Crear una experiencia de reunión de Teams inclusiva para todos los participantes

• Se aplica a:

  Microsoft Teams

Las reuniones de Microsoft Teams son un lugar donde las personas se reúnen para intercambiar ideas y trabajar en problemas duros. En un momento en que los entornos del lugar de trabajo están experimentando cambios significativos, puede resultar difícil reunir a las personas y permitir reuniones efectivas. Esta solución muestra cómo puede unir Microsoft Teams, Salas de Teams dispositivos, diseño de sala, principios de reuniones y prácticas empresariales para crear un entorno de reunión inclusivo. Un entorno inclusivo permite la comunicación y la colaboración entre todos los destinatarios, independientemente de si están en la sala, son remotos o tienen una discapacidad.

Microsoft Teams es el centro del trabajo híbrido en Microsoft. Para ver cómo incorporar la mentalidad de trabajo híbrido en toda la organización con Teams, Microsoft 365, Azure y otros productos de Microsoft, visite el Centro de trabajo híbrido de Microsoft.

Este vídeo breve comparte la visión de Microsoft para reuniones híbridas con Salas de Teams. Muchas de las características, como la primera fila, están disponibles actualmente y se explican en esta solución.

Para obtener información sobre cómo preparar su infraestructura para admitir un entorno de trabajo híbrido, vea Configurar la infraestructura para el trabajo híbrido con Microsoft 365.

Antes de empezar a diseñar y configurar su experiencia de reunión de Teams, consulte Principios de reuniones híbridos de Teams. Use estos principios para crear un entorno de reunión inclusivo donde todos los participantes, independientemente de la presencia o la ubicación, puedan participar por igual.

Audiencias

Hay tres grupos diferentes de personas que necesitan realizar los pasos de esta solución. Para ver qué grupo debe realizar los pasos, busque los siguientes identificadores en los artículos siguientes:

Identificador	Responsabilidades del grupo
	El grupo visual de audio: Obtiene, configura y configura cámaras, altavoces, micrófonos y pantallas, en el espacio de reunión. Responde a las solicitudes de soporte técnico de los participantes de la reunión posteriores a la implementación.
	Grupo de instalaciones: Selecciona y, si es necesario, construye o modifica el espacio de reunión según las especificaciones determinadas en consulta con el grupo audiovisual. Obtiene y configura muebles como mesas, sillas, pizarras y pantallas de proyección. Ejecuta el cableado entre los diferentes componentes Salas de Teams e instala puertos de red y audio visuales. Instala puntos de alimentación para todos los componentes Salas de Teams.
	El grupo de profesionales de TI: Determina, en consulta con los responsables de empresa o departamento, el tipo de espacio de reunión para crear junto con sus requisitos funcionales. En consulta con el grupo audiovisual, selecciona y obtiene los componentes Salas de Teams que se usarán en el espacio de la reunión. Evangeliza teams y Salas de Teams características, principios y procedimientos recomendados. Configura Teams y Salas de Teams funciones y directivas. Administra y supervisa Teams y Salas de Teams estado después de la implementación.

En las siguientes secciones se describen los pasos clave de este escenario.

Paso 1: Familiarizarse con las características de reuniones de Teams

Este paso le ayudará a comprender qué características están disponibles en Teams para ayudar a que las reuniones sean más inclusivas y eficaces.

Paso 2: Evangelizar los procedimientos recomendados para la reunión

Las reuniones del pasado se celebraban normalmente en salas de conferencias con participantes remotos que llamaron periódicamente a través de un teléfono de conferencia. Las conversaciones estaban principalmente entre los que estaban en la sala con participantes remotos que escuchaban. Si las reuniones estuvieran en línea, el contenido podría compartirse con participantes remotos, pero los debates seguían estando fuertemente dominados por los que estaban en la sala. Había un desequilibrio importante entre los participantes remotos y los que se encontraban en la habitación.

La igualdad y la inclusividad en las reuniones significa garantizar que todos los participantes, independientemente de su ubicación o capacidad, puedan contribuir a las reuniones. Para ello, todos los participantes, ya sean organizadores, moderadores, remotos o en la sala, necesitan ser conscientes de cómo "vienen a la reunión" e interactúan con otros. En este paso se proporcionan procedimientos recomendados para cada uno de estos grupos para ayudarles a ser mejores participantes.

Paso 3: Diseñar o mejorar un espacio de reunión

Es posible que quiera crear un nuevo espacio de reunión o simplemente mejorar uno existente. Este paso le ayudará a diseñar un espacio de reunión que admita reuniones con aproximadamente 6-10 participantes en la sala y cualquier número de participantes remotos. Cosas como qué mobiliario es mejor y dónde debe colocarse para dar soporte a los participantes y los dispositivos que desea usar.

Paso 4: Seleccionar dispositivos para el espacio

Elegir los dispositivos adecuados para tu espacio puede ser un poco abrumador debido a las opciones disponibles. Este paso le guiará por el proceso de seleccionar los dispositivos adecuados para satisfacer las necesidades de su espacio y de los participantes.

Paso 5: Crear el espacio de reunión

Después de diseñar el espacio y seleccionar los dispositivos, es el momento de juntar todo. Este paso le ayuda a decidir dónde deben colocarse sus dispositivos y muebles para que usted y sus participantes disfruten de una excelente experiencia de reunión.

Paso 6: Configurar los dispositivos

Después de crear el espacio, debes configurar los dispositivos. Este paso le ayudará a configurar sus dispositivos y preparar su espacio para su primera reunión.

Paso 7: Administrar y supervisar el espacio y sus dispositivos

Después de configurar todo, debe configurar directivas sobre cómo deben usarse el espacio de reunión y sus dispositivos, y configurar la supervisión para que pueda estar al tanto del estado del dispositivo y de las experiencias de reunión. Este paso le ayudará a configurar las directivas de reuniones y dispositivos y le muestra cómo usar las herramientas de supervisión de Teams para supervisar la calidad de las llamadas.

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