Guía del usuario: clasificar y proteger con el Azure Information Protection cliente de etiquetado unificado

*Se aplica a: Azure Information Protection, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8 *

Si tiene Windows 7 u Office 2010, consulte AIP y versiones anteriores de Windows y Office.

*Relevante para: Azure Information Protection cliente de etiquetado unificado para Windows. *

Nota

Siga estas instrucciones para clasificar y proteger los documentos y correos electrónicos. Si solo necesita clasificar y no proteger los documentos y correos electrónicos, consulte las instrucciones sobre solo clasificación. Si no está seguro de qué conjunto de instrucciones debe usar, póngase en contacto con el administrador o el departamento de soporte técnico.

La manera más fácil de clasificar y proteger sus documentos y correos electrónicos es crearlos y editarlos con las aplicaciones de escritorio de Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

Aun así, también puede clasificar y proteger archivos mediante el Explorador de archivos. Este método es compatible con tipos de archivo adicionales y es una manera cómoda de clasificar y proteger varios archivos a la vez. Este método admite la protección de documentos de Office, archivos PDF, archivos de texto e imagen y otros muchos archivos.

Si la etiqueta aplica la protección a un documento, es posible que el documento protegido no sea adecuado para guardarlo en SharePoint o en OneDrive. Compruebe si el administrador ha habilitado las etiquetas de confidencialidad para los archivos de Office en SharePoint y OneDrive.

Uso compartido de un archivo de manera segura con personas ajenas a la organización

Los archivos protegidos se pueden compartir con otros de forma segura. Por ejemplo, se adjunta un documento protegido a un correo electrónico.

Antes de compartir archivos con personas fuera de su organización, póngase en contacto con el departamento de soporte técnico o el administrador sobre cómo proteger los archivos para los usuarios externos.

Por ejemplo, si su organización se comunica regularmente con personas de otra organización, el administrador podría haber configurado las etiquetas que establecen la protección de modo que estas personas puedan leer y usar documentos protegidos. Luego, seleccione estas etiquetas para clasificar y proteger los documentos que se van a compartir.

Como alternativa, si los usuarios externos tienen cuentas de negocio a negocio (B2B) creadas para ellos, puede usar el Explorador de archivos para establecer permisos personalizados para un documento antes de compartirlo. Si establece sus propios permisos personalizados y el documento ya está protegido para uso interno, primero haga una copia de dicho archivo para conservar los permisos originales. Después, utilice la copia para establecer los permisos personalizados.

Uso de aplicaciones de Office para clasificar y proteger los documentos y correos electrónicos

En la pestaña Inicio , seleccione el botón sensibilidad en la cinta de opciones y, a continuación, seleccione una de las etiquetas configuradas para usted. Por ejemplo:

Ejemplo de botón de sensibilidad

O bien, si ha seleccionado Mostrar barra en el botón de sensibilidad , puede seleccionar una etiqueta en la barra de Azure Information Protection. Por ejemplo:

Ejemplo de barra de Azure Information Protection

Para establecer una etiqueta, como "confidencial \ All Employees", seleccione confidencial y, a continuación, todos los empleados. Si no está seguro de qué etiqueta aplicar en el documento o correo electrónico actual, utilice la información sobre herramientas de etiquetas para obtener más detalles sobre cada etiqueta y cuándo aplicarla.

Si ya se ha aplicado la etiqueta al documento y desea cambiarla, puede seleccionar una etiqueta diferente. Si ha mostrado la barra de Azure Information Protection y las etiquetas no se muestran en la barra para que las seleccione, haga clic primero en el icono Editar etiqueta , junto al valor de la etiqueta actual.

Además de seleccionar manualmente las etiquetas, estas también pueden aplicarse como sigue:

  • El administrador ha configurado una etiqueta predeterminada, que puede mantener o cambiar.

  • Las etiquetas configuradas por el administrador para que se establezcan automáticamente cuando se detecte información confidencial.

  • El administrador configuró etiquetas recomendadas cuando se detecta información confidencial y se le pide que acepte la recomendación (y se aplica la etiqueta) o la rechace (no se aplica la etiqueta recomendada).

Excepciones para el botón de sensibilidad

¿No ve el botón sensibilidad en las aplicaciones de Office?
  • Es posible que no tenga instaladoel cliente de etiquetado Unificado de Azure Information Protection.

  • Si no ve un botón de sensibilidad en la cinta de opciones, pero ve un botón proteger con etiquetas en su lugar, tiene el cliente clásico de Azure Information Protection instalado y no el Azure Information Protection cliente de etiquetado unificado. Más información

¿No se muestra la etiqueta que esperaba ver?

Posibles razones:

  • Si el administrador ha configurado recientemente una etiqueta nueva, intente cerrar todas las instancias de la aplicación de Office y vuelva a abrirla. Esta acción comprueba si las etiquetas han experimentado algún cambio.

  • Si la etiqueta que falta aplica protección, es posible que tenga una edición de Office que no admite la aplicación de protección de Rights Management. Para comprobarlo , haga clic en > ayuda y comentarios. En el cuadro de diálogo, compruebe si en la sección Estado del cliente aparece el mensaje Este cliente no tiene licencia de Office Profesional Plus.

    No necesita Office Professional Plus si tiene aplicaciones de Office de Microsoft 365 aplicaciones para empresas o Microsoft 365 Empresa Premium cuando el usuario tiene asignada una licencia de Azure Rights Management (también conocida como Azure Information Protection para Microsoft 365).

  • La etiqueta debe estar en una directiva de ámbito que no incluye su cuenta. Póngase en contacto con el Servicio de asistencia o con el administrador.

Uso compartido seguro por correo electrónico

Cuando comparte documentos de Office por correo electrónico, puede adjuntar el documento a un correo protegido, de modo que el documento queda protegido automáticamente con las mismas restricciones que se aplican al correo.

Sin embargo, es posible que desee proteger el documento primero y, a continuación, adjuntarlo al correo electrónico. Proteja también el correo si el mensaje de correo contiene información confidencial. Una ventaja de proteger el documento antes de adjuntarlo a un correo electrónico es que puede aplicar permisos diferentes al documento que al mensaje de correo electrónico.

Uso del Explorador de archivos para clasificar y proteger archivos

Con el Explorador de archivos, puede clasificar y proteger rápidamente un solo archivo, varios archivos o una carpeta.

Cuando seleccione una carpeta, todos los archivos que contiene y sus subcarpetas se seleccionan automáticamente para las opciones de clasificación y protección establecidas. Sin embargo, los nuevos archivos que se crean en esa carpeta o en las subcarpetas no se configuran automáticamente con esas opciones.

Cuando utilice el Explorador de archivos para clasificar y proteger los archivos, si una o varias de las etiquetas aparecen atenuadas, significa que los archivos que ha seleccionado no admiten la clasificación. Para estos archivos, solo puede seleccionar una etiqueta si el administrador la ha configurado para aplicar protección. O bien, puede especificar su propia configuración de protección.

Algunos archivos se excluyen automáticamente de la clasificación y la protección, porque cambiarlos podría detener la ejecución del equipo. Aunque puede seleccionar estos archivos, se omiten como un archivo o carpeta excluidos. Se incluyen como ejemplo los archivos ejecutables y la carpeta Windows.

La guía de administración contiene una lista completa de los tipos de archivo admitidos y los archivos y carpetas que se excluyen automáticamente: tipos de archivo admitidos por el cliente de etiquetado Unificado de Azure Information Protection.

Para clasificar y proteger un archivo mediante el Explorador de archivos

  1. En el Explorador de archivos, seleccione un archivo, varios archivos o una carpeta. Haga clic con el botón derecho y seleccione Clasificar y proteger. Por ejemplo:

    Explorador de archivos Menú contextual Clasificar y proteger con Azure Information Protection

  2. En el cuadro de diálogo Classify and protect - Azure Information Protection (Clasificar y proteger: Azure Information Protection), use las etiquetas del mismo modo que en una aplicación de Office, que establece la clasificación y protección definidas por el administrador.

    • Si no se puede seleccionar ninguna etiqueta (aparecen atenuadas): el archivo seleccionado no admite la clasificación, pero puede protegerlo con permisos personalizados (paso 3). Por ejemplo:

      Ninguna etiqueta disponible en el cuadro de diálogo Clasificar y proteger: Azure Information Protection**

  3. Puede especificar su propia configuración de protección en lugar de usar la configuración de protección que el Administrador podría haber incluido con la etiqueta seleccionada. Para ello, seleccione Proteger con permisos personalizados.

    Cualquier permiso personalizado que especifique reemplaza, en lugar de complementar, la configuración de protección que el administrador podría haber definido para la etiqueta elegida.

  4. Si ha seleccionado la opción de permisos personalizados, especifique ahora lo siguiente:

    Opción Descripción
    Seleccionar permisos seleccione el nivel de acceso que quiere que tengan las personas al proteger los archivos seleccionados.
    Seleccionar usuarios, grupos u organizaciones especifique las personas que deben tener los permisos seleccionados para los archivos. Escriba sus direcciones de correo electrónico completas, una dirección de correo electrónico de grupo o un nombre de dominio de la organización para todos los usuarios de esa organización.

    Como alternativa, puede usar el icono de la libreta de direcciones para seleccionar usuarios o grupos de la libreta de direcciones de Outlook.
    Expiración del acceso Seleccione esta opción solo para archivos dependientes del tiempo, de modo que las personas que ha especificado no puedan abrir el archivo o los archivos seleccionados después de la fecha establecida. Aún podrá abrir el archivo original, pero el día seleccionado después de medianoche (su zona horaria actual), las personas que haya especificado no podrán abrir el archivo.

    Nota: Si esta configuración se configuró previamente con permisos personalizados desde una aplicación de Office 2010, la fecha de expiración especificada no se muestra en este cuadro de diálogo, pero todavía se establece la fecha de expiración. Este problema de visualización solo se genera cuando la fecha de expiración se configuró en Office 2010.

    Importante: el soporte extendido de Office 2010 finalizó el 13 de octubre de 2020. Para más información, consulte AIP y versiones heredadas de Windows y Office.
  5. Haga clic en Aplicar y espere a que aparezca el mensaje Trabajo finalizado para ver los resultados. A continuación, haga clic en Cerrar.

Los archivos seleccionados están ahora clasificados y protegidos, de acuerdo con sus selecciones. En algunos casos (al agregar protección cambia la extensión de nombre de archivo), el archivo original del Explorador de archivos se reemplaza por un nuevo archivo que tiene el icono de bloqueo de Azure Information Protection. Por ejemplo:

Archivo protegido con icono de bloqueo para Azure Information Protection

Si cambia de opinión sobre la clasificación y la protección o más tarde necesita modificar la configuración, solo tiene que repetir este proceso con su nueva configuración.

La clasificación y la protección que especificó permanece con el archivo, incluso si lo envía por correo electrónico o lo guarda en otra ubicación.

Otras instrucciones

Más instrucciones de procedimientos en la guía del usuario para Azure Information Protection cliente de etiquetado unificado:

Información adicional para los administradores

Vea más información sobre las etiquetas de confidencialidad.