Crear una estrategia de administración de cambios para Microsoft Teams

• Se aplica a:

  Microsoft Teams

Contar con una estrategia de gestión de cambios para la concientización y adopción de nuevas tecnologías es fundamental para el lanzamiento exitoso de cualquier nueva tecnología en una organización. La correcta finalización de este esfuerzo garantizará la adopción y la satisfacción de los usuarios con respecto a la nueva experiencia. Los pasos que se identifican a continuación se pueden alterar en función del tamaño de su organización, pero sirven para garantizar un nivel de comunicación sostenido con las partes interesadas, los expertos, los administradores de TI y los usuarios, un elemento clave para el éxito del cambio.

Procedimientos recomendados para la administración de los cambios de Teams:

1. Identificar las partes interesadas clave, los expertos y los perfiles de usuario.

2. Identificar y seleccionar los escenarios empresariales.

3. Dirigir un proyecto piloto que incluya usuarios profesionales, expertos y profesionales de TI.

4. Diseñar, lanzar y administrar la campaña de adopción. Para empezar, descargue nuestro Kit para el éxito del cliente. Una buena campaña de adopción incluye:

   a. Material de reconocimiento interno, como pósteres, señalización digital y eventos

   b. Información de autoayuda y formación en una única ubicación

   c. Un mecanismo definido para facilitar los comentarios

   d. Medidas predefinidas del éxito (adopción de soluciones, vistas de materiales clave, asistencia a cursos)

5. Crear un programa para expertos junto a su implementación de servicios

6. Brindar un método de envío de comentarios estándar

7. Medir y compartir el éxito

8. Ajuste los mensajes y los métodos en función de los comentarios, repita.

Identificar las partes interesadas clave, los expertos y los perfiles de usuario

La primera regla para que la adopción se realice correctamente es crear un equipo dinámico compuesto por las partes interesadas clave y las personas adecuadas que puedan impulsar y operar cambios en los demás. Una estrategia de adopción exitosa comienza con un equipo de individuos comprometidos que representen una sección transversal de la organización. Los roles de las partes interesadas clave incluyen un patrocinador ejecutivo, propietarios de servicios, profesionales de TI y expertos.

Icono	Descripción
	Los patrocinadores ejecutivos son líderes clave dentro de la organización y su participación es esencial para impulsar la adopción de los empleados. Tienen la mayor influencia en la cultura de la empresa y pueden comunicar activamente el valor y los beneficios de una nueva tecnología y forma.
	Los Propietarios de servicios son responsables de garantizar que las personas usen el servicio y obtengan valor de él. Configurar los Propietarios de servicio dentro de su organización es importante para garantizar que se cumplan los objetivos empresariales establecidos para Microsoft 365 o Office 365.
	Ganar la compra de todos los usuarios de una organización es un reto. Los expertos pueden ayudar a aliviar este reto y desempeñar un papel importante en la adopción de Microsoft 365 o Office 365. Tienen conocimientos, están comprometidos a mejorar su experiencia y están dispuestos a proporcionar asistencia y coaching para compañeros. Ayudan a traducir Microsoft 365 o Office 365 a la realidad de su departamento o equipo.

Recomendamos una reunión periódica de estas partes interesadas para mantenerlas actualizadas sobre el progreso del programa. Iniciar un "consejo de colaboración" para permitir la retroalimentación y la discusión puede ser una herramienta útil en función de su cultura corporativa.

Propina

Esas personas que pueden ser los mayores obstáculos para cambiar pueden convertirse en sus mejores aliados en una implementación de este tipo. Le recomendamos que interactúe con estos miembros de su organización de forma anticipada y a menudo para escuchar sus inquietudes y problemas. A menudo, tienen comentarios valiosos que harán que su campaña tenga más éxito.

Perfiles de usuarios

Es igualmente importante comprender los tipos de usuarios de su entorno. ¿Tiene usuarios que son principalmente móviles? ¿Algunos que se encuentran en reuniones constantes o realizan presentaciones? ¿Sabe cuál de los usuarios tiene más dificultades con las soluciones de colaboración existentes? Segmentar la comunidad de usuarios puede ayudarle a encontrar los grupos más abiertos a los cambios. A menudo son los mejores objetivos para los primeros pilotos empresariales y sus comentarios son extremadamente valiosos.

Comprender el día a día de los usuarios le ayudará a dar prioridad a los resultados empresariales, diseñar metas de adopción adecuadas para su implementación y mantener el uso a lo largo del tiempo.

Expertos

Identificar a las personas que pueden convertirse en los expertos de colaboración le proporciona un equipo de soporte extendido para su implementación. Cree una comunidad proporcionándole información anticipada y comentarios sobre sus planes. Cualquier inversión que realices en esta comunidad ya sea tiempo, atención o recompensas será devuelta a tu implementación a través de su apoyo y evangelismo.

Para aprender a crear un programa de expertos, consiga Crear un programa para expertos.

Identificar y seleccionar los escenarios empresariales

Una vez que haya identificado las partes interesadas clave y los segmentos de usuarios, le será mucho más fácil identificar los escenarios empresariales. He aquí algunos ejemplos de resultados empresariales:

• Simplificar el proceso de ventas

• Acelerar la resolución de los problemas de los clientes

• Aumentar la interacción con los empleados

• Acortar los ciclos de desarrollo de los productos

¿Sus vendedores tienen dificultades para coordinar la entrega de una experiencia genial? ¿Necesita tener una mejor coordinación para ofrecer su producto o servicio? ¿Qué ocurre con las experiencias relacionadas con Recursos Humanos que tienen sus empleados? Cada organización tiene sus propias prioridades. Recomendamos seleccionar no más de tres para abordar en los pilotos iniciales, incluidos los usuarios y los profesionales empresariales de esas organizaciones específicas.

También es aconsejable tener en cuenta a los usuarios que están integrados en estos escenarios. ¿Están abiertos al cambio? ¿Son usuarios móviles o dentro de la empresa? ¿Qué tan cerca se encuentran de los patrocinadores ejecutivos y los expertos que los apoyarán? ¿Tienen alguna comunidad y medios de comunicación existentes que pueden usar para convencer sobre este cambio?

Los proyectos tecnológicos se desafian cuando se presta poca o ninguna atención a los requisitos de gestión de cambios humanos. Siguiendo estas recomendaciones, mejorarás tus posibilidades de éxito.

Diseñar, lanzar y gestionar la campaña de adopción

Tanto para los pilotos iniciales como para la eventual implementación en toda la empresa, las comunicaciones internas deben ser una prioridad. Entre ellos se incluyen:

• Material de concientización interno, como posters, carteles digitales y eventos.

• Incorporación de información de autoayuda y formación en una única ubicación.

Para sus fases piloto, estos son los pasos mínimos para alcanzar el éxito:

• Tener reuniones programadas de forma regular con las partes interesadas de sus proyectos para hablar sobre las actualizaciones.

• Escoger un método de envío de comentarios para recopilar información de las personas que participan en el piloto. Las empresas más pequeñas pueden utilizar un canal público dentro de Teams para permitir a los usuarios unirse y proporcionar comentarios. En organizaciones grandes, considere la posibilidad de crear una comunidad Viva Engage para proporcionar soporte técnico al producto.

• Proporcione documentación de autoayuda que incluya vídeos del producto.

• Convoque una reunión inicial con los usuarios piloto para motivarlos con respecto a su participación. No subestime el sentimiento de comunidad que se genera a través del entusiasmo.

Una vez que haya trabajado en las fases piloto iniciales, los pasos anteriores se pueden expandir para llegar a toda la organización. Dependiendo de su tamaño, esto puede llevar tiempo y abordarse en fases por región, perfil de usuario u organización. Dentro de esta implementación a mayor escala, resulta extremadamente útil aprovechar el talento profesional de los comunicadores de su organización. Recomendamos que estas personas participen de forma anticipada y a menudo a medida que use los materiales de adopción disponibles o diseñe los suyos propios.

Si su empresa tiene un portal central de intranet para noticias, información o soporte, puede usarlo como centro de información sobre esta implementación. Proporcionar información de autoayuda, aprendizaje y orientación escrita de amplia disponibilidad permitirá a los usuarios incorporarse rápidamente al producto. Muchos usuarios simplemente tendrán que entrar una vez que esté disponible y se recomienda hacerlo. También sabemos que cada individuo aprende de diferentes maneras, por lo que tener un portal de información central admitirá todos los estilos de aprendizaje dentro de su organización.

Al igual que con cualquier campaña de comunicación & adopción, usted querrá identificar sus medidas de éxito por adelantado. Considere medidas como:

• Usuarios activos en el producto

• Visualizaciones de las páginas web de información

• Preguntas en la comunidad de usuarios

• Visualizaciones de los vídeos de formación

• Asistencia en los eventos de aprendizaje

Medir y compartir el éxito

En su equipo de proyecto debe haber administradores de TI de su organización. Estas personas tendrán acceso a los informes de uso de Microsoft 365 o Office 365 Microsoft Teams que están integrados en la experiencia de Centro de administración de Microsoft 365. Esta información muestra el uso que se hace de Microsoft Teams en su empresa. También recomendamos recopilar comentarios directamente de los usuarios en relación con su experiencia de Teams y otras ideas que puedan tener sobre su uso. Compartir estos ejemplos reales de su propia empresa es muy valioso para lograr un cambio sostenido a largo plazo en su comunidad de usuarios.

Obtenga más información sobre los informes de uso de Microsoft Teams en la Centro de administración de Microsoft 365 informes de uso de Microsoft Teams en la Centro de administración de Microsoft 365.

Propina

Use su equipo público o Viva Engage comunidad para recopilar información de uso. Compártala con la etiqueta #TeamsStories para poder recuperarla con facilidad. Comparta una historia de #TeamsStory al mes en su intranet para resaltar qué empleados están adoptando el cambio para lograr aumentar la productividad y la colaboración en su entorno.

Adopción continua

Impulsar cambios en una organización no es un hecho puntual, sino una actividad continua. La reunión de puesta en marcha es solo el principio del proceso de facilitación de los recursos que necesitan las personas para colaborar con mayor eficacia. Es importante planear momentos en este viaje que resalten sus éxitos, introduzcan nuevas características y se conecten con su estrategia general de servicio de Microsoft 365 o Office 365, que elaborará su departamento de TI. Asegúrese de que sus usuarios están involucrados en el proyecto y no desbordados para reducir los signos de fatiga frente al cambio y apoyarles a la hora de dejar atrás antiguos hábitos, como el envío de datos adjuntos por correo electrónico, para adoptar algo nuevo, como el almacenamiento de documentos en la nube.

Comparta sus preguntas sobre la adopción del servicio de Teams y Microsoft 365 o Office 365 en la comunidad Impulsor de la adopción en el sitio Microsoft Technical Community. Estamos siempre deseando conocer su opinión y ayudarle en su proceso de adopción.