Reuniones y conferencias en Microsoft Teams

Ha completado la Introducción. Ha implementado Teams con chat, equipos, canales y aplicaciones en toda la organización. Ahora está listo para agregar la carga de trabajo de reuniones, incluyendo audioconferencias, vídeo y uso compartido. Este artículo le informará detenidamente de la implementación de las reuniones y las conferencias de audio. Para empezar, vea el vídeo sobre reuniones, conferencias y dispositivos en Teams (3:28 minutos):

Para obtener más información sobre la experiencia de reuniones para los usuarios, consulte Reuniones y llamadas.

Nuevo en abril de 2020: los organizadores de reuniones pueden finalizar una reunión para todos los participantes de la reunión en Teams al hacer clic en Finalizar reunión en los controles de reunión dentro de la reunión.

Nuevo en noviembre de 2019: ahora puede usar el Asesor de Teams (versión preliminar) para que le ayude a implementar Microsoft Teams. El Asesor de Teams (vista previa) le guiará en la implementación de Teams, incluidas las reuniones y las conferencias. Evalúa el entorno de Office 365 e identifica las configuraciones más comunes que puede necesitar actualizar o modificar antes de poder implementar correctamente las reuniones y conferencias en Teams.

Decisiones sobre la implementación de reuniones y conferencias

Teams proporciona una experiencia excelente para su organización y la configuración predeterminada parece funcionar para la mayoría de organizaciones. Este artículo le ayudará a decidir si cambiar alguna opción de la configuración predeterminada, en función del perfil y los requisitos empresariales de su organización, después, le guiará con cada cambio. Hemos dividido las opciones en dos grupos, comenzando por el conjunto principal de cambios que es más probable que realice. El segundo grupo incluye las opciones adicionales que puede que quiera configurar, según las necesidades de su organización.

Requisitos previos de reuniones y conferencias

Antes de continuar con la implementación de reuniones en toda la organización, tómese un tiempo para revisar y confirmar que el entorno está listo para proporcionar la mejor experiencia posible a los usuarios. Revise la información siguiente y realice los cambios necesarios en su entorno.

Para obtener la mejor experiencia en Teams, su organización debe haber implementado Exchange Online y SharePoint Online, y debe tener un dominio verificado para O365 (por ejemplo, contoso.com).

Para implementar las reuniones en toda la organización, asegúrese de que todas las ubicaciones tienen acceso a internet para conectarse a los servicios de Office 365. Como mínimo, debería asegurarse de que los siguientes puertos comunes están abiertos a Internet en todas las ubicaciones de usuarios:

• Puertos TCP 80 y 443 salientes de los clientes que usarán Teams.
• Puertos UDP de 3478 a 3481 salientes de los clientes que usarán Teams.

Decisiones de implementación principales

Estas son las opciones que la mayoría de organizaciones cambia (si la configuración predeterminada de Teams no sirve para la organización).

Administradores de Teams

Teams ofrece un conjunto de roles de administrador personalizados que pueden usarse para administrar Teams en su organización. Los roles proporcionan distintas funciones a los administradores.

Configuración de reuniones

La configuración de las reuniones se usa para controlar si los usuarios anónimos pueden unirse a reuniones de Teams, configurar las invitaciones a reuniones y, si quiere activar la Calidad de servicio (QoS), establecer los puertos para el tráfico en tiempo real. Esta configuración se usará para todas las reuniones de Teams que los usuarios programen en su organización.

Directivas de reunión

Las directivas de reunión se usan para controlar qué características están disponibles para los usuarios al unirse a reuniones de Teams. Puede usar la directiva predeterminada o crear una nueva o más directivas de reunión personalizadas para los miembros que creen reuniones en su organización. Para más información, consulte el tutorial de Reuniones en Microsoft Teams.

Audioconferencia

La audioconferencia ofrece a las organizaciones puntos de entrada adicionales a cualquier reunión (puntual o programada) permitiendo a los participantes de la reunión unirse a través de la red telefónica conmutada (RTC) llamando con un teléfono fijo tradicional, una central de conmutación (PBX) o un teléfono móvil.

Cuando esté listo para implementar las audioconferencias, consulte la guía en profundidad sobre la Implementación de audioconferencias.

Sala de reuniones y dispositivos personales.

Para obtener una experiencia óptima de reunión en Teams, considere el uso de dispositivos de Teams como cámaras, auriculares, teléfonos y sistemas de sala. Para obtener más información, consulte dispositivos de Teams para comunicaciones inteligentes.

Informes

Use los informes de actividad para ver cómo los usuarios de su organización usan Teams. Por ejemplo, si algunos aún no utilizan Teams, puede que no sepan cómo empezar o no entiendan cómo pueden usar Teams para ser más productivos y mejorar la colaboración. Su organización puede usar los informes de actividad para decidir dónde debe dar prioridad a los esfuerzos de aprendizaje y comunicación.

Decisiones de implementación adicionales

Puede que le interese cambiar esta configuración en función de las necesidades y la configuración de su organización.

Planeamiento del ancho de banda

El planeamiento de ancho de banda permite a las organizaciones estimar el ancho de banda que necesitarán para dar soporte a las reuniones en sus redes de área extensa y vínculos de internet, de esta manera pueden confirmar que la red está preparada correctamente para admitir un servicio de reuniones escalado.

Grabación y archivado de reuniones

Los usuarios pueden grabar sus reuniones y llamadas de grupo para capturar el vídeo, el audio y la actividad de pantalla compartida. También hay una opción para que las grabaciones tengan una transcripción automática, para que los usuarios puedan reproducir grabaciones de reunión con subtítulos y buscar elementos de discusión importantes en la transcripción. La grabación se produce en la nube y se guarda en Microsoft Stream, para que los usuarios puedan compartirla de forma segura en su organización. Para buscar la grabación de una reunión, vaya a la conversación de la reunión.

Para obtener más información, consulte Grabación de reuniones en la nube de Teams.

Directivas de eventos en directo

Las directivas de eventos en directo de Teams se usan para administrar la configuración de eventos para los grupos de usuarios. Puede usar la directiva predeterminada o crear otras directivas que se pueden asignar a los usuarios que llevan a cabo eventos en directo en su organización.

Implementación de sistemas de sala de conferencias

Las organizaciones con muchas salas de conferencias pueden considerar un enfoque estructurado para realizar un inventario de las salas, identificar los dispositivos apropiados y, después, implementarlos.

Interoperabilidad de vídeos en la nube

La interoperabilidad de vídeos en la nube permite que los dispositivos de salas de reuniones de terceros puedan unirse a reuniones de Teams.

La teleconferencia de vídeo con colaboración de contenido le ayudará a sacar el máximo partido de las reuniones. Sin embargo, es caro actualizar los sistemas y dispositivos de sala de reuniones. La interoperabilidad de vídeos en la nube para Teams funciona con sistemas de terceros y ofrece una experiencia de reunión nativa para todos los participantes, tanto en salas de reuniones como en clientes de Teams.

Implementación de dispositivos personales

Al planear una mayor implementación de dispositivos personales para dar soporte a las implementaciones de voz o de reuniones, considere el uso de un proceso reiterativo de implementación sitio por sitio que ofrezca resultados de calidad.

Solucionar problemas de calidad de las reuniones y llamadas

Teams ofrece dos formas para supervisar y solucionar problemas de calidad de llamadas: Análisis de llamadas y Panel de calidad de llamadas Análisis de llamadas muestra información detallada sobre dispositivos, redes y conectividad relacionada con llamadas concretas y reuniones de cada usuario. Análisis de llamadas está diseñado para ayudar a los administradores y agentes de soporte técnico a solucionar problemas de calidad de llamada con llamadas específicas, mientras que el Panel de calidad de llamadas está diseñado para ayudar a los administradores y los ingenieros de red a optimizar una red. El panel de calidad de llamada cambia el enfoque de usuarios específicos y, en su lugar, analiza la información global de toda la organización de Teams.

Operar el servicio de reuniones

Es importante que comprenda el estado general del servicio de Teams para que pueda avisar proactivamente a otros usuarios de la organización sobre cualquier evento que afecte al servicio. Los artículos Operar mi servicio proporcionan instrucciones detalladas para las operaciones de servicio.

Pasos siguientes

• Impulsar la adopción de reuniones y conferencias en toda la organización.
• Agregar audioconferencia
• Implementar voz en la nube
• Incluya aplicaciones destacadas, como Planner, en la implementación inicial de Teams. Agregue otras aplicaciones, bots y conectores a medida que fomenta el uso de Teams.