Información general sobre las directivas de sitio en SharePoint ServerOverview of site policies in SharePoint Server

Resumen: obtenga información sobre las directivas de eliminación y el cierre de sitios de SharePoint Server 2016 y SharePoint 2013, y cómo se aplican en el gobierno de SharePoint y la creación de sitios sin intervención del administrador.Summary: Learn about SharePoint Server 2016 and SharePoint 2013 site closure and deletion policies and how they apply to SharePoint governance and self-service site creation.

Incluso con un buen gobierno, los sitios de SharePoint pueden multiplicarse y crecer de forma descontrolada. Los sitios se crean según se vayan necesitando, pero rara vez se eliminan. Los sitios que ya no se necesitan, pero que no se eliminan, requieren espacio de almacenamiento y puede que no se acepten por motivos de cumplimiento.Even with good governance, SharePoint sites can multiply and quickly grow out of control. Sites are created as they are needed, but sites are rarely deleted. Sites that are no longer needed but aren't deleted, require storage space and they also might be unwanted for compliance reasons.

Puede usar directivas de sitios para ayudar a controlar el exceso de sitios. Una directiva de sitio define el ciclo de vida de un sitio especificando cuándo se cerrará y se eliminará el sitio. Al cerrar o eliminar un sitio, cualquier subsitio también se cerrará o se eliminará. Si un buzón de Exchange está asociado a un sitio, el buzón se elimina de Exchange Server cuando se elimina el sitio.You can use site policies to help control site excess. A site policy defines the life-cycle of a site by specifying when the site will be closed and when it will be deleted. When you close or delete a site, any sub-sites are also closed or deleted. If an Exchange mailbox is associated with a site, the mailbox is deleted from Exchange Server when the site is deleted.

Al cerrar un sitio, especifica que el sitio ya no se usará, de modo que eventualmente se puede eliminar según una programación. Un sitio cerrado no aparece en otros lugares en los que se agregan sitios, por ejemplo, Outlook, Outlook en la web (anteriormente conocido como Outlook Web App) o Project Server, pero los usuarios aún pueden modificar un sitio cerrado y su contenido mediante la dirección URL para llegar al sitio.When you close a site, you specify that the site is no longer used so that the site can eventually be deleted according to a schedule. A closed site does not appear in other places where sites are aggregated — for example, Outlook, Outlook on the web (formerly known asOutlook Web App), or Project Server — but users can still modify a closed site and its content by using the URL to reach the site.

Opciones de directivas del sitio de SharePointSharePoint site policy options

Una directiva de sitios especifica las condiciones en las que se va a cerrar o eliminar un sitio automáticamente. Estas condiciones cuentan con las cuatro opciones siguientes:A site policy specifies the conditions under which to close or delete a site automatically. These conditions have the following four options:

  • No cerrar o eliminar el sitio automáticamente. Si una directiva que tenga esta opción se aplica a un sitio, el propietario del sitio debe eliminarlo manualmente.Do not close or delete the site automatically. If a policy that has this option is applied to a site, the site owner must delete the site manually.

  • Eliminar el sitio automáticamente. Si una directiva que tenga esta opción se aplica a un sitio, el propietario del sitio puede cerrar el sitio manualmente, pero el sitio se eliminará automáticamente. Una directiva que elimina el sitio automáticamente especifica una regla para especificar cuándo se debe eliminar el sitio y tiene las siguientes opciones:Delete the site automatically. If a policy that has this option is applied to a site, the site owner may close the site manually, but the site will be deleted automatically. A policy that deletes the site automatically specifies a rule for when to delete the site, and has the following options:

    • La acción que desencadena el sitio que se va a eliminar y cuánto tiempo se debe esperar una vez ejecutado el desencadenador antes de eliminar el sitio. La creación de sitios o el cierre de sitios, puede ser el desencadenador. Por ejemplo, puede crear una directiva que elimina un sitio de tres meses después de cerrar el sitio o una directiva que elimina un sitio un año después de crear el sitio.What action triggers the site to be deleted, and how long to wait after the trigger occurs before deleting the site. The trigger can be either site creation or site closure. For example, you can create a policy that deletes a site three months after the site is closed, or a policy that deletes a site one year after the site is created.

    • Si SharePoint Server enviará un mensaje de correo electrónico de notificación al propietario del sitio días antes de la eliminación del sitio.Whether to have SharePoint Server send a notification email message to the site owner a specified amount of time before the site is scheduled to be deleted.

    • Si se permitirá a los propietarios de sitios posponer la eliminación del sitio.Whether to allow site owners to postpone deletion of the site.

  • Cerrar el sitio automáticamente y eliminar el sitio automáticamente. Esta opción le ofrece las mismas opciones de la eliminación automática del sitio y también requiere que se especifique cuánto tiempo después de la fecha de creación, se cerrará el sitio.Close the site automatically and delete the site automatically. This option gives the same choices for how to delete the site automatically, and also requires you to specify how long after its creation time the site will be closed.

    Nota

    El propietario de un sitio puede volver a abrir un sitio cerrado visitando la página de cierre y eliminación del sitio en el menú Configuración del sitio.A site owner can re-open a closed site by going to the Site Closure and Deletion page from the Site Settings menu.

  • Ejecutar un flujo de trabajo para cerrar el sitio y eliminar el sitio automáticamente. Esta opción le ofrece las mismas opciones de la eliminación automática del sitio y también requiere que se especifique un flujo de trabajo para que se ejecute. Cuando el flujo de trabajo termina de ejecutarse, SharePoint Server 2016 cierra el sitio. Especifique el nombre del flujo de trabajo, cuánto tiempo después de la fecha de creación, se ejecutará el flujo de trabajo, y si se va a ejecutar el flujo de trabajo periódicamente hasta que el sitio se cierre.Run a workflow to close the site, and delete the site automatically. This option gives the same choices for how to delete the site automatically, and also requires you to specify a workflow to run. When the workflow finishes running, SharePoint Server 2016 closes the site. You specify the name of the workflow, how long after the site is created to run the workflow, and whether to rerun the workflow periodically until the site is closed.

Una directiva de sitio también puede especificar si se aplica al sitio raíz en una colección de sitios, cuando se cierra el sitio raíz, el sitio raíz y todos los subsitios pasarán a ser de solo lectura.A site policy can also specify that if it is applied to the root site in a site collection, when the root site is closed, the root site and all sub-sites become read-only.

Definición de las directivas del sitio de SharePointDefining SharePoint site policies

El usuario define las directivas de sitios desde el sitio raíz de una colección de sitios; para ello, va a la página Directivas de sitios en el menú Administración de la colección de sitios. Las directivas estarán disponibles desde ese momento en todos los sitios de la colección de sitios. Los propietarios de sitios pueden aplicar una directiva a un sitio; para ello, irán a la página de cierre y eliminación del sitio en el menú Configuración del sitio. Los propietarios de sitios también pueden cerrar un sitio mediante el uso de la página de cierre y eliminación del sitio.You define site policies from the root site of a site collection by going to the Site Policies page from the Site Collection Administration menu. The policies are then available in every site in the site collection. Site owners can apply a policy to a site by going to the Site Closure and Deletion page from the Site Settings menu. Site owners can also close a site by using the Site Closure and Deletion page.

Nota

Para eliminar un sitio manualmente, el propietario del sitio debe seleccionar Eliminar este sitio en el menú Configuración del sitio. la página de cierre y eliminación del sitio muestra cuándo se eliminará automáticamente un sitio. Sin embargo, no proporciona una opción para propietario del sitio pueda eliminar el sitio manualmente.To delete a site manually, a site owner must select Delete this site on the Site Settings menu. The Site Closure and Deletion page shows when a site will be deleted automatically. However, it does not provide an option for the site owner to delete the site manually.

Si la colección de sitios en la que define las directivas de sitios es un concentrador de tipo de contenido, puede publicar las directivas y compartirlas a través de colecciones de sitios.If the site collection in which you define site policies is a content type hub, then you can publish policies and share them across site collections.

Uso de directivas de sitios de SharePoint con creación personalizada de sitiosUsing SharePoint site policies with self-service site creation

Las directivas de sitios son especialmente útiles cuando se usan junto con la creación de sitios sin intervención del administrador. Cuando el administrador de una granja de servidores permite la creación de sitios sin intervención del administrador en una aplicación web, el administrador de la granja de servidores puede especificar la obligación por parte de los usuarios de clasificar cada sitio recién creado mediante la selección de una directiva para aplicar al sitio. El administrador de la granja de servidores puede especificar que la clasificación de sitios se requiera, que sea opcional o que esté oculta para el usuario. Usando las directivas de sitios junto con la creación de sitios sin intervención del administrador, puede dejar que los usuarios creen sus propios sitios y, además, garantizar que los sitios se eliminarán después de un período de tiempo determinado.Site policies are especially valuable when you use them together with self-service site creation. When a farm administrator enables self-service site creation on a web application, the farm administrator can specify that users must classify each newly created site by selecting a policy to apply to the site. The farm administrator can specify that site classification is required, optional, or hidden from the user. By using site policies together with self-service site creation, you can let users create their own sites, but also make sure that the sites will be deleted after a certain time.

Consulte tambiénSee also

Otros recursosOther Resources

Información general sobre las directivas de eliminación de documentos en SharePoint ServerOverview of document deletion policies in SharePoint Server

Información general sobre la conservación local en SharePoint ServerOverview of in-place hold in SharePoint Server