¿En qué consiste la contabilidad en la nube?What is cloud accounting?

La nube cambia el modo en que TI justifica los costos, como se describe en Creación de un modelo financiero para la transformación a la nube.The cloud changes how IT accounts for costs, as is described in Create a financial model for cloud transformation. Es mucho más fácil admitir varios modelos de contabilidad de TI debido al modo en que la nube asigna los costos.Various IT accounting models are much easier to support because of how the cloud allocates costs. Por lo tanto, es importante comprender cómo justificar los costos de la nube antes de comenzar el recorrido de transformación hacia esta nueva plataforma.So it's important to understand how to account for cloud costs before you begin a cloud transformation journey. En este artículo se describen los modelos de contabilidad de la nube más comunes para TI.This article outlines the most common cloud accounting models for IT.

Contabilidad de TI tradicional (modelo de centro de costos)Traditional IT accounting (cost center model)

A menudo es preciso considerar la TI un centro de costos.It's often accurate to consider IT a cost center. En el modelo tradicional de contabilidad de TI, el departamento de TI consolida la capacidad adquisitiva para todos los activos de TI.In the traditional IT accounting model, IT consolidates purchasing power for all IT assets. Como se señaló en el artículo de modelos financieros, dicha consolidación de la capacidad adquisitiva puede incluir licencias de software, cargos periódicos de licencias de CRM, compra de equipos de escritorio para los empleados y otros costos de gran envergadura.As we pointed out in the financial models article, that purchasing power consolidation can include software licenses, recurring charges for CRM licensing, purchase of employee desktops, and other large costs.

Cuando la TI funciona como centro de costos, su valor percibido se ve en gran medida a través de un objetivo de administración de adquisiciones.When IT serves as a cost center, the perceived value of IT is largely viewed through a procurement management lens. Esta percepción dificulta que la Junta u otros ejecutivos comprendan el verdadero valor que proporciona la TI.This perception makes it difficult for the board or other executives to understand the true value that IT provides. Los costos de adquisición tienden a sesgar la visión de la TI al sopesar cualquier otro valor agregado por la organización.Procurement costs tend to skew the view of IT by outweighing any other value added by the organization. Esta vista explica por qué se suele agrupar TI en las responsabilidades del director financiero o del director de operaciones.This view explains why IT is often lumped into the responsibilities of either the chief financial officer or the chief operating officer. Esta percepción de la TI es limitada y puede llevar a un planteamiento con poca visión del futuro.This perception of IT is limited and might be shortsighted.

Contabilidad de TI central (modelo de centro de beneficios)Central IT accounting (profit center model)

Para superar la visión de la TI como un centro de costos, algunos CIO han optado por un modelo de contabilidad de TI central.To overcome the cost center view of IT, some CIOs opted for a centralized IT model of accounting. En este tipo de modelo, la TI se trata como una unidad de negocio competitiva que se encuentra al mismo nivel que las unidades de negocio de generación de ingresos.In this type of model, IT is treated like a competing business unit and a peer to revenue-producing business units. En algunos casos, este modelo puede ser completamente lógico.In some cases, this model can be entirely logical. Por ejemplo, algunas organizaciones disponen de una división profesional de servicios de TI que genera un flujo de ingresos.For example, some organizations have a professional IT services division that generates a revenue stream. Con frecuencia, los modelos de TI centralizada no generan ingresos significativos, lo que dificulta la justificación del modelo.Frequently, centralized IT models don't generate significant revenue, making it difficult to justify the model.

Con independencia del modelo de ingresos, los modelos de contabilidad de TI central son únicos debido a la manera en que la unidad de TI justifica los costos.Regardless of the revenue model, centralized IT accounting models are unique because of how the IT unit accounts for costs. En un modelo de TI tradicional, el equipo de TI registra los costos y paga esos costos de los fondos compartidos, como operaciones y mantenimiento (O&M) o una cuenta de pérdidas y ganancias (P&G) dedicada.In a traditional IT model, the IT team records costs and pays those costs from shared funds like operations and maintenance (O&M) or a dedicated profit and loss (P&L) account.

En un modelo de contabilidad de TI central, el equipo de TI incrementa el precio de los servicios proporcionados para justificar los gastos generales, de administración y de otro tipo estimados.In a central IT accounting model, the IT team marks up the services provided to account for overhead, management, and other estimated expenses. Luego, se facturan a las unidades de negocio competidoras los servicios de precio incrementado.It then bills the competing business units for the marked-up services. En este modelo, se espera que el CIO administre las ganancias y pérdidas asociadas con la venta de esos servicios.In this model, the CIO is expected to manage the P&L associated with the sale of those services. Esta situación puede llevar a inflar los costos de TI y a la discordia entre TI central y las unidades de negocio, en especial cuando es necesario reducir los costos de TI o no se están cumpliendo los Acuerdos de Nivel de Servicio acordados.This can create inflated IT costs and contention between central IT and business units, especially when IT needs to cut costs or isn't meeting agreed-upon SLAs. Durante los períodos de cambios tecnológicos o del mercado, cualquier tecnología nueva provocará una interrupción en el balance de ingresos de TI central, lo que dificultará la transformación.During times of technology or market change, any new technology would cause a disruption to central IT's P&L, making transformation difficult.

ContracargoChargeback

Uno de los primeros pasos habituales que hay que seguir para cambiar la reputación de la TI como centro de costos es implementar un modelo de contabilidad de contracargo.One of the common first steps in changing IT's reputation as a cost center is implementing a chargeback model of accounting. Este modelo es especialmente común en empresas más pequeñas o en organizaciones de TI con una elevada eficiencia.This model is especially common in smaller enterprises or highly efficient IT organizations. En el modelo de contracargo, los costos de TI asociados a una unidad de negocio específica se tratan como gastos operativos en el presupuesto de esa unidad de negocio.In the chargeback model, any IT costs that are associated with a specific business unit are treated like an operating expense in that business unit's budget. Esta práctica reduce los efectos de costos acumulados sobre la TI, lo que permite que los valores empresariales se muestren con mayor claridad.This practice reduces the cumulative cost effects on IT, allowing business values to show more clearly.

En un modelo local heredado, el contracargo es difícil de lograr porque todavía alguien tiene que arrastrar los grandes gastos de capital y la amortización.In a legacy on-premises model, chargeback is difficult to realize because someone still has to carry the large capital expenses and depreciation. La conversión continua de gastos de capital en gastos operativos asociados al uso es un ejercicio de contabilidad difícil.The ongoing conversion from capital expenditures to operating expenses associated with usage is a difficult accounting exercise. Esta dificultad es una de las razones principales para la creación del modelo de contabilidad de TI tradicional y el modelo de contabilidad de TI central.This difficulty is a major reason for the creation of the traditional IT accounting model and the central IT accounting model. El modelo de gastos operativos de contabilidad de costos de la nube es casi obligatorio si quiere proporcionar eficazmente un modelo de contracargo.The operating expenses model of cloud cost accounting is almost required if you want to efficiently deliver a chargeback model.

Pero no debe implementar este modelo sin considerar las implicaciones.But you shouldn't implement this model without considering the implications. Estas son algunas de las consecuencias que son específicas de un modelo de contracargo:Here are a few consequences that are unique to a chargeback model:

  • El contracargo produce una reducción masiva del presupuesto general de TI.Chargeback results in a massive reduction of the overall IT budget. En el caso de organizaciones de TI que no son eficaces o que requieren extensas habilidades técnicas complejas en operaciones o mantenimiento, este modelo puede exponer esos gastos de forma poco saludable.For IT organizations that are inefficient or require extensive complex technical skills in operations or maintenance, this model can expose those expenses in an unhealthy way.
  • Una de las consecuencias comunes es la pérdida de control.Loss of control is a common consequence. En entornos con un gran componente político, el contracargo puede dar lugar a la pérdida de control y a la reasignación de personal a la empresa.In highly political environments, chargeback can result in loss of control and staff being reallocated to the business. Esta situación podría crear importantes ineficiencias y reducir la capacidad de TI para cumplir sistemáticamente los Acuerdos de Nivel de Servicio o los requisitos del proyecto.This could create significant inefficiencies and reduce IT's ability to consistently meet SLAs or project requirements.
  • Otra consecuencia común es la dificultad para justificar los servicios compartidos.Difficulty accounting for shared services is another common consequence. Si la organización ha crecido mediante adquisiciones y, como resultado, arrastra la deuda técnica, es probable que se deba mantener un alto porcentaje de servicios compartidos para que todos los sistemas funcionen juntos de manera efectiva.If the organization has grown through acquisition and is carrying technical debt as a result, it's likely that a high percentage of shared services must be maintained to keep all systems working together effectively.

Las transformaciones hacia la nube incluyen soluciones a estas y otras consecuencias asociadas a un modelo de contracargo.Cloud transformations include solutions to these and other consequences associated with a chargeback model. Pero cada una de esas soluciones incluye gastos operativos y de implementación.But each of those solutions includes implementation and operating expenses. El CIO y el director financiero (CFO) deben sopesar detenidamente las ventajas y desventajas de un modelo de contracargo antes de considerar uno.The CIO and CFO should carefully weigh the pros and cons of a chargeback model before considering one.

Visualización de costos o reconocimiento de costosShowback or awareness-back

En el caso de empresas más grandes, un modelo de visualización de costos o reconocimiento de costos es un primer paso más seguro en la transición desde el centro de costos hasta el centro de valores.For larger enterprises, a showback or awareness-back model is a safer first step in the transition from cost center to value center. Este modelo no afecta a la contabilidad financiera.This model doesn't affect financial accounting. De hecho, las pérdidas y ganancias de cada organización no cambian.In fact, the P&Ls of each organization don't change. El mayor cambio está en la mentalidad y el reconocimiento.The biggest shift is in mindset and awareness. En un modelo de visualización de costos o reconocimiento de costos, TI administra la capacidad adquisitiva consolidada centralizada como un agente para la empresa.In a showback or awareness-back model, IT manages the centralized, consolidated buying power as an agent for the business. En la presentación de informes a la empresa, el departamento de TI atribuye los costos directos a la unidad de negocio correspondiente, lo que reduce el presupuesto percibido que consume directamente la TI.In reports back to the business, IT attributes any direct costs to the relevant business unit, which reduces the perceived budget directly consumed by IT. El departamento de TI también planea los presupuestos en función de las necesidades de las unidades de negocio asociadas, lo que le permite justificar con mayor precisión los costos asociados a las iniciativas exclusivamente de TI.IT also plans budgets based on the needs of the associated business units, which allows IT to more accurately account for costs associated to purely IT initiatives.

Este modelo proporciona un equilibrio entre un modelo verdaderamente de contracargo y modelos de contabilidad de TI más tradicionales.This model provides a balance between a true chargeback model and more traditional models of IT accounting.

Efecto de los modelos de contabilidad de la nubeImpact of cloud accounting models

La elección de los modelos de contabilidad es fundamental en el diseño del sistema.The choice of accounting models is crucial in system design. Puede afectar a las estrategias de suscripción, los estándares de nomenclatura, los estándares de etiquetado y los diseños de directivas y planos técnicos.The choice of accounting model can affect subscription strategies, naming standards, tagging standards, and policy and blueprint designs.

Después de haber trabajado con la empresa para tomar decisiones sobre un modelo de contabilidad de la nube y los mercados globales, dispone de suficiente información para elegir el primer proyecto de adopción de la nube.After you've worked with the business to make decisions about a cloud accounting model and global markets, you have enough information to choose your first cloud adoption project.