Procesos de cumplimiento de directivas de Cost ManagementCost Management policy compliance processes

En este artículo se explica un enfoque de creación de procesos que admiten una materia de Cost Management eficaz.This article discusses an approach to creating processes that support an effective Cost Management discipline. Una gobernanza eficaz de los costos de la nube empieza con procesos manuales periódicos diseñados para admitir el cumplimiento de directivas.Effective governance of cloud costs starts with recurring manual processes designed to support policy compliance. Esto requiere la participación regular del equipo de gobernanza de la nube y las partes interesadas de la empresa para revisar y actualizar la directiva y garantizar el cumplimiento de las directivas.This requires regular involvement of the cloud governance team and interested business stakeholders to review and update policy and ensure policy compliance. Además, muchos procesos de aplicación y supervisión en curso se pueden automatizar o complementar con herramientas para reducir la sobrecarga de la gobernanza y permitir una respuesta más rápida a la desviación de directivas.In addition, many ongoing monitoring and enforcement processes can be automated or supplemented with tooling to reduce the overhead of governance and allow for faster response to policy deviation.

Procesos de planeamiento, revisión y generación de informesPlanning, review, and reporting processes

Las mejores herramientas de Cost Management en la nube son solo tan buenas como los procesos y directivas que admiten.The best Cost Management tools in the cloud are only as good as the processes and policies that they support. A continuación se muestra un conjunto de procesos de ejemplo habitualmente implicados en la materia de Cost Management.The following is a set of example processes commonly involved in the Cost Management discipline. Use estos ejemplos como punto de partida al planear los procesos que le permitirán continuar actualizando la directiva de costos según los cambios del negocio y los comentarios de los equipos empresariales sujetos a la guía de gobernanza de costos.Use these examples as a starting point when planning the processes that will allow you to continue to update cost policy based on business change and feedback from the business teams, subject to cost governance guidance.

Planeamiento y evaluación inicial de los riesgos: como parte de su adopción inicial de la materia de Cost Management, identifique sus principales riesgos empresariales y tolerancias relacionadas con los costos de la nube.Initial risk assessment and planning: As part of your initial adoption of the Cost Management discipline, identify your core business risks and tolerances related to cloud costs. Use esta información para debatir sobre el presupuesto y los riesgos relacionados con los costos con los miembros de sus equipos empresariales y desarrollar un conjunto de base de referencia de directivas para mitigar estos riesgos a fin de establecer su estrategia de gobernanza inicial.Use this information to discuss budget and cost-related risks with members of your business teams and develop a baseline set of policies for mitigating these risks to establish your initial governance strategy.

Planeación de la implementación: antes de implementar cualquier recurso, establezca un presupuesto previsto en función de la asignación en la nube esperada.Deployment planning: Before deploying any asset, establish a forecasted budget based on expected cloud allocation. Asegúrese de que se documenta la información de propiedad y contabilidad para la implementación.Ensure that ownership and accounting information for the deployment is documented.

Planeación anual: realice un análisis de acumulación de todos los recursos implementados y aquellos que se van a implementar de forma anual.Annual planning: On an annual basis, perform a roll-up analysis on all deployed and to-be-deployed assets. Alinee los presupuestos por unidades de negocio, departamentos, equipos y otras divisiones adecuadas para impulsar la adopción de autoservicio.Align budgets by business units, departments, teams, and other appropriate divisions to empower self-service adoption. Asegúrese de que el líder de cada unidad de facturación tenga conocimiento del presupuesto y de cómo realizar un seguimiento de los gastos.Ensure that the leader of each billing unit is aware of the budget and how to track spending.

Este es el momento de hacer una preasignación o adquisición previa para maximizar los descuentos.This is the time to make a precommitment or prepurchase to maximize discounting. Es conveniente alinear los presupuestos anuales con el año fiscal del proveedor de nube para aprovechar más las opciones de descuento de fin de año.It's wise to align annual budgeting with the cloud vendor's fiscal year to further capitalize on year-end discount options.

Planeación trimestral: revise los presupuestos de forma trimestral con cada líder de la unidad de facturación para alinear la previsión y los gastos reales.Quarterly planning: On a quarterly basis, review budgets with each billing unit leader to align forecast and actual spending. Si hay cambios en el plan o patrones de gastos inesperados, alinee y reasigne el presupuesto.If there are changes to the plan or unexpected spending patterns, align and reallocate the budget.

Este proceso de planeamiento trimestral también es un buen momento para evaluar si el equipo de gobernanza de la nube actual está abordando las carencias de conocimientos relacionadas con los planes de negocios actuales o futuros.This quarterly planning process is also a good time to evaluate the current membership of your cloud governance team for knowledge gaps related to current or future business plans. Invite al personal pertinente y los propietarios de la carga de trabajo a participar en las revisiones y la planeación como asesores temporales o miembros permanentes del equipo.Invite relevant staff and workload owners to participate in reviews and planning as either temporary advisors or permanent members of your team.

Educación y aprendizaje: ofrezca sesiones de aprendizaje bimensuales para asegurarse de que el personal de TI y la dirección está al día de los últimos requisitos de la directiva de administración de costos.Education and training: On a bimonthly basis, offer training sessions to make sure business and IT staff are up-to-date on the latest Cost Management policy requirements. Como parte de este proceso, revise y actualice cualquier documentación, guía u otros recursos de aprendizaje para asegurarse de que estén sincronizados con las declaraciones de directiva corporativa más recientes.As part of this process review and update any documentation, guidance, or other training assets to ensure they're in sync with the latest corporate policy statements.

Informes mensuales: de forma mensual, notifique los gastos reales frente a la previsión.Monthly reporting: On a monthly basis, report actual spending against forecast. Informe a los líderes de facturación de cualquier desviación inesperada.Notify billing leaders of any unexpected deviations.

Estos procesos básicos ayudarán a alinear los gastos y establecer una base de la materia de Cost Management.These basic processes will help align spending and establish a foundation for the Cost Management discipline.

Procesos de supervisión en cursoProcesses for ongoing monitoring

Una estrategia de Cost Management correcta depende de la visibilidad de los gastos relacionados con la nube pasados, actuales y futuros planeados.A successful Cost Management strategy depends on visibility into the past, current, and planned future cloud-related spending. Sin la capacidad para analizar las métricas pertinentes y los datos de sus costos existentes, no se pueden identificar cambios en los riesgos o detectar infracciones de las tolerancias al riesgo.Without the ability to analyze the relevant metrics and data of your existing costs, you cannot identify changes in your risks or detect violations of your risk tolerances. Los procesos de gobernanza en curso explicados anteriormente requieren datos de calidad para asegurarse de que se puede modificar la directiva para proteger mejor la infraestructura contra requisitos empresariales en constante cambio y el uso de la nube.The ongoing governance processes discussed above require quality data to ensure policy can be modified to better protect your infrastructure against changing business requirements and cloud usage.

Asegúrese de que sus equipos de TI han implementado sistemas automatizados para supervisar sus gastos en la nube y el uso de desviaciones no planeadas de los costos esperados.Ensure that your IT teams have implemented automated systems for monitoring your cloud spending and usage for unplanned deviations from expected costs. Establezca sistemas de informes y alertas para garantizar la detección rápida y la mitigación de posibles infracciones de la directiva.Establish reporting and alerting systems to ensure prompt detection and mitigation of potential policy violations.

Desencadenadores de infracción de cumplimiento y acciones de cumplimientoCompliance violation triggers and enforcement actions

Al detectarse las infracciones, debe tomar medidas de cumplimiento para la nueva alineación con la directiva.When violations are detected, you should take enforcement actions to realign with policy. Puede automatizar la mayoría de los desencadenadores de infracción con las herramientas descritas en la cadena de herramientas de Cost Management de Azure.You can automate most violation triggers using the tools outlined in the Cost Management toolchain for Azure.

A continuación, se muestran ejemplos de desencadenadores:The following are examples of triggers:

  • Desviaciones de presupuesto mensuales: debata toda desviación en los gastos mensuales que supere el 20 % de la proporción del gasto previsto frente al real con el líder de la unidad de facturación.Monthly budget deviations: Discuss any deviations in monthly spending that exceed 20% forecast-versus-actual ratio with the billing unit leader. Resoluciones de registro y cambios en la previsión.Record resolutions and changes in forecast.
  • Ritmo de adopción: toda desviación en un nivel de suscripción que supere el 20 % desencadenará una revisión con el líder de la unidad de facturación.Pace of adoption: Any deviation at a subscription level exceeding 20% will trigger a review with billing unit leader. Resoluciones de registro y cambios en la previsión.Record resolutions and changes in forecast.

Pasos siguientesNext steps

Use la plantilla de la materia de Cost Management para documentar los procesos y los desencadenadores que se alinean con el plan de adopción actual de la nube.Use the Cost Management discipline template to document the processes and triggers that align to the current cloud adoption plan.

Para obtener instrucciones sobre cómo ejecutar directivas de Cost Management de conformidad con los planes de adopción, consulte Mejora de la materia de Cost Management.For guidance on executing Cost Management policies in alignment with adoption plans, see Cost Management discipline improvement.