Sugerencias incorporadas en Outlook

Las sugerencias insertadas en Outlook son breves datos y notificaciones controladas por inteligencia artificial que aparecen en Outlook mientras lee o redacta un correo electrónico o una invitación a la reunión.

Las sugerencias insertadas pueden ayudar a aumentar la productividad y la de su equipo al mostrar sugerencias, sugerencias y procedimientos recomendados útiles para administrar el correo electrónico y ejecutar reuniones. Ayudan a informar y guiarle en la toma de decisiones eficaces sobre el correo electrónico y la reunión. También pueden ayudarle a recuperar horas de concentración y a crear mejores hábitos de colaboración, además de otras ventajas prácticas. Los tipos de sugerencias insertadas enumeran algunas de las que puede ver en Outlook.

Nota

Solo usted puede ver sus datos, consulte Preguntas más frecuentes sobre privacidad para obtener más información.

Cómo ver sugerencias insertadas

Las sugerencias insertadas están disponibles en las versiones más recientes de Outlook para la web y Outlook para Windows con licencias de Microsoft 365 o Microsoft 365. Para ver sugerencias insertadas en Outlook para Windows, asegúrese de que lo siguiente está en su lugar en el equipo:

  • Outlook para Windows 2016, versión 1808 o posterior, y compilación 16.0.10730 o posterior.
  • Complemento de Outlook Insights versión 3.0.0.0 o posterior. Para comprobar la versión instalada del complemento, consulte Centro de administración de Exchange. El complemento se instala en el nivel de inquilino, después de lo cual la actualización puede tardar hasta ocho días en propagarse a todos los usuarios. Si observa que la versión del complemento adecuada no está instalada en Outlook, puede agregarla siguiendo los pasos descritos en Agregar el complemento Ideas Viva Outlook.
  • Se admiten y habilitan los mensajes accionables; vea Mensajes accionables en Outlook y Grupos de Microsoft 365.

En Outlook para Windows, las sugerencias insertadas se mostrarán al leer o redactar un correo electrónico o una invitación a la reunión. En Outlook para la web, las sugerencias insertadas solo se muestran al leer el correo electrónico y las reuniones. Estas sugerencias no están disponibles actualmente en Outlook para Mac, Outlook para iOS y Outlook para Android.

Nota

Las sugerencias insertadas no están disponibles en dispositivos móviles.

Tipos de sugerencias insertadas

Estas son algunas de las sugerencias que puede ver en Outlook:

Optar por no recibir sugerencias en línea

  1. Para no participar en las sugerencias insertadas en Outlook, seleccione el icono de Ideas Viva en la cinta de opciones Inicio de Outlook. O bien, si usa Outlook en la Web, el icono de Ideas Viva se encuentra en el menú de puntos suspensivos (...) al leer un mensaje de correo electrónico o al enviar un mensaje nuevo.

  2. Seleccione el icono Configuración (engranaje) en el complemento de Ideas Viva.

    configuración de Ideas Viva

  3. En Configuración, en Sugerencias insertadas de productividad, cambie la configuración a Desactivado.

Si dejo de recibir, ¿puedo volver a recibir?

Sí. Si opta por no participar, puede volver a participar en cualquier momento para recuperar el acceso a las sugerencias insertadas.

Proporcionar comentarios

Para proporcionar comentarios sobre la sugerencia insertada, seleccione Comentarios en la sugerencia. En la sección Comentarios, seleccione los "pulgares hacia arriba" o "Pulgar hacia abajo" y cualquier otro comentario aplicable. Si selecciona los pulgares hacia abajo, verá menos de esa sugerencia.

También puede seleccionar Desactivar todas las notificaciones si prefiere no recibir ninguna de las sugerencias insertadas en el futuro.

También puede proporcionar comentarios generales sobre cualquier cosa seleccionando el icono de cara sonriente en la esquina superior derecha del panel Ideas Viva complemento.

Retrasar entrega

Al redactar un correo electrónico en Outlook, la entrega retrasada le mostrará sugerencias para programar entregas por correo electrónico. Es posible que vea sugerencias cuando:

  • Todos los destinatarios del campo Para están fuera de su horario laboral.
  • Un destinatario del campo Para tiene una respuesta automática fuera de la oficina configurada en Outlook.
  • Estás fuera de tu horario laboral.

El retraso ayuda a minimizar las interrupciones en los destinatarios fuera de su horario laboral o cuando están fuera del trabajo. Ayuda a cualquier persona que quiera mantener la flexibilidad de trabajar cuando lo desee sin poner la carga de su programación en otros.

Es posible que no vea sugerencias cuando:

  • Va a redactar un correo electrónico durante los 30 minutos anteriores al horario laboral o de los destinatarios.
  • Hay más de 15 destinatarios en el campo Para .
  • Te estás enviando un correo electrónico a ti mismo.

Nota

Las listas de distribución y los grupos de Microsoft 365 o Office 365 no cuentan como destinatarios aptos para su uso por la característica de entrega dilatoria. Sin embargo, un buzón compartido en el campo Para   cuenta como destinatario apto. Si un usuario tiene permisos de acceso completo y puede Enviar como o Enviar en nombre del buzón compartido, ese usuario cuenta como remitente apto.

La sugerencia en línea de entrega retrasada está disponible si usa la aplicación de escritorio de Outlook. Asegúrese de que tiene Outlook para Windows 2016, versión 1808 o posterior, y compilación 16.0.12016.10000 o posterior.

Cuando se activa la característica de sugerencias insertadas, puede retrasar hasta dos entregas de correo electrónico cada día. Para obtener más de dos entregas retrasadas diarias, puede participar en el plan retraso de entrega en Ideas Viva o en el complemento de Outlook Insights. Para obtener más información, consulte Retraso del plan de entrega.

Sugerencia insertada en el correo electrónico

Para retrasar la entrega

  1. Cuando vea un tiempo de entrega sugerido mientras redacta un correo electrónico, como Thu, nov 07 10:00 AM, seleccione Retraso en el envío para confirmar la entrega de mensajes en ese momento.

  2. Se abre una información para mostrar la hora programada. También puede seleccionar:

    • Envíe (dentro del correo electrónico) para enviar el correo electrónico a esa hora programada.
    • Edite el tiempo (dentro de la información) para cambiar el tiempo de entrega sugerido y, a continuación, seleccione Enviar (dentro del correo electrónico) para enviar el correo electrónico en la nueva hora.
    • Cancelar retraso (dentro de la información) para cancelar el tiempo de entrega programado y, a continuación, seleccione Enviar (dentro del correo electrónico) para enviar el correo electrónico ahora.

    Opciones insertadas de retraso en la entrega

  3. Después de enviar el correo electrónico, se mantiene en la carpeta de elementos enviados de Outlook hasta el tiempo de entrega programado, cuando se entrega automáticamente.

    Antes de enviar el mensaje, puede abrir el mensaje y seleccionar:

    • Envíe ahora para omitir el tiempo de entrega programado y enviar el correo electrónico ahora.
    • No envíe para detener el tiempo de entrega programado, lo que mueve el correo electrónico a la carpeta Elementos eliminados de Outlook.

    Opciones de entrega retrasada

Tareas pendientes sugeridas

Al redactar o leer un correo electrónico o una invitación de calendario, es posible que vea una sugerencia para revisar las tareas pendientes sugeridas para el remitente de correo electrónico o invitación de calendario. Hay sugerencias de tareas basadas en las comunicaciones por correo electrónico con el remitente en los últimos 14 días y pueden ayudarle a mantenerse al día de las tareas que prometió realizar o que los miembros del equipo le pidieron que completara.

Tareas pendientes sugeridas

Puede seleccionar Ver mis tareas para ver y realizar un seguimiento de la tarea potencialmente pendiente en Insights. Como se muestra en esta imagen, puede abrir la tarea relacionada (RE: Kat - Chat de Anisa) para obtener más detalles, o bien seleccionar Marcar como hecho o No una tarea para quitarla de la lista de tareas.

Marcar tareas como se ha hecho

Obtenga más tiempo para concentrarse

Al leer una invitación de calendario, es posible que vea una sugerencia para reservar tiempo para el trabajo centrado (si tiene una carga de reuniones pesada) para que obtenga más tiempo para realizar un trabajo profundo y recuperar el calendario para el trabajo que más importa.

Seleccione Ver horas sugeridas para abrir un panel que muestra todo el tiempo disponible para centrarse en la próxima semana, con un par de ranuras disponibles cada día. Con un solo clic puede agregar tiempo de concentración al calendario y prepararse para un trabajar en profundidad sin distracciones. También puede reservar con un solo clic todo el tiempo disponible para concentrarse, lo que le permite centrarse más tiempo en el trabajo.

Reservar tiempo de concentración

Planifique su tiempo libre

Al redactar una invitación de correo electrónico o calendario en Outlook sobre su próxima hora fuera del trabajo, es posible que vea una sugerencia similar a la siguiente.

Planear su sugerencia de tiempo fuera de línea

Reduzca el estrés de planear el tiempo fuera del trabajo con la lista de comprobación Planear su tiempo de espera . Cuando vea una sugerencia insertada al respecto, seleccione Planear para abrir la lista de comprobación y haga lo siguiente:

  • Resolver todas las reuniones en un único lugar con un mensaje personalizado sobre la hora programada.
  • Redacte las respuestas automáticas y notifique a su equipo sobre el tiempo de descanso planeado.
  • Programar tiempo de concentración para finalizar las tareas antes de irse y ponerse al día con el trabajo cuando regrese.

Planear la lista de comprobación de tiempo de espera

Para obtener más información sobre cómo usar la lista de comprobación, consulte Planear el tiempo de espera.

Proteja su tiempo de enfoque

Si una convocatoria de reunión entra en conflicto con un bloque de tiempo de concentración existente, es posible que vea una sugerencia para proteger el bloque de tiempo de concentración moviendo el tiempo de enfoque a otro momento o para reunirse en otro momento.

Proteger el tiempo de enfoque

Seleccione Ver otras horas disponibles para abrir el panel del complemento insights y mostrar toda la hora disponible en la próxima semana para volver a programar la reunión. Al seleccionar un bloque de tiempo, puede proponer una nueva hora al organizador de la reunión.

Tiempo de concentración enviar correo electrónico

Seleccione Mover el bloque de enfoque para abrir el complemento Insights y mostrar todos los bloques de tiempo de enfoque disponibles en la próxima semana. Al seleccionar un bloque de tiempo, puede mover el bloque de enfoque que está "en conflicto" a una nueva hora, lo que garantiza que tiene tiempo para un trabajo profundo.

Mover bloque de foco

Acortar una reunión

Se aplica a: Esta sugerencia solo está disponible actualmente para las personas que están inscritas en un plan de servicio aplicable.

Al redactar una invitación a una reunión con una duración de una hora, es posible que vea una sugerencia para acortar la reunión en 15 minutos para crear un tiempo de búfer y ahorrar tiempo a los asistentes.

Acortar una reunión

Seleccione Acortar reunión para reducir la hora de la reunión en 15 minutos. Esto también abre el complemento Insights, donde puede ver la cantidad de tiempo ahorrado por todos los participantes en la reunión.

Acortar una reunión; Buen trabajo

Seguimiento de la tasa de apertura de correo electrónico

Se aplica a: Esta información está disponible actualmente solo para las personas que están inscritas en un plan de servicio aplicable.

Al leer un correo electrónico que ha enviado, es posible que vea una información que resalta el porcentaje de destinatarios del correo electrónico que han abierto el correo electrónico.

Seguimiento de la tasa de apertura de correo electrónico

Seleccione Ver más información para ver cuántas personas han abierto o reenviado el correo electrónico y el promedio de tiempo que han dedicado a leer ese correo electrónico, además de información similar para los datos adjuntos de ese correo electrónico. Esta información puede ayudarle a realizar un seguimiento con los destinatarios si es necesario o a adaptar su estilo de comunicación para realizar el trabajo.

Tasas de apertura de correos electrónicos

Seguimiento del correo electrónico

Se aplica a: Esta sugerencia solo está disponible actualmente para las personas que están inscritas en un plan de servicio aplicable.

Al redactar un correo electrónico a más de cinco destinatarios, es posible que vea una sugerencia que dice "Insights puede realizar un seguimiento del correo electrónico".

Seleccione Seguimiento de este correo electrónico para ver la tasa de apertura del correo electrónico y más estadísticas sobre este correo electrónico. Esta información estará disponible 15 minutos después de enviar el correo electrónico. Para ver esta información, abra el correo electrónico enviado o abra el complemento Insights y seleccione Realizar un seguimiento de las tasas de apertura del correo electrónico.