Procedimientos recomendados para participantes de la reunión de Teams

• Se aplica a:

  Microsoft Teams

Comparta estos procedimientos recomendados con los usuarios para ayudarles a aprovechar al máximo sus reuniones.

Organizador y moderadores de la reunión

Los organizadores y moderadores de la reunión establecen el tono de una reunión y pueden influir significativamente en la experiencia tanto de los participantes remotos como de la sala. Siguiendo estos procedimientos recomendados, harán reuniones más inclusivas y mejorarán el uso compartido de información entre todos los destinatarios.

Tareas	Notas
Preparación de la sala
Elegir un espacio habilitado para Salas de Teams	Salas de Teams espacios configurados con esta o soluciones similares ofrecen a los participantes la mejor experiencia de reunión de Teams.
Activar la cámara de la sala	Active la cámara en la sala para que los participantes remotos puedan ver quién está hablando y sentirse más conectado con los que están en la sala. Los participantes remotos pueden sentirse más aislados si no pueden ver a los miembros del equipo.
Mostrar la fila frontal en la pantalla de la sala	Activa la pantalla de la primera fila de las cámaras de los participantes remotos. Front Row muestra de forma destacada las cámaras de los participantes remotos en la pantalla de la sala, dándoles la misma presencia en la sala con los participantes dentro de la sala.
Preparación de la reunión
Designar un asistente en la habitación	Una asistente en la sala puede ayudar a los organizadores y moderadores remotos a configurar la sala para la reunión, ayudar con los problemas que puedan surgir durante la reunión y garantizar que los participantes remotos tengan la misma oportunidad de participar en las discusiones de la reunión.
Designar un chat y un monitor de reacciones	Un monitor de reunión puede ayudar a los organizadores y moderadores a centrarse en el contenido al recopilar o responder preguntas en el chat y ver a los participantes que usan la reacción de "levantar la mano".
Tareas en la reunión
Bienvenido en la sala y participantes remotos	Haga un punto para dar la bienvenida tanto a los participantes remotos como a los que están en la sala, y establezca directrices sobre cómo continuará la reunión, para ayudar a garantizar que los participantes no hablen entre sí ni que se pasen por alto durante los debates.
Fomentar el uso de cámaras en la sala y de participantes remotos	El uso de las cámaras de los participantes ayuda a todos los participantes a ver quién está hablando. Esto es especialmente importante para los participantes dentro de la sala porque los participantes remotos pueden tener dificultades para ver quién está hablando si una cámara de la sala está demasiado lejos o desactivada.
Animar a los participantes remotos y a la sala a usar el chat de la reunión	El uso del chat de la reunión ayuda a garantizar que todos los participantes puedan seguir las conversaciones y preguntas paralelas durante la reunión.
Fomentar el uso de la "levantar la mano" y otras reacciones	El uso de la "levantar la mano" y otras reacciones de los participantes remotos y en la sala ayuda a garantizar que todos los participantes tengan la misma oportunidad de agregar a las discusiones.
Esté atento y responda a la reacción de "levantar la mano"	Los moderadores y organizadores, o monitores de reuniones, necesitan buscar "levantar la mano" y otras reacciones para que sean útiles. Compruebe si hay reacciones periódicamente durante toda la reunión.
Realizar registros periódicos de calidad de llamadas	Compruebe periódicamente con los participantes remotos para asegurarse de que el audio y el vídeo de las llamadas y el contenido de la reunión, como los lados de PowerPoint, no tienen ruido ni artefactos.
Tareas posteriores a la reunión
Solicitar comentarios posteriores a la reunión de los participantes	Pida a los participantes que envíen comentarios sobre lo que ha ido bien con la reunión y cómo se puede mejorar. Pregunte cómo se podría mejorar la interacción entre participantes remotos y dentro de la sala.
Revisar el chat de la reunión y realizar un seguimiento con los participantes	Asegúrese de comprobar el chat de la reunión para responder a las preguntas pendientes o agregar su opinión a las discusiones paralelas.
Revisar los comentarios posteriores a la reunión	Cree un plan para revisar los comentarios de la reunión y debatir con los participantes, departamentos de TI o audiovisuales, entre otros, para mejorar las experiencias futuras de la reunión.

Participantes remotos

Los usuarios remotos deben ser tratados como participantes iguales en las reuniones para que puedan contribuir a las discusiones de forma significativa. Los procedimientos recomendados que pueden aplicar antes y durante la reunión pueden aumentar significativamente su impacto.

Tareas	Notas
Configurar un espacio de reunión
Encontrar una habitación tranquila con puerta	Trabajar desde casa puede significar distracciones. Intenta encontrar un espacio tranquilo sin distracciones como mascotas u otros miembros del hogar. Si no encuentra un espacio con una puerta, informe a los demás de que está en una reunión y necesita un tiempo de tranquilidad.
Usar una cámara de buena calidad	Una cámara de buena calidad no solo puede dar una imagen nítida y profesional, sino también mejorar significativamente la iluminación si estás en un espacio más oscuro. Coloca la cámara por encima de la línea de ojos para evitar ángulos desinflados.
Usar un micrófono o unos auriculares de buena calidad	La mayoría de las cámaras externas tienen un micrófono de buena calidad y, cuando se combinan con la supresión de ruido de Teams, captura su voz alta y clara. Sin embargo, en algunos entornos altos, como una cafetería, los auriculares pueden tener más sentido, especialmente si tiene dificultades para escuchar la reunión.
Comprobar la iluminación	Abre las persianas y enciende una luz para ayudar a la cámara a retomar la imagen. Para evitar sombras en la cara, siéntate frente a una ventana, compra una luz de anillo o apunta con una luz a una pared delante de ti. Apuntar la luz hacia la pared proporcionará una iluminación que no es tan dura como la iluminación directa.
Comprobar qué hay detrás de ti o usar fondos	Recuerda que la cámara capturará no solo a ti, sino a lo que hay detrás de ti. Si tiene una sala desordenada o tiene información confidencial que no desea compartir, use fondos de reunión de Teams o fondos borrosos. Puede activarlas y comprobar su fondo antes de unirse a una reunión.
Silenciar a los asistentes particulares	Siempre es una buena idea quitar o silenciar la página principal asistente dispositivos antes de unirse a una reunión. Aunque los fabricantes dicen que estos dispositivos no escuchan todo el tiempo, podrías usar accidentalmente la "palabra de activación" y hacer que el dispositivo capture parte de la conversación.
Tareas en la reunión
Activar la cámara	Deja que la gente te vea. Active la cámara para que las personas puedan verle cuando está hablando y para que puedan ver sus reacciones y expresiones.
Supervisar y participar en el chat	Use el chat de la reunión para participar en discusiones paralelas o para plantear preguntas si el organizador de la reunión o el monitor los reúne para el moderador.
Usar "levantar la mano" y otras reacciones	Si tienes una pregunta o añades a la discusión en la llamada, usa la reacción de "levantar la mano". Esto notifica al organizador o al moderador que alguien quiere hablar.
Participar en discusiones	Tanto si usa el chat de la reunión como la reacción de "levantar la mano", asegúrese de participar. Los participantes remotos tienen la misma palabra en los debates de la reunión y deben tener la oportunidad de contribuir a ellos.
Informar de problemas de calidad de llamadas	Si tiene problemas para oír la reunión, si no puede ver el vídeo de la sala o si no puede ver el material que se presenta, informe al organizador o al moderador. Use la reacción de "levantar la mano", envíe un mensaje en el chat o interrumpa la discusión para concienciarles.
Tareas posteriores a la reunión
Enviar comentarios al organizador	Informe al organizador de cómo le ha ido la reunión. Es importante informarles de cualquier problema que haya encontrado para que puedan resolverse. Es posible que los organizadores y moderadores de la sala no sean conscientes de los problemas que experimentan los participantes remotos.

Participantes en la sala

Los participantes en la sala podrían sentir que es más natural discutir asuntos con los que están a su lado. Sin embargo, al aplicar estos procedimientos recomendados, pueden aumentar fácilmente el ámbito de sus discusiones para incluir a alguien que trabaja desde casa o en todo el país o la región.

Tareas	Notas
Preparación de la reunión
Unirse a la reunión desde el dispositivo	Únase a la reunión desde el dispositivo aunque esté en la sala. Unirse a la reunión le permite activar la cámara, usar reacciones y seguir el chat de la reunión.
Activar la cámara	Active la cámara para que los participantes remotos puedan saber más fácilmente quién está hablando. La activación de la cámara también le ayuda a establecer una mejor conexión cuando todos los usuarios pueden verlo cuando está hablando.
Mantener las fuentes de la cámara abiertas	Mantenga Teams abierto para poder ver las cámaras de los participantes remotos. Mantener abiertas las fuentes de la cámara te permite ver sus reacciones y el lenguaje corporal, y te ayuda a mantener una conexión con ellos.
Silenciar el micrófono y los altavoces	Teams debería silenciar automáticamente el micrófono y el micrófono cuando se una a una sala de Teams, pero vuelva a comprobarlo cuando se una. Silenciar el micrófono y los altavoces impide que se produzca eco de audio.
Tareas en la reunión
Esté atento a los participantes remotos	Recuerde que los participantes remotos pueden estar presentes en la reunión. Mantenga el ruido y las discusiones en la sala al mínimo, ya que pueden ahogar fácilmente al moderador. Altavoz claramente para que los participantes remotos puedan oírle. Dé oportunidades a los participantes remotos para contribuir a la discusión.
Supervisar y participar en el chat	En lugar de mantener conversaciones en el lado de la sala, agréguelas al chat de la reunión. De esta forma, todos los participantes de la reunión pueden unirse a la discusión y el ruido en la sala se mantiene al mínimo.
Atención a la reacción de "levantar la mano"	Informe al organizador o al moderador de si alguien está usando la reacción de "levantar la mano". Esto significa que tienen una pregunta o quieren contribuir a la discusión.
Usar reacciones para reaccionar al contenido y a las discusiones	Use reacciones para que todos puedan ver lo que siente sobre una presentación o una discusión. Es posible que otros estén de acuerdo con usted y se unan.
Tareas posteriores a la reunión
Enviar comentarios al organizador	Informe al organizador de cómo le ha ido la reunión. Es importante informarles de cualquier problema que haya encontrado para que puedan resolverse.

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