Uso de Outlook Voice Access

 

Se aplica a: Office 365 for enterprises, Microsoft Exchange

Última modificación del tema: 2011-12-01

Outlook Voice Access es una característica que le permite recuperar mensajes de correo electrónico de su buzón de correo mediante un teléfono analógico, digital o un teléfono celular. Esto le permite interactuar con su buzón de correo de Outlook Web App usando comandos de marcación por tonos o de voz.

Outlook Voice Access le permite:

• Recuperar, escuchar, contestar, crear y reenviar mensajes de voz o de correo electrónico.

• Escuchar o cambiar información del calendario.

• Cambiar opciones personales, como cambiar su NIP

• Llamar o enviar un mensaje de voz a un contacto personal.

Lectura y revisión del correo electrónico

Es posible escuchar, contestar, crear y reenviar mensajes de correo electrónico no leídos por medio del teléfono. Por ejemplo, si está esperando un mensaje de correo electrónico importante y no tiene acceso a Internet, puede usar un teléfono celular para marcar el número que le permite el acceso a Outlook Voice Access. Escriba su NIP y diga "Correo electrónico" para que el sistema de correo de voz obtenga acceso a su buzón y le lea el correo electrónico no leído. Mientras el sistema de correo de voz le lee un mensaje, puede decir una de las frases siguientes:

• "Responder", para responder al remitente.

• "Responder a todos", para responder a todos los destinatarios del mensaje.

• "Reenviar", para reenviar el mensaje a otra persona.

• "Marcar para seguimiento", para marcar el mensaje para su seguimiento.

• "Ocultar", para ocultar la conversación.

Escucha de mensajes de correo electrónico

Para escuchar mensajes de correo electrónico mediante la interfaz de usuario de voz, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 1:

1. Diga "Correo electrónico" para abrir el correo electrónico.

2. Outlook Voice Access leerá el nombre, el asunto, la hora y la prioridad del primer mensaje de correo electrónico no leído.

3. A continuación, puede especificar una de las opciones siguientes:

   • "Siguiente mensaje", para marcar el mensaje como Leído e ir al siguiente mensaje de correo electrónico.

   • "Marcar como no leído", para mantener marcado el mensaje como No leído e ir al siguiente mensaje.

   • "Fin", para dirigirse al final del mensaje.

   • "Eliminar", para borrar el mensaje.

Figura 1   Escucha de mensajes de correo electrónico mediante la interfaz de usuario de voz

Para escuchar mensajes de correo electrónico mediante la interfaz de marcación por tonos, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su PIN y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 2:

1. Presione 2 para abrir el correo electrónico.

2. Outlook Voice Access leerá el nombre, el asunto, la hora y la prioridad del primer mensaje de correo electrónico no leído.

3. A continuación, puede presionar una de las opciones siguientes:

   • La tecla almohadilla (#) para marcar el mensaje como Leído e ir al siguiente mensaje de correo electrónico.

   • 9 para mantener marcado el mensaje como No leído e ir al siguiente mensaje.

   • 33 para dirigirse al final del mensaje.

   • 7 para borrar el mensaje.

Figura 2   Escucha de mensajes de correo electrónico mediante la interfaz de marcación por tonos

Responder a mensajes de correo electrónico

Para escuchar mensajes de correo electrónico y contestar mediante la interfaz de usuario de voz, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su PIN y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 3:

1. Diga "Correo electrónico" para abrir el correo electrónico.

2. Diga "Siguiente mensaje" repetidamente hasta que tenga acceso al mensaje de correo electrónico al que desea responder.

3. Escuche el mensaje o diga "Fin" para ir al final del mensaje.

4. Diga una de las opciones siguientes:

   • "Responder", para responder al remitente.

   • "Responder a todos", para responder al remitente y al resto de los destinatarios.

   • "Reenviar", para reenviar el mensaje a otro usuario o grupo.

5. Grabe una respuesta y, a continuación, cuelgue, permanezca en silencio o presione cualquier tecla. Para aceptar el mensaje de respuesta y enviarlo, diga "Enviarlo".

Figura 3   Respuesta a un mensaje de correo electrónico mediante la interfaz de usuario de voz

Para escuchar mensajes de correo electrónico y contestar mediante la interfaz de marcación por tonos, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 4:

1. Presione 2 para abrir el correo electrónico.

2. Presione # repetidamente hasta llegar al mensaje de correo electrónico al que se desea responder y, a continuación, presione 9 para marcar el mensaje como No leído.

3. Escuche el mensaje o presione 33 para ir al final del mensaje.

4. Presione 8 para responder al remitente, 88 para responder al remitente y a todos los destinatarios, o presione 6 para reenviar el mensaje a otro usuario o grupo.

5. Grabe la respuesta y, a continuación, presione #. Para aceptar el mensaje de respuesta y enviarlo, presione 1.

Figura 4   Respuesta a un mensaje de correo electrónico mediante la interfaz de marcación por tonos

Escucha del siguiente mensaje de correo electrónico no leído

Para escuchar un mensaje de correo electrónico e ir después al siguiente mensaje no leído mediante la interfaz de usuario de voz, marque el número de teléfono de Outlook Voice Access, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 5:

1. Diga "Correo electrónico".

2. Diga "Siguiente no leído".

3. A continuación, puede decir "Marcar como no leído" si desea marcar el mensaje como No leído.

Figura 5   Lectura del siguiente mensaje de correo electrónico no leído mediante la interfaz de usuario de voz

Para escuchar un mensaje de correo electrónico e ir después al siguiente mensaje no leído mediante la interfaz de marcación por tonos, marque el número de teléfono de Outlook Voice Access, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 6:

1. Presione 2 para abrir el correo electrónico.

2. Presione ## para escuchar el siguiente mensaje no leído, o presione 9 para marcar el mensaje como No leído.

Figura 6   Lectura del siguiente mensaje de correo electrónico no leído mediante la interfaz de marcación por tonos

Marcar un mensaje de correo electrónico para su seguimiento

Para escuchar mensajes de correo electrónico y marcarlos para su seguimiento mediante la interfaz de usuario de voz, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 7:

1. Diga "Correo electrónico" para abrir el correo electrónico.

2. Diga "Siguiente mensaje" repetidamente hasta llegar al mensaje de correo electrónico que desea marcar para su seguimiento y, a continuación, diga "Marcar como no leído" para marcar el mensaje como No leído.

3. Escuche el mensaje o diga "Fin" para ir al final del mensaje.

4. Diga "Marcar" o "Marcar para seguimiento", para marcar el mensaje para su seguimiento.

Figura 7   Marcado de un mensaje de correo electrónico para su seguimiento mediante la interfaz de usuario de voz

Para escuchar mensajes de correo electrónico y marcar mensajes para su seguimiento mediante la interfaz de marcación por tonos, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 8:

1. Presione 2 para abrir el correo electrónico.

2. Presione # repetidamente hasta llegar al mensaje de correo electrónico que desea marcar para su seguimiento y, a continuación, presione 9 para marcar el mensaje como No leído.

3. Escuche el mensaje o presione 33 para ir al final del mensaje.

4. Presione 0 (cero) dos veces para obtener más opciones.

5. Presione 44 para marcar el mensaje para su seguimiento.

Figura 8   Marcado de un mensaje de correo electrónico para su seguimiento mediante la interfaz de marcación por tonos

Ocultar una conversación

Para escuchar mensajes de correo electrónico y ocultar una conversación de forma que Outlook Voice Access no siga leyendo otros mensajes de correo electrónico que estén en la misma conversación del correo electrónico mediante la interfaz de usuario de voz, marque el número de teléfono de Outlook Voice Access, escriba su NIP y, a continuación realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 9:

1. Diga "Correo electrónico" para abrir el correo electrónico.

2. Diga "Siguiente mensaje" repetidamente hasta llegar al mensaje de correo electrónico que desea y, a continuación, diga "Marcar como no leído" para marcar el mensaje como No leído.

3. Escuche el mensaje o diga "Fin" para ir al final del mensaje.

4. Diga "Ocultar" u "Ocultar conversación", para ocultar la conversación. Se leerá el siguiente mensaje de correo electrónico.

Figura 9   Ocultar una conversación mediante la interfaz de usuario de voz

Para escuchar mensajes de correo electrónico y ocultar una conversación de forma que Outlook Voice Access no siga leyendo otros mensajes de correo electrónico que estén en la misma conversación del correo electrónico mediante la interfaz de marcación por tonos, marque el número de teléfono de Outlook Voice Access, escriba su NIP y, a continuación realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 10:

1. Presione 2 para abrir el correo electrónico.

2. Presione # hasta llegar al mensaje de correo electrónico que desea ocultar y, a continuación, presione 9 para marcar el mensaje como No leído.

3. Escuche el mensaje o presione 33 para ir al final del mensaje.

4. Presione 99 para ocultar la conversación. Se leerá el siguiente mensaje de correo electrónico.

Figura 10   Ocultar una conversación mediante la interfaz de marcación por tonos

Nota

Cuando se oculta una conversación, esta se oculta solamente para la sesión actual. Si cierra sesión y, a continuación, vuelve a iniciarla en Outlook Voice Access, Outlook Web App leerá los mensajes de correo electrónico de la misma conversación.

Administrar los elementos del calendario

Es posible escuchar, contestar, crear y reenviar elementos del calendario por medio del teléfono.

Por ejemplo, tiene una reunión a las 10:00 a. m. Sin embargo, debido a retrasos inesperados, llegará 15 minutos tarde. Puede informar al resto de participantes de la reunión de que llegará tarde marcando el número de Outlook Voice Access y, a continuación, obteniendo acceso a la lista de reuniones de ese día en su calendario. Una vez Outlook Voice Access lea la convocatoria para la reunión de las 10:00 a. m., puede usar la característica "Llegaré tarde" para informar a los participantes de la reunión de que llegará con 15 minutos de retraso. Cada participante recibirá un mensaje de correo electrónico informándole de que usted llegará 15 minutos tarde. También tiene la opción de adjuntar un mensaje de correo de voz.

En otro ejemplo, tiene un cliente importante que decide programar una reunión de un día completo con un período de aviso muy corto. Necesita cancelar todas las demás reuniones para ese día de la forma más simple posible. La característica "Borrar mi calendario" le permite borrar rápida y fácilmente su calendario para todo el día.

Envío de un mensaje para avisar de un retraso

Para enviar un mensaje "Llegaré tarde" a los participantes de la reunión mediante la interfaz de usuario de voz, marque el número de teléfono de Outlook Voice Access, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 11:

1. Diga "Calendario de hoy".

2. Escuche la convocatoria de reunión.

3. Una vez que se haya leído la convocatoria de reunión, diga "Llegaré tarde".

4. Cuando Outlook Voice Access le pregunte con cuánto retraso, diga, por ejemplo, "10 minutos" si va a llegar 10 minutos tarde a la reunión.

5. Cuando Outlook Web App le pregunte "¿Desea grabar un mensaje?", diga "Sí". Grabe el mensaje y, a continuación, diga "Enviarlo".

Figura 11   Enviar un mensaje "Llegaré tarde" mediante la interfaz de usuario de voz

Para enviar un mensaje "Llegaré tarde" a los participantes de la reunión mediante la interfaz de marcación por tonos, marque el número de teléfono de Outlook Voice Access, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 12:

1. Presione 3 para abrir su calendario.

2. Escuche las convocatorias de reunión para localizar la reunión a la que enviar un mensaje "Llegaré tarde".

3. Una vez que se haya leído la convocatoria de reunión, presione 3.

4. Cuando el correo de voz de Outlook Voice Access le pregunte con cuánto retraso, escriba 10 con el teclado del teléfono.

Figura 12   Enviar un mensaje "Llegaré tarde" mediante la interfaz de marcación por tonos

Cancelar una reunión

Para cancelar una reunión, es necesario ser el organizador de la misma. Para cancelar la reunión mediante la interfaz de usuario de voz, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 13:

1. Diga "Calendario de hoy" para ir a su calendario.

2. Escuche la convocatoria de reunión.

3. Una vez que haya leído la convocatoria de reunión, diga "Cancelar la reunión".

4. Confirme la cancelación de la reunión diciendo "Sí".

5. Cuando Outlook Voice Access pregunte si el organizador de la reunión desea adjuntar un mensaje grabado, diga "Sí". Grabe el mensaje y, a continuación, diga "Enviarlo".

Figura 13   Cancelar una reunión mediante la interfaz de usuario de voz

Para cancelar una reunión, es necesario ser el organizador de la misma. Para cancelar la reunión mediante la interfaz de marcación por tonos, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 14:

1. Presione 3 para abrir su calendario.

2. Escuche las convocatorias de reunión para localizar la reunión que desea cancelar.

3. Presione 7 para cancelar la reunión.

4. Si selecciona enviar un mensaje de voz, puede presionar después una de las opciones siguientes:

   • # para detener la grabación del mensaje.

   • 1 para aceptar el mensaje grabado.

Figura 14   Cancelar una reunión mediante la interfaz de marcación por tonos

Borrar un calendario

Para borrar su calendario mediante la interfaz de usuario de voz, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 15:

1. Diga "Calendario de hoy" para ir a su calendario.

2. Diga "Borrar mi calendario".

3. Escriba la hora o la cantidad de días que desea borrar.

4. Cuando Outlook Voice Access le pregunte si desea adjuntar un mensaje de voz grabado, diga "Sí", grabe el mensaje y, a continuación, diga "Enviarlo". Si no desea enviar un mensaje de voz grabado adjunto, diga "No".

Figura 15   Borrado de un calendario mediante la interfaz de usuario de voz

Para borrar su calendario mediante la interfaz de marcación por tonos, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 16:

1. Presione 3 para abrir su calendario.

2. Presione 00 para ir al menú Más opciones.

3. Presione 77 para borrar su calendario.

4. Escriba la cantidad de horas que desea borrar del calendario.

5. A continuación, se le indicará que puede grabar un mensaje de voz que se adjuntará. Presione # para detener la grabación del mensaje y, a continuación, presione 1 para aceptar el mensaje grabado.

6. Si no desea enviar un mensaje de voz, presione #.

Figura 16   Borrar un calendario mediante la interfaz de marcación por tonos

Aceptación de una convocatoria de reunión

Para aceptar una convocatoria de reunión mediante la interfaz de usuario de voz, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 17:

1. Diga "Correo electrónico" para abrir su correo electrónico.

2. Escuche el mensaje de correo electrónico que contiene una convocatoria de reunión.

3. Diga "Aceptar" para aceptar la convocatoria de reunión.

Figura 17   Aceptar una convocatoria de reunión mediante la interfaz de usuario de voz

Para aceptar una convocatoria de reunión mediante la interfaz de marcación por tonos, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 18:

1. Presione 2 para abrir su correo electrónico.

2. Escuche el mensaje de correo electrónico que contiene una convocatoria de reunión.

3. Presione 4 para aceptar la convocatoria de reunión.

Figura 18   Aceptar una convocatoria de reunión mediante la interfaz de marcación por tonos

Responder a una convocatoria de reunión

Para responder a una convocatoria de reunión mediante la interfaz de usuario de voz, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su PIN y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 19:

1. Diga "Calendario de hoy".

2. Escuche las convocatorias de reunión para localizar la reunión a la que desea responder.

3. Diga "Más opciones" para abrir el menú Más opciones.

4. Diga "Responder" para contestarle al organizador de la reunión.

5. Grabe un mensaje.

6. Diga "Enviarlo".

Figura 19   Responder a una convocatoria de reunión mediante la interfaz de usuario de voz

1. Para responder a una convocatoria de reunión mediante la interfaz de marcación por tonos, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 20:

2. Presione 3 para abrir su calendario.

3. Escuche las convocatorias de reunión para localizar la reunión a la que desea responder.

4. Presione 00 para más opciones.

5. Presione 8 para responder al organizador de la reunión.

6. Grabe un mensaje y, a continuación, presione #.

7. Presione 1 para aceptar la grabación y enviar el mensaje.

Figura 20   Responder a una convocatoria de reunión mediante la interfaz de marcación por tonos

Administrar contactos y opciones personales

Puede administrar sus opciones personales y contactos usando Outlook Voice Access. Puede:

• Llamar a un contacto personal

• Localizar y llamar a un usuario del directorio

• Configurar las opciones personales, como cambiar su NIP por medio del teléfono.

Cuando tiene acceso por primera vez a su buzón de correo para configurar el correo de voz, se le solicita que cree los saludos personales y de fuera de la oficina que las personas que llaman oirán cuando no pueda responder al teléfono. Si, por ejemplo, se da cuenta de que ha olvidado activar el saludo de voz Fuera de la oficina que proporcionará a las personas que llamen un número alternativo para llamar si se trata de un asunto urgente, puede usar Outlook Voice Access para ir a sus opciones personales y grabar y activar un saludo Fuera de la oficina desde cualquier teléfono.

Si tiene que ponerse en contacto con un administrador de cuentas con información importante sobre un cliente, puede llamar al número usado para Outlook Voice Access, emplear la función de búsqueda del directorio para localizar al administrador de cuentas y, a continuación, realizar la llamada.

Nota

Cuando tenga acceso al menú Opciones personales, debe usar la interfaz de marcación por tonos.

Grabar un saludo personal

Para grabar un saludo personal mediante la interfaz de usuario de voz, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su BUO y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 21:

1. Diga "Opciones personales" para ir a Opciones personales.

2. Presione 2 para grabar saludos.

3. Presione 1 para grabar un saludo personal.

4. Presione # para detener la grabación del saludo personal.

5. Si necesita volver a grabar su saludo personal, presione 2.

6. Presione 1 para aceptar el saludo personal.

Figura 21   Grabar un saludo personal mediante la interfaz de usuario de voz

1. Para grabar un saludo personal mediante la interfaz de marcación por tonos, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 22:

2. Presione 6 para ir a las opciones personales.

3. Presione 2 para grabar saludos.

4. Presione 1 para grabar un saludo personal.

5. Presione 2 para volver a grabar el saludo personal.

6. Presione # para detener la grabación del saludo personal.

7. Presione 1 para aceptar el saludo personal.

Figura 22   Grabar un saludo personal mediante la interfaz de marcación por tonos

Nota

Al cambiar el saludo telefónico, también tiene la opción de activar o desactivar las respuestas automáticas por correo electrónico.

Envío de un mensaje de voz a un usuario

Es posible localizar a otro usuario y enviarle un mensaje de voz. Para enviar un mensaje de voz a otro usuario mediante la interfaz de usuario de voz, marque el número de teléfono de Outlook Voice Access, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la figura 23:

1. Diga "Directorio".

2. Diga el nombre de la persona que desea localizar.

3. Elija la persona adecuada en la lista.

4. Diga "Enviar un mensaje" y, a continuación, grabe el mensaje de voz.

5. Diga "Enviarlo" para enviar el mensaje.

Figura 23   Enviar un mensaje de voz a otro usuario mediante la interfaz de usuario de voz

1. Es posible localizar a otro usuario y enviarle un mensaje de voz. Para enviar un mensaje de voz a otro usuario mediante la interfaz de marcación por tonos, marque el número de teléfono de Outlook Voice Access, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la figura 24:

2. Presione 4 para buscar un contacto.

3. Presione 00 para localizar a la persona en el directorio.

4. Deletree el nombre de la persona que desea localizar con el teclado numérico del teléfono.

5. Elija la persona adecuada en la lista.

6. Presione 3 para enviar un mensaje de voz a la persona.

7. Grabe el mensaje de voz y, a continuación, presione # para detener la grabación.

8. Presione 1 para aceptar el mensaje de voz y enviarlo.

Figura 24   Enviar un mensaje de voz a otro usuario mediante la interfaz de marcación por tonos

Cambio del NIP

Para cambiar el NIP mediante la interfaz de usuario de voz, marque el número de teléfono de Outlook, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 25:

1. Diga "Opciones personales".

2. Presione 3 para cambiar el NIP.

3. Escriba el nuevo NIP y, a continuación, presione #.

4. Presione # para confirmar el nuevo NIP.

Figura 25   Cambiar un NIP mediante la interfaz de usuario de voz

1. Para cambiar el NIP mediante la interfaz de marcación por tonos, marque el número de teléfono de Outlook Voice Access, escriba su NIP y, a continuación, realice las acciones siguientes, tal como se muestra en la Figura 26.

2. Presione 6 para cambiar las opciones personales.

3. Presione 3 para cambiar el NIP.

4. Escriba el nuevo NIP y, a continuación, presione #.

5. Presione # para confirmar el nuevo NIP.

Figura 26   Cambio de un NIP mediante la interfaz de marcación por tonos

¿Qué más necesito saber?

• Si elimina el último mensaje de su Bandeja de entrada con Outlook Voice Access, no podrá recuperar el mensaje. Si necesita obtener acceso al mensaje de correo electrónico después de eliminarlo con Outlook Voice Access, puede usar Outlook Web App o Outlook para moverlo nuevamente a la carpeta adecuada desde la carpeta Elementos eliminados. Outlook Voice Access no se puede usar para obtener acceso a la carpeta de elementos eliminados.

• No es posible cambiar el idioma que Outlook Voice Access usa para conversar con usted. El sistema de correo de voz intentará encontrar y usar el idioma que más se aproxime al elegido cuando inició sesión por primera vez en Outlook Web App o el idioma que ha elegido en la pestaña Regional de Outlook Web App. Si el idioma elegido no es compatible con Outlook Voice Access, el sistema de correo de voz usará el mismo idioma que oyen las personas que llaman cuando se les solicita que dejen un mensaje de voz para usted.

• La Guía de inicio rápido de Outlook Voice Access incluye una representación gráfica de todas las opciones de menú de Outlook y de la navegación en el sistema de menús. Para descargar una copia de esta guía, vea el Centro de descarga de Microsoft.

• Puede usar Outlook Voice Access para enviar o reenviar un mensaje de voz, un mensaje de correo electrónico o una convocatoria de reunión. Puede enviar o reenviar el mensaje o la convocatoria de reunión a:

  • Una persona de su carpeta de contactos personales

  • Una persona de la libreta de direcciones compartida de la organización

  • Un grupo que ha creado en su carpeta de contactos personales

  • Un grupo público incluido en la libreta de direcciones compartida de la organización