Planear metadatos administrados en SharePoint ServerPlan for managed metadata in SharePoint Server

Resumen: obtenga información acerca de las decisiones que debe tomar al planear el servicio de metadatos administrados en SharePoint Server.Summary: Learn about the decisions you need to make when planning for the managed metadata service in SharePoint Server.

Con metadatos administrados en SharePoint Server, podemos crear una taxonomía unificada de términos que se pueden usar en todos los servidores de la granja de SharePoint. En este artículo, detallaremos las decisiones de configuración que debe tomar antes de configurar la aplicación de servicio de metadatos administrados en SharePoint Server.With managed metadata in SharePoint Server, you can create a unified taxonomy of terms that you can use throughout your SharePoint farm. In this article, we walk through the configuration decisions that you need to make before you configure the managed metadata service application in SharePoint Server.

Antes de configurar los metadatos administrados, es importante saber lo que son y cómo funcionan en SharePoint. Antes de leer este artículo, lea la Introducción a los metadatos administrados.Before you configure managed metadata, it's important to understand what managed metadata is and how it works in SharePoint. Before you read this article, be sure to read Introduction to managed metadata.

Información general sobre el servicio de metadatos administrados en SharePoint ServerOverview of the managed metadata service in SharePoint Server

En SharePoint Server, los metadatos administrados se implementan mediante una aplicación de servicio y el servicio web de metadatos administrados que se ejecuta en los roles de servidor Aplicación y Front-end. Se pueden crear varias aplicaciones de servicio de metadatos administrados si se necesitan distintos conjuntos de términos para un uso especializado. Cada aplicación de servicio tiene su propia base de datos con el conjunto de términos, términos, palabras clave, etc.In SharePoint Server, managed metadata is implemented through a service application and the Managed Metadata Web Service which runs on the Application and Front-end server roles. You can create multiple managed metadata service applications if you need separate term sets for specialized use. Each service application has its own database containing the term set, terms, keywords, and so on.

Las conexiones entre la aplicación de servicio de metadatos administrados y las aplicaciones web se administran mediante conexiones de metadatos administrados. Con estas conexiones, puede asignar diferentes aplicaciones de servicio de metadatos administrados a distintas aplicaciones web (si es necesario) y configurar características relacionadas con la directiva de creación de conjuntos de términos y palabras clave.Connections between the managed metadata service application and your web applications are handled by managed metadata connections. Using these connections, you can map different managed metadata service applications to different web applications if needed, and configure features around keyword and term set creation policy.

Si tiene varias granjas de servidores de SharePoint Server y quiere compartir un almacén de términos de metadatos administrados entre ellas, puede publicar la aplicación de servicio en una granja de servidores y hacer que las otras se conecten a ella. (Para esto se necesita una relación de confianza entre las granjas de servidores).If you have multiple SharePoint Server farms and you want to share a managed metadata term store between them, you can publish the service application in one farm and the others can connect to it. (This requires a trust relationship between the farms.)

La aplicación de servicio de metadatos administrados también proporciona funciones de publicación para los concentradores de tipo de contenido, que son colecciones de sitios donde podemos crear tipos de contenido estándar y compartirlos con otras colecciones de sitios.The managed metadata service application also provides publishing functionality for content type hubs, which are site collections where you can create standard content types and share them among other site collections.

Veamos las decisiones que se deben tomar en estas áreas antes de configurar los metadatos administrados.Let's look at the decisions you need to make in these areas before you configure managed metadata.

Aislar los conjuntos de términos de metadatos administradosIsolating managed metadata term sets

Dentro de un almacén de términos, se pueden crear distintos conjuntos de términos, que se pueden organizar en grupos. Los grupos ofrecen cierto aislamiento de seguridad, ya que permiten especificar quién puede administrarlos o colaborar en ellos. Sin embargo, los usuarios en general pueden obtener acceso y usar los términos ellos mismos. Si quiere restringir un conjunto de términos a un grupo determinado de usuarios, existen dos opciones.Within a term store, you can create a variety of different term sets. These term sets can be organized in groups. Groups offer some security isolation by allowing you to specify who can manage or contribute to them. However, users in general can access and use the terms themselves. If you want to restrict a term set to a specific group of users, there are two options.

En primer lugar, puede permitir a los usuarios crear conjuntos de términos que se almacenen localmente en una colección de sitios. Estos conjuntos de términos no están disponibles en otras colecciones de sitios. (Hablaremos más sobre esta opción en la sección siguiente).First, you can allow users to create term sets that are local to a site collection. These term sets are not available in other site collections. (We talk more about this option in the next section.)

En segundo lugar, si quiere proporcionar más aislamiento todavía a un conjunto de términos, puede hospedarlo en una aplicación de servicio independiente de metadatos administrados. Con esto tendríamos un almacén de términos totalmente independiente en una base de datos separada que se puede restringir a un conjunto concreto de usuarios.Second, you can provide even greater isolation for a term set by housing it in a separate managed metadata service application. This gives you a completely separate term store in a separate database which you can restrict to a particular set of users.

Si en ciertas áreas confidenciales, como los departamentos jurídico o de recursos humanos, quiere disponer de un almacén de términos con acceso limitado, conviene usar el segundo método. A los usuarios de este almacén de términos también se les puede conceder acceso al almacén de términos principal.If you have sensitive areas such as legal or human resources where you want a term store with limited access, consider this second approach. Users of this term store can also be granted access to your main term store.

DecisiónDecision

Antes de configurar los metadatos administrados en SharePoint, decida si necesita más de una aplicación de servicio de metadatos administrados para almacenes de términos independientes. (Podrá agregar nuevas aplicaciones de servicio en el futuro si lo necesita).Before you configure managed metadata in SharePoint, decide if you need more than one managed metadata service application for separate term stores. (You can add additional service applications in the future if needed.)

Usar conjuntos de términos localesUsing local term sets

Aparte de los conjuntos de términos globales que están disponibles en todas las colecciones de sitios, podemos crear conjuntos de términos que estén almacenados localmente en una colección de sitios. Cuando los usuarios crean una columna de metadatos administrados para una lista de SharePoint, tienen la opción de crear un nuevo conjunto de términos en lugar de usar conjuntos de términos globales.Beyond the global term sets that are available across all of your site collections, you can create term sets that are local to a site collection. When users create a managed metadata column for a SharePoint list, they have the option of creating a new term set rather than using global term sets.

Esto puede ser útil cuando queramos usar metadatos administrados que no necesitemos implementar en toda la organización, como los metadatos correspondientes a un evento o un proyecto concretos.This can be useful if you want to use managed metadata in ways that don't apply to the entire organization, such as metadata for a particular project or event.

Al usar conjuntos de términos locales, diferentes equipos y grupos de negocio pueden crear sus propios metadatos administrados sin necesidad de solicitar actualizaciones formales a un conjunto de términos global. De este modo, los conjuntos de términos globales pueden centrarse en las áreas principales del negocio.By using local term sets, different teams and business groups can create their own managed metadata without needing to request formal updates to a global term set, and you can keep the global term sets focused on core areas of your business.

Si no quiere permitir a los usuarios crear sus propios conjuntos de términos locales en las colecciones de sitios, puede deshabilitar esta característica al configurar la conexión de metadatos administrados.If you don't want to allow users to create their own term sets that are local to site collections, you can disable this feature when you configure the managed metadata connection.

DecisiónDecision

Antes de configurar los metadatos administrados en SharePoint, decida si quiere permitir la creación de conjuntos de términos locales. (Se puede tener una configuración diferente para cada aplicación de servicio que se cree).Before you configure managed metadata in SharePoint, decide if you want to allow local term sets to be created. (You can have different setting for each service application that you create.)

Palabras clave de metadatos administrados y folksonomíaManaged metadata keywords and folksonomy

Cuando se usa una columna de metadatos administrados en una lista de SharePoint, los usuarios que rellenan esa columna deben usar uno de los valores disponibles definidos en el almacén de términos que está conectado a la columna. Esta es una de las principales ventajas de los metadatos administrados: la certeza de que el valor se tomó de una lista predefinida.When you use a managed metadata column in a SharePoint list, users who fill out that column have to use one of the available values defined in the term store that the column is connected to. This is one of the primary advantages of managed metadata - you're certain the value was chosen from a predefined list.

Sin embargo, los metadatos administrados de SharePoint también admiten las funciones de etiquetado, que permiten a los usuarios etiquetar elementos de SharePoint, como documentos con palabras clave que crean y que no están en el almacén de términos existente. Estas palabras clave se acumulan en una lista dentro del almacén de términos y se pueden administrar consolidándolas y agregándolas a conjuntos de términos existentes o nuevos según las necesidades. Esto permite usar folksonomías, con lo que los usuarios pueden crear las palabras clave que necesiten sin tener que atravesar un proceso formal para actualizar un conjunto de términos concreto.However, SharePoint managed metadata also supports tagging functionality where users can tag SharePoint items such as documents with keywords that they create that aren't in the existing term store. These keywords accumulate in a list in the term store, and you can manage them by consolidating them and adding them to existing or new term sets as needed. This allows a folksonomy approach where users can create new keywords as needed without having to go through a formal process to update a particular term set.

Si prefiere adoptar un enfoque más formal para los metadatos administrados, puede deshabilitar esta característica al configurar la conexión de metadatos administrados. En este caso, los usuarios tendrán que elegir los términos que quieran de los que haya en el almacén de términos y agregar esos valores a campos específicos que creamos para ese propósito.If you want to take a more formal approach to managed metadata, you can disable this feature when you configure the managed metadata connection. In this case, users will have to pick from the existing terms in the term store and add those values to specific fields that you create for that purpose.

DecisiónDecision

Antes de configurar los metadatos administrados en SharePoint, decida si quiere permitir el etiquetado de elementos de SharePoint con palabras clave que no están en el almacén de términos.Before you configure managed metadata in SharePoint, decide if you want to allow tagging of SharePoint items with keywords that are not in the term store.

Publicación de tipos de contenido de metadatos administradosPublishing managed metadata content types

Además de compartir metadatos administrados, también podemos usar el servicio de metadatos administrados para compartir tipos de contenido. Si definimos una colección de sitios como el concentrador de tipo de contenido al configurar la aplicación de servicio de metadatos administrados, podemos compartir todos los tipos de contenido que hay en la galería de tipos de contenido de la colección de sitios. De este modo, estarán disponibles en otras colecciones de sitios.In addition to sharing managed metadata, you can also use the managed metadata service to share content types. By specifying a site collection as the content type hub when you configure the managed metadata service application, you can share all content types in the site collection's content type gallery, making them available to other site collections.

DecisiónDecision

Antes de configurar los metadatos administrados en SharePoint, decida si quiere crear un concentrador de tipo de contenido. (También se puede agregar más adelante).Before you configure managed metadata in SharePoint, decide if you want to create a content type hub. (You can also add one later.)