Declinaciones de responsabilidades, firmas, pies de página o encabezados de toda la organización en Exchange Server
Puede agregar un aviso de declinación de responsabilidades de correo electrónico, un aviso de declinación de responsabilidades legales, una firma u otro tipo de información en la parte superior o inferior de los mensajes de correo electrónico que se envíen o se reciban en su organización. Es posible que necesite realizar esta acción por requisitos empresariales, legales o normativos, para identificar mensajes de correo electrónico potencialmente no seguros o por otros motivos exclusivos de su organización.
Para crear un aviso de declinación de responsabilidades, deberá crear una regla de flujo de correo (también conocida como regla de transporte) con una acción que agregue el texto especificado a los mensajes de correo electrónico. Puede configurar la regla para que se aplique el aviso de declinación de responsabilidades a todos los mensajes (sin condiciones), o bien puede definir las condiciones que determinen cuándo se agregará el aviso de declinación de responsabilidades (por ejemplo, cuando el remitente sea miembro de un grupo específico, cuando el mensaje incluya palabras o patrones de texto específicos o solo en los mensajes salientes). También puede definir excepciones que impidan que el aviso de declinación de responsabilidades se agregue a los mensajes (por ejemplo, a los mensajes recibidos de remitentes o enviados a destinatarios específicos, o bien a los mensajes que ya contengan el aviso de declinación de responsabilidades). Para aplicar varios avisos de declinación de responsabilidades al mismo mensaje, necesitará usar varias reglas. Para obtener más información sobre las reglas de flujo de correo, vea Reglas de flujo de correo en Exchange Server.
¿Busca procedimientos? Consulte Procedimientos para las reglas de flujo de correo en Exchange Server.
Ejemplos
Nota: Los ejemplos de este tema no están diseñados para su uso tal como están. Modifíquelos según sus necesidades.
| Tipo | Texto de muestra agregado |
|---|---|
| Legal: mensajes salientes | Este correo electrónico y los archivos transmitidos con él son confidenciales y tienen como fin exclusivo el uso por parte del individuo o la entidad a quienes están dirigidos. Si ha recibido este correo electrónico por error, notifíqueselo al administrador del sistema. |
| Legal: mensajes entrantes | Se les exige expresamente a los empleados que no realicen declaraciones difamatorias, no infrinjan ni autoricen ninguna infracción de las leyes de propiedad intelectual o cualquier otro derecho legal mediante comunicaciones por correo electrónico. Los empleados que reciban un correo electrónico de este tipo deben notificar a su supervisor de inmediato. |
| Observe que el mensaje se envió a un alias | Este mensaje se envió al grupo de discusión de ventas. |
| Firma: usa datos únicos para cada empleado | Kathleen Mayer Departamento de ventas Contoso www.contoso.com kathleen@contoso.com celda: 111-222-1234 |
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Ubicación de su aviso de declinación de responsabilidades
Puede elegir si desea insertar el aviso de declinación de responsabilidades al principio del mensaje (anteponer) o al final de este (anexar).
En el EAC, seleccione la acción Anexar la declinación de responsabilidades o Aplicar una declinación de responsabilidades al mensaje>anteponer una declinación de responsabilidades.
En el Shell de administración de Exchange, se usa el parámetro ApplyHtmlDisclaimerTextLocation con el valor Append (predeterminado) o Prepend.
Aplicar formato a su aviso de declinación de responsabilidades
A continuación, se muestra el formato que puede usar en el texto de su aviso de declinación de responsabilidades.
| Tipo de información | Descripción |
|---|---|
| Texto sin formato | La longitud máxima es de 5000 caracteres, incluidas las etiquetas HTML y las hojas de estilos en cascada (CSS) en línea. |
| HTML y CSS en línea | Puede usar los estilos CSS en línea y HTML para darle formato al texto. Por ejemplo, use la <HR> etiqueta para agregar una línea antes de la declinación de responsabilidades. El texto de declinación de responsabilidades también admite las siguientes palabras clave que usan valores del remitente:
Se ignorará el formato HTML si un aviso de declinación de responsabilidades se agrega a un mensaje de texto sin formato. |
| Imágenes | Use la <IMG> etiqueta para apuntar a una imagen disponible en Internet. Por ejemplo, <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo">. De forma predeterminada, Outlook y Outlook en la web (anteriormente conocido como Outlook Web App) bloquean el contenido web externo, incluidas las imágenes. Es necesario que los usuarios confirmen y descarguen el contenido externo bloqueado. Se recomienda probar los avisos de declinación de responsabilidades que tienen IMG etiquetas para comprobar que se muestran de la manera que desee. |
| Información de usuario para firmas personalizadas | Puede usar tokens para agregar atributos únicos desde la cuenta de Active Directory del remitente:
|
Este es un ejemplo de una declinación de responsabilidades HTML que incluye una firma, una IMG etiqueta y CSS incrustado.
<div style="font-size:9pt; font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
<br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam" src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt; font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you aren't the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you aren't the intended recipient, you aren'tified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited. </p>
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc. </a></span><br/><br/>
</div>
Opciones de reserva para las reglas de avisos de declinación de responsabilidades
Exchange no puede modificar el contenido de algunos mensajes (por ejemplo, de los mensajes cifrados). Para las reglas que agreguen avisos de declinación de responsabilidades a los mensajes, será necesario que especifique las acciones que deberán realizarse si no se puede agregar el aviso de declinación de responsabilidades. Esta contingencia se conoce como la opción de reserva para la regla de declinación de responsabilidades. Las opciones de reserva disponibles son las siguientes:
Encapsular: se crea un nuevo mensaje y se le agrega el mensaje original como datos adjuntos. El texto de declinación de responsabilidades se agrega al nuevo mensaje, que se entrega a los destinatarios. Este es el valor predeterminado.
- Las reglas de flujo de correo posteriores que examinan las propiedades del mensaje (por ejemplo, el asunto del mensaje o el texto del cuerpo del mensaje) examinarán el nuevo mensaje, no el mensaje original (que ahora es un archivo adjunto en el nuevo mensaje). Si desea que otras reglas examinen y actúen en el mensaje original, asegúrese de que esas reglas se apliquen antes de la regla de declinación de responsabilidades mediante una prioridad menor para la regla de declinación de responsabilidades y una mayor prioridad para otras reglas.
- Si se produce un error en el proceso de inserción del mensaje original como datos adjuntos en el nuevo mensaje, el mensaje original no se entrega. El mensaje original se devuelve al remitente en un informe de no entrega (también conocido como NDR o mensaje de rebote).
Omitir: la regla se omite y el mensaje original se entrega sin la declinación de responsabilidades.
Rechazar: el mensaje original se devuelve al remitente en un NDR.
En el Centro de administración de Exchange, deberá seleccionar la opción de reserva en la acción de regla. En el Shell de administración de Exchange, se usa el parámetro ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction .
Definir el ámbito de su aviso de declinación de responsabilidades
A medida que trabaje en los avisos de declinación de responsabilidades, considere a qué tipo de mensajes desea aplicarlos. Por ejemplo, quizás desee especificar unos avisos de declinación de responsabilidades para los mensajes internos y otros para los mensajes externos o para los mensajes que envíen los usuarios de un departamento determinado. A fin de asegurarse de que solo el primer mensaje de una conversación obtiene un aviso de declinación de responsabilidades, agregue una excepción que evite que se aplique el texto del aviso de declinación de responsabilidades a los mismos mensajes una y otra vez.
Aquí le presentamos algunos ejemplos de las condiciones y excepciones que puede usar.
| Descripción | Condiciones y excepciones en el EAC | Condiciones y excepciones en el Shell de administración de Exchange para los cmdlets New-TransportRule y Set-TransportRule |
|---|---|---|
| El destinatario se encuentra fuera de su organización de Exchange. Se configura una excepción para que no vuelva a aplicarse el texto del aviso de declinación de responsabilidades "AVISO LEGAL DE CONTOSO" a los mensajes que ya lo contengan. | Condición: El destinatario se encuentra>fuera de la organización Excepción: el asunto, el cuerpo>o el asunto coinciden con estos patrones> de texto CONTOSO LEGAL NOTICE |
-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE" |
| Mensajes entrantes con datos adjuntos ejecutables | Condición 1: El remitente se encuentra>fuera de la organización Condición 2: Los datos adjuntos>tienen contenido ejecutable |
-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent |
| El remitente está en el departamento de marketing | Condición: el remitente>es miembro de este nombre de grupo> | -FromMemberOf "Marketing Team" |
| Cada mensaje que proviene de un remitente externo al grupo de discusión de ventas | Condición 1: El remitente se encuentra>fuera de la organización Condición 2: El cuadro de mensaje>Para o Cc contiene estenombre de grupo de personas > |
-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group" |
| Agregue un anuncio a los mensajes salientes durante un mes | Condición 1: El destinatario se encuentra>fuera de la organización Especifique las fechas en los campos Activar esta regla en la siguiente fecha y Desactivar esta regla en la siguiente fecha. |
-ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -SentToScope NotInOrganization -ActivationDate '03/1/2016' -ExpiryDate '03/31/2016' |
Para obtener una lista completa de las condiciones y excepciones que puede usar para dirigirse a la declinación de responsabilidades, consulte Condiciones y excepciones de reglas de flujo de correo (predicados) en Exchange Server.
Limitaciones de las firmas de toda la organización
Exchange Server firmas no pueden cumplir los siguientes escenarios:
- Inserte la firma directamente en la respuesta o reenvío de correo electrónico más reciente.
- Mostrar firmas de correo electrónico del lado servidor en las carpetas de elementos enviados de los usuarios.
- Omita las líneas que contienen variables que no se pudieron actualizar (por ejemplo, si el valor no se proporcionó para un usuario).
Para obtener estas y otras funcionalidades, use una herramienta de terceros. Realice una búsqueda en Internet del software de firma de correo electrónico. Varios de estos proveedores son asociados de Microsoft Gold y su software proporciona estas funcionalidades.