Información general sobre eDiscovery y conservaciones locales en SharePoint ServereDiscovery and in-place holds in SharePoint Server

Resumen: obtenga información sobre eDiscovery en SharePoint Server 2016 y Exchange Server 2016 (o en SharePoint Server 2013 y Exchange Server 2013), el Centro de eDiscovery, los casos de eDiscovery, las conservaciones locales y las exportaciones.Summary: Learn about eDiscovery across SharePoint Server 2016 and Exchange Server 2016, or SharePoint Server 2013 and Exchange Server 2013, and the eDiscovery Center, eDiscovery cases, in-place holds, and exports.

La exhibición de documentos electrónicos (o eDiscovery) es el proceso de identificación y entrega de información electrónica que se puede usar como prueba. El Centro de eDiscovery es un tipo de colección de sitios que sirve como portal para la administración de casos de eDiscovery. Desde esta ubicación central puede descubrir contenido de la granja de servidores de SharePoint, en Exchange Server 2013 o Exchange Server 2016, en recursos compartidos de archivos y en otras granjas de servidores de SharePoint. Puede aplicar una conservación al contenido de SharePoint y de Exchange que detecte. La conservación permite mantener una copia del contenido, a la vez que permite a los usuarios trabajar con su contenido. Una vez identificados los elementos específicos que tendrá que entregar, puede exportarlos en un formato estándar del sector.Electronic discovery, or eDiscovery, is the process of identifying and delivering electronic information that can be used as evidence. The eDiscovery Center, is a type of site collection that serves as a portal for managing eDiscovery cases. From this central location you can discover content in the SharePoint farm, in Exchange Server 2013 or Exchange Server 2016, on file shares, and in other SharePoint farms. You can apply a hold to SharePoint and Exchange content that you discover. The hold ensures that a copy of the content is preserved, while still allowing users to work with their content. When you have identified the specific items that you will have to deliver, you can export them in an industry-standard format.

Administración de un caso de exhibición de documentos electrónicosManaging an eDiscovery case

Cuando recibe una nueva solicitud para la exhibición de documentos electrónicos, crea un caso de exhibición de documentos electrónicos en Centro de exhibición de documentos electrónicos. Un caso de exhibición de documentos electrónicos es un sitio de colaboración que puede utilizar para organizar información relacionada con la solicitud de exhibición de documentos electrónicos. Desde el interior de un caso de exhibición de documentos electrónicos, puede buscar contenido, aplicar una suspensión al mismo, exportarlo y ver el estado de las suspensiones y las exportaciones asociados con el caso.When you receive a new request for eDiscovery, you create an eDiscovery case in the eDiscovery Center. An eDiscovery case is a collaboration site that you can use to organize information related to the eDiscovery request. From within an eDiscovery case, you can search for content, apply a hold to content, export content, and view the status of holds and exports that are associated with the case.

Los dos principales componentes de un caso de exhibición de documentos electrónicos son conjuntos y consultas de exhibición de documentos electrónicos. Use un conjunto de exhibición de documentos electrónicos para buscar contenido y aplicar una suspensión. Use una consulta para buscar contenido y exportarlo.The two primary components of an eDiscovery case are eDiscovery sets and queries. Use an eDiscovery set to find content and apply a hold. Use a query to find content and export it.

Flujo del proceso de exhibición de documentos electrónicoseDiscovery process flow

eDiscovery process flow

Para buscar y conservar contenido, cree un conjunto de exhibición de documentos electrónicos. Cada conjunto de exhibición de documentos electrónicos contiene lo siguiente:To find and preserve content, create an eDiscovery set. Each eDiscovery set contains the following:

  • Orígenes, que son lugares donde buscar. Los buzones de Exchange, los sitios de SharePoint y los archivos compartidos; todos ellos pueden ser orígenes en una consulta.Sources, which are locations to be searched. Exchange mailboxes, SharePoint sites, and file shares can all be sources.

  • Un filtro que define lo que busca. Un filtro puede incluir términos de búsqueda, un intervalo de fechas y el nombre de un autor.A filter, which defines what you are searching for. A filter can include search terms, a date range, and an author's name.

  • Una opción para aplicar una suspensión local a los orígenes que incluyen contenido que coincide con el filtro.An option to apply an in-place hold to the sources that contain content that matches the filter.

Para buscar y exportar el contenido, cree una consulta. Cada consulta contiene lo siguiente:To find and export content, create a query. Each query contains the following:

  • Filtros de consulta, que definen lo que busca. Los filtros de consulta se parecen a un filtro en un conjunto de exhibición de documentos electrónicos y pueden incluir términos de búsqueda, un intervalo de fechas y el nombre de un autor. Sin embargo, los filtros de la consulta en una consulta también pueden usar derivados.Query filters, which define what you are searching for. Query filters resemble a filter in an eDiscovery set, and can include search terms, a date range, and an author's name. However, query filters in a query can also use stemming.

  • Los orígenes donde se va a buscar. Los buzones de Exchange, los sitios de SharePoint, archivos compartidos y los conjuntos de exhibición de documentos electrónicos; todos ellos pueden ser orígenes en una consulta.Sources to be searched. Exchange mailboxes, SharePoint sites, file shares, and eDiscovery sets can all be sources in a query.

Al ejecutar una consulta, puede ver estadísticas sobre los elementos encontrados, puede obtener una vista previa de los resultados y puede filtrar los resultados por tipo de mensaje (resultados de Exchange) o por tipo de archivo (resultados de SharePoint). Cuando haya terminado, puede exportar los resultados de la consulta.When you run a query, you can see statistics about the items that were found, you can preview the results, and you can filter the results by message type (for Exchange results) or by file type (for SharePoint results). When you are finished, you can export the results of the query.

El contenido exportado mediante una consulta tiene el formato según la especificación del Modelo de referencia de datos electrónicos (EDRM) para que se pueda importar en una herramienta de revisión. Una exportación puede incluir lo siguiente:The content that you export by using a query is formatted according to the Electronic Data Reference Model (EDRM) specification so that it can be imported into a review tool. An export can include the following:

  • Documentos: los documentos se exportan desde recursos compartidos de archivos. Los documentos y sus versiones se pueden exportar desde SharePoint Server.Documents: Documents are exported from file shares. Documents and their versions can be exported from SharePoint Server.

  • Listas: si se incluye un elemento de la lista en los resultados de la consulta, toda la lista se exporta como un archivo de valores separados por comas (.csv).Lists: If a list item is included in the query results, the whole list is exported as a comma-separated values (.csv) file.

  • Páginas: las páginas de SharePoint, como los blogs o las páginas Wiki, se exportan como archivos MIME HTML (MHT).Pages: SharePoint pages, such as wiki pages or blogs, are exported as MIME HTML (.mht) files.

  • Objetos de Exchange: los elementos de un buzón Exchange Server, como tareas, entradas de calendario, contactos, mensajes de correo y archivos adjuntos se exportan como un archivo .pst. Si se archivaron conversaciones de Skype Empresarial en Exchange, estas también se puede detectar y exportar.Exchange objects: Items in an Exchange Server mailbox, such as tasks, calendar entries, contacts, email messages and attachments are exported as a .pst file. If Skype for Business conversations are archived in Exchange, those can be discovered and exported, too.

  • Errores de rastreo de registro.Crawl log errors.

  • Un manifiesto XML que proporciona una breve descripción de la información exportada.An XML manifest that provides an overview of the exported information.

Cómo funciona la exhibición de documentos electrónicos en productos SharePointHow eDiscovery works in SharePoint products

La aplicación de servicio de búsqueda es un componente clave del sistema de búsqueda de SharePoint Server. Puede asociar un Centro de eDiscovery a una aplicación de servicio de búsqueda. Cualquier contenido que se indexe con la aplicación de servicio de búsqueda se puede detectar desde el Centro de eDiscovery. Si configura la aplicación de servicio de búsqueda para rastrear recursos compartidos de archivos, puede usar el Centro de eDiscovery para detectar contenido en los recursos compartidos de archivos. Si configura la aplicación de servicio de búsqueda para rastrear otros sitios web (por ejemplo, un sitio de equipo creado mediante SharePoint Server 2010), puede usar el Centro de eDiscovery para detectar contenido en ellos. En cuanto a las granjas de servidores de SharePoint Server, también puede colocar el contenido en conservación. Si agrega Exchange Server a la aplicación de servicio de búsqueda como origen de resultados, puede detectar contenido en los buzones de Exchange desde el Centro de eDiscovery y colocar los buzones en conservación. Si archiva contenido de Skype Empresarial en Exchange, también puede detectar contenido de Skype Empresarial.The Search service application is a key component of the search system in SharePoint Server. You can associate an eDiscovery Center with a Search service application. Any content that's indexed by the Search service application can be discovered from the eDiscovery Center. If you configure the Search service application to crawl file shares, you can use the eDiscovery Center to discover content on the file shares. If you configure the Search service application to crawl other websites - for example, a team site that was created by using SharePoint Server 2010 - you can use the eDiscovery Center to discover content on the websites. For SharePoint Server farms, you can also put the content on hold. If you add Exchange Server to the Search service application as a result source, you can discover content within Exchange mailboxes from the eDiscovery Center and put the mailboxes on hold. If you archive content from Skype for Business in Exchange, you can also discover Skype for Business content.

Si su entorno incluye dos aplicaciones de servicio de búsqueda aisladas (por ejemplo, SharePoint Online y SharePoint Server local), deberá tener dos Centros de eDiscovery para detectar contenido en las granjas de servidores.If your environment includes two isolated Search service applications - for example, SharePoint Online and SharePoint Server on-premises - you need to have two eDiscovery Centers to discover content across the farms.

Un Centro de exhibición de documentos electrónicos independiente para cada aplicación de servicio Búsqueda aislada.A separate eDiscovery Center for each isolated Search service application.

separate discovery center for each search service

A medida que el sistema de búsqueda rastrea el contenido, crea un índice de búsqueda. El índice de búsqueda almacena los datos utilizados para proporcionar los resultados de las consultas de búsqueda. El índice de búsqueda también almacena información sobre los permisos necesarios para tener acceso a cada parte del contenido. Cuando un usuario realiza una búsqueda, el sistema de búsqueda utiliza el índice de búsqueda para identificar los resultados de búsqueda apropiados. Antes de mostrar los resultados, la aplicación de servicio Búsqueda realiza un recorte de seguridad, por el cual el sistema compara los permisos del usuario con los permisos necesarios para tener acceso al contenido vinculado a los resultados de búsqueda y luego "recorta" los resultados para mostrar únicamente los resultados que el usuario tiene permiso para ver.As the Search system crawls content, it creates a search index. The search index stores data that's used to provide the results for search queries. The search index also stores information about the permissions that are required to access each piece of content. When a user performs a search, the search system uses the search index to identify the appropriate search results. Before displaying the results, the Search service application performs security trimming, by which the system compares the user's permissions to the permissions that are required to access content that search results link to, and then "trims" the results to show only those results that the user has permissions to view.

Suspensiones localesIn-place holds

En se introdujo el concepto de una conservación local. Al aplicar una conservación local a un sitio, el contenido del sitio permanece en su ubicación original. Los usuarios pueden seguir trabajando con el contenido, pero se conserva una copia de este como estaba en el momento de iniciar la conservación. Además, si se aplica una conservación local a un sitio, todo el contenido nuevo que se cree o se agregue al sitio después de la conservación se podrá detectar y, si se elimina, se conservará. Además, los usuarios no tienen por qué saber que su contenido está en suspensión.SharePoint Server 2013 introduced the concept of an in-place hold. When you apply an in-place hold to a site, content in the site remains in its original location. Users can still work with the content, but a copy of the content as it was at the time that you initiated the hold is preserved. Additionally, if an in-place hold is applied to a site, any new content that's created or added to the site after it was put on hold will be discoverable, and will be preserved if it's deleted. Also, users don't have to know that their content is on hold.

Importante

Si SharePoint Server se ejecuta en un servidor que usa la asignación alternativa de acceso (AAM), las colecciones de sitios denominados host o el formato de terminación SSL, los usuarios no podrán editar las páginas web en un sitio en el que se haya aplicado una conservación local. Para permitir que los usuarios puedan editar páginas en sitios que están en conservación, tendrá que deshabilitar la protección de bucle invertido tal como se describe en el método 2 del artículo de Knowledge Base 896861.If SharePoint Server runs on a server that uses Alternate Access Mapping (AAM), host-named site collections, or SSL termination format, then users will not be able to edit web pages in a site that has an in-place hold applied. To allow users to edit pages in sites that are on hold, you need to disable loopback checking as described in Method 2 of KB article 896861.

Las conservaciones locales se aplican a nivel de sitio. Cuando se aplican en un sitio SharePoint, se crea una biblioteca de conservación de documentos, si todavía no existe ninguna. La mayoría de los usuarios no pueden ver la biblioteca de conservación de documentos porque solo es visible para los administradores de la colección de sitios. El rastreador de búsqueda también tiene permisos especiales para rastrear el contenido de la biblioteca de conservación de documentos.An in-place hold is applied at the level of a site. When a hold is placed on a SharePoint site, a preservation hold library is created, if one doesn't already exist. The preservation hold library is only visible to site collection administrators so most users can't view it. The search crawler also has special permissions to crawl content in the preservation hold library.

Nota

Hay un caso en el que un usuario puede ver la biblioteca de suspensión de preservación. Los usuarios que tienen permisos en el nivel de aplicación web pueden ver todo el contenido en todas las colecciones de sitios dentro de la aplicación web.There is one case in which a user can view the preservation hold library. Users who are granted permissions at the web application level can view all content in all site collections within the web application.

Si un usuario intenta modificar o eliminar el contenido de un sitio que está en conservación, SharePoint comprueba primero si el contenido se ha modificado desde que se aplicó la conservación. Si se trata de la primera modificación desde que se aplicó la conservación, SharePoint copia el contenido en la biblioteca de conservación de documentos y, luego, permite al usuario modificar o eliminar el contenido original. Tenga en cuenta que se puede copiar cualquier contenido del sitio en la biblioteca de conservación de documentos, incluso aunque el contenido no coincida con el filtro del conjunto de eDiscovery que inició la conservación.If a user attempts to modify or delete content in a site that's on hold, SharePoint first checks whether the content has been modified since the hold was applied. If this is the first modification since the hold was applied, SharePoint copies the content to the preservation hold library, and then allows the user to modify or delete the original content. Note that any content in the site can be copied to the preservation hold library, even if the content doesn't match the filter of the eDiscovery set that initiated the hold.

Los usuarios recibirán un error si intentan eliminar una biblioteca, una lista o una colección de sitios que está en conservación. Los usuarios también recibirán un error si intentan eliminar una carpeta que contiene un archivo que está en conservación. Si los usuarios quieren eliminar una carpeta que contiene uno o varios archivos que están en conservación, tienen que eliminar esos archivos antes de poder eliminar la carpeta.A user receives an error if they try to delete a library, list, or site collection that's on hold. Users also receive an error if they try to delete a folder that contains a file that's on hold. If users want to delete a folder that contains one or more files that are on hold, they have to delete those files before they can delete the folder.

El trabajo del temporizador Suspender procesamiento e informes genera informes sobre los elementos que están en conservación y sobre los elementos quitados de las bibliotecas de conservación que están pendientes de liberación. El trabajo del temporizador se ejecuta diariamente y procesa eDiscovery en SharePoint Server.The Hold Processing and Reporting timer job generates reports about items on hold and removed item from hold libraries that are pending release. The timer job runs daily and processes eDiscovery in SharePoint Server.

Tenga en cuenta lo siguiente al planear suspensiones locales:Consider the following when planning for in-place holds:

  • Para almacenar todas las versiones de contenido en un sitio, tiene que habilitar el control de versiones de documento para las bibliotecas de documentos del sitio. Para obtener más información sobre el control de versiones, vea Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca.To store all versions of content in a site, you have to enable document versioning for the document libraries in the site. For more information about versioning, see Enable and configure versioning for a list or library.

  • Si se elimina un documento de un sitio que está en suspensión y el control de versiones de documento está habilitado, se conservarán todas las versiones del documento eliminado.If a document is deleted from a site that's on hold and document versioning is enabled, all versions of the deleted document will be preserved.

  • Tal y como se mencionó anteriormente, si se pone un sitio en suspensión, cualquier contenido nuevo que se cree o se agregue al sitio después de ponerlo en suspensión se conservará si se elimina.As previously mentioned, if a site is put on hold, any new content that's created or added to the site after it was put on hold will be preserved if it's deleted.

  • Si el control de versiones de documento no está habilitado y un elemento se pone en suspensión varias veces, SharePoint conserva la versión vigente en el momento de realizar cada suspensión. Por ejemplo, si la versión 27 de un elemento es la más reciente cuando el sitio se pone en suspensión la primera vez y la versión 51 es la más reciente cuando el sitio se pone en suspensión la segunda vez, se mantienen las versiones de 27 y 51.If document versioning isn't enabled and an item is placed on hold multiple times, SharePoint preserves the version that's current at the time each hold is placed. For example, if version 27 of an item is the most recent when the site is placed on hold the first time, and version 51 is the most recent when the site is placed on hold the second time, versions 27 and 51 are preserved.

  • El espacio de almacenamiento se utiliza de forma eficaz cuando se implementa una suspensión local. La mayoría del contenido de un sitio no cambia y el contenido que no se cambia no se copia a la biblioteca de conservación de suspensión.Storage space is used efficiently when an in-place hold is implemented. Most content in a site does not change, and content that's not changed is not copied to the preservation hold library.

Integración con ExchangeIntegration with Exchange

Puede administrar el proceso de detección para Exchange Server 2013 y Exchange Server 2016 desde un Centro de eDiscovery de SharePoint. Puede hacer lo siguiente:You can manage the discovery process for Exchange Server 2013 and Exchange Server 2016 from a SharePoint eDiscovery Center. You can do the following:

  • Agregar buzones de Exchange como orígenes tanto a un conjunto de exhibición de documentos electrónicos como a una consulta.Add Exchange mailboxes as sources to either an eDiscovery set or a query.

  • Obtener una vista previa del contenido que se encuentra en un buzón de Exchange.Preview content that's discovered in an Exchange mailbox.

  • Aplicar una suspensión a un buzón de Exchange.Apply a hold to an Exchange mailbox.

  • Exportar contenido detectado en un buzón de Exchange.Export content that's discovered in an Exchange mailbox.

Para detectar contenido en buzones de Exchange, primero debe configurar una relación de confianza entre SharePoint y Exchange. También debe conceder permisos específicos de Exchange a los usuarios del Centro de exhibición de documentos electrónicos. Para más información sobre de estas tareas, vea Configurar eDiscovery en SharePoint Server.To discover content in Exchange mailboxes, you must first configure a trust relationship between SharePoint and Exchange. You must also grant specific Exchange permissions to the users of the eDiscovery Center. For more information about these tasks, see Configure eDiscovery in SharePoint Server.