Comunicación de cambios

La comunicación de cambios significa informar a la empresa sobre los próximos cambios para asegurarse de que todos los afectados por la transición entiendan el proceso de migración a la nube.

El plan de comunicación puede permanecer coherente, pero cada carga de trabajo debe someterse a su propia comunicación de cambios debido a sus usuarios y operadores individuales.

La comunicación de cambios se suma a las solicitudes de cambios capturadas por el equipo de administración de cambios. Debe trabajar con el equipo de administración de cambios para asegurarse de que administre correctamente el cambio. Es posible que ese equipo también pueda ayudar con la comunicación de cambios.

Público de la comunicación de cambios

La comunicación de cambios debe tener como destino varios grupos de su organización. Debe tener un plan claro para cada uno de los roles siguientes:

• Usuarios empresariales que usan la carga de trabajo en cuestión para completar las actividades
• Administradores de cambios que necesitan planear la administración de riesgos y deben asegurarse de que la transición siga todos los requisitos necesarios
• Propietarios y operadores de los activos que se mueven a Azure
• Desarrolladores que implementan en los activos que se mueven a Azure
• Ingenieros de migraciones que realizan la migración

Nota:

Es posible que su organización también tenga otros roles necesarios que incluir.

Contenido de la comunicación de cambios

En la comunicación de cambios, debe dejar claro a cada rol cómo afecta específicamente el próximo cambio y qué debe hacer para prepararse. La comunicación de cambios también debe incluir grupos que funcionan con sistemas relacionados o en áreas de negocio relacionadas. Aunque no tengan pasos de preparación y no se vean afectados directamente por el cambio, deben estar al tanto por si hay algún impacto indirecto en su trabajo.

Debe responder a las siguientes preguntas en la comunicación de cambios:

• Fechas críticas: ¿cuáles son las fechas críticas para la migración?
• Impacto: ¿a quién pertenece el trabajo que se interrumpe, cuándo y durante cuánto tiempo?
• Pasos para completar: ¿qué trabajo debe completar cada rol antes de que el cambio esté listo?
• Pasos posteriores al cambio: ¿qué trabajo debe completar cada rol después del cambio para confirmar la funcionalidad?
• Obtener soporte técnico o más información: ¿con quién deben ponerse en contacto las personas si tienen preguntas o desafíos?

Debido al número de roles implicados, es posible que tenga que enviar diferentes notificaciones de cambios a diferentes audiencias. Puede haber una comunicación amplia para un público general en la que se explique el período de tiempo y las interrupciones esperadas y, a continuación, una comunicación más específica para que los recursos de TI planeen las acciones operativas.

Contenido de la comunicación de cambios de ejemplo

Puede usar la plantilla siguiente para redactar la comunicación de cambios:

Qué comunicar	Detalles
¿Qué va a cambiar?	La aplicación X se va a migrar a Azure.
¿Cuándo se va a producir este cambio?	El 29 de febrero de 2024 a las 22:00 h PST
¿A quién afectará este cambio?	A los usuarios empresariales de la aplicación X y a cualquier persona que use sistemas que extraen información de la aplicación X.
¿Cómo se verán afectados?	La aplicación X no estará disponible para nuevos trabajos hasta que los sistemas se restauren el 1 de marzo de 2024 a las 2:00 h PST.
¿Qué tengo que hacer?	Asegúrese de que el trabajo de la aplicación X se guarda antes del cambio. Puede reanudar las funciones normales el 1 de marzo. Póngase en contacto si encuentra algún problema.
¿Con quién me debo poner en contacto?	Póngase en contacto con <correo electrónico> si tiene preguntas o necesita más información antes del cambio. Si tiene problemas después del cambio, póngase en contacto con el departamento de soporte técnico de Contoso para obtener ayuda. Mencione la aplicación X en la línea de asunto.

Paso siguiente

Las pruebas empresariales, o pruebas de aceptación de usuario (UAT), pueden comenzar después de documentar y planear el cambio empresarial.

Pruebas empresariales