto para el aviso (obligatorio).
4. Especifique el contenido o las instrucciones adicionales que desea proporcionar al custodio (obligatorio).
5. Seleccione Guardar y vaya al paso siguiente.

(Opcional) Paso 4: Establecer las notificaciones opcionales

Opcionalmente, puede simplificar el flujo de trabajo para realizar un seguimiento con custodios que no responden mediante la creación y programación de notificaciones automatizadas de recordatorio y escalación.

Reminders

Después de enviar una notificación de suspensión, puede realizar un seguimiento con los custodios que no responden definiendo un flujo de trabajo de recordatorio.

Para programar recordatorios:

1. En el icono Recordatorio , seleccione Editar.
2. Habilite el flujo de trabajo Recordatorio activando el botón de alternancia Estado (obligatorio).
3. Especifique el intervalo de recordatorio (en días) (obligatorio). Este es el número de días que hay que esperar antes de enviar las primeras notificaciones de recordatorio y de seguimiento. Por ejemplo, si establece el intervalo de recordatorio en siete días, el primer aviso se enviará siete días después de que se emitiera inicialmente la notificación de suspensión. Todos los recordatorios posteriores también se enviarían cada siete días.
4. Especifique el número de avisos (obligatorio). Este campo especifica cuántos recordatorios se enviarán a los custodios que no respondan. Por ejemplo, si establece el número de recordatorios en 3, un custodio recibiría un máximo de tres avisos. Después de que un custodio confirme la notificación de suspensión, los avisos ya no se enviarán a ese usuario.
5. Especifique el asunto para el aviso (obligatorio).
6. Especifique el contenido o las instrucciones adicionales que desea proporcionar al custodio (obligatorio). El contenido del portal que definió en el paso 2 se agrega al final del aviso.
7. Seleccione Guardar y vaya al paso siguiente.

Escalamientos

En algunas situaciones, es posible que necesite formas adicionales de hacer un seguimiento con los custodios que no responden. Si un custodio no confirma una notificación de suspensión después de recibir el número especificado de avisos, el equipo legal puede especificar un flujo de trabajo para enviar automáticamente un aviso de escalación al custodio y a su administrador.

Para programar escalaciones:

1. En el icono Escalación , seleccione Editar.
2. Habilite el flujo de trabajo de escalación activando el botón de alternancia Estado .
3. Especifique el intervalo de escalación (en días) (obligatorio).
4. Especifique el número de escalaciones (obligatorio). Este campo especifica cuántas escalaciones se van a enviar a los custodios que no responden. Por ejemplo, si establece el número de escalaciones en 3, se enviará un aviso de escalación al custodio y a su administrador un máximo de tres veces. Después de que un custodio confirme la notificación de suspensión, ya no se enviarán escalaciones.
5. Especifique el asunto para el aviso (obligatorio).
6. Especifique el contenido o las instrucciones adicionales que desea proporcionar al custodio (obligatorio). El contenido del portal que definió en el paso 2 se agrega al final del aviso de escalación.
7. Seleccione Guardar y vaya al paso siguiente.

Paso 5: Asignar custodios para recibir notificaciones

Después de finalizar el contenido de las notificaciones, seleccione los custodios a los que desea enviar notificaciones.

Para agregar custodios:

1. Asigne custodios a la comunicación seleccionando la casilla situada junto a su nombre.

   Una vez creada la comunicación, el flujo de trabajo de notificación se aplicará automáticamente a los custodios seleccionados.

2. Seleccione Siguiente para revisar la configuración y los detalles de la comunicación.

Nota:

Solo puede agregar custodios que se hayan agregado al caso y que no hayan enviado otra notificación dentro del caso.

Paso 6: Revisar la configuración

Después de revisar la configuración y seleccionar Enviar para completar la comunicación, el sistema iniciará automáticamente el flujo de trabajo de comunicación enviando el aviso de emisión.

Eventos que desencadenan notificaciones

En la tabla siguiente se describen los eventos del proceso de administración de casos que se desencadenan cuando se envían los distintos tipos de notificaciones a los custodios.

Tipo de comunicación	Trigger
Avisos de emisión	La creación inicial de la notificación. También puede volver a enviar manualmente una notificación de suspensión.
Avisos de reemitimiento	Actualizar el contenido del portal en la página Definir contenido del portal en el Asistente para editar comunicaciones .
Avisos de versión	El custodio queda libre del caso.
Reminders	Intervalo y número de avisos configurados para el aviso.
Escalamientos	Intervalo y número de avisos configurados para la escalación.