Gestión de documentos en SharePoint ServerDocument management in SharePoint Server

Resumen: Obtenga información sobre los elementos de una solución de administración de documentos y la administración de documentos, planificación de proceso en SharePoint Server.Summary: Learn about the elements of a document management solution and the document management planning process in SharePoint Server.

Este artículo contiene una descripción general de los distintos elementos de una solución de administración de documentos basado en SharePoint Server.This article contains a high-level description of the various elements of a document management solution that is based on SharePoint Server.

La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos en su organización: cómo se crean, revisan y publican y, por último, cómo se eliminan o se conservan. Aunque el término "administración" implica que la información se controla desde la parte superior de la organización, un sistema de administración de documentos efectivo debe reflejar la cultura de la organización que lo utiliza. Las herramientas que use para la administración de documentos debe ser suficientemente flexible para permitirle un control exhaustivo del ciclo de vida de un documento, si eso encaja en la cultura y los objetivos de su organización, pero también para permitirle implementar un sistema estructurado menos rígido si eso se adapta mejor a su organización.Document management controls the life cycle of documents in your organization — how they are created, reviewed, and published, and how they are ultimately disposed of or retained. Although the term "management" implies that information is controlled from the top of the organization, an effective document management system should reflect the culture of the organization that uses it. The tools that you use for document management should be flexible enough to enable you to tightly control a document's life cycle, if that fits your enterprise's culture and goals, but also to let you implement a more loosely structured system, if that better suits your enterprise.

Los elementos de un sistema de administración de documentosThe elements of a document management system

Una solución de administración de documentos efectiva especifica lo siguiente:An effective document management solution specifies the following:

  • Qué tipos de documentos y otro contenido se pueden crear en una organización.What kinds of documents and other content can be created in an organization.

  • Qué plantilla se usa para cada tipo de documento.What template to use for each kind of document.

  • Qué metadatos se proporcionan para cada tipo de documento.What metadata to provide for each kind of document.

  • Dónde se almacena un documento en cada fase de su ciclo de vida.Where to store a document at each stage of its life cycle.

  • Cómo controlar el acceso a un documento en cada fase de su ciclo de vida.How to control access to a document at each stage of its life cycle.

  • Cómo mover documentos dentro de la organización a medida que los miembros del equipo contribuyen a la creación, revisión, aprobación, publicación y eliminación de los documentos.How to move documents within the organization as team members contribute to the documents' creation, review, approval, publication, and disposition.

SharePoint Foundation 2013 incluye características que implementan todos estos aspectos de la administración de documentos. SharePoint Server incluye las mismas características y también agrega lo siguiente:SharePoint Foundation 2013 includes features that implement all these aspects of document management. SharePoint Server includes the same features and also adds the following:

  • Qué políticas se aplican a los documentos para que las acciones relacionadas con los documentos se auditen, los documentos se conserven o eliminen correctamente y el contenido que es importante para la organización se proteja.What policies to apply to documents so that document-related actions are audited, documents are retained or disposed of appropriately, and content that is important to the organization is protected.

  • Cómo controlar los documentos como registros corporativos, que se deben conservar según los requisitos legales y las directrices corporativas.How to handle documents as corporate records, which must be retained according to legal requirements and corporate guidelines.

Para asegurarse de que los trabajadores de información pueden fácilmente aprovechar estas capacidades sin tener que salir de sus operaciones diarias y familiar de las herramientas, aplicaciones de Microsoft Office system, como Microsoft Outlook y Word, también se incluyen características compatibles con cada fase de ciclo de vida de un documento.To make sure that information workers can easily take advantage of these capabilities without having to depart from their day-to-day operations and familiar tools, applications in the Microsoft Office system — such as Microsoft Outlook and Word — also include features that support each stage in a document's life cycle.

El proceso de planeaciónThe planning process

El proceso de planeación de la administración de documentos consta de los siguientes pasos principales:The document management planning process consists of the following major steps:

  1. Identificar los roles de la administración de documentos Asegúrese de que sus planes incluyen los comentarios de las principales partes interesadas de su organización, de que cuenta con el mejor equipo para implementar la solución, y de que sabe quién participará en los procesos de administración de documentos.Identify document management roles Ensure that your plans incorporate the feedback of your organization's key stakeholders, you have the best team to implement the solution, and you know who will participate in document management processes.

  2. Uso de analizar documentos Después de identificar quién trabaja en los documentos, determinar los tipos de documentos que trabajan y la forma de usarlos. .Analyze document usage After you identify who works on documents, determine the kinds of documents that they work on and how they use them. .

  3. Planear la organización de documentos Puede organizar los documentos en colecciones de sitios, sitios y bibliotecas. SharePoint Server ofrece una gama de características para ayudar a organizar y almacenar documentos, desde sitios especializados en bibliotecas de documentos estructurados para la creación rápida de documentos y colaboración. Dentro de una biblioteca, además puede organizar el contenido en carpetas y subcarpetas.Plan the organization of documents You can organize documents in site collections, sites, and libraries. SharePoint Server offers a range of features to help organize and store documents, from specialized sites to loosely structured document libraries for quick document creation and collaboration. Within a library, you can additionally organize content into folders and subfolders.

  4. Planear cómo se mueve el contenido entre ubicaciones Podría ser necesario mover o copiar un documento de una biblioteca o un sitio a otro en distintas fases de su ciclo de vida.Plan how content moves between locations It might be necessary to move or copy a document from one site or library to another at different stages of its life cycle.

  5. Planear los tipos de contenido Usar tipos de contenido para organizar la información acerca de los documentos, como procesos de flujo de trabajo, plantillas de documento y metadatos. Esto es un paso importante para ayudarle a organizar sus documentos y reforzar la coherencia en toda la organización.Plan content types Use content types to organize information about documents, such as metadata, document templates, and workflow processes. This is an important step to help you organize your documents and enforce consistency across your organization.

  6. Planificar los flujos de trabajo Al planear los flujos de trabajo para su organización, puede controlar y realizar un seguimiento de cómo los documentos se mueven de un miembro del equipo a otro que cada participante colabora en el ciclo de vida de un documento. SharePoint Server incluye flujos de trabajo para tareas de equipo, como la revisión y aprobación de documentos. SharePoint Server admite también la creación e instalación de flujos de trabajo personalizados.Plan workflows When you plan workflows for your organization, you can control and track how documents move from one team member to another as each participant collaborates in a document's life cycle. SharePoint Server includes workflows for common team tasks such as reviewing and approving documents. SharePoint Server also supports creating and installing custom workflows.

  7. Plan de gestión de contenido Puede planear el grado apropiado de control que se basa en la ubicación de almacenamiento de información o tipo de contenido. Por ejemplo, podría requerir que los documentos en una biblioteca de desprotegerse antes de que se pueden editar.Plan content governance You can plan the appropriate degree of control that is based on content type or storage location. For example, you might require that documents in a particular library be checked out before they can be edited.

  8. Planear directivas Para cada tipo de contenido, información, políticas de administración para asegurarse de que los documentos se auditan, mantiene y controla según los requisitos de su organización institucional y jurídico del plan. SharePoint Server incluye directivas que implementan la auditoría, retención de documentos y códigos de barras (para asegurarse de que el contenido impreso se puede correlacionar con correspondientes versiones electrónicas).Plan policies For each content type, plan information management policies to make sure that documents are audited, retained, and otherwise handled according to your organization's institutional and legal requirements. SharePoint Server includes policies that implement auditing, document retention, and bar codes (to make sure that printed content can be correlated with corresponding electronic versions).

    Nota

    Las directivas no están disponibles en SharePoint Foundation 2013.Policies are not available in SharePoint Foundation 2013.