Etiquetas de retención y directivas de retención en Exchange ServerRetention tags and retention policies in Exchange Server

La administración de registros de mensajes (MRM) ayuda a las organizaciones a administrar el ciclo de vida del correo electrónico y a reducir los riesgos legales asociados con el correo electrónico y otras comunicaciones. MRM facilita el mantenimiento de mensajes necesario para cumplir con la directiva de la compañía, la normativa del gobierno o las necesidades legales, y ayuda a quitar el contenido que no disponga de valor legal o empresarial.Messaging records management (MRM) helps organizations to manage email lifecycle and reduce legal risks associated with email and other communications. MRM makes it easier to keep messages needed to comply with company policy, government regulations, or legal needs, and to remove content that has no legal or business value.

Estrategia de administración de registros de mensajesMessaging records management strategy

MRM en Exchange Server se realiza mediante el uso de etiquetas de retención y directivas de retención.MRM in Exchange Server is accomplished by using retention tags and retention policies. Antes de abordar los detalles de cada una de estas características de retención, entendamos cómo se usan estas características en toda la estrategia de MRM:Before discussing the details about each of these retention features, let's learn how the features are used in the overall MRM strategy:

  • Asignar etiquetas de directiva de retención (RPT) a carpetas compartidas, como la Bandeja de entrada y los elementos eliminados.Assigning retention policy tags (RPTs) to default folders, such as the Inbox and Deleted Items.

  • Aplicar etiquetas de directiva predeterminada (DPT) a los buzones de correo para administrar la retención de todos los elementos sin etiquetas.Applying default policy tags (DPTs) to mailboxes to manage the retention of all untagged items.

  • Permitir al usuario asignar etiquetas personales a carpetas personalizadas y a elementos individuales.Allowing the user to assign personal tags to custom folders and individual items.

  • Separar la funcionalidad MRM de la administración de la Bandeja de entrada y de los hábitos de archivo de usuarios. No es necesario que los usuarios archiven mensajes en carpetas administradas en función de los requisitos de retención. Los mensajes individuales pueden tener una etiqueta de retención diferente de la etiqueta aplicada a la carpeta en la que se estos mensajes se encuentran.Separating MRM functionality from users' Inbox management and filing habits. Users aren't required to file messages in managed folders based on retention requirements. Individual messages can have a different retention tag than the one applied to the folder in which they're located.

La figura siguiente ilustra las tareas incluidas en la implementación de esta estrategia.The following figure illustrates the tasks involved in implementing this strategy.

Uso de directivas de retención para la retención de mensajería

Etiquetas de retenciónRetention tags

Como puede ver, las etiquetas de retención se usan para aplicar la configuración de retención a carpetas y a elementos individuales como mensajes de correo electrónico y correo de voz. Estas configuraciones especifican el tiempo que un mensaje permanece en un buzón de correo y la acción que se debe realizar cuando el mensaje alcanza la antigüedad de retención especificada. Cuando el mensaje alcanza la antigüedad de retención, se elimina o se mueve al buzón Archivo local del usuario.As you can see, retention tags are used to apply retention settings to folders and individual items such as email messages and voice mail. These settings specify how long a message remains in a mailbox and the action to take when the message reaches the specified retention age. When a message reaches its retention age, it's moved to the user's In-Place Archive or deleted.

Configuración de una etiqueta de retención

Las etiquetas de retención permiten a los usuarios etiquetar sus propias carpetas de buzones y elementos individuales para retención. Ya no es necesario que los usuarios archiven elementos en carpetas administradas proporcionadas por un administrador en función de los requisitos de retención de mensajes.Retention tags allow users to tag their own mailbox folders and individual items for retention. Users no longer have to file items in managed folders provisioned by an administrator based on message retention requirements.

Tipos de etiquetas de retenciónTypes of retention tags

Las etiquetas de retención se clasifican en los siguientes tres tipos en función de quién puede aplicarlas y en qué parte de un buzón se puede aplicar.Retention tags are classified into the following three types based on who can apply them and where in a mailbox they can be applied.

Tipo de etiqueta de retenciónType of retention tag Aplicado...Applied... Aplicada por...Applied by... Acciones disponibles...Available actions... DetallesDetails
Etiqueta de directiva predeterminada (DPT)Default policy tag (DPT) Automáticamente a todo el buzónAutomatically to entire mailbox
Una DPT se aplica a elementos sin etiquetar , que son elementos de buzón que no tienen una etiqueta de retención aplicada directamente o por herencia de la carpeta.A DPT applies to untagged items, which are mailbox items that don't have a retention tag applied directly or by inheritance from the folder.
AdministradorAdministrator Mover a archivoMove to archive
Eliminar y permitir la recuperaciónDelete and allow recovery
Eliminar permanentementePermanently delete
Los usuarios no pueden cambiar las DPT aplicadas a un buzón.Users can't change DPTs applied to a mailbox.
Etiqueta de directiva de retención (RPT)Retention policy tag (RPT) Automáticamente a una carpeta predeterminadaAutomatically to a default folder
Las carpetas predeterminadas son carpetas que se crean automáticamente en todos los buzones de correo, por ejemplo: Bandeja de entrada, Elementos eliminados y Elementos enviados. Vea la lista de carpetas predeterminadas admitidas en Default folders that support Retention Policy Tags. Default folders are folders created automatically in all mailboxes, for example: Inbox, Deleted Items, and Sent Items. See the list of supported default folders in Default folders that support Retention Policy Tags.
AdministradorAdministrator Eliminar y permitir la recuperaciónDelete and allow recovery
Eliminar permanentementePermanently delete
Los usuarios no pueden cambiar la RTP aplicada a una carpeta predeterminada.Users can't change the RPT applied to a default folder.
Etiqueta personalPersonal tag Manualmente a elementos y carpetasManually to items and folders
Los usuarios pueden automatizar el etiquetado usando reglas de la bandeja de entrada para mover un mensaje a una carpeta que tenga una etiqueta determinada o para aplicar una etiqueta personal al mensaje.Users can automate tagging by using Inbox rules to either move a message to a folder that has a particular tag or to apply a personal tag to the message.
UsuariosUsers Mover a archivoMove to archive
Eliminar y permitir la recuperaciónDelete and allow recovery
Eliminar permanentementePermanently delete
Las etiquetas personales permiten a los usuarios determinar cuánto tiempo se debe retener un elemento. Por ejemplo, el buzón puede tener una DPT para eliminar elementos en varios años, pero un usuario puede crear una excepción para elementos como boletines y notificaciones automatizadas, y aplicar una etiqueta personal para eliminarlos en tres días.Personal tags allow your users to determine how long an item should be retained. For example, the mailbox can have a DPT to delete items in seven years, but a user can create an exception for items such as newsletters and automated notifications by applying a personal tag to delete them in three days.

Más información acerca de las etiquetas personalesMore about personal tags

Las etiquetas personales están disponibles para los usuarios de Outlook en la web y Outlook como parte de su directiva de retención. En Outlook y en Outlook en la web, las etiquetas personales con la acción Mover a archivo aparecen como Directiva de archivado, y las etiquetas personales con la acción Eliminar y permitir recuperación o Eliminar permanentemente aparecen como Directiva de retención, tal y como se muestra aquí:Personal tags are available to Outlook and Outlook on the web users as part of their retention policy. In Outlook and Outlook on the web, personal tags with the Move to Archive action appear as Archive Policy, and personal tags with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete actions appear as Retention Policy, as shown here:

Etiquetas personales en Outlook y Outlook en la web

Los usuarios pueden aplicar etiquetas personales a las carpetas que creen o a los elementos individuales. Los mensajes que tienen aplicada alguna etiqueta personal siempre se procesan según la configuración de dicha etiqueta. Los usuarios pueden aplicar una etiqueta personal a un mensaje de modo que se mueva o se elimine antes o después de lo que indica la configuración especificada en las DPT o RPT aplicadas a ese buzón del usuario. También puede crear etiquetas personales que tengan deshabilitada la retención. Esto permite a los usuarios etiquetar elementos para que nunca se puedan mover a un archivo ni puedan expirar.Users can apply personal tags to folders they create or to individual items. Messages that have a personal tag applied are always processed based on the personal tag's settings. Users can apply a personal tag to a message so that it's moved or deleted sooner or later than the settings specified in the DPT or RPTs applied to that user's mailbox. You can also create personal tags with retention disabled. This allows users to tag items so they're never moved to an archive or never expire.

Nota

Los usuarios pueden aplicar directivas de archivo a carpetas predeterminadas, carpetas o subcarpetas creadas por usuarios y elementos individuales. Los usuarios pueden aplicar una directiva de retención a las carpetas o subcarpetas creadas por usuarios y a los elementos individuales (incluidos los elementos y las subcarpetas de una carpeta predeterminada), pero no a las carpetas predeterminadas.Users can apply archive policies to default folders, user-created folders or subfolders, and individual items. Users can apply a retention policy to user-created folders or subfolders and individual items (including subfolders and items in a default folder), but not to default folders.

Los usuarios pueden usar el Centro de administración de Exchange (EAC) para seleccionar etiquetas personales adicionales que no estén vinculadas con su directiva de retención. Después, las etiquetas seleccionadas pasan a estar disponibles en Outlook y en Outlook en la web. Para permitir que los usuarios puedan seleccionar etiquetas adicionales desde el EAC, debe agregar el MyRetentionPolicies Role a la directiva de asignación de roles del usuario. Para obtener más información sobre las directivas de asignación de roles para usuarios, consulte Understanding Management Role Assignment Policies. Si permite a los usuarios seleccionar etiquetas personales adicionales, tendrán disponibles todas las etiquetas personales de la organización de Exchange.Users can also use the Exchange admin center (EAC) to select additional personal tags that aren't linked to their retention policy. The selected tags then become available in Outlook and Outlook on the web. To enable users to select additional tags from the EAC, you must add the MyRetentionPolicies Role to the user's role assignment policy. To learn more about role assignment policies for users, see Understanding Management Role Assignment Policies. If you allow users to select additional personal tags, all personal tags in your Exchange organization become available to them.

Nota

Las etiquetas personales son una característica premium. Los buzones de correo con directivas que contienen este tipo de etiquetas (o bien a raíz de que los usuarios hayan agregado etiquetas a su buzón) requieren una Licencia de acceso de cliente (CAL) de Exchange Enterprise.Personal tags are a premium feature. Mailboxes with policies that contain these tags (or as a result of users adding the tags to their mailbox) require an Exchange Enterprise client access license (CAL).

Antigüedad de retenciónRetention age

Cuando habilita una etiqueta de retención, debe especificar una antigüedad de retención para la etiqueta. Esta antigüedad indica la cantidad de días durante los cuales se debe retener un mensaje antes de que llegue al buzón de correo del usuario.When you enable a retention tag, you must specify a retention age for the tag. This age indicates the number of days to retain a message after it arrives in the user's mailbox.

La antigüedad de retención de los elementos no periódicos (como los mensajes de correo electrónico) se calcula de forma diferente a la de los elementos que tienen una fecha de finalización o elementos periódicos (como reuniones y tareas).The retention age for non-recurring items (such as email messages) is calculated differently than items that have an end date or recurring items (such as meetings and tasks). Para obtener información sobre cómo calcular la antigüedad de retención para diferentes tipos de elementos, vea cómo se calcula la antigüedad de retención en Exchange Server.To learn how retention age is calculated for different types of items, see How retention age is calculated in Exchange Server.

También puede crear etiquetas de retención con retención deshabilitada o deshabilitar las etiquetas después de crearlas. Como los mensajes que tienen una etiqueta deshabilitada no se procesan, no se realiza ninguna acción de retención. Como resultado, los usuarios pueden usar una etiqueta personal deshabilitada como una etiqueta No mover nunca o una etiqueta No eliminar nunca para reemplazar una DPT o RPT que de lo contrario se aplicaría al mensaje.You can also create retention tags with retention disabled or disable tags after they're created. Because messages that have a disabled tag applied aren't processed, no retention action is taken. As a result, users can use a disabled personal tag as a Never Move tag or a Never Delete tag to override a DPT or RPT that would otherwise apply to the message.

Acciones de retenciónRetention actions

Al crear o configurar una etiqueta de retención, puede seleccionar que se realice una de las siguientes acciones de retención cuando un elemento alcance su antigüedad de retención:When creating or configuring a retention tag, you can select one of the following retention actions to be taken when an item reaches its retention age:

Acción de retenciónRetention action Acción realizada...Action taken... Excepto...Except...
Mover a archivoMove to archive Coloca el mensaje en el buzón de archivo del usuarioMoves the message to the user's archive mailbox
Solo está disponible para etiquetas personales y DPTOnly available for DPTs and personal tags
Para obtener más información sobre el archivado, consulte in-Place archiving in Exchange Server.For details about archiving, see In-Place Archiving in Exchange Server.
Si el usuario no tiene un buzón de archivo, no se realiza ninguna acción.If the user doesn't have an archive mailbox, no action is taken.
Eliminar y permitir recuperación:Delete and allow recovery: Emula el comportamiento de vaciar la carpeta Elementos eliminados del usuario.Emulates the behavior when the user empties the Deleted Items folder.
Los elementos se mueven a la carpeta elementos recuperables de Exchange Server en el buzón y se conservan hasta el período de retención de elementos eliminados .Items are moved to the Recoverable Items folder in Exchange Server in the mailbox and preserved until the deleted item retention period.
Proporciona al usuario una segunda oportunidad para recuperar el elemento con el cuadro de diálogo Recuperar elementos eliminados de Outlook o Outlook en la web.Provides the user a second chance to recover the item using the Recover Deleted Items dialog box in Outlook or Outlook on the web
Si ha establecido el período de retención de elementos eliminados en cero días, los elementos se eliminan permanentemente. Para obtener información, vea Configurar la retención de elementos eliminados y las cuotas de elementos recuperables. If you've set the deleted item retention period to zero days, items are permanently deleted. For details, see Configure Deleted Item retention and Recoverable Items quotas.
Eliminar permanentementePermanently delete Elimina definitivamente los mensajes.Permanently deletes messages.
Los elementos que se eliminan permanentemente no se pueden recuperar.You can't recover messages after they're permanently deleted.
Si el buzón se coloca en conservación local y retención por juicio en Exchange Server o en retención por juicio, los elementos se conservan en la carpeta elementos recuperables en función de los parámetros de retención.If mailbox is placed on In-Place Hold and Litigation Hold in Exchange Server or Litigation Hold, items are preserved in the Recoverable Items folder based on hold parameters. La exhibición de documentos electrónicos local en Exchange Server seguirá devolviendo estos elementos en los resultados de la búsqueda.In-Place eDiscovery in Exchange Server will still return these items in search results.
Marcar como límite pasado de retenciónMark as past retention limit Marca un mensaje como expirado. En Outlook y en Outlook en la web, los elementos expirados se muestran con una de estas notificaciones: "Este elemento ha expirado" y "Este elemento expirará en 0 días".Marks a message as expired. In Outlook, and Outlook on the web, expired items are displayed with the notification stating 'This item has expired' and 'This item will expire in 0 days'. N/DN. A.

Nota

La etiqueta de directiva predeterminada (DPT) con la acción mover a archivo siempre sobrescribe la etiqueta de la Directiva de retención (RPT) o la etiqueta personal (PT) cuando el límite de antigüedad para la retención de DPT es inferior a RPT o PT.Default Policy tag (DPT) with Move to Archive action always overwrites the Retention Policy tag (RPT) or the Personal tag (PT), when the age limit for retention of DPT is lower than RPT or PT.

Para obtener más información sobre cómo crear etiquetas de retención, consulte Create a Retention Policy in Exchange Server.For details about how to create retention tags, see Create a retention policy in Exchange Server.

Directivas de retenciónRetention policies

Para aplicar una o más etiquetas de retención a un buzón de correo, agregue las etiquetas a una directiva de retención y luego aplique la directiva a los buzones de correo. Un buzón de correo no puede tener más de una directiva de retención. Las etiquetas de retención pueden vincularse a una directiva de retención o desvincularse de ella en cualquier momento, y los cambios se aplican automáticamente a todos los buzones de correo que tienen la directiva aplicada.To apply one or more retention tags to a mailbox, you need to add them to a retention policy and then apply the policy to mailboxes. A mailbox can't have more than one retention policy. Retention tags can be linked to or unlinked from a retention policy at any time, and the changes automatically take effect for all mailboxes that have the policy applied.

Una directiva de retención puede tener las siguientes etiquetas de retención:A retention policy can have the following retention tags:

Tipo de etiqueta de retenciónRetention tag type Etiquetas de una directivaTags in a policy
Etiqueta de directiva predeterminada (DPT)Default policy tag (DPT) Una DPT con la acción Mover a archivoOne DPT with the Move to archive action
Una DPT con las acciones eliminar y permitir recuperación o eliminar permanentementeOne DPT with the Delete and allow Recovery or Permanently delete actions
Una DPT para los mensajes de correo de voz con la acción Eliminar y permitir recuperación o Eliminar permanentementeOne DPT for voice mail messages with the Delete and allow recovery or Permanently delete action
Etiquetas de directivas de retención (RPT)Retention policy tags (RPTs) Una RPT para cada carpeta predeterminada compatibleOne RPT for each supported default folder
Nota: no se puede vincular más de una RPT para una carpeta predeterminada en particular (como elementos eliminados) a la misma directiva de retención.Note: You can't link more than one RPT for a particular default folder (such as Deleted Items) to the same retention policy.
Etiquetas personalesPersonal tags Las etiquetas personales que se deseeAny number of personal tags
Nota: muchas etiquetas personales de una directiva pueden confundir a los usuarios.Note: Many personal tags in a policy can confuse users. Recomendamos no agregar más de 10 etiquetas personales a una directiva de retención.We recommend adding no more than 10 personal tags to a retention policy.

Nota

Si bien una directiva de retención no necesita tener ninguna etiqueta de retención vinculada a ella, no recomendamos este escenario. Si los buzones de correo con directivas de retención no tienen ninguna etiqueta de retención vinculada a ellas, esto puede hacer que los elementos del buzón no expiren nunca.Although a retention policy doesn't need to have any retention tags linked to it, we don't recommend using this scenario. If mailboxes with retention policies don't have retention tags linked to them, this may cause mailbox items to never expire.

Una directiva de retención puede contener tanto etiquetas de archivo (etiquetas que mueven elementos al buzón de archivo personal) como etiquetas de eliminación (etiquetas que eliminan elementos). Un elemento de buzón también puede tener ambos tipos de etiqueta aplicados. Los buzones de archivo no tienen una directiva de retención independiente. Se aplica la misma directiva de retención al buzón de archivo y al buzón primario.A retention policy can contain both archive tags (tags that move items to the personal archive mailbox) and deletion tags (tags that delete items). A mailbox item can also have both types of tags applied. Archive mailboxes don't have a separate retention policy. The same retention policy is applied to the primary and archive mailbox.

Al planear la creación de directivas de retención, debe tener en cuenta si incluirán tanto etiquetas de archivo como etiquetas de eliminación. Tal como se ha mencionado anteriormente, una directiva de retención puede tener una DPT que usa la acción Mover a archivo y una DPT que usa la acción Eliminar y permitir recuperación o la acción Eliminar permanentemente. La DPT que tiene la acción Mover a archivo debe tener una menor antigüedad de retención que la DPT que tiene la acción de eliminación. Por ejemplo, puede usar una DPT que tiene una acción Mover a archivo para mover elementos al buzón de archivo a los dos años, y una DPT con una acción de eliminación para eliminar elementos del buzón a los siete años. Los elementos en los buzones de correo principales y de archivo se eliminarán pasados siete años. When planning to create retention policies, you must consider whether they'll include both archive and deletion tags. As mentioned earlier, a retention policy can have one DPT that uses the Move to archive action and one DPT that uses either the Delete and allow recovery or Permanently delete action. The DPT with the Move to archive action must have a lower retention age than the DPT with a deletion action. For example, you can use a DPT with the Move to archive action to move items to the archive mailbox in two years, and a DPT with a deletion action to remove items from the mailbox in seven years. Items in both primary and archive mailboxes will be deleted after seven years.

Directiva de retención predeterminadaDefault retention policy

El programa de instalación de Exchange crea la directiva de retención Directiva MRM predeterminada. La Directiva se aplica automáticamente si crea un archivo para el nuevo usuario y no especifica una directiva de retención.Exchange Setup creates the retention policy Default MRM Policy. The policy is applied automatically if you create an archive for the new user and don't specify a retention policy

Puede modificar las etiquetas incluidas en la Directiva MRM predeterminada, por ejemplo cambiando la antigüedad de la retención o la acción de la retención, o bien puede deshabilitar una etiqueta o modificar la directiva agregando o quitando etiquetas de esta. La directiva actualizada se aplica a los buzones la próxima vez que el Asistente para carpetas administradas las procesa.You can modify tags included in the Default MRM Policy, for example by changing the retention age or retention action, disable a tag or modify the policy by adding or removing tags from it. The updated policy is applied to mailboxes the next time they're processed by the Managed Folder Assistant.

Para obtener más información, incluida una lista de etiquetas de retención vinculadas a la directiva, vea Default Retention Policy.For more details, including a list of retention tags linked to the policy, see Default Retention Policy.

Asistente para carpetas administradasManaged Folder Assistant

El asistente para carpetas administradas, un asistente de buzón que se ejecuta en servidores Buzones, procesa los buzones que tienen aplicada una directiva de retención.The Managed Folder Assistant, a mailbox assistant that runs on Mailbox servers, processes mailboxes that have a retention policy applied.

El asistente para carpetas administradas aplica la directiva de retención al inspeccionar los elementos del buzón de correo y al determinar si son elementos sujetos a directivas de retención. A continuación, el asistente marca los elementos sujetos a retención con las etiquetas de retención apropiadas y realiza la acción de retención especificada en los elementos que superaron la antigüedad de retención.The Managed Folder Assistant applies the retention policy by inspecting items in the mailbox and determining whether they're subject to retention. It then stamps items subject to retention with the appropriate retention tags and takes the specified retention action on items past their retention age.

El Asistente para carpeta administrada es un asistente basado en limitaciones. Los asistentes basados en limitaciones funcionan constantemente y no es necesario programarlos. Los recursos del sistema que pueden consumir son limitados. Puede configurar el asistente para carpetas administradas para que procese todos los buzones del servidor Buzón dentro de un determinado período (conocido como ciclo de trabajo). Además, en un intervalo especificado (conocido como punto de control de ciclo de trabajo), el asistente actualiza la lista de buzones que procesar. Durante la actualización, el asistente agrega a la cola buzones movidos o creados recientemente. También cambia la prioridad de los buzones existentes que no se procesaron de correctamente debido a errores y los coloca más arriba en la cola para que se los pueda procesar durante el mismo ciclo de trabajo.The Managed Folder Assistant is a throttle-based assistant. Throttle-based assistants are always running and don't need to be scheduled. The system resources they can consume are throttled. You can configure the Managed Folder Assistant to process all mailboxes on a Mailbox server within a certain period (known as a work cycle). Additionally, at a specified interval (known as the work cycle checkpoint), the assistant refreshes the list of mailboxes to be processed. During the refresh, the assistant adds newly created or moved mailboxes to the queue. It also reprioritizes existing mailboxes that haven't been processed successfully due to failures and moves them higher in the queue so they can be processed during the same work cycle.

También puede usar el cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para activar manualmente el asistente a fin de que procese un buzón especificado.You can also use the Start-ManagedFolderAssistant cmdlet to manually trigger the assistant to process a specified mailbox. Para obtener más información, vea configurar y ejecutar el Asistente para carpeta administrada en Exchange Server.To learn more, see Configure and run the Managed Folder Assistant in Exchange Server.

Nota

El Asistente para carpetas administradas no realiza ninguna acción en los mensajes que no están sujetos a retención, especificada por la deshabilitación de la etiqueta de retención. También puede deshabilitar una etiqueta de retención para suspender temporalmente el procesamiento de los elementos que tiene esa etiqueta.The Managed Folder Assistant doesn't take any action on messages that aren't subject to retention, specified by disabling the retention tag. You can also disable a retention tag to temporarily suspend items with that tag from being processed.

Mover elementos entre carpetasMoving items between folders

Un elemento del buzón de correo que se mueve de una carpeta a otra hereda cualquier etiqueta aplicada a la carpeta a la que se mueve. Si se mueve un elemento a una carpeta que no tiene una etiqueta asignada, se le aplica la etiqueta de directiva predeterminada (DPT) a ese elemento. Si un elemento tiene una etiqueta asignada explícitamente, la etiqueta siempre tiene prioridad sobre cualquier etiqueta de nivel de la carpeta o sobre la etiqueta predeterminada.A mailbox item moved from one folder to another inherits any tags applied to the folder to which it's moved. If an item is moved to a folder that doesn't have a tag assigned, the DPT is applied to it. If the item has a tag explicitly assigned to it, the tag always takes precedence over any folder-level tags or the default tag.

Aplicar una etiqueta de retención a una carpeta del archivoApplying a retention tag to a folder in the archive

Cuando el usuario aplica una etiqueta personal a una carpeta del archivo, si existe una carpeta con el mismo nombre en el buzón principal y tiene una etiqueta diferente, la etiqueta de dicha carpeta en el archivo cambiará para que coincida con la del buzón principal.When the user applies a personal tag to a folder in the archive, if a folder with the same name exists in the primary mailbox and has a different tag, the tag on that folder in the archive changes to match the one in the primary mailbox. Esto es así por diseño para evitar confusiones sobre los elementos de una carpeta del archivo que tienen un comportamiento de expiración diferente al de la misma carpeta en el buzón de correo principal del usuario.This is by design to avoid any confusion about items in a folder in the archive having a different expiry behavior than the same folder in the user's primary mailbox. Por ejemplo, el usuario tiene una carpeta denominada proyecto Contoso en el buzón principal con una etiqueta eliminar-3 años y una carpeta de Project de Contoso también existe en el buzón de archivo.For example, the user has a folder named Project Contoso in the primary mailbox with a Delete - 3 years tag and a Project Contoso folder also exists in the archive mailbox. Si el usuario aplica una etiqueta personal Delete-1 year para eliminar los elementos de la carpeta después de un año.If the user applies a Delete - 1 year personal tag to delete items in the folder after 1 year. Cuando se vuelve a procesar el buzón de correo, la carpeta vuelve a la etiqueta Delete-years Delete-years.When the mailbox is processed again, the folder reverts to the Delete - 3 Years tag.

Quitar o eliminar una etiqueta de retención de una directiva de retenciónRemoving or deleting a retention tag from a retention policy

Cuando se elimina una etiqueta de retención de la directiva de retención aplicada al buzón de correo, la etiqueta deja de estar disponible para el usuario y no se podrá aplicar a los elementos en el buzón de correo.When a retention tag is removed from the retention policy applied to a mailbox, the tag is no longer available to the user and can't be applied to items in the mailbox.

Los elementos existentes que han sido marcados con la etiqueta continúan siendo procesados por el Asistente para carpeta administrada en función de esas configuraciones y se aplica cualquier acción de retención especificada en la etiqueta sobre esos mensajes.Existing items that have been stamped with that tag continue to be processed by the Managed Folder Assistant based on those settings and any retention action specified in the tag is applied to those messages.

No obstante, si se elimina la etiqueta, se quita la definición de la etiqueta guardada en Active Directory. Esto hace que el asistente para carpetas administradas procese todos los elementos de un buzón y vuelva a estampar los elementos que tienen aplicada la etiqueta eliminada. Según la cantidad de buzones y mensajes, este proceso puede consumir recursos de manera significativa en todos los servidores de buzones de correo que contienen buzones con directivas de retención que incluyen la etiqueta eliminada.However, if you delete the tag, the tag definition stored in Active Directory is removed. This causes the Managed Folder Assistant to process all items in a mailbox and restamp the ones that have the removed tag applied. Depending on the number of mailboxes and messages, this process may significantly consume resources on all Mailbox servers that contain mailboxes with retention policies that include the removed tag.

Importante

Si se elimina una etiqueta de retención de una directiva de retención, cualquiera de los elementos existentes en el buzón de correo con la etiqueta aplicada expirarán en función de la configuración de la etiqueta. Para evitar que se aplique la configuración de la etiqueta a cualquier elemento, se debe eliminar la etiqueta. Al eliminar la etiqueta se quita de cualquier directiva de retención donde esté incluida.If a retention tag is removed from a retention policy, any existing mailbox items with the tag applied will continue to expire based on the tag's settings. To prevent the tag's settings from being applied to any items, you should delete the tag. Deleting a tag removes it from any retention policies where it's included.

Deshabilitar una etiqueta de retenciónDisabling a retention tag

Si deshabilita una etiqueta de retención, el Asistente para carpetas administradas ignora los elementos que tienen esa etiqueta aplicada. A los elementos que tienen una etiqueta de retención que tiene la retención deshabilitada nunca se los mueve ni se los elimina, según la acción de retención especificada. Debido a que estos elementos todavía se consideran elementos etiquetados, la DPT no se aplica a estos elementos. Por ejemplo, si desea solucionar la configuración de las etiquetas de retención, puede deshabilitar temporalmente una etiqueta de retención para que el Asistente para carpeta administrada deje de procesar mensajes con esa etiqueta.If you disable a retention tag, the Managed Folder Assistant ignores items that have that tag applied. Items that have a retention tag for which retention is disabled are either never moved or never deleted, depending on the specified retention action. Because these items are still considered tagged items, the DPT doesn't apply to them. For example, if you want to troubleshoot retention tag settings, you can temporarily disable a retention tag to stop the Managed Folder Assistant from processing messages with that tag.

Nota

El usuario verá el período de retención de una etiqueta de retención deshabilitada como Nunca. En caso de que un usuario coloque una etiqueta en un elemento al creer que nunca se lo eliminará, habilitar la etiqueta posteriormente puede causar una eliminación no intencional de elementos que el usuario no quería eliminar. Lo mismo sucede con las etiquetas que tienen la acción Mover a archivo.The retention period for a disabled retention tag is displayed to the user as Never. If a user tags an item believing it will never be deleted, enabling the tag later may result in unintentional deletion of items the user didn't want to delete. The same is true for tags with the Move to archive action.

Suspensión de la retenciónRetention hold

Si los usuarios no se encuentran trabajando temporalmente y no tienen acceso a su correo electrónico, se puede aplicar la configuración de retención a mensajes nuevos antes de volver al trabajo o tener acceso al correo electrónico. Según la directiva de retención, los mensajes pueden ser eliminados o movidos al archivo personal del usuario. Es posible hacer que las directivas de retención dejen de procesar un buzón de correo por un período determinado si se coloca el buzón de correo en la suspensión de la retención. Si se coloca un buzón de correo en la suspensión de la retención, también, es posible especificar un comentario de retención que informa al usuario del buzón de correo (o a otro usuario autorizado para tener acceso al buzón) sobre el estado de retención, incluso, cuando el estado de retención se programe para comenzar y finalizar. Los comentarios de retención se muestran en clientes compatibles con Outlook. También, es posible localizar el comentario de suspensión de retención en el idioma preferido por el usuario.When users are temporarily away from work and don't have access to their email, retention settings can be applied to new messages before they return to work or access their email. Depending on the retention policy, messages may be deleted or moved to the user's personal archive. You can temporarily suspend retention policies from processing a mailbox for a specified period by placing the mailbox on retention hold. When you place a mailbox on retention hold, you can also specify a retention comment that informs the mailbox user (or another user authorized to access the mailbox) about the retention hold, including when the hold is scheduled to begin and end. Retention comments are displayed in supported Outlook clients. You can also localize the retention hold comment in the user's preferred language.

Nota

Colocar el buzón de correo en la suspensión de la retención no afecta la manera en que se procesan las cuotas de almacenamiento del buzón de correo. Según el uso del buzón de correo y las cuotas de buzón aplicables, considere temporalmente aumentar la cuota de almacenamiento de buzón para usuarios cuando se encuentran de vacaciones o no tienen acceso al correo electrónico por un tiempo prolongado. Para obtener más información sobre las cuotas de almacenamiento de buzones de correo, consulte Configurar cuotas de almacenamiento para un buzón.Placing a mailbox on retention hold doesn't affect how mailbox storage quotas are processed. Depending on the mailbox usage and applicable mailbox quotas, consider temporarily increasing the mailbox storage quota for users when they're on vacation or don't have access to email for an extended period. For more information about mailbox storage quotas, see Configure storage quotas for a mailbox.

Los usuarios pueden acumular una gran cantidad de correos electrónicos durante largas ausencias del trabajo. Según el volumen de correo electrónico y el tiempo de ausencia, estos usuarios pueden pasar varias semanas clasificando los mensajes. En estos casos, considere el tiempo adicional que les puede llevar a los usuarios ponerse al día con los correos antes de eliminarlos de la suspensión de la retención.During long absences from work, users may accrue a large amount of email. Depending on the volume of email and the length of absence, it may take these users several weeks to sort through their messages. In these cases, consider the additional time it may take the users to catch up on their mail before removing them from retention hold.

Si la organización nunca ha implementado MRM o si los usuarios no se encuentran familiarizados con sus características, también, puede usar suspensiones de retenciones durante la fase inicial preparación y entrenamiento de la implementación de MRM. Puede crear e implementar directivas de retención y entrenar a los usuarios acerca de las directivas sin el riesgo de que se muevan o eliminen los elementos antes de que los usuarios puedan etiquetarlos. Unos pocos días antes de que finalice el período de preparación y entrenamiento, debe recordarles a los usuarios acerca del plazo final de la preparación. Después de que finalice el plazo, puede quitar la suspensión de la retención de los buzones de los usuarios, lo que permite que el asistente para carpetas administradas procese los elementos del buzón y aplique la acción de retención especificada.If your organization has never implemented MRM, and your users aren't familiar with its features, you can also use retention holds during the initial warm up and training phase of your MRM deployment. You can create and deploy retention policies and educate users about the policies without the risk of having items moved or deleted before users can tag them. A few days before the warm up and training period ends, you should remind users of the warm-up deadline. After the deadline, you can remove the retention hold from user mailboxes, allowing the Managed Folder Assistant to process mailbox items and take the specified retention action.

Para obtener información detallada acerca de cómo colocar un buzón de correo en suspensión de retención, vea Place a Mailbox on Retention Hold.For details about how to place a mailbox on retention hold, see Place a Mailbox on Retention Hold.