Administración de registros de SharePoint ServerRecords management in SharePoint Server

Resumen: Obtenga información acerca de la administración de registros y la administración de registros, planificación de proceso en SharePoint Server.Summary: Learn about records management and the records management planning process in SharePoint Server.

Un registro es un documento u otra entidad electrónica o física de una organización que sirve como prueba de una actividad o transacción realizada por la organización y se debe conservar durante un determinado período de tiempo. La administración de registros es el proceso por el que una organización:A record is a document or other electronic or physical entity in an organization that serves as evidence of an activity or transaction performed by the organization and that requires retention for some time period. Records management is the process by which an organization:

  • Determina qué tipos de información deben considerarse registros.Determines what kinds of information should be considered records.

  • Determina cómo los documentos activos que se convertirán en registros deben administrarse mientras están en uso y cómo deben recolectarse una vez declarados como registros.Determines how active documents that will become records should be handled while they are being used, and determines how they should be collected after they are declared to be records.

  • Determina de qué manera y durante cuánto tiempo cada tipo de registro debe conservarse para cumplir los requisitos de las disposiciones normativas, empresariales o legales.Determines in what manner and for how long each record type should be retained to meet legal, business, or regulatory requirements.

  • Investiga e implementa soluciones tecnológicas y procesos de negocio para ayudar a garantizar que la organización cumple con sus obligaciones de administración de registros de una forma rentable y no intrusiva.Researches and implements technological solutions and business processes to help ensure that the organization complies with its records management obligations in a cost-effective and non-intrusive way.

  • Realiza tareas relacionadas con los registros, tales como la eliminación de registros expirados, o el almacenamiento y la protección de registros relacionados con eventos externos tales como demandas.Performs records-related tasks such as disposing of expired records or locating and protecting records that are related to external events such as lawsuits.

Es responsabilidad de los agentes que se encargan del cumplimiento de las regulaciones corporativas, de los administradores de registros y de los abogados determinar qué documentos y otros elementos físicos o electrónicos de la organización son registros. Al clasificar cuidadosamente todo el contenido de la empresa en la organización, ellos pueden ayudarle a garantizar que los documentos se retengan durante el período de tiempo correcto. Un sistema de administración de registros diseñado adecuadamente ayuda a proteger una organización de manera legal, ayuda a la organización a demostrar el cumplimiento de las obligaciones normativas y aumenta la eficacia de la organización al favorecer la eliminación de elementos obsoletos que no son registros.Determining which documents and other physical or electronic items in your organization are records is the responsibility of corporate compliance officers, records managers, and lawyers. By carefully categorizing all enterprise content in your organization, these people can help you ensure that documents are retained for the appropriate period of time. A well-designed records management system helps protect an organization legally, helps the organization demonstrate compliance with regulatory obligations, and increases organizational efficiency by promoting the disposition of out-of-date items that are not records.

Elementos de un sistema de administración de registros

Un sistema de administración de registros incluye los siguientes elementos:A records management system includes the following elements:

  • Un análisis de contenido que describe y clasifica el contenido de la empresa que puede convertirse en registros, proporciona ubicaciones de origen y describe cómo se desplazará el contenido a la aplicación de administración de registros.A content analysis that describes and categorizes content in the enterprise that can become records, that provides source locations, and that describes how the content will move to the records management application.

  • Un plan de archivos que indica, para cada clase de registro de la empresa, dónde deben conservarse como registros, las directivas que se aplican a estos, cuánto tiempo deben conservarse, cómo deben eliminarse y quién es responsable de su administración.A file plan that indicates, for each kind of record in the enterprise, where they should be retained as records, the policies that apply to them, how long they must be retained, how they should be disposed of, and who is responsible for managing them.

  • Un documento de requisitos de conformidad que define las reglas que deben seguir los sistemas de TI de la organización para garantizar el cumplimiento de la normativa y los métodos que se usan para garantizar la participación de los integrantes del grupo de la empresa.A compliance requirements document that defines the rules that the organization's IT systems must follow to ensure compliance and the methods that are used to ensure the participation of enterprise team members.

  • Un método para recopilar los registros que ya no están activos de todos los orígenes de registros, tales como servidores de colaboración, servidores de archivos y sistemas de correo electrónico.A method for collecting records that are no longer active from all record sources, such as collaboration servers, file servers, and email systems.

  • Un método para auditar registros mientras están activos.A method for auditing records while they are active.

  • Un método para capturar metadatos de registros e historiales de auditorías y mantenerlos.A method for capturing records' metadata and audit histories and for maintaining them.

  • Un proceso para suspender registros (suspender su disposición) cuando se producen eventos tales como litigios.A process for holding records (suspending their disposition) when events such as litigations occur.

  • Un sistema para supervisar y crear informes sobre el control de registros con el fin de asegurarse de que los empleados los están archivando, están teniendo acceso a los mismos y los están administrando de acuerdo con las directivas y los procesos definidos.A system for monitoring and reporting on the handling of records to ensure that employees are filing, accessing, and managing them according to defined policies and processes.

SharePoint Server incluye características que pueden ayudar a las organizaciones a implementar procesos y sistemas de gestión integrada de registros.SharePoint Server includes features that can help organizations implement integrated records management systems and processes.

Información general acerca de la planeación de la administración de registrosOverview of records management planning

Este tema describe los pasos de diseño que debe tomar para ayudar a asegurarse de que el sistema de gestión registros que implemente basado en SharePoint Server a lograr los objetivos de administración de registros de su organización. La siguiente es una vista previa de la administración de registros, proceso de planificación:This topic describes the planning steps that you should take to help make sure that the records management system that you implement based on SharePoint Server will achieve your organization's records management goals. The following is a preview of the records management planning process:

  1. Identificar roles de administración de registros Una administración de registros satisfactoria requiere roles especializados tales como:Identify records management roles Successful records management requires specialized roles, such as the following:

    • Administradores de registros y agentes que se encargan de garantizar el cumplimiento de directivas para clasificar los registros de la organización y ejecutar el proceso de administración de registros.Records managers and compliance officers to categorize the records in the organization and to run the records management process.

    • Personal de TI para implementar los sistemas que admiten de una manera eficaz la administración de registros.IT personnel to implement the systems that efficiently support records management.

    • Administradores de contenido para identificar dónde se guarda la información de la organización y para garantizar que los equipos sigan los procedimientos de administración de registros.Content managers to find where organizational information is kept and to make sure that that their teams follow records management practices.

  2. Analizar el contenido de la organización Antes de crear un plan de archivos, los administradores de registros y los administradores de contenido realizan una encuesta sobre el uso de documentos en la organización para determinar qué documentos y otros elementos pueden convertirse en registros.Analyze organizational content Before creating a file plan, records managers and content managers survey document usage in the organization to determine which documents and other items can become records.

  3. Desarrollar un plan de archivos Una vez analizado el contenido de la organización y determinadas las programaciones de retención de contenido, rellene el resto del plan de archivos. Los planes de archivos difieren en función de la organización, pero en general describen los tipos de elementos que la empresa reconoce como registros, indican dónde se almacenan, describen sus períodos de retención y proporcionan información adicional, como quién es responsable de su administración y a qué categoría más amplia pertenecen los registros.Develop a file plan After you have analyzed your organizational content and determined retention schedules, fill in the rest of the file plan. File plans differ from organization to organization, but generally they describe the kinds of items the enterprise acknowledges to be records, indicate where they are stored, describe their retention periods, and provide other information, such as who is responsible for managing them and which broader category of records they belong to.

  4. Desarrollar programaciones de retención Para cada tipo de registro, determine cuándo va a dejar de estar activo (en uso), cuánto tiempo debería conservarse después y cómo debería eliminarse al final.Develop retention schedules For each record type, determine when it is no longer active (being used), how long it should be retained after that, and how it should ultimately be disposed of.

  5. Evaluar y mejorar los procedimientos de administración de documentos Asegúrese de que se apliquen las directivas obligatorias en los repositorios de documentos. Por ejemplo, asegúrese de que el contenido se audite correctamente para que puedan conservarse las auditorías adecuadas junto con los registros.Evaluate and improve document management practices Make sure that required policies are being applied in document repositories. For example, make sure that that content is being appropriately audited so that suitable audits are retained together with records.

  6. Diseñar la solución de administración de registros Determine si se va a crear un archivo de registros, para administrar los archivos en contexto, o si se usará una combinación de los dos métodos. En función del plan de archivos, diseñe el archivo de registros o determine cómo usar los sitios existentes para que contengan registros. Defina los tipos de contenido, bibliotecas, directivas y, cuando sea necesario, los metadatos que determinan la ubicación a la que se debe redirigir un documento.Design the records management solution Determine whether to create a records archive, to manage records in place, or to use a combination of the two approaches. Based on your file plan, design the record archive, or determine how to use existing sites to contain records. Define content types, libraries, policies, and, when it is required, metadata that determines the location to route a document to.

  7. Plan de contenido se convierte en registros Si está utilizando SharePoint Server para administración de registros y administración de documentos activos, puede crear flujos de trabajo personalizados para mover documentos a un archivo de registros. Si utiliza SharePoint Server o un sistema de administración de documento externo, puede planear y desarrollar interfaces que mover el contenido de esos sistemas para el archiving de registros o que declarar un documento como un registro, pero no mover el documento. También crear un plan de capacitación para enseñar a los usuarios a crear y trabajar con registros.Plan how content becomes records If you are using SharePoint Server for both active document management and records management, you can create custom workflows to move documents to a records archive. If you are using either SharePoint Server or an external document management system, you can plan and develop interfaces that move content from those systems to the records archive, or that declare a document to be a record but do not move the document. You also create a training plan to teach users how to create and work with records.

  8. Plan de integración de correo electrónico Determine si va a administrar los registros de correo electrónico dentro de SharePoint Server, o si va a administrar los registros de correo electrónico dentro de la propia aplicación de correo electrónico.Plan email integration Determine whether you will manage email records within SharePoint Server , or whether you will manage email records within the email application itself.

  9. Planear el cumplimiento del contenido social Si la organización usa medios sociales, como blogs, sitios wiki o Mis sitios, determine cómo se convertirá en registro este contenido.Plan compliance for social content If your organization uses social media such as blogs, wikis, or My Sites, determine how this content will become records.

  10. Planear la documentación y los informes de conformidad Para comprobar si la organización realiza los procedimientos de administración de registros obligatorios y para comunicar estos procedimientos, debe documentar los planes y procesos de administración de registros. Si la empresa participa en procesos judiciales relacionados con registros, es posible que necesite crear estas instrucciones de administración de registros, planes de implementación y métricas de eficacia.Plan compliance reporting and documentation To verify that your organization is performing its required records management practices, and to communicate these practices, you should document your records management plans and processes. If your enterprise becomes engaged in records-related litigation, you might have to produce these records management guidelines, implementation plans, and metrics on effectiveness.